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Capitulo 4 ambiente y equipo1

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Capitulo 4 ambiente y equipo1

  1. 1. Preparado Por: Prof. Marisol Martínez- Vega © Derechos Reservados 2010
  2. 2. Introducción <ul><li>Muchas empresas disponen de múltiples recursos tecnológicos que le ayudan a facilitar las tareas cotidianas y hacerlas mas eficientes. </li></ul><ul><li>Hay disponibles programas de aplicación para: </li></ul><ul><ul><li>Procesamiento de información </li></ul></ul><ul><ul><li>Base de datos </li></ul></ul><ul><ul><li>Representaciones graficas </li></ul></ul><ul><ul><li>Hojas electrónicas </li></ul></ul><ul><ul><li>Calendario </li></ul></ul><ul><ul><li>Correo electrónico, etc. </li></ul></ul><ul><li>Las nuevas tecnologías continuaran surgiendo e invadiendo el ambiente laboral de la oficina . </li></ul>
  3. 3. Introducción <ul><li>Estas van a determinar el curso de muchas tareas de la oficina actual y generaran otras tareas en la oficina del futuro. </li></ul><ul><li>Las nuevas tecnologías afectaran: </li></ul><ul><ul><li>la realización del trabajo del asistente </li></ul></ul><ul><ul><li>La visión del empleado como recurso humano de la empresa. </li></ul></ul><ul><li>El recurso humano (empleado) será siempre el recurso vital con más especialización, disposición y conocimiento. </li></ul>
  4. 4. Introducción <ul><li>El profesional de oficina tendrá que convertirse en autodidacta para el aprendizaje de equipo, programas y procedimientos; debido al advenimiento de los avances tecnológicos. </li></ul><ul><li>Aunque algunas empresas piensan en el futuro desde el punto de vista tecnológico. </li></ul><ul><li>Es bien conocido; que, la empresa continuará dependiendo del personal totalmente capacitado. </li></ul>
  5. 5. Introducción <ul><li>El empleado del futuro deberá: </li></ul><ul><ul><li>Estar al día en su campo de especialidad. </li></ul></ul><ul><ul><li>Aprender las tecnologías nuevas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Ser autodidacta. </li></ul></ul><ul><ul><li>Tener habilidad para administrar múltiples tareas a la vez o simultáneamente. </li></ul></ul><ul><ul><li>Ser flexible. </li></ul></ul><ul><ul><li>Tener conocimientos actualizados. </li></ul></ul>
  6. 6. EVOLUCIÓN DE LA OFICINA
  7. 7. Avances Tecnológicos <ul><li>Han obligado a las organizaciones a realizar una serie de cambios con el fin de ofrecer servicios que garanticen su permanencia en el mundo empresarial. </li></ul><ul><li>La estación de trabajo (antes escritorio de la secretaria) a tenido cambios siendo hoy día un área modular abierta donde se encuentra un equipo mínimo: </li></ul><ul><ul><li>computadora, </li></ul></ul><ul><ul><li>teléfono con facsímil, </li></ul></ul><ul><ul><li>un explorador laser (escáner), </li></ul></ul><ul><ul><li>una impresora. </li></ul></ul>
  8. 8. Avances Tecnológicos <ul><li>Agilizan la transmisión de la información y convierten en una tarea sencilla el envío de datos, imágenes y sonidos: </li></ul><ul><ul><li>correo electrónico </li></ul></ul><ul><ul><li>el fax </li></ul></ul><ul><ul><li>las redes de comunicación </li></ul></ul><ul><ul><li>Internet </li></ul></ul><ul><li>Facilitan la localización de personas en cualquier lugar, permitiendo la comunicación al instante con ellas: </li></ul><ul><ul><li>teléfonos inteligentes </li></ul></ul><ul><ul><li>telefonía celular </li></ul></ul>
  9. 9. Avances Tecnológicos <ul><li>Ayudan a la conservación confiable de grandes cantidades de documentos sin que sean necesarios espacios inmensos y costosos; permitiendo así la localización rápida de los mismos: </li></ul><ul><ul><li>base de datos </li></ul></ul><ul><ul><li>microfilmación. </li></ul></ul>
  10. 10. Equipo y Mobiliario <ul><li>El equipo y el mobiliario de oficina debe responder a los principios de ergonomía. </li></ul><ul><ul><li>Equipo y mobiliario que se ajustan a las necesidades físicas y que contribuyan a la productividad del individuo sin afectar su salud. </li></ul></ul><ul><li>El mobiliario continuara siendo modular por que provee la flexibilidad que la oficina del futuro necesita para usos múltiples y facilidad de reorganizarlos. </li></ul>
