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1. Etapas de Organización
de Eventos
Mariana Valera
Universidad Fermín Toro
Vice Rectorado Académico
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
Escuela de comunicación Social

2. ETAPAS
Pre-Evento
Evento
Post-Evento
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Es el proceso de diseño, planificación y producción de
congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo
de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes
Finalidades.

3. Pre-Evento
 Definición Del Programa
 Información Al Personal Del Lugar
 Cuenta Maestra
 Ultimar Detalles, Cambios Y Ajustes
 Investigación
 Planificación
 Organización
Se debe efectuar un briefing con el
cliente para establecer sus
necesidades y expectativas, Definir:
• Los Objetivos y políticas del evento:
es esencial la fijación comprensiva
de los objetivos para determinar el
tema, el alcance y el programa.
• Tipo de Técnica y nombre del
evento de acuerdo a los fines y a
la naturaleza del mismo.

4. EVENTO
 Recibimiento y registro
 Montaje de salones y mesas
 Atención a participantes
 Manejo de personas vip
 Atención a acompañantes
 Control y supervisión
 Reunión diaria con
empleados
 Desarrollo y Dirección
Va a consistir en la reunión de
todas las personas involucradas
en el mismo, en el lugar y hora
estimada guiadas por la
programación que el comité
organizador preparó como
evento.

5. POST-EVENTO
 Revisión cuentas y facturación
 Despacho de material
 Cartas de agradecimiento
 Evaluación
Se realiza el cumplimiento de
los compromisos adquiridos.
Se cancelan los pagos pendientes.
Se reproduce y se hace el envío
del material y de las conclusiones
del evento.
Se redactan y envían cartas de
agradecimiento a todas las
personas que hicieron posible la
realización del evento.
Se evalúa el evento, a través de la
medición de los resultados
generales, para medir si lo
planificado se cumplió o no.