Matrix Solution presenta la gestione Arxivar nel gruppo Dentsu Aegis

1. In conservazione
elettronica dal 2013
circa 211.000 Fatture Passive
circa 111.000 Fatture Attive
Bollati Iva
Giornali Bollati
Libri Cespiti
Libri Inventari
Nella conservazione del
mondo attivo è inclusa anche
la conservazione elettronica
dei documenti della Pubblica
Amministrazione (P.A.)
La vision di Dentsu Aegis Network è
Innovating the Way Brands Are Built
per i clienti alla ricerca delle migliori
expertise e abilità per quanto riguarda il
media, il digital e i servizi di creative
communications.
Dentsu Aegis Network è formato da
10 network brand globali
ed è supportato dalle sue specialist e
multi-market brand.

2. 2
 Gestire, come primo obbiettivo, l’archiviazione dei documenti
amministrativi principali e la loro completa dematerializzazione attraverso
la conservazione elettronica a norma.
 Registrare le fatture passive con protocollo iva digitale attraverso
l’acquisizione automatica dei dati riconosciuti dall’OCR, con una
metodologia definita Paperless, per agevolare l’utente nella funzionalità
operativa. Il tutto a seguito di specifiche richieste del network sia Locale
che Internazionale.
 Governare gli aspetti di comunicazione tra le varie Agenzie del Gruppo
e la società fornitrice dei servizi amministrativi, con sede in Romania.
 Rendere performante e veloce l’aspetto legato alle autorizzazioni di flussi
sottoposti al controllo di Audit Locali ed Internazionali

3. 3
LO SVILUPPO DEL
PROGETTO
Il progetto è stato
condotto da Matrix
Solution nel pieno
rispetto delle necessità
del Cliente, con
l’obiettivo di integrare il
sistema Arxivar
all’interno della
struttura organizzativa
esistente.
 Archiviazione ottica del Ciclo Passivo e
applicazione del timbro digitale (Protocollo
Iva), sia lato ABC che lato MTX
 Fatturazione alla Pubblica Amministrazione
 Conservazione elettronica delle fatture attive
e passive e dei bollati (Iva, Giornale, Libro
Cespiti e Inventari)
 Archiviazione ottica manuale dei contratti:
 Contratti Clienti
 Contratti Clienti Protetti
 Processo autorizzativo dei report di evidenza
delle variazioni anagrafiche

4. 4
DENTSU
AEGIS
NETWORK
NETWORK
BRAND GLOBALI
Carat
Dentsu
Dentsu X
iProspect
Isobar
Mcgarrybowen
Merkle
MKTG
Posterscope
Vizeum
BRAND DI
DENTSU AEGIS
NETWORK ITALIA
Carat
iProspect
Isobar
MKTG
Posterscope
Vizeum
Amnet
Amplifi
Simple Agency
The Story Lab
Deepblue
parte di Dentsu Inc.
La sua sede centrale si
trova a Londra ed opera
in 145 Paesi con oltre
38.000 specialisti
dedicati.
Il gruppo in Italia è
composto da oltre 550
professionisti, nelle sedi
di Milano e Roma.

5. 5
GESTIONE
DOCUMENTALE
FATTURE PUBBLICA
AMMINISTRAZIONE
CONSERVAZIONE
ELETTRONICA
WORFLOW APPROVATIVO
VARIAZIONI
ANAGRAFICHE

6. 6
La Fattura Attiva è
emessa nel sistema
contabile
(MTX o ABC)
La Fattura Attiva
(in formato pdf o xml)
è salvata in una
cartella monitorata
e corredata del proprio
file accompagnatorio
(in formato txt),
contenente il dettaglio dei
dati di profilo
La Fattura Attiva è
archiviata in Arxivar,
completa del suo profilo
documentale, e
canalizzata nella specifica
classe documentale
[FATCLI]

7. 7
La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:
il contenuto è rappresentato in un file
XML, secondo un formato predefinito e
accettato dal SdI;
l'autenticità dell'origine e l'integrità del
contenuto sono garantite tramite
l'apposizione della firma elettronica
qualificata di chi emette la fattura;
la trasmissione è vincolata alla presenza
del codice identificativo univoco (codice
IPA) dell'ufficio destinatario della fattura.
Il modulo IX di Arxivar si
pone come software di
intermediazione per la
gestione dei flussi da e
verso il SdI.

8. 8
Acquisizione
automatica in
Arxivar dei
documenti
provenienti da
Recall
Costruzione del
profilo documentale
con i dati
riconosciuti
dall’OCR
Caricamento
fattura nel sistema
contabile
(MTX o ABC)
Applicazione a
video del protocollo
iva digitale
Aggiornamento
automatico
dell’immagine e del
profilo documentale
in Arxivar
in concomitanza

9. Firma digitale
automatica dei
documenti per conto
dell’Azienda produttrice
Generazione pacchetto
di versamento (PdV)
costituito dai documenti
completi di firma digitale
e metadati
Trasformazione del
pacchetto di versamento
in pacchetto di
archiviazione (PdA) e
firma digitale del
Responsabile della
Conservazione
Inoltro dell’hash all’ente
preposto per l’apposizione
della marcatura
temporale
Generazione del file di
chiusura UNI SInCRO
9
IXCE in outsourcing è il servizio cloud di conservazione elettronica.
AbleTech assume il ruolo di Responsabile della Conservazione.
Invio ad IXCE dei
documenti da conservare
in formato pdf
(o xml per le fatture PA),
completi del proprio profilo
documentale
Aggiornamento dello
stato sul profilo
documento
Fatture passive
Libro Inventario
Libro Cespiti
Giornale Bollato
Bollato Iva
Fatture attive
Fatture PA

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 Richiesta: applicazione firma per approvazione sul report mensile di
riepilogo delle variazioni anagrafiche
 Soluzione adottata: il sistema gestionale MTX archivia automaticamente
in Arxivar il report, in formato pdf, in una specifica classe documentale e
con stato da firmare.
L’evento associato allo stato documento attiva il processo inviando la
richiesta di approvazione al CFO.
La conferma da parte dell’approvatore genera l’applicazione della firma sul
pdf archiviato e la modifica dello stato in firmato.