  11. 11. Equipo y Mobiliario <ul><li>El teclado de la computadoras ajustable a las necesidades físicas del individuo. </li></ul><ul><li>El tamaño del equipo continuara reduciéndose. </li></ul><ul><li>Mayor poder tecnológico en un espacio más reducido. </li></ul>
  12. 12. Equipo y Mobiliario <ul><li>La computadora se convertirá en una herramienta multifuncional que hará necesario el uso de varios equipos. </li></ul><ul><ul><li>Ejemplo: Equipo de Multifunción: Imprime, envía faxes y escanea. </li></ul></ul><ul><li>La computadora: </li></ul><ul><ul><li>Tendrá funciones numerosas y complejas </li></ul></ul><ul><ul><li>Permitirá la conexión con otros a través del internet. </li></ul></ul><ul><ul><li>Permitirá la comunicación externa e interna de la empresa. </li></ul></ul>
  13. 13. Tecnología <ul><li>Continuará llevando el trabajo de oficina hacia el uso total de programas de reconocimiento de voz. </li></ul><ul><li>Con la evolución de estos programas se requerirá el uso de un teclado para ciertas funciones. </li></ul><ul><li>La computadora podrá recibir instrucciones verbales y responder a las mismas. </li></ul>
  14. 14. Tecnología Robótica <ul><li>Facilitara la realización de muchas tareas de distribución rutinarias. </li></ul><ul><li>En la empresa manufacturera ya se han adquirido robots para realizar las tareas que normalmente realizaban empleados en el área de producción. </li></ul>
  15. 15. Tecnología Robótica <ul><li>Las tareas se agruparan conforme a las funciones que realiza la empresa y a los servicios que rinde. </li></ul><ul><li>El trabajo será responsabilidad de los grupos de trabajo porque todos los miembros estarán capacitados y preparados para realizar cualesquiera de las tareas encomendadas. </li></ul>
  16. 16. Es por esto que: <ul><li>La habilidad para trabajar en equipo cobra mayor importancia. </li></ul><ul><li>Llevarse bien con personas que son diferentes en: edad, raza y capacidad física para realizar las tareas asignadas y lograr los objetivos operacionales de la empresa. </li></ul><ul><li>El trabajo en grupo o equipo exigirá destrezas en </li></ul><ul><ul><li>Comunicación interpersonal – verbal no verbal o escrita. </li></ul></ul><ul><ul><li>Aplicaciones de la tecnología, etc. </li></ul></ul>
  17. 17. ORGANIZACIÓN ESQUEMÁTICA DE LA OFICINA MODERNA
  18. 18. Organización Esquemática <ul><li>Depende de: </li></ul><ul><ul><li>del tamaño dela empresa, </li></ul></ul><ul><ul><li>del tipo de trabajo que realiza, </li></ul></ul><ul><ul><li>de la filosofía administrativa; y, </li></ul></ul><ul><ul><li>del nivel de especialización de los servicios que ofrece el personal. </li></ul></ul>
  19. 19. Tipos de Oficina <ul><li>Landscape office – oficinas panorámicas o integrales – Son oficinas abiertas con paredes modulares que permiten diseñar aéreas de trabajo que se adapten a la tarea que desempeña el empleado. </li></ul><ul><li>Son el resultado de una planificación abierta por unos consultores administrativos conocidos como Quickborner Team, 1960 de Quickborn, Alemania. </li></ul>
  20. 20. Tipos de Oficina <ul><li>Este tipo de oficina se diseña tomando en consideración: </li></ul><ul><ul><li>El aumento del flujo del trabajo </li></ul></ul><ul><ul><li>El uso optimo del espacio </li></ul></ul><ul><ul><li>Los equipos tecnológicos costosos </li></ul></ul><ul><ul><li>El fomento de las relaciones entre empleados para aumentar la rapidez en el envío y recibo de la información </li></ul></ul><ul><ul><li>La creación de un ambiente más atractivo para el empleado y el visitante. </li></ul></ul>
  21. 21. Tipos de Oficina <ul><li>Los módulos facilitan: </li></ul><ul><ul><li>la reestructuración de diseños </li></ul></ul><ul><ul><li>propicia cambios estructurales continuos </li></ul></ul><ul><ul><li>lo que provoca mayor productividad y satisfacer las necesidades de la empresa con poca inversión de dinero. </li></ul></ul><ul><li>Debe prepararse un área que ofrezca: </li></ul><ul><ul><li>mayor privacidad </li></ul></ul><ul><ul><li>que pueda para realizar trabajos que requieran concentración, confidencialidad; o, para tratar temas en conversaciones privadas. </li></ul></ul>
