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SAP HCM Online Training Course Contents :
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Introduction to ERP
Overview of SAP
SAP-HCM Module at a glance
Organizational Management
Organizational Structure (Simple Maintenance & Expert Mode)
Objects, Additional Object Types ,Task Description/Department/Staff
Plan Versions ,Org Management Infotypes
Account assignment features, Structure Maintenance
Configure Positions, Jobs, Cost Center Assignment, Reporting Relationships
Personnel Administration
Enterprise Structure & Personnel Structure
Web & Social Media Analytics Previous Year Question Paper.pdf
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Basic Approaches
Do a
Forecast
counting each
Penny
Find the
differences
afterwards
Punish the
culprits
Create a Plan
based of
Forecast and
business
parameters
Act
according to
your plan
Improve
planning
quality
through
learning loop
From:
To:
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What is it all about?
• Payroll results
• Master data
• Organisational structure
Forecast for personnel cost based on current
information
• Assumptions for the whole organisation
• Apply to change forecast
Applying scenarios
• Line managers make changes according to business requirements
• May comprise more than one planning cycle
Interactive Planning
Slide 3www.magnifictraining.com
4. www.iprocon.com
Cost Item = Central Building Block
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cost item
wagetype
symbolic
account
FI/CO account
0..1
0..n n..m
• Using the symbolic account concept from payroll
• 3 types:
• Direct cost items: derived from data basis, e.g. Basic salary
• Dependant cost items: calculated from other cost items, e.g. NI
contributions
• Additional cost items: created in planning run, e.g. Headcount or FTE
Configuration BAdI Programming
5. www.iprocon.com
The Planning Process in SAP
Slide 5
www.magnifictraining.com
Planning
preparation
Data
collection
Planning
run using
business
rules
Detail
planning
(applying
same
business
rules)
Transfering
results
Framework
and
configuration
Data basis
from PA, PY,
OM, T&EM
Planning
runs per
scenario
Agreed final
plan version
Integrated in
SAP CO
plans
6. www.iprocon.com
Result of planning process
Data basis
Design principle: logic required in detail planning should not sit here
Planning run
scen. 1
Planning run
scen. 2
Plan scen 2 after
detail planning
Transferred to plan
version in CO
module
Planning run
scen. 3
Plan scen 3 after
detail planning
Slide: 6
7. www.iprocon.com
Agenda
■ Personnel Cost Planning – Basics
■ The Planning Process
► Preparation
► Data collection
► Planning run
► Detail planning and data transfer
■ Selected Best practices
Slide 7www.magnifictraining.com
9. www.iprocon.com
E.g.: Variations and scenarios
Slide 9www.magnifictraining.com
planning
preparation
data collection
planning run Detail-planning transfer of results
Scenario 2:
„Recession“
Scenario 1:
„Normal“
Bonus
employees
Bonus
Execs
Annual salary
change
EE subgroup
10: „Salaried
employees“
EE subgroup
20:
„Executives“
feature
HCP01
10. www.iprocon.com
Agenda
■ Personnel Cost Planning – Basics
■ The Planning Process
► Preparation
► Data collection
► Planning run
► Detail planning and data transfer
■ Selected Best practices
Slide 10www.magnifictraining.com
12. www.iprocon.com
Employee Data
■ Data collection methods
► Infotype 0008 – basic salary
► Infotype 0014 – recurring payments / deductions
► Infotype 0015 – additional payments
► Difference between actual and planned pay
► Compensation guidelines (from compensation management)
► Payroll results (real or simulated)
► Simulated payscale change
► Data from training and event management
► Custom data collection methods (enhancement – often used for
country specific payroll infotypes not included in standard, such as
0071 for UK pension schemes)
Slide 12www.magnifictraining.com
planning
preparation
data collection
planning run Detailplanning transfer of results
13. www.iprocon.com
Payroll results or master data??
How and why to use payroll results?
• Posting run fills planning cluster
• For future periods, this can be based on a simulation
• Very tempting: looks accurate and no little extra config
The downside:
• If all comes from payroll, dependencies are not ‚known‘ to cost planning, so
detail planning won‘t work
• Master data and configuration for the whole planning period must be available so
payroll can run
• Performance issues (may run for hours or even days)
• You may not have payroll for all countries running in SAP
Blended solution
• Often some elements are taken from PAST payroll results (e.g. overtime) as
basis for forecast
Seite 13www.magnifictraining.com
planning
preparation
data collection
planning run Detailplanning transfer of results
15. www.iprocon.com
Data Collection for Employee
■ Run Report (transaction PHCPDCEM)
■ Data collection
► Infotype 0008 – basic pay
► Infotype 0015 – Additional Payments
■ View Infotype 0666 „Planning of Pers.
