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Adm. de documentos capítulo 4

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Adm. de documentos capítulo 4

  1. 1. CAPITULO 4 – TARJETAS Y FORMULARIOS: RECURSOS PARA EL MANEJO DE DATOS 1. Decir cuál es la importancia de los tarjeteros para el buen funcionamiento de las instituciones. 2. Mencionar la variedad de usos que tienen los tarjeteros en las oficinas. 3. Señalar el uso de los tarjeteros: índice, de asiento y cronológicos. 4. Explicar cómo se organiza un tarjetero alfabético y cómo se preparan las tarjetas. 5. Especificar los propósitos de los formularios comerciales y cómo contribuyen a la eficacia de las operaciones de las instituciones. 6. Definir los términos: fichas de registro, formulario, rótulo, rótuloo sencillo, rótulo doble, tarjetero índice, tarjetero de asiento, tarjetero cronológico, información estática e información variable. Los registros hechos en tarjetas, los formularios y la correspondencia son sumamente importantes para realizar las operaciones diarias de las instituciones y para el buen funcionamiento de éstas. Las tarjetas y los formularios se utilizan en el manejo y comunicación de datos. La correspondencia se emplea para el manejo y comunicación de información narrativa. Cualquier información escrita que no esté contenida en una tarjeta o en un formulario se conoce como correspondencia. Las tarjetas, los formularios y la correspondencia se organizan de manera similar. Las tarjetas o fichas de registro son piezas pequeñas de cartulina en las que se anota, de manera breve y lógica, cierta información. La forma más sencilla de mantener información es usando tarjetas, ya que facilitan la clasificación, conservación y manejo de los datos. La forma como se organiza la información en las tarjetas hace más facil la comprensión y localización de datos. Los registros en tarjetas se conservan en tarjeteros, conocidos como ficheros.
  2. 2. Utilidad de los tarjeteros Las bases de datos conservadas en tarjeteros o en sistemas computadorizados son de mucha utilidad en las instituciones y el hogar. Los tarjeteros los utiliza el personal gerencial y el de apoyo administrativo, los representantes de venta, los bibliotecarios, entre otros. Entre las diferentes bases de datos que se mantienen en tarjeteros están las que contienen información básica acerca de:  Empleados  Solicitudes de empleo  Visitantes frecuentes  Clientes y suplidores de bienes o servicios  Miembros de organizaciones cívicas  Inventario de mercancía, equipo o documentos  Cuentas de clientes  Mantenimiento y reparación de equipo  Títulos de libros y nombres de autores  Recetas de cocina Propósito de los tarjeteros 1. Para proveer información de referencia. 2. Como registros acumulativos de anotaciones o asientos. 3. Como recordatorios de asuntos pendientes. Ventajas de los tarjeteros  Ocupan poco espacio y se pueden mantener en el escritorio  Facilitan: o Anotar, procesar y localizar los datos o Descartar o añadir nuevas tarjetas o Organizar y reorganizar las tarjetas en orden alfabético, numérico, por zonas geográficas o por asunto
  3. 3. o Un equipo de varios empleados puede trabajar simultaneamente con el mismo archivo. Tarjetero índice El tarjetero índice es un archivo de tarjetas que se utiliza para proveer: 1. Ciertos datos, como el nombre, la dirección, el número de correo electrónico, el número de teléfono y de cuenta y otra información básica de los corresponsales. 2. Información de referencia relativa a dónde localizar los expedientes o dónde bucar cierta información

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