1. Capacitación de secretario de club 1
ASOCIACION INTERNACIONAL DE
CLUBES DE LEONES
DISTRITO F 2 DE COLOMBIA
Seminario para secretario
corozal 7 de junio del 2015
manuelverbel@gmail.com

2. BIENVENIDO
Usted ha sido elegido al cargo de secretario de
club
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3. Introducción
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Como secretario, es usted parte integral del equipo de liderato
que trabaja para apoyar al presidente del club. El éxito de un
Club de Leones depende en gran parte de la labor que realicen
el Secretario y Tesorero. De la habilidad y puntualidad en él
envió de los informes, correspondencia, cobro de las cuotas y
pagos de compromisos
No obstante, es importante recordar que es usted parte de
algo mucho más grande.

4. Estructura de la Asociación Internacional de
Clubes de Leones
Área Estatutaria
Distrito Múltiple
Distrito
Región*
Zona
Club
• Un club consiste de un
mínimo de 20 socios
• Una zona consiste de 4 a 8
clubes
• Una región consiste de 10 a 16
clubes*
• Un distrito está compuesto de
al menos 35 clubes con 1250
socios activos
• Los diferentes distritos de un
área geográfica determinada
componen el distrito múltiple
• Cada club de Leones está
situado en una de las siete
áreas estatutarias, cada una de
las cuales está representada
por al menos un director
internacional
*optativo
Capacitación de secretario de club 4

5. El equipo de liderato del club
Ahora echemos un vistazo al organigrama del club.
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1er
Vicepresidente
Club Members
Board of Directors
President
Secretario Tesorero2º
Vicepresidente
Expresidente
inmediato
Socios del club
Junta Directiva
Presidente

6. SECRETARIO
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Como secretario, usted es el director comercial del club.
Es oficial de enlace entre el club, el distrito y la oficina
internacional.
Es el funcionario registrador del club recibe, redacta y
responde la correspondencia, archivar los documentos,
extender las actas, llevar adelante la agenda del club. Se
encarga de la gestión cotidiana, siempre rindiendo cuentas
al Presidente y Junta Directiva.

7. PERFIL DEL SECRETARIO
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• Buena presencia.
• Persona de buen trato, amable, cortés y seria.
• Excelente redacción y ortografía.
• Facilidad de expresión verbal y escrita.
• Persona proactiva y organizada.
• Facilidad para interactuar en grupos.
• Dominio de sistemas operativos, Office, Internet
• Brindar apoyo a todos los Comités.
• Buenas relaciones interpersonales.
• Dinámica entusiasta.
• Habilidades para el planeamiento,motivación, liderazgo y toma de
decisiones.
• Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión

