Aquí presentamos un ejemplo de Libro Caja para una Institución Educativa de Educación Básica.

1. Elaborado por: Edgar Marcel Galarza Aquino EL LIBRO CAJA EN LA I.E. HUAMPANÍ, ABRIL DE 2007

2. EL LIBRO CAJA Es un libro contable de carácter obligatorio en el que se registra cronológicamente el manejo del dinero efectivo (ingresos y gastos), realizados por la Institución Educativa en un determinado período, con la finalidad de establecer un equilibrio entre las entradas y salidas de dinero , así como retiros con cheque del banco. El Libro Caja debe ser legalizado previamente ante un Notario Público y en su ausencia lo hará Juez de Paz o la máxima autoridad de la localidad, posteriormente será firmada por él o los responsables del manejo de las cuentas. 1

3. REGISTRO DE LOS INGRESOS Y EGRESOS EN EL LIBRO CAJA El Libro Caja está dividido en dos partes: Ingresos (el Debe) y Egresos (el Haber); todas las páginas están debidamente foliadas y no se pueden sustraer (arrancar) bajo ningún motivo. En Ingresos registran cronológicamente las entradas provenientes de la venta de bienes y/o servicios. Estos ingresos deben estar sustentados con boletas de ventas y facturas, que serán visados por él ó los responsables del manejo de las cuentas. En Egresos registran cronológicamente las salidas o gastos por la compra de bienes y/o servicios, sustentados con los respectivos comprobantes de gastos como: boletas de ventas y facturas (en este caso la I.E. deber tener RUC) y/o declaraciones juradas para los casos en los que no es posible obtener boletas o facturas. 2

4. REGISTRO DE LOS INGRESOS Y EGRESOS EN EL LIBRO CAJA Todos los comprobantes de pago (boletas y facturas) para su validez deben estar autorizados por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria-SUNAT. Las instancias de gestión educativas descentralizadas son encargadas de supervisar el correcto uso de los ingresos captados por la I.E. Cuando exista denuncia por una inadecuada administración de los ingresos, realizará la investigación y si el caso lo amerita se iniciará procesos administrativo al responsable. De conformidad a lo dispuesto en la R.M. Nº 218-2004-ED, todas las Instituciones Educativas del Estado deben tener un solo Libro Caja que se denomina: Libro de Caja de los Recursos Directamente Recaudados, que será de responsabilidad del Tesorero o de quien haga sus veces. Si la I.E. no cuenta con Tesorero, el CONEI decidirá entre sus miembros quien será el responsable de dicha labor. 3

5. REGISTRO DE LOS INGRESOS Y EGRESOS EN EL LIBRO CAJA El D.S. 009-2005-ED “Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo” dispone en los Arts. Nos. 37°, 38° y 39°, que los Recursos Propios de las I.E. Públicas, son gestionados por el Comité de Gestión de Recursos Propios de cada I.E. Para esto, el Tesorero depositará a la cuenta bancaria de la I.E., todas las entradas, en casos excepcionales, por razones de lejanía a entidades bancarias, el Comité administrará directamente dichos recursos, estableciendo mecanismos de transparencia, que incluyen brindar información a los padres de familia y autoridades educativas. Los recursos propios que genera y las donaciones que reciba en dinero (por ser libro caja), se destinarán a mejorar la calidad del servicio educativo, que incluye entre otros, la adquisición de material educativo y el mantenimiento de la infraestructura. 4

11. Mes de Septiembre Folio 11 INGRESOS Folio 11 EGRESOS 10 3,046.50 Totales 3,046.50 Totales 1,826.50 Saldo para el siguiente mes. 1,220.00 Total egresos 3,046.50 Total ingresos 450.00 120.00 90.00 450.00 110.00 Compra de dos pizarras Librería “Despertar”. Pago por reparación de SS.HH. Sr. Federico Castello. Pago a la Florería Los Claveles Según Factura 001-0031. Pago a profesor de Danzas Folkloricas Sr. I. Aponte. Pago por reparación de la fotocopiadora, Sr. Carlos Domínguez. 02 11 21 29 29 200.00 16.50 180.00 Curso de danzas. Recibos de Caja Nos. 25, 26, 27 y 28. Ingresos por Reporte de intereses mes de agosto Cta. de Ahorros Bco... Alquiler de loza deportiva, recibo No. 00182 18 29 29 Día 2,650.00 Saldo mes anterior Día

12. Mes de Octubre Folio 12 INGRESOS Folio 12 EGRESOS 11 2,773.00 Totales 2,773.00 Totales 1,253.00 Saldo para el siguiente mes. 1,520.00 Total egresos 2,773.00 Total ingresos 300.00 300.00 325.00 150.00 120.00 325.00 Compra de pintura - Ferretería “Díaz” Boleta Nº 002-0172. Pago por pintura de fachada. Sr. Juan C. Oblitas. Pago a la Ferretería “La Luz”, Boleta Nº 001-00712 Pago por servicios de eléctricos al Sr. R. Calderón. Pago por compra de 3 teclados. PC-STORE, Boleta Nº 002-0167. Servicio de Internet a la RCP, mes de noviembre, Boleta Nº 001-A-00161 03 03 10 11 25 30 600.00 166.50 180.00 Donación de la ONG “ÚNICA” según Recibo de Caja No. 00183 Venta de buzos e insignias según Recibos de Caja Nos. 00183, 00184 y 00185. Alquiler de loza deportiva, recibo Nº 00182 02 09 29 Día 1,826.50 Saldo mes anterior Día

13. RECURSOS DE UNA I.E. PÚBLICA 12