  22. 22. Tipos de Oficina <ul><li>Ejemplos: </li></ul><ul><ul><ul><li>Salón de conferencia </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Salón de reuniones </li></ul></ul></ul><ul><li>La Ley HIPPA (Health Insurance Portability and Accountability Act) exige que se provea al cliente un lugar donde pueda ser atendido en forma individual y privada. </li></ul>
  23. 23. Desventajas de la Oficina Abierta <ul><li>Podemos mencionar: </li></ul><ul><ul><li>distracciones, </li></ul></ul><ul><ul><li>interrupciones innecesarias; y, </li></ul></ul><ul><ul><li>falta de privacidad para trabajar documentos o información confidencial. </li></ul></ul>
  24. 24. Oficinas Compartidas <ul><li>Comparten oficinas debido al costo del espacio para la oficina. </li></ul><ul><li>En la actualidad se utiliza el termino “oficinas hoteles”: </li></ul><ul><ul><li>una oficina que se usa en ciertas ocasione, </li></ul></ul><ul><ul><li>requiere ser “reservada” por las personas que quieren usarla para tener acceso a ella, </li></ul></ul><ul><ul><li>se refiere a las oficinas compartidas por empleados cuyo trabajo les requiere viajar frecuentemente; y, </li></ul></ul><ul><ul><li>resultaría muy costoso el asignarle una oficina que permanecería cerrada la mayor parte del tiempo. </li></ul></ul>
  25. 25. Otros Beneficios en la Oficina <ul><li>Muchas empresas han comenzado a ofrece el servicio de cuido de niños, para mejorar la calidad de vida de sus empleados. </li></ul><ul><ul><li>Esto permitirá que el empleado rinda en términos de producción y tiempo. </li></ul></ul><ul><li>La empresa apoya que haya armonía entre el trabajo y la familia . </li></ul>
  26. 26. La Oficina en el Hogar <ul><li>Las empresas continuaran explorando estilos no tradicionales de trabajo. </li></ul><ul><li>“ Telecommute” – empleados que trabajan desde su hogar. </li></ul><ul><li>En Estados Unidos hay alrededor de 16 millones de empleados bajo estas condiciones de trabajo. </li></ul>
  27. 27. La Oficina en el Hogar <ul><li>Permanece conectado en una interacción continua. </li></ul><ul><li>Se comunican a través: </li></ul><ul><ul><li>Correo electrónico </li></ul></ul><ul><ul><li>Fax </li></ul></ul><ul><ul><li>Teléfono </li></ul></ul><ul><ul><li>Web Conferencias </li></ul></ul><ul><ul><li>Reuniones virtuales, etc. </li></ul></ul><ul><li>Disponible 24/7 . </li></ul>
  28. 28. Horarios Flexibles <ul><li>Conocido como “flex time”. </li></ul><ul><li>Permite al empleado distribuir las horas de trabajo de tal manera que puedan trabajar el numero de horas requeridas a la vez que les permite disfrutar de tiempo libre durante la semana. </li></ul><ul><ul><li>Ejemplo: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Unas 40 horas semanales pueden distribuirse entre 4 días. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Entrada más temprano en la mañana y salir más temprano por la tarde. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Entrada más tarde en la mañana y salir más tarde del trabajo. </li></ul></ul></ul>
  29. 29. Horarios Flexibles <ul><li>Permite que haya personal durante el horario regular de la empresa. </li></ul><ul><li>Se comparten los recursos físicos; escritorio, materiales y computadoras, etc. </li></ul><ul><li>Permite ofrecer servicios a los clientes en horarios extendidos. </li></ul>
  30. 30. Oficina Virtual <ul><li>El empleado se denomina empleado virtual o teletrabajador. </li></ul><ul><li>Puede estar en cualquier lugar donde el usuario disponga de computadoras y medios de comunicación. </li></ul><ul><li>Debe tenerse los mismos cuidados para asegurar que el ambiente de trabajo garantice la misma protección y seguridad que proveen las facilidades de una oficina física. </li></ul>
  31. 31. Oficina Virtual <ul><li>El teletrabajador debe asegurarse de observar los principios ergonómicos para poder realizar y cumplir efectivamente con las tareas sin que se afecte su salud y la seguridad, tanto personal como de la información que procesa. </li></ul>
  32. 32. LA ERGONOMÍA
