1. CAPITULO 4 – TARJETAS Y FORMULARIOS:
RECURSOS PARA EL MANEJO DE DATOS
1. Decir cuál es la importancia de los tarjeteros para el buen funcionamiento de las
instituciones.
2. Mencionar la variedad de usos que tienen los tarjeteros en las oficinas.
3. Señalar el uso de los tarjeteros: índice, de asiento y cronológicos.
4. Explicar cómo se organiza un tarjetero alfabético y cómo se preparan las
tarjetas.
5. Especificar los propósitos de los formularios comerciales y cómo contribuyen a la
eficacia de las operaciones de las instituciones.
6. Definir los términos: fichas de registro, formulario, rótulo, rótuloo sencillo, rótulo
doble, tarjetero índice, tarjetero de asiento, tarjetero cronológico, información
estática e información variable.
Los registros hechos en tarjetas, los formularios y la correspondencia son sumamente
importantes para realizar las operaciones diarias de las instituciones y para el buen
funcionamiento de éstas. Las tarjetas y los formularios se utilizan en el manejo y
comunicación de datos. La correspondencia se emplea para el manejo y comunicación
de información narrativa. Cualquier información escrita que no esté contenida en una
tarjeta o en un formulario se conoce como correspondencia. Las tarjetas, los
formularios y la correspondencia se organizan de manera similar.
Las tarjetas o fichas de registro son piezas pequeñas de cartulina en las que se anota,
de manera breve y lógica, cierta información. La forma más sencilla de mantener
información es usando tarjetas, ya que facilitan la clasificación, conservación y manejo
de los datos. La forma como se organiza la información en las tarjetas hace más facil
la comprensión y localización de datos. Los registros en tarjetas se conservan en
tarjeteros, conocidos como ficheros.

2. Utilidad de los tarjeteros
Las bases de datos conservadas en tarjeteros o en sistemas computadorizados son de
mucha utilidad en las instituciones y el hogar. Los tarjeteros los utiliza el personal
gerencial y el de apoyo administrativo, los representantes de venta, los bibliotecarios,
entre otros.
Entre las diferentes bases de datos que se mantienen en tarjeteros están las que
contienen información básica acerca de:
 Empleados
 Solicitudes de empleo
 Visitantes frecuentes
 Clientes y suplidores de bienes o servicios
 Miembros de organizaciones cívicas
 Inventario de mercancía, equipo o documentos
 Cuentas de clientes
 Mantenimiento y reparación de equipo
 Títulos de libros y nombres de autores
 Recetas de cocina
Propósito de los tarjeteros
1. Para proveer información de referencia.
2. Como registros acumulativos de anotaciones o asientos.
3. Como recordatorios de asuntos pendientes.
Ventajas de los tarjeteros
 Ocupan poco espacio y se pueden mantener en el escritorio
 Facilitan:
o Anotar, procesar y localizar los datos
o Descartar o añadir nuevas tarjetas
o Organizar y reorganizar las tarjetas en orden alfabético, numérico, por
zonas geográficas o por asunto

3. o Un equipo de varios empleados puede trabajar simultaneamente con el
mismo archivo.
Tarjetero índice
El tarjetero índice es un archivo de tarjetas que se utiliza para proveer:
1. Ciertos datos, como el nombre, la dirección, el número de correo
electrónico, el número de teléfono y de cuenta y otra información básica
de los corresponsales.
2. Información de referencia relativa a dónde localizar los expedientes o
dónde bucar cierta información