Costs“
■ Manipulate data (transaction PHCPDCUI)
■ Delete data basis (transaction PHCPDCDL)
Slide 15www.magnifictraining.com
Demo Video on
16. www.iprocon.com
Organisational Data
■ Data collection methods
► Infotype 1005 – planned compensation
► Data from connected objects (e.g. averages)
► Data for vacant positions
► Data from quota planning
► TEM (Training cost)
► Custom data (Enhancement)
Slide 16www.magnifictraining.com
planning
preparation
data collection
planning run Detailplanning transfer of results
17. www.iprocon.com
Putting a £-Sign to Vacancies
Slide 18www.magnifictraining.com
Infotype „Planned
Compensation“ (Positions)
Transparent
High data maintenance effort
One cost item only
Jobs
Transparent
Low data maintenance effort
Possibly several cost items
Requires proper job catalogue
Occupier
No data maintenance
Several cost items
Not transparent
18. www.iprocon.com
Agenda
■ Personnel Cost Planning – Basics
■ The Planning Process
► Preparation
► Data collection
► Planning run
► Detail planning and data transfer
■ Selected Best practices
Slide 19www.magnifictraining.com
20. www.iprocon.com
Cost items
Slide 21www.magnifictraining.com
planning
preparation
data collection
planning run Detailplanning transfer of results
Planning run uses same data basis to calculate several scenarios. The result
of the planning run are the dependent and additional cost items incl. key
figures – added to the direct cost items from the data collection.
• From data collection
• Basis for dependent cost items
• e.g. Basic salary
Direct
• Relative value based of other cost items
• May have capping limit
• e.g. Employer NI contribution, pension
Dependent
• Fixed value
• e.g. Allowance for work clothing
Additional
• e.g. headcount
• May depend on work percentage – e.g. FTE
Statistical key figures
21. www.iprocon.com
Planning Run
■ How it works
► Manage planning runs (transaction PHCPADMN)
► Perform a planning run
► Show results
► Delete plans (transaction PHCPPRMV)
■ Examples
► Dependent and additional cost items
► Valuation of vacancies
► Cost distribution
Slide 22www.magnifictraining.com
planning
preparation
data collection
planning run Detailplanning transfer of results
Demo Video on
22. www.iprocon.com
Agenda
■ Personnel Cost Planning – Basics
■ The Planning Process
► Preparation
► Data collection
► Planning run
► Detail planning and data transfer
■ Selected Best practices
Slide 23www.magnifictraining.com
23. www.iprocon.com
Detail Planning
Slide 24www.magnifictraining.com
planning
preparation
data collection
planning run Detailplanning transfer of results
- Individual changes for each object (e.g. Employee) on
cost item level
- Options:
- For whole plan done centrally
- For orgunits done by line managers
- Done in browser as BSP (old) or WebDynpro (new)
- No Portal required
- Can be integrated in MSS in portal
Line manager
Planning run in
Cluster PCL5What makes this great?
The rules for dependent cost items, whether in configuration
or BAdI programming, are applied, whenever a change is
made in detail planning. So, if basic salary is increased, NI is
increased accordingly
25. www.iprocon.com
Transfer of plans
Slide 26www.magnifictraining.com
planning
preparation
data collection
planning run Detail-planning transfer of results
- Transfer into CO module
- Cost items are linked to symbolic accounts
- Symbolic accounts linked to GL accounts
- Activity types only possible via modification
- Creating budgets (CO as well as compensation management)
- Transfer into BI
26. www.iprocon.com
Agenda
■ Personnel Cost Planning – Basics
■ The Planning Process
► Preparation
► Data collection
► Planning run
► Detail planning and data transfer
■ Selected Best practices
Slide 27www.magnifictraining.com
27. www.iprocon.com
Selected Best Practices
Slide 28www.magnifictraining.com
• Absence Valuation
• Plan vs. Actual: rolling forecast
• Accumulate cost items
• Manual maintainance of infotype 5010
Simplifying the process
Higher quality in the results
28. www.iprocon.com
Valuation of absences
SAP standard can consider absences
• But deletes all cost items for absence period of defined
absences
• In some cases, you want only some cost items deleted
or change valuation
Custom solution:
• Selectively delete or change cost items in absence
periods
• BAdI HRHCP00_DC_COSTITEMS
Slide 29www.magnifictraining.com
29. www.iprocon.com
Having a plan
Slide 30www.magnifictraining.com
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
35000