  33. 33. Ergonomía <ul><li>La Real Academia Española: </li></ul><ul><ul><li>“ el estudio de datos biológicos y tecnológicos aplicados a problemas de mutua adaptación entre el hombre y la maquina.” </li></ul></ul><ul><li>Es la planificación del ambiente de trabajo para la conveniencia física del empleado en la realización de las tareas. </li></ul><ul><li>Se encarga de estudiar los aspectos que afectan el área de trabajo para lograr que el empleado realice sus tareas con seguridad y comodidad. </li></ul>
  34. 34. Considera los siguientes elementos, al optar por equipo ergonómico: <ul><li>Niveles de autoridad según se presentan en el organigrama de la empresa. </li></ul><ul><li>Distribución de funciones y flujo del trabajo. </li></ul><ul><li>Dimensiones de los espacios disponibles. </li></ul><ul><li>Comunicación entre divisiones o departamentos. </li></ul>
  35. 35. Considera los siguientes elementos, al optar por equipo ergonómico: <ul><li>Número de empleados. </li></ul><ul><li>Equipo básico que utilizara cada empleado. </li></ul><ul><li>Aspectos ambientales necesarios para satisfacer las necesidades individuales de los empleados. </li></ul><ul><li>Posibilidades de reestructuración. </li></ul>
  36. 36. Considera los siguientes aspectos: <ul><li>Iluminación – </li></ul><ul><ul><li>En el área de trabajo debe ser suficiente para que el empleado realice una tarea eficiente sin que se afecte su salud. </li></ul></ul><ul><ul><li>Cuando la iluminación no es adecuada, el empleado puede quejar se de fatiga visual y dolor de cabeza. </li></ul></ul><ul><ul><li>Poca iluminación provoca que el empleado cometa errores y baje su productividad. </li></ul></ul>
  37. 37. Considera los siguientes aspectos: <ul><li>Iluminación – </li></ul><ul><ul><li>Buena iluminación debe incluir iluminación directa (500 Pux), o dos lámparas fluorescentes (2 tubos de 40 voltios cada uno). </li></ul></ul><ul><ul><li>Se debe proveer una lámpara de luz clara en el escritorio donde coteja y realiza su trabajo. (luz directa) </li></ul></ul><ul><ul><li>Otras áreas deben tener luz indirecta: área para fotocopiar documentos. </li></ul></ul>
  38. 38. Considera los siguientes aspectos: <ul><li>Temperatura </li></ul><ul><ul><li>Una temperatura adecuada contribuye a que el empleado realice sus tareas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Temperatura ideal en el área de trabajo: 78 grados Fahrenheit. </li></ul></ul><ul><ul><li>Puede variar de acuerdo a la humedad. </li></ul></ul><ul><ul><li>Por cada empleado se deben separar unos 2,00 pies cubicos de aire fresco por hora. </li></ul></ul>
  39. 39. Considera los siguientes aspectos: <ul><li>Color </li></ul><ul><ul><li>Los colores impactan sicológicamente al individuo en la ejecución de sus tareas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Se conoce como dinámica de colores. Se clasifican en cálidos y fríos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Colores fríos – azul, violeta y verde </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Sugieren invierno, agua, nieve </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Producen un efecto de calmante y son ideales para áreas de descanso. </li></ul></ul></ul>
  40. 40. Considera los siguientes aspectos: <ul><ul><li>Colores cálidos – rojo, amarillo y naranja </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Sugieren el sol, calor, alegría. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Son ideales para áreas de producción. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>En espacios grandes es conveniente pintar las paredes en diferentes colores. </li></ul></ul><ul><ul><li>En espacios pequeños debe preferirse un solo color . </li></ul></ul>
  41. 41. Considera los siguientes aspectos : <ul><li>Ruido </li></ul><ul><ul><li>En áreas de mucho ruido pueden presentarse problemas de fatiga, tensión y dificultad de concentración. </li></ul></ul><ul><li>Se debe evitar ruidos interiores: </li></ul><ul><ul><li>Mantener equipos e instalaciones en buen estado. </li></ul></ul><ul><ul><li>Amortiguando ruidos de máquinas de escribir o impresoras. Use bases de fieltro, pisos alfombrados. </li></ul></ul>
