Este documento describe cómo crear series de datos, definir criterios de validación de datos y crear listas desplegables en Excel 2007. Explica cómo crear series de datos simples y complejas usando la función de autorelleno, así como cómo definir criterios como números enteros, decimales o fechas permitidos. También cubre cómo señalar celdas con datos no válidos y cómo crear listas desplegables vinculadas a celdas con entradas en otra hoja.

1. Excel 2007 - Examen 77-602
Los datos
1. Crear una serie de datos
Las series de datos corresponden a series lógicas de valores. Es posible crear series de datos de
fechas, horas, meses, días y de textos y valores numéricos combinados. Para ello puede usar la
función llamada "autorelleno".
Crear une serie de datos simple
Este tipo de serie permite mostrar valores sucesivos con un incremento igual a una unidad.
K Introduzca el primer valor de la serie.
K Mueva el indicador de copia hasta la celda en que debe aparecer el último valor, hacia abajo o
hacia la derecha para completar en orden creciente, hacia arriba o hacia a la izquierda para comple-
tar en orden decreciente.
Justo después de crear la serie, en la esquina inferior derecha de la misma aparecerá el botón
Opciones de autorelleno .
K Si desea modificar el tipo de copia o de incremento según el tipo de serie, haga clic en el botón
Opciones de autorelleno .
K Haga clic en la opción adecuada.
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2. Capítulo 1.1 - Series de datos
Crear une serie de datos "compleja"
Este tipo de serie permite definir el incremento entre los valores de la serie.
K Introduzca los dos primeros valores para indicar el valor del incremento.
K Seleccione las dos celdas.
K Haga clic y arrastre a partir del botón de relleno.
Referencia 100 y Referencia 150 son los dos primeros
datos de esta serie compleja.
K Introduzca el primer valor de la serie y seleccione la celda que lo contiene.
K Haga clic en la flecha de la herramienta Rellenar situada en la categoría Modificar de la
ficha Inicio y active la opción Series.
K En el cuadro Series en, indique si la serie debe insertarse en Filas o en Columnas.
K En el cuadro Tipo, indique el tipo de serie que desea efectuar.
K Si ha optado por efectuar una serie Cronológica, indique la Unidad de tiempo en el cuadro derecho.
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3. Excel 2007 - Examen 77-602
Los datos
K Si es preciso, modifique el Incremento en el cuadro del mismo nombre.
K Si es preciso, indique un Límite para el incremento.
K Haga clic en Aceptar.
Abordaremos las series de datos personalizadas en el capítulo Optimizar la introducción de datos.
2. Definir los datos permitidos
Esta operación permite limitar el tipo de datos autorizados en una o varias celdas definiendo los
criterios de validación.
Definir los criterios de validación
K Seleccione las celdas.
K Active la ficha Datos y haga clic en el botón Validación de datos del grupo Herramientas de
datos.
Se abre el cuadro de diálogo Validación de datos.
K En la ficha Configuración, abra la lista Permitir y seleccione una opción en función del tipo de da-
tos que desea autorizar en la celda:
Cualquier valor No hay restricciones.
Número entero El dato debe ser un número entero.
Decimal El dato debe ser un número o una fracción.
Lista El dato ya debe estar seleccionado en una celda (ver apartado
anterior).
Fecha El dato debe ser una fecha.
Hora El dato debe ser una hora.
Longitud del texto Esta opción permite precisar el número de caracteres autorizados
para el dato.
Personalizada Esta opción permite introducir una fórmula para definir los datos
autorizados.
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4. Capítulo 1.1 - Series de datos
K En las opciones Número entero, Decimal, Fecha, Hora, Longitud del texto, seleccione un opera-
dor en la lista Datos y complete las opciones en función del operador seleccionado.
Estos criterios de validación autorizan la introducción de un número entero o decimal comprendido
entre 0 y 10.
K Si ha seleccionado Personalizada, escriba la fórmula de cálculo en el cuadro Fórmula empezando
por el signo igual (=). La fórmula debe ser de tipo lógico, con resultado VERDADERO o FALSO.
K Sea cual sea el tipo de datos, deje activa la opción Omitir blancos si admite que la celda se quede
vacía.
K Escriba opcionalmente el mensaje que aparecerá en una etiqueta informativa al activar la celda en
cuestión:
Haga clic en la ficha Mensaje de entrada y verifique que la opción Mostrar mensaje de entrada
al seleccionar la celda está activa.
Introduzca el título del mensaje en el cuadro Título y el texto en el cuadro Mensaje de entrada.
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5. Excel 2007 - Examen 77-602
Los datos
K Indique el procedimiento a seguir en caso de que se introduzcan datos no válidos: haga clic en la
ficha Mensaje de error y verifique que la opción Mostrar mensaje de error si se introducen
datos no válidos está activa.
Seleccione una de las opciones siguientes en la lista Estilo:
Grave Para ver el mensaje y no permitir la introducción de datos no válidos.
Advertencia Para ver un mensaje de advertencia y, opcionalmente, forzar la intro-
ducción no autorizada de datos.
Información Para ver un mensaje de información y aceptar que se introduzcan datos
no válidos.
Introduzca el título del mensaje en el cuadro Título y el texto en el cuadro Mensaje de error.
Los botones del mensaje de error difieren en función del estilo escogido, dando así la posibilidad
de forzar o no la introducción de datos.
En este ejemplo vemos un mensaje de advertencia: el usuario puede forzar la introducción de datos
haciendo clic en el botón Sí.
Señalar con un círculo los datos no válidos
Se trata de señalar con círculos rojos los datos que no se corresponden con los criterios de
validación solicitados.
K Active la ficha Datos y haga clic en la flecha del botón Validación de datos del grupo Herramien-
tas de datos.
K Haga clic en la opción Rodear con un círculo datos no válidos.
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6. Capítulo 1.1 - Series de datos
En este ejemplo las notas deben estar comprendidas entre 0 y 10.
K Para ocultar los círculos rojos, active la ficha Datos, haga clic en la flecha del botón Validación de
datos del grupo Herramientas de datos y haga clic en la opción Borrar círculos de validación.
3. Crear una lista desplegable de valores
Esta operación permite crear listas desplegables en celdas a partir de datos introducidos en celdas
situadas en otra parte del libro. La celda que contiene la lista desplegable muestra una flecha
cuando está activa. Para introducir información en esta celda, haga clic en la flecha y luego en la
entrada deseada.
K Introduzca cada entrada de la lista desplegable en una celda, en una sola fila o una sola columna,
delimitada por una celda vacía.
Es posible ordenar los datos de acuerdo con el orden en que desea que aparezcan en la lista
desplegable.
K Si quiere crear la lista en una hoja de cálculo diferente de aquella en la que se encuentran las entra-
das, asigne un nombre a las celdas que contienen las entradas.
K Seleccione las celdas en las que desea que aparezca la lista desplegable.
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