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Plan
Plan
32. www.iprocon.com
Accumlate Cost Items
Seite 33www.magnifictraining.com
Basic Pay
Overtime
Bonus payment
NI
Pension
ER
XYZbenefi
s
NI
Pension
ER
XYZbenefi
s
NI
Pension
ER
XYZbenefi
s
33. www.iprocon.com
Accumlate Cost Items
Seite 34www.magnifictraining.com
Basis Pay
Overtime
Bonus payment Basis NI and pension
Transparent calculation
Improved performance in planning run
NI
Pension
ER
XYZbenefi
s
34. www.iprocon.com
Manual Maintenance of Infotype 5010
■ Some elements difficult to forecast based on
existing HR data
► E.g. overtime depends on future business volume more than
data from past
► Requires judgement from line manager
► Based on business data like sales forecasts
► Not assigned to particular employee
Slide: 35
■ Pragmatic solution:
► Estimate overtime volume
and capture it directly in IT
5010 for department
► Also applicable for training
cost, recruitment cost,
entertainment,…
35. www.iprocon.com
Further Proven Enhancements
Recruitment Wave
Simulated leavers
• By age
• According to contract end date in infotype 0016
Integrating pensioners
• In SAP standard, they are not part of OM and therefore excluded from cost planning
UK pension schemes:
• Custom data collection method for infotype 0071
Get overtime and shift allowances from payroll
• Selective reading of payroll results – may even shift to different periods (e.g. for overtime at
Easter)
UK NI calculation and BUPA without using payroll results
Integration into Processes & Forms
Seite 36
www.magnifictraining.com
36. www.iprocon.com
Project examples
Client Scope Time / effort
Chemicals, 1,000 staff, UK +
German subsidiary
Pragmatic implementation
incl. detail planning and BI,
but no line manager
involvement
- 10 weeks
- 15 consultant days
Bank, Germany, 4,000 staff Complex implementation incl.
detail planning with line
managers and 3rd party CO
interface
- 9 months
- 60 consultant days
International organisation,
2,000 staff
Complex implementation with
many bespoke planning
elements (e.g. recruitment
wave)
- 6 months
- 50 consultant days
IT service provider, 800 staff Building a pragmatic pilot
without line manager
involvement
- 2 weeks
- 5 consultant days
Group of universities, >50,000
staff
Full redesign and
performance optimisation
- 3 months
- 20 consultant days
Slide: 37
38. Should you require any further
information please do not
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Daten sammelt Daten der MA oder Oes und speichert Sie im IT0666 bzw. IT5010 unter einem Subtypen ab.
Subtypen: Ein Subtyp stellt die Datenbasis für einen Daten slauf bzw. Costplan dar. Wichtig: Daten die in einen Plan einfließen sollen müssen immer in einem Subtypen gesammelt werden (1 Plan = 1 Subtyp). Die Zeitbindung der Subtypen kann im Customizing eingestellt werden.
Subtypen können z. B. genutzt werden um die direkten PersonnelCost von den SchulungsCost zu trennen. Alternativ kann in einem Subtyp ein Plan „festgeschrieben“ werden, in einem weiteren Subtypen eine Hochrechnung erfolgen. Diese Subtypen können dann miteinander verglichen werden um einen Plan / Ist – Vergleich zu erreichen.
Infotyp 8 Basisbezüge
Das System liest die Datensätze des Infotyps Basisbezüge (0008) für den ausgewählten Zeitraum und bewertet die Lohnarten.
Infotyp 10 Vermögensbildung
Das System liest die Datensätze des Infotyps Vermögensbildung (0010) für den Datenauswahlzeitraum und bestimmt die Zeiträume der Payrollsperioden, in denen die Zahlung der Vermögensbildung fällig ist.
Infotyp 14 wiederkehrende Be-/Abzüge
Das System liest die Datensätze des Infotyps Wiederkehrende Be- und Abzüge (0014) für den Datenauswahlzeitraum, bewertet die Lohnarten und bestimmt die Zeiträume der Payrollsperioden, in denen der Be- oder Abzug fällig ist
Infotyp 15 Ergänzende Zahlungen
Das System liest die Datensätze des Infotyps Ergänzende Zahlungen (0015) für den Datenauswahlzeitraum und bewertet die Lohnarten
Differenzbetrag Ist – zu Sollbezahlung
Mit dieser Daten smethode für Mitarbeiter können Sie die Cost aus den Basisbezügen des Mitarbeiters mit den Cost laut Sollbezahlung der verknüpften Planstelle vergleichen und die DifferenzCost ermitteln, um sie mit dem Daten sreport im Infotyp planning PersonnelCost (0666) als Datenbasis für die PersonnelCostplanning zu speichern. Damit können Sie beispielsweise untersuchen, welche Cost entstehen würden, wenn Sie das Gehalt Ihrer Mitarbeiter auf den Mittelwert des Gehaltsbandes anheben würden.
