Informe sobre seguimiento al proceso de empalme

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Oficio número 014
Santa Fe de Antioquia, 13 de Enero de 2016
Doctora
GLADIS AIDE BOTERO GOMEZ
Procuradora Provincial de Santa Fe de Antioquia
Asunto: Informe sobre seguimiento al proceso de empalme
Cordial saludo. El suscrito Jefe de Control Interno de la Alcaldía de Santa
Fe de Antioquia y el suscrito Personero Municipal de Santa Fe de
Antioquia, de conformidad con lo señalado en la Circular Conjunta 018 del
03 de septiembre de 2015 expedida por la Procuraduría General de la
Nación y la Contraloría General de la República y la Circular 019 del 30 de
septiembre de 2015 de la Procuraduría Provincial de Santa Fe de
Antioquia, procedemos a informar las acciones adelantadas por estas dos
oficinas en el seguimiento al proceso de empalme realizado entre el
mandatario local entrante y el saliente.
Como observación preliminar se informa que mediante el oficio 335 del 15
de octubre de 2015, la Personería Municipal solicitó al Señor Alcalde dar
cumplimiento a las Leyes 951 de 2005, 1151 de 2007 y 1551 de 2012, en
lo referente al proceso de empalme entre mandatarios entrantes y
salientes, así como de mantener permanentemente informada a la
Personería sobre este proceso. En el mismo sentido se le informó las
etapas sugeridas en la circular conjunta 018 del 03 de septiembre de
2015, y se le solicitó en todo caso, si no se había hecho, iniciar las
acciones tendientes a dar cumplimiento a las normas antes referidas, para

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evitar incurrir en violación de estas. Finalmente se le solicitó al señor
alcalde, para ser analizados por la Personería, remitir los formatos
diseñados por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Pese
a este formal requerimiento de la Personería, la administración saliente
nunca dio respuesta a esta solicitud, manteniendo al margen del proceso
de empalme a la Personería Municipal. La Personería tuvo información
sobre el avance de las sesiones de empalme en las diferentes secretarías,
de parte del coordinador de dicho proceso designado por el alcalde electo.
Según el análisis de la información suministrada por la administración
saliente y la verificación realizada por los suscritos funcionarios, el
cronograma sugerido por la Procuraduría y la Contraloría no se cumplió en
este proceso de empalme.
El día 09 de noviembre de 2015, se reunieron las comisiones de empalme
tanto de la administración entrante como la saliente, para dar inicio formal
al proceso de empalme en la administración municipal de Santa Fe de
Antioquia, dando a conocer los integrante de cada comisión de empalme y
las áreas a trabajar, así mismo se fijaron las pautas para la realización del
mismo y se fijó fecha para el inicio de este proceso en cada una de las
secretarías o dependencias, pero posteriormente no se dio reunión para la
presentación del informe final general del proceso de empalme, siendo
importante aclarar que dicha reunión se había programado para el día 15
de diciembre de 2015, pero que con el coordinador de empalme de la
administración entrante se acordó con la administración saliente, que
primero observarían y analizarían la información fijada en la pagina web y
que después de efectuar el análisis se reunirían con cada secretario a
aclarar las dudas de la información allí consignada o dejada de consignar.
El Proceso de empalme se inició en cada una de las secretarías y
dependencias, siendo poco profunda la información que se suministró a
los equipos de empalme de la administración entrante, según
manifestación realizada por el director de empalme del alcalde electo,
señor WILDER ALEJANDRO GOMEZ.