  42. 42. Considera los siguientes aspectos: <ul><ul><li>Coloca máquinas sobre bases fijas para evitar vibraciones. </li></ul></ul><ul><ul><li>Reducir la intensidad del timbre del teléfono . </li></ul></ul><ul><ul><li>Utilizar paredes de revestimiento especial o aislamiento de ventanas e instalación de acondicionador de aire para disminuir los ruidos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Evitar ubicación de oficinas en zonas cercanas a áreas que produzcan ruido. </li></ul></ul>
  43. 43. Considera los siguentes aspectos: <ul><li>Decoración </li></ul><ul><ul><li>La utilización de plantas naturales ofrece un ambiente más agradable para el empleado y el que visita. </li></ul></ul><ul><ul><li>Requiere mantenimiento para que cumplan con su objetivo de embellecer. </li></ul></ul>
  44. 44. Considera los siguientes aspectos: <ul><li>Debe considerar: </li></ul><ul><ul><li>Áreas del edificio con jardines, peceras, murales con motivos naturales, como cascadas de agua, etc. </li></ul></ul><ul><ul><li>Cuadros, pinturas y fotografías que armonicen con el ambiente en la oficina. </li></ul></ul><ul><ul><li>Ubicación de tablones de edictos para disponer de organigramas, reglamento interno de trabajo y cartelera para empleados. En lugares que no este expuesto a visitantes. </li></ul></ul><ul><ul><li>Mapas que indican las áreas de salida y control ubicadas en la entrada, cerca de ascensores o escaleras de acceso. </li></ul></ul>
  45. 45. LA SALUD
  46. 46. Salud <ul><li>El empleado debe mantener una buena salud. </li></ul><ul><li>Esto le garantiza eficiencia y productividad. </li></ul><ul><li>La empresa obtiene ganancias cuando cuenta con empleados saludables que observan las reglas de seguridad al ejecutar sus tareas diarias. </li></ul>
  47. 47. Salud <ul><li>Algunas empresas les ofrecen a sus empleados servicios de salud que incluyen: </li></ul><ul><ul><li>Orientación educativa sobre temas relacionados a la salud. </li></ul></ul><ul><ul><li>Alimentación adecuada </li></ul></ul><ul><ul><li>Programas de ejercicio </li></ul></ul><ul><ul><li>Programas de recreación </li></ul></ul><ul><li>También tienen una Oficina de Seguridad que orientan a sus empleados sobre estos aspectos: </li></ul><ul><ul><li>Ley OSHA – Ley de seguridad en el empleo. </li></ul></ul>
  48. 48. Para mantener una buena salud debe: <ul><li>Sueño </li></ul><ul><ul><li>Dormir 8 horas mínimo diarias. </li></ul></ul><ul><ul><li>El cuerpo actúa mas lento cuando no tiene el descanso necesario. </li></ul></ul><ul><ul><li>Es peligroso cuando se opera equipo que requiere quela persona este completamente alerta. </li></ul></ul><ul><li>Alimentación </li></ul><ul><ul><li>Tener una dieta variada y balanceada. </li></ul></ul><ul><ul><li>Consumir los alimentos de acuerdo a los grupos de la Pirámide Alimenticia. </li></ul></ul><ul><ul><li>La cantidad (porción) que se consuma es lo que cuenta. </li></ul></ul><ul><ul><li>Consulte a un nutricionista. </li></ul></ul>
  49. 49. Para mantener una buena salud debe: <ul><li>Higiene </li></ul><ul><ul><li>El aseo diario ayuda al cuerpo que este en condiciones optimas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Cuidar su higiene personal ayuda a mantener buenas relaciones entre sus compañeros de trabajo, la gerencia y visitantes. </li></ul></ul><ul><ul><li>La higiene debe incluir: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Un baño diario, cepillado del cabello, dientes limpios y unas bien cuidadas, etc. </li></ul></ul></ul>
  50. 50. Para mantener una buena salud debe: <ul><li>Ejercicio </li></ul><ul><ul><li>Debe crear un habito el caminar media hora, dos o tres veces a la semana. </li></ul></ul><ul><ul><li>Hacer ejercicios rinde resultados valiosos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Puede asistir regularmente a un gimnasio para mejorar su condición física. </li></ul></ul>
  51. 51. Para mantener una buena salud debe: <ul><li>Recreación </li></ul><ul><ul><li>La recreación renueva a las personas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Puede hacer actividades que le produzcan distracción, relajación y alegría: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Visita a un museo </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Viajar </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ir a un parque, etc. </li></ul></ul></ul>