8. Persona designada por el Presidente del Club, en la
que éste tenga plena confianza. Se convertirá en su
mano derecha.
Debe brindarle un apoyo incondicional y además de
acompañarlo 100% en el proceso a seguir dentro del
club.
Estará bajo la supervisión directa del presidente y la
junta directiva. Actuará como oficial de enlace entre el
Club y el Distrito.
IMPORTANCIA DEL SECRETARIO
EN EL CLUB DE LEONES
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9. Responsabilidades del secretario de club
 Asistir a todas las reuniones del club y de la junta
directiva
 Actúa como enlace entre el Club y el Distrito, mantiene en
contacto permanente con el Secretario del Gabinete de
Distrito.
 Organizar las reuniones del club y junta directiva
 Registrar las actas de las reuniones
 Mantener los expedientes del club
 Recibir y responder la correspondencia del club
 Completar y presentar los informes del club a la
asociación
 Cooperar como miembro activo del Comité Consultivo del
Gobernador del Distrito
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10. En el sistema MyLCI el secretario del club realiza las siguientes
actividades:
accede al sistema
Invitación de socios nuevos, ingresa socios(ME6B)
da de baja a un socio
reincorpora socios
Traslado de un socio(ME20)
actualiza los datos de socios, añade o remueve una Unidad Familiar.
Tramita los Informes Mensual de Movimiento de socios(C-23-A),
Expedientes de los socios, Informes de actividades Mensual o Anual de
club(MYLCI), Tarjeta de Afiliación, Registra los dirigentes de club,
cambiando o actualizando sus datos (PU101), y enviar copia a secretaria
del distrito.
Responsabilidades del secretario de club
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11. En las reuniones de Comité Asesor (Reunión de Zona)
presenta por escrito un informe del estado de su Club y del
cumplimiento que ha dado a sus obligaciones como Secretario.
Presentar al Gabinete del Gobernador los informes que
requieran, incluyendo copias de los informes mensuales de
movimiento de socios.
Ser miembro activo del Comité Asesor del Gobernador de la
Zona en que se encuentre el club y colaborar con dicho comité.
Llevar los archivos generales del club, el acta de las asambleas
y reuniones de la Junta Directiva, el registro de asistencia,
nombramientos de comités, elecciones, clasificaciones de socios,
direcciones y teléfonos de los socios.
Responsabilidades del secretario de club
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12. Actas. (bien escritas, veracidad, concisas, foliadas).
La carta constitutiva del club
Los estatutos y reglamentos
Correspondencia (llegada, salida).
Archivos (circulares, boletines, materiales de convenciones,
etc.).
libro de Asistencia(reuniones , actividades de servicio recaudos).
Libros( hoja de vidas de los socios, leones educando, club leo,
libro de inventario de bienes)
Carpeta de varios( certificados, fotos , etc)
Preparación de las reuniones.
Protocolo.
Otros
EN RELACIÓN CON EL CLUB
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13. Responsabilidades del secretario de club
El calendario siguiente es común:
Tipodereuniones
Anualmente
• Reunión de transición de dirigentes
• Aniversario de carta constitutiva
Cuando sea necesario
• Reuniones extraordinarias de la Junta Directiva (cuando lo
soliciten 3 o más miembros de la junta)
• Reuniones extraordinarias del club (cuando se soliciten con al
menos 10 días de antelación)
Mensualmente
• Reunión ordinaria de la Junta Directiva
• Reunión ordinaria del club
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14. Responsabilidades del secretario de club
Sus funciones con respecto a las reuniones constan de 3
etapas.
1. Antes de la reunión
2. Durante la reunión
3. Después de la reunión
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15. Responsabilidades del secretario de club
 Enviar con antelación un aviso a los socios sobre la fecha y hora
de la reunión
 Junto con el presidente, preparar el orden del día de la reunión
 Reunir la correspondencia que deba entregarse a los
presidentes o miembros de los comités
 Preparar los premios o carpetas para nuevos socios cuando
corresponda
 Preparar la nómina del club para tomar asistencia
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Etapa 1 – Antes de la reunión

16. Responsabilidades del secretario de club
 Tomar asistencia
 Registrar las actas de la reunión
 Documentar los oradores invitados, visitantes Leones y
visitantes ajenos al Leonismo
 Reunir información sobre las actividades de los comités
 Pedir a los nuevos socios que rellenen los formularios
correspondientes
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Etapa 2 – Durante la reunión

17. Responsabilidades del secretario de club
 Anotar la asistencia
 Anotar los premios presentados
 Archivar/distribuir una copia de las actas de la reunión una vez
que han sido aprobadas(por e-mail).
 Hacer seguimiento de los asuntos pendientes de la reunión
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Etapa 3 – Después de la reunión

18. Responsabilidades del secretario de club
El secretario también es responsable de preparar las
reuniones de la junta directiva.
Es importante recordar que las responsabilidades de los
secretarios de club varían dependiendo de las prácticas
regionales y procedimientos establecidos en el club.
QUE ES UN ACTA
Es el documento escrito más importante del club.
En él están escritos cronológicamente todos los
acontecimientos.
Es la historia permanente de la entidad.
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19. Responsabilidades del secretario de club
Dedique unos minutos a examinar con el secretario saliente
la manera en que se toman las actas en la actualidad.
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• Tipo de reunión (ordinaria, extraordinaria o de la junta
directiva)
• Fecha y lugar de la reunión
• Nombre de la persona que preside la reunión
• Si han sido aprobadas las actas de la reunión previa
• Todas las mociones, sus promotores y si las mociones fueron o
no fueron admitidas
• Todos los puntos del orden del día y apelaciones y si fueron o
no fueron admitidas
• La hora en que la reunión fue llamada a orden y la hora en que
se levantó la sesión
Generalmente, las actas se registran…

20. Responsabilidades del secretario de club
Las actas son para registrar lo que hace el club y no lo que
dicen los socios.
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Por lo tanto, el debate se considera informal y no se
registra.
Es importante usar la terminología correcta.