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Desde la Oficina de Control Interno se pudo verificar la realización de las
sesiones de empalme en las Secretarías, así se tiene copia de las actas
levantadas y entregadas del inicio de empalme, de la Secretaría de
Desarrollo Rural y Medio Ambiente, Secretaría de Salud, Secretaria
ejecutiva del Alcalde, Secretaría de Tránsito, Secretaría de Turismo,
Secretaria de Educación, Secretaria de Gobierno y el acta de Ley 951 de la
Secretaría de Planeación. Además se tiene conocimiento y se verificó que el
secretario de hacienda saliente está efectuando empalme con el secretario
de hacienda entrante. Como también se sabe que el día martes 12 de
enero la secretaria de planeación saliente hizo entrega formal al titular del
cargo designado por la administración entrante.
Sólo hasta el día 07 de enero de 2016, se recibió de parte de la Doctora
GLORIA ASTRID PARRA MARIN, coordinadora del empalme por la
administración saliente, la información relativa a los formatos diseñados
por el DAFP, sobre las generalidades, la Gestión Administrativa y la
Gestión Territorial, información que previamente desde el pasado 15 de
diciembre de 2015, según lo constató control interno, había sido fijada en
la página web municipal, encontrando, según verificación aleatoria, que
algunos de los formatos no están completamente diligenciados, situación
que debe ser objeto de valoración por parte de la administración entrante.
Con el ánimo de tener una apreciación directa sobre el desarrollo del
empalme por parte de la administración entrante, se programó el día
viernes 08 de enero de 2016, por parte de la Oficina de Control Interno y la
Personería, reunión con el señor Alcalde SAULO ARMANDO RIVERA
FERNANDEZ y algunos de sus secretarios de despacho, resaltando de esta
reunión las siguientes situaciones expresadas por estos funcionarios:
 El señor Secretario de Planeación manifiesta que desde el equipo de
empalme de la administración entrante se solicitó a las diferentes
secretarías se nombraran las respectivas comisiones de empalme.
Que con respecto a la Secretaría de Planeación se solicitó
información por escrito a la secretaria de planeación principalmente
respecto de algunos contratos que continuarían su ejecución en el

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año 2016, pero esa información nunca fue entregada. Que hubo
reuniones periódicas los días sábados en las cuales recibió sólo
información verbal y sólo se le indicó el lugar donde estaba la
información contractual. En términos generales dice que respecto de
su secretaría no hubo formalmente empalme. Que sólo hasta el 15
de diciembre la administración saliente publicó la información en la
página web, pero con muchas dificultades para su acceso y consulta
de los documentos, además de encontrar que algunos de los
formatos allí publicados no fueron diligenciados. Informó que lo que
sí se logró es que cada una de las dependencias de su secretaría se
reunieran en dos ocasiones, pero no hubo entrega formal de la
información. Indica que aún la secretaria saliente tiene plazo para
hacer entrega del acta de la Ley 951. Que desde el 02 de enero de
2016 lo primero que hizo fue levantar el inventario de la oficina,
pues lo único que le entregaron fue una carpeta con el inventario
pero sin identificación exacta de cada uno de los bienes, para luego
asignarle a cada funcionario la responsabilidad de los bienes que
está utilizando. En el mismo sentido dijo que se levantaría un
inventario de las bodegas. En cuanto a la maquinaría indicó que
estos vehículos no los entregaron formalmente. Con el tema
contractual está revisando cada carpeta de los contratos en
ejecución (11) y los convenios (03), para realizar comités de obras
con los contratistas y los interventores, de lo cual levantará su
propia acta. En materia de vivienda dice que se encontró algunas
circunstancias especiales como en el proyecto bicentenario donde se
encontraron particulares interviniendo la obra sin autorización de la
administración actual, que se están visitando las veredas para
verificar la entrega de un cemento que se sacó de la bodega el día 30
de diciembre de 2015, además de los materiales que se enviaron a
algunas veredas para la construcción de vivienda en convenio con el
Banco Agrario, así mismo de las 618 viviendas que en 12 municipios
del cauca medio, el municipio de Santa Fe de Antioquia está
construyendo, de lo cual no tienen informe sobre la ejecución y/o
entrega de esas viviendas, ni siquiera en Santa Fe de Antioquia, pero