  52. 52. LA SEGURIDAD
  53. 53. Seguridad en la Oficina <ul><li>La agencia OSHA (Occupational Safety and Health Agency) orienta a las empresas sobre las áreas de seguridad y ofrece orientación escrita a los empleados sobre la prevención de accidentes y que hacer cuando ocurren. </li></ul><ul><li>Los accidentes de trabajo no solo afectan la productividad de una empresa sino que también afecta la vida familiar y personal del afectado. </li></ul><ul><li>Las empresas invierten enormes cantidades de dinero para proveer a sus empleados un área de trabajo libre de riesgos y seguro. </li></ul>
  54. 54. Algunos Peligros Típicos <ul><li>Pisos mojados o resbalosos. </li></ul><ul><li>Gavetas de escritorios o archivos abiertas. </li></ul><ul><li>Cables sueltos o pasados por áreas de transito. </li></ul><ul><li>Equipo fuera de lugar. </li></ul><ul><li>Escaleras que no están en condiciones o tienen poca iluminación. </li></ul><ul><li>Falta de iluminación adecuada en áreas de almacenaje o estacionamiento. </li></ul><ul><li>Debe notificar inmediatamente que detecte estas situaciones . </li></ul>
  55. 55. De manera general… <ul><li>Algunas empresas ofrecen incentivos a sus empleados cuando no se registran accidentes. </li></ul><ul><li>Mantener una buena seguridad aumenta las ganancias de la empresas. </li></ul><ul><li>Todo uso de equipo de alta tecnología requiere que los usuarios tomen precauciones para evitar el Síndrome del Tuner Carpiano o la Fatiga Visual. </li></ul><ul><li>REFERIRSE A LA PRESENTACION </li></ul><ul><li>Guía para el Uso Saludable de la Computadora </li></ul>
  56. 56. Importante: <ul><li>Evitar tener la vista fija por muchas horas en la pantalla de computadora. </li></ul><ul><li>Evitar realizar movimientos repetitivos con la mano </li></ul><ul><li>Mantener el cuero en una misma posición. </li></ul><ul><li>Esto puede provocar molestia en la espalda, hombros y cuello. </li></ul><ul><li>El equipo ergonomico puede contribuir a proteger al empleado según sus necesidades fisicas. </li></ul><ul><li>Tome recesos. </li></ul>
  57. 57. Seguridad Personal <ul><li>Todo empleado es responsable de observar reglas que garanticen la disminución de riesgos de seguridad en el ambiente de trabajo: </li></ul><ul><ul><li>Mantener visible los números de teléfono de emergencia. </li></ul></ul><ul><ul><li>Tener disponibles los números de contacto del ejecutivo u otro personal de la empresa. </li></ul></ul><ul><ul><li>Orientarse sobre las salidas de emergencia y ubicación de los extintores de fuego. </li></ul></ul>
  58. 58. Seguridad Personal <ul><ul><li>Mantener un botiquín de primeros auxilios. </li></ul></ul><ul><ul><li>Mantenerse alerta al caminar por áreas de trabajo y los pasillos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Tomar precauciones al abrir y cerrar puertas de oficina o de entrada al edificio. </li></ul></ul><ul><ul><li>Llevar la llave del auto en la mano cuando salga tarde del trabajo. </li></ul></ul><ul><ul><li>Avisar al guardia de seguridad cuando va a trabajar fuera de horario regular. En caso de emergencia solicitar escolta para salir del edificio. </li></ul></ul>
  59. 59. LA AMBIENTACIÓN
  60. 60. Ambientación de la Oficina <ul><li>El uso de plantas naturales, cuadros y murales añaden a la oficina características que la hacen atractivas para visitante y compañeros de trabajo. </li></ul><ul><li>En algunas empresas el uso de jardines interiores con caídas de agua forman parte de la ambientación escogida. </li></ul><ul><li>Estas ayudan a la relajación y a refrescar la temperatura. </li></ul>
  61. 61. Ambientación de la Oficina <ul><li>El uso de espejos también dan la sensación de mayor espacios. </li></ul><ul><li>Cualquier decoración debe ser de buen gusto y complementar la existente. </li></ul><ul><li>Cualquier cambio extraordinario debe consultarse con las autoridades pertinentes. </li></ul>
