2. GESTIÓN DOCUMENTAL II
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
MARIA JOSE PALACIOS NIETO
DOCENTE:
LUZ MARINA ARIAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
CHIA 2015
3. INTRODUCCIÓN
Un sistema de gestión documental es un conjunto de normas, técnicas y
prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en
una organización, para así permitir la recuperación de información desde
ellos, eliminando los que ya no sirven y asegurar la conservación
indefinida de los documentos más importantes para cada identidad ,
mediante esta investigación podemos determinar que es un sistema de
gestión documental pero además los requisitos que se necesitan para su
implementación , así como por medio de las visitas que realizamos a las
diferentes identidades que tienen implementado un sistema de gestión
documental podemos canalizar los conceptos y desarrollar de manera
exitosa nuestras actividades
4. OBJETIVOS
Por medio de la visita a la entidad reconocer como funciona un sistema
de gestión documental .
Reconocer cuales son las generalidades de un sistema de gestión
Documental
Identificar cuales son las características de una sistema de gestión
documental
5. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
El sistema de gestión documental guarda distintas copias o versiones
de los documentos, permitiendo recuperar versiones anteriores en caso
de necesidad o identificar al autor de las modificaciones ya que algunos
documentos evolucionan con el tiempo y los usuarios con la medida del
tiempo le van realizando modificación y revisiones de forma continua.
Un sistema de gestión documental permite hacer búsquedas de
documentos de forma rápida y sencilla, a la vez que habilita la consulta
de histórico de modificaciones de los usuarios para cada documento.
6. REQUISITOS PARA UN SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
Decidir la forma y la estructura en que los documentos se deberían
crear e incorporar al sistema, y las tecnologías que tienen que usarse.
Identificar y evaluar las oportunidades para mejorar la eficacia,
eficiencia o calidad de los procesos, las decisiones y las acciones que
puedan derivarse de una mejor creación o gestión de los documentos.
Cumplir los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables
y la política de la organización.
Evaluar los riesgos que se derivan de la ausencia de documentos que
testimonien las actividades realizadas.
7. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
Decreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II, capítulo VI
Se establece que las diferentes identidades deben contar con un sistema de gestión
documental que contenga:
Mantener la integridad de cada uno de los documentos
Permitir el acceso y disponibilidad a los documentos de archivo
Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, dividirlo así en
series y subseries, a largo plazo.
Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD.
Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a
través de cuadros de clasificación documental.
Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y asi mismo de
los documentos electrónicos
9. VISITA ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN
PERSONA QUE ATENDIO LA VISITA :
ROQUE SERRATO BONILLA
PROFESIONAL EN CIENCIAS DE LA INORMACIÓN
10. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
( eSIGNA )
• El archivo general de la nación ha
ido más allá de las labores
archivísticas cotidianas, y por lo
tanto sus labores se orientan hacia
el establecimiento de un programa
de gestión, que genere beneficios
a la comunidad y a la sociedad en
general
12. ¿COMO FUNCIONA eSIGNA?
• Permite Gestionar los procesos de
la entidad a partir de unas fechas
de información estructurada , toda
esta información puede ser
publicada en la sede electrónica
para que el propio ciudadano
tramita sus solicitudes
• Brinda la oportunidad de aumentar
la producción en la gestión
administrativa para reducir la
localización de documentos y
proteger el archivo de cualquier
entidad mediante varias copias
seguras.
13. ¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS QUE SE HAN
TENIDO EN CUENTA PARA LA SELECCIÓN DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS?
Mantener toda la documentación de la entidad organizada.
Poder suministrar información a quien la necesite de forma rápida y
oportuna.
Facilitar la información para el usuario
Brindarle a los usuarios internos y externos la información de los documentos
que ellos requieran
14. ¿DE QUÉ MANERA LOGRAN GARANTIZAR LA
INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN EN EL
SISTEMA?
Brindándole a los usuarios las correctas indicaciones para trabajar en el
sistema y que sea de agrado y resuelva las necesidades de cada uno.
Contando con personal idóneo, responsable y comprometido con el desarrollo
del sistema.
Cada funcionario deberá contar con un usuario y una contraseña para poder
acceso al sistema.
Teniendo sumo cuidado y siguiendo las directrices a la hora de alimentar el
sistema o cuando se esta trabajando en el.
15. CONCLUSIONES
El diseño y aplicación de un sistema de gestión documental en una entidad,
mejora notablemente el control y la organización de los documentos, y
contribuye al logro y mejoramiento de organización.
El sistema de gestión documental mejora y agiliza el proceso de intercambio
de información entre las dependencias y las entidades involucradas en el
sistema.