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que si se sabe que se han llevado materiales a muchas veredas, por
lo que se solicitará al interventor un informe detallado sobre la
ejecución de ese proyecto.
 El Señor alcalde SAULO ARMANDO RIVERA FERNANDEZ considera
pertinente tomar la decisión de no reunirse más con miembros del
equipo de empalme saliente, pues dice que ellos esperaron mucho
para que se les entregara la información que por escrito solicitaron,
y que procederá a dejar constancias de lo encontrado. Indica que a
él no se le entró el inventario físico, sólo una relación de los bienes,
no hubo entrega formal de los vehículos ni maquinaria. Expone que
hay deficiencias en la información suministrada en los formatos que
entregó la administración saliente. Que se levantarán actas de todo
lo encontrado, atendiendo las falencias en el proceso de empalme.
Reitera lo del contrato de las 618 viviendas que está ejecutando el
municipio de Santa Fe de Antioquia, en otros municipios, de lo cual
no se tiene claridad sobre la ejecución. Que no se sabe que cuentas
por pagar tiene el municipio, que se está en la verificación en
secretaría de hacienda en donde aún están en empalme, que incluso
el secretario de hacienda anterior está poniéndose al día con los
informes. Respecto del proyecto de cañaveral tampoco le entregaron
información exacta, por lo que se reunirá con COMFENALCO. En lo
que tiene que ver con el proyecto de vivienda bicentenario tres, dice
que no se les informó la verdad, pues dicho proyectó se calló en
VIVA, que los recursos (500 millones de pesos) se perdieron porque
la administración pasada no envió una información que habían
solicitado de dicha dependencia. En lo que tiene que ver con un
informe que la administración saliente publicó en el mes de octubre
de 2015 en materia de ejecución de obras por 100 mil millones de
pesos, dice que no conoce si efectivamente las obras fueron
ejecutadas y entregadas, por lo que se debe hacer la verificación. En
cuanto al parque de las frutas y las artesanías, el centro de
convenciones y el parque multimodal no se le entregó información
sobre la ejecución, contratista e interventor.

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 La Secretaria de Gobierno manifiesta que en su dependencia la
novedad es que no hay inventario de los bienes muebles que
corresponden a dicha secretaría, con la salvedad que la secretaria
anterior manifestó que ella responde desde junio de 2015, y que a
ella tampoco le entregaron formalmente un inventario. Resalta las
inconsistencias en el almacén, pues no coinciden los inventarios,
que existen muchas actas de entrega de materiales sin firmas y otros
tantos documentos sin firma de la secretaria de planeación saliente.
 En materia de deporte, adscrita a secretaría de educación, se
informa que no hubo entrega de información específica, en especial
de la ejecución presupuestal para saber qué proyectos y programas
se ejecutaron. En cuanto a la cancha de Buga este escenario está
recibiendo aguas negras, hay deficiencias en muros y piso del
coliseo. El coliseo del llano presenta graves fallas estructurales,
problemas en pista atlética pues se hizo en asfalto, el gimnasio de
Buga está inundado de aguas negras, en el Centro de Integración
Ciudadana hay deficiencias en la construcción y lámparas
quemadas. Hay desestabilización en el terreno de la pista de
bicicrós.
 En Desarrollo rural se indica que no hubo inconvenientes en el
proceso de empalme, que se están verificando los proyectos que se
están ejecutando con recurso de regalías y los ejecutados por
hidroituango, además verificando el empalme.
 En Educación, el secretario de Educación saliente entregó un
informe de gestión y documentos relativos a los procesos de esa
dependencia. Se está verificando el inventario general para constatar
lo bienes que efectivamente existen. Con respecto al parque
educativo existen deficiencias en la obra pues se inunda cuando
llueve, y una parte del terreno está cediendo, por lo que se verificará
como está el tema contractual de la gobernación. La piscina del
colegio también está presentando falencias por su deterioro, en
especial de filtración del agua. En el coliseo del colegio san Luis

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Gonzaga también hay falencias en algunos muros, por lo que se
verificará con EPM quien ejecutó la obra. Existen algunas quejas por
falencias presentes en escuelas rurales como la del Pescado lo que
se está verificando.
En CD anexo se remite copia de las actas de empalme de las secretarías
relacionadas, formatos diligenciados por la administración saliente y
copia del oficio 335 del 15 de octubre de 2015 de la Personería.
Atentamente,
Nicolás Carvajal Pulgarín Edison Alberto Oquendo Morales
Jefe de Control Interno Personero Municipal

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Oficio número 087
Santa Fe de Antioquia, 04 de Abril de 2016
Doctora
GLADIS AIDE BOTERO GOMEZ
Procuradora Provincial de Santa Fe de Antioquia
Asunto: Informe sobre seguimiento al proceso de empalme
Cordial saludo,
Como complemento al oficio Nro. 014 de Enero de 2016, comedidamente
nos permitimos remitir el informe final del proceso de empalme, anotando
que en varios ítems aunque sabemos que obran soportes, no fueron
tenidos en cuenta en el proceso de empalme de la administración saliente
y entrante, ejemplo de ello es la política pública de infancia y adolescencia
que se aprobó en el año 2012 pero no consta en los documentos de
empalme así mismo en el cronograma no está planteado el encuentro de
los dos mandatarios, motivo por el cual en varios ítems la respuesta fue
negativa.