  62. 62. Áreas de Recreación Pasiva y Descanso <ul><li>Debe incluirse: </li></ul><ul><ul><li>Muebles cómodos </li></ul></ul><ul><ul><li>Mesa </li></ul></ul><ul><ul><li>Televisor </li></ul></ul><ul><ul><li>Nevera </li></ul></ul><ul><ul><li>Microonda </li></ul></ul><ul><ul><li>Estufa </li></ul></ul><ul><li>Algunas empresas incluyen: </li></ul><ul><ul><li>Mesas para juegos </li></ul></ul><ul><ul><li>Máquina de videos </li></ul></ul><ul><ul><li>Billares </li></ul></ul><ul><ul><li>Máquinas de juegos electrónicos </li></ul></ul>
  63. 63. Limpieza y Mantenimiento <ul><li>Se sugiere para lograr un ambiente limpio y ordenado: </li></ul><ul><ul><li>Limpieza general de todas las áreas de trabajo; incluyendo equipos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Limpieza de muebles y equipos debe hacerse con un paño húmedo, no puede utilizarse abrasivos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Los equipos de seguridad, como extintores, alarmas, mangueras y detectores de humo, calor o fuego, deben ubicarse en sitios estratégicos. Deben funcionar perfectamente. </li></ul></ul>
  64. 64. Limpieza y Mantenimiento <ul><ul><li>Los números de teléfono de emergencia en la comunidad deben estar visibles y en diferentes lugares de la oficina. </li></ul></ul><ul><ul><li>Las fechas de expiración de los extintores deben revisarse y recargarlos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Las instalaciones sanitarias deben funcionar perfectamente. </li></ul></ul>
  65. 65. Receso <ul><li>Todo empleado tiene derecho a recesos cortos. </li></ul><ul><li>Esta establecido en la Ley Núm. 379 del 15 de mayo de 1940, Normas de la Administración de Derechos al Trabajo. </li></ul><ul><li>Esto garantiza su productividad en el trabajo. </li></ul><ul><li>Todo empleado que trabaja con computadoras debe tomar 10 minutos de receso, por cada dos horas de trabajo. </li></ul>
  66. 66. Receso <ul><li>La realizar es que las empresas ofrecen de 15 a 20 minutos en la mañana y la tarde. </li></ul><ul><li>Tome el receso fuera del escritorio. </li></ul><ul><li>Puede realizar otra actividad. </li></ul><ul><li>Tomar el receso garantiza una mente mas alerta y descansada; sobre todo si trabaja bajo presión. </li></ul><ul><li>Se recomienda incluya en su escritorio algunos elementos del hogar para sentirse más relajado. </li></ul>
  67. 67. CONSEJOS PARA EL USUARIO DE EQUIPO DE COMPUTACIÓN
  68. 68. Consejos <ul><li>Mantener siempre una buena postura: pies firmes en el piso, espalda erguida y a una distancia de 45 a 80 cm de la pantalla. </li></ul><ul><li>Ajustar el control de brillo y contraste de la pantalla. </li></ul><ul><li>Cambiar de actividad periódicamente. </li></ul><ul><li>Cotejar trabajos extensos en papel, no en la pantalla. </li></ul><ul><li>Ponerse de pie por lo menos cada media hora para variar la posición del cuerpo. </li></ul>
  69. 69. Consejos <ul><li>Caminar por el pasillo mirando hacia un punto alejado para descansarla vista. </li></ul><ul><li>Usar alternadamente el ratón y el teclado. </li></ul><ul><li>Presionar suavemente las teclas del teclado y los botones del ratón. </li></ul><ul><li>Usar un atril para colocar papeles, libros u otro material impreso para facilitar la lectura. </li></ul>
  70. 70. Consejos <ul><li>Dejar caer relajadamente los brazos a los lados para evitar contracciones. </li></ul><ul><li>Parpadear para mantener los ojos lubricados. </li></ul><ul><li>Respirar profundamente para relajarlos músculos. </li></ul><ul><li>Contraer y soltar los hombres para relajarlos y reducir la tensión y la rigidez de la parte superior de la espalda y el cuello. </li></ul><ul><li>Examinarse la vista por lo menos una vez al año. </li></ul>
  71. 71. EQUIPOS DE LA OFICINA MODERNA
  72. 72. Equipos Modernos <ul><li>Computadora </li></ul><ul><li>Teléfono </li></ul><ul><li>Facsímil </li></ul><ul><li>Fotocopiadora </li></ul><ul><li>Proyector (Data Show) </li></ul><ul><li>Videograbadoras </li></ul><ul><li>Televisores </li></ul><ul><li>Grabadora </li></ul><ul><li>Digitalizador o escáner </li></ul>
  73. 73. RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO DE LOS DIFERENTES EQUIPOS DE OFICINA