21. Responsabilidades del secretario de club
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ORDEN DEL DIA PARA REUNION DE JUNTA DIRECTIVA
Llamado a lista y Verificación del quorum
Apertura a cargo del presidente
Lectura y aprobación acta anterior
Informes; financiero, de comités u otro
Informe del presidente
Asuntos varios
Clausura
Se somete a aprobación diciendo:
“En consideración del orden del día”

22. Responsabilidades del secretario de club
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ORDEN DEL DIA PARA REUNIONES PLENARIAS
Apertura de la reunión por el Presidente
Himno Nacional
Verificación del quorum y llamado a Lista por el Secretario.
Invocación Leonística
Presentación de los invitados
Instrucción leonística
Lectura del Acta anterior
Presentación de informes (Protocolo)
Proposiciones y varios
Himno leonístico
clausura

23. Responsabilidades del secretario de club
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CERTIFICADO REGISTRO EN CAMARA DE
COMERCIO
Carta donde conste la aceptación de cargos con
nombres completos y C.C.
Comunicación para solicitar el registro.
Comprobante de pago de impuestos

24. REQUISITOS PARA EL REGISTRO DE ACTAS
las actas se registran en la Cámara de Comercio, Únicamente aquellas que contengan
decisiones que deban aparecer en el certificado de existencia y representación legal
1. Número del acta
2. Nombre de la sociedad, empresa unipersonal o entidad sin ánimo de lucro.
3. Lugar, fecha y hora de reunión
4. Forma y antelación de la convocatoria. Es decir, debe indicarse cómo se citó a la reunión
(por ej: a través de carta, aviso de periódico, etc.) y con qué anterioridad se realizó la
citación a la reunión,debe convocarse tal como lo ordena el código de comercio en su
articulo 424.
5. Quién citó a la reunión y en qué calidad la citó (el gerente, el revisor fiscal, etc.)
6. Clase de reunión: si es ordinaria o extraordinaria
7. Lista de asistentes a dicha reunión, indicando si asistieron personalmente.
8. Constancia del quorum verificado según los estatutos.
9. Orden del día de la reunión.
10. Los votos emitidos a favor, en contra o en blanco al momento de tomar las decisiones.
11. Constancia de la aprobación del acta por los asistentes o por las personas designadas en
la reunión para tal efecto.
12. Hora a la cual se levantó la sesión.
13. Firma o constancia de firma del presidente y secretario de la reunión. Se
recomienda que su designación conste en el acta.
Responsabilidades del secretario de club

25. Responsabilidades del secretario de club
Para acceder a "MyLCI":
1. Vaya a www.lionsclubs.org 2. Haga clic en "MyLCI"
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31. Planificar el equipo
El objetivo de esta sección es ofrecerle orientación para que
pueda estructurar su gestión como secretario de club.
Vamos a…
 Identificar maneras de prepararse
para su nuevo rol y
responsabilidades
 Resumir las acciones que tendrá que
realizar a lo largo de su gestión
 Identificar los asuntos a considerar
cuando el club pasa al siguiente
equipo de líderes
Capacitación de secretario de club 31

32. Recursos
Puede obtener información adicional familiarizándose con los documentos
y material de capacitación en el sitio web de la asociación.
Páginas web:
MyLCI
Orientación de Dirigentes de Club
El Centro de Recursos de Liderato
Centro Leonístico de Aprendizaje
Recursos para socios del club de Leones
Administración del club
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33. Felicitaciones por haber completado la primera parte de su
Capacitación de Secretario de Club.
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34. Gracias por participar.
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