  74. 74. Recomendaciones de Buen Uso y Manejo del Equipo de Oficina <ul><li>Leer y el Manual de Instrucciones. </li></ul><ul><ul><li>Seguridad del equipo </li></ul></ul><ul><ul><li>Operación (uso) del equipo. </li></ul></ul><ul><li>Seguir las advertencias de seguridad de la unidad; así como las instrucciones de operación y mantenimiento. </li></ul><ul><li>Desconectar el aparato antes de limpiarlo. No usar abrasivos. </li></ul>
  75. 75. Recomendaciones de Buen Uso y Manejo del Equipo de Oficina <ul><li>No usar accesorios no recomendados por el fabricante. </li></ul><ul><li>No dejar equipos cerca de ventanas, agua, lugares húmedos, etc. </li></ul><ul><li>Colocarlos lejos de radiadores, registros de calor, estufas, etc. </li></ul><ul><li>No colocar equipos sobre superficies inestables. </li></ul><ul><li>Aberturas y ranuras destapadas; ya que sirven para ventilación. </li></ul>
  76. 76. Recomendaciones de Buen Uso y Manejo del Equipo de Oficina <ul><li>Operar el equipo con las fuentes de energía indicadas. </li></ul><ul><li>Colocar los cables eléctricos de manera que nadie los pise o se enrede con ellos. </li></ul><ul><li>Desconectar el equipo durante tormentas, se deje sin usar por tiempo prolongado o al finalizar la jornada laboral. </li></ul><ul><li>No sobrecargar las tomas de la pared ni los cables de extensión. Puede provocar incendios o cortocircuitos. </li></ul>
  77. 77. Recomendaciones de Buen Uso y Manejo del Equipo de Oficina <ul><li>Evitar derramar líquido sobre los equipos. </li></ul><ul><li>Evitar insertar objetos en los equipos; puede provocar cortocircuitos. </li></ul><ul><li>No reparar equipos; a menos que sea un personal capacitado para ello. </li></ul><ul><li>Cables dañados, enchufes o el aparato no funciona recurrir a apoyo técnico. </li></ul>
  78. 78. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍAS
  79. 79. Nuevas Tecnologías <ul><li>Debes conocer sistemas de información que te permitan individualizar las tareas que se realizan y a la vez compartir e integrar información con rapidez. </li></ul><ul><li>Muchas empresas se conectan con redes locales – LANs Local Area Networks – que les permiten compartir equipos. Ej. Impresoras . </li></ul>
  80. 80. Nuevas Tecnologías <ul><li>La utilización de redes puede acelerar el envío y recibo de comunicaciones; asi como compartir la información. </li></ul><ul><li>Deben planificarse bien el uso de las redes para proteger la privacidad de sus usuarios. </li></ul><ul><li>El profesional administrativo debe tener un vasto conocimiento de todas las aplicaciones que se utilizan para procesar la información. </li></ul>
  81. 81. Nuevas Tecnologías <ul><li>Sistema operativo </li></ul><ul><li>Procesador de texto (word processing) </li></ul><ul><li>Correo electrónico (E-mail) </li></ul><ul><li>Multimedia y medios interactivos </li></ul><ul><li>Base de datos </li></ul><ul><li>Hojas de cálculo </li></ul><ul><li>Dibujos y representaciones graficas </li></ul><ul><li>Publicidad desde e escritorio </li></ul><ul><li>Internet – programas “open source” gratuitos. </li></ul><ul><ul><li>Almacenamiento de documentos </li></ul></ul><ul><ul><li>Procesadores de palabra, etc. </li></ul></ul>
  82. 82. Bibliografía <ul><li>Maldonado, Delgado, Román, (2008), Procedimientos Administrativos para la Oficina, Segunda Edición, McGraw Hill. </li></ul><ul><li>Manual para Quienes Trabajan con Computadora . Recuperado el 29 de enero de 2010, de http://www.todo.com.uy/empresas/emp000126/Default.htm#1 </li></ul><ul><li>Suarez, Yuri. (22 de mayo, 2009). La Computación y su Salud (ergonomia). Recuperado el 29 de enero de 2010, de http://www.articuloz.com/otro-articulos/la-computacion-y-su-salud-ergonomia-932215.html </li></ul>
  83. 83. Bibliografía <ul><li>Suarez, Yuri. (7 de septiembre, 2009 ). La computación y su salud (Ergonomía) FOTOS http://www.disenowebusa.com/index.php/2009/09/07/la-computacion-y-su-salud-ergonomia/ </li></ul><ul><li>El uso de la computdolra y la salud http://www.educ.ar/educar/site/educar/Uso%20de%20la%20computadora%20y%20salud.html?uri=urn:kbee:f83e9170-16b3-11dd-87dd-00163e000038&page-uri=urn:kbee:ff9221c0-13a9-11dc-b8c4-0013d43e5fae </li></ul><ul><li>La computdora y tu salud: Sindrome visual informativo http://www.hackhispano.com/foro/showthread.php?t=10089 </li></ul>

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