Vergütungsrichtlinien (Vergütungsmanagement)
Das System liest gemäß der angegebenen Parameter Anpassungsart und -grund die für die selektierten Mitarbeiter gültigen (Matrix-)Richtlinien und die darin hinterlegten Beträge. Die in den Richtlinien angegebenen Lohnarten werden gemäß der Customizing-Einstellungen in Costbestandteile umgesetzt.
Daten aus der PersonnelPayroll
Das System liest die Payrollsdaten vom Cluster PCL5 CB, die von der Buchung der PersonnelPayroll bereitgestellt wurden. Bevor die results der PersonnelPayroll im Rahmen der Daten verwendet werden können, müssen diese ins Cluster CB transferiert werden. Dies geschieht über die Buchungsschnittstelle (RPCIPE00) und kann monatlich mit der produktiven Buchung oder unmittelbar vor der Daten über Testläufe des RPCIPE00 erfolgen. Wichtig: Schalter HCP00 / VERSN (Payrollsresults bereitstellen) auf 2 stehen(neue PKP)
Simulierte tarifliche Umstufung
Mit dieser Daten smethode für Mitarbeiter können Sie die DifferenzCost sammeln, die bei einer tariflichen Umstufung entstehen würden, um sie mit dem Daten sreport im Infotyp planning PersonnelCost (0666) als Datenbasis für die PersonnelCostplanning zu speichern. Das System ermittelt die Differenz zwischen den Costbestandteilen aus der Simulation und den Costbestandteilen aus den von der Datenbank gelesenen Daten und gibt die DifferenzCost an den Daten sreport zurück.
Daten aus dem Veranstaltungsmanagement
Das System liest für den ausgewählten Zeitraum die Teilnahmegebühren und das Payrollsdatum für die Mitarbeiter. Daraus werden Costbestandteilssätze ermittelt, die als einmalige Cost ohne Zeitraum zum Buchungsdatum der Teilnahme erzeugt werden. Die Costbestandteile können nach internen und externen Schulungen differenziert werden. Das System verwendet dabei die Costbestandteile aus den Parameterwerten der Methode. Der Betrag des Costbestandteils wird aus der Gebühr einer Teilnahmebuchung und der Anzahl Teilnahmen ermittelt, die als Betrag pro Einheit und Anzahl ebenfalls in den Costbestandteilssatz einfließen
Infotyp 0521 Altersteilzeit
SAP R/3 liest die Datensätze des Infotyps Altersteilzeit D (0521) für den angegebenen Datenauswahlzeitraum. Es prüft, ob der Mitarbeiter für diesen Zeitraum im Infotyp Sozialversicherung (0013) gemäß dem Primärattribut als Altersteilzeitler gekennzeichnet ist. Anschließend ruft es die Daten smethode auf, die Sie mit dem Parameter Daten smethode angeben. Mit dieser Methode ermittelt es die Costbestandteile, die als Grundlage zur Berechnung der durch die Altersteilzeit entstehenden Cost dienen. Auf der Grundlage der ermittelten Costbestandteile berechnet SAP R/3 mit dem für das Altersteilzeitmodell (ATZ-Modell) hinterlegten Aufstockungsprozentsatz den Aufstockungsbetrag. Wenn im Infotyp Altersteilzeit D (0521) ein individueller Aufstockungsprozentsatz hinterlegt ist, verwendet es stattdessen diesen für die Berechnung. Die so ermittelten Cost gibt es in einem Datensatz an den Daten sreport zurück. Für diesen Datensatz verwendet es den Costbestandteil, den Sie mit dem Parameter Costbestandteil ATZ-Aufstockung angeben. Wenn Sie mit diesem Parameter keinen Costbestandteil angeben, erzeugt SAP R/3 den Datensatz mit dem ursprünglichen Costbestandteil. Wenn Sie mit dem Parameter Costbestandteil ATZ-Rückstellung einen Costbestandteil angeben, berechnet SAP R/3 zusätzlich die Cost, die in der aktiven Phase eines Blockmodells zurückgestellt werden müssen
ACHTUNG: Es wird keine 2. Aufstockung und auch keine RV-Aufstockung berechnet!
Vergütungsrichtlinien Enterprise (ES 2.0)
Mit dieser Daten smethode für Mitarbeiter können Sie Daten aus den Vergütungsrichtlinien Enterprise sammeln. SAP R/3 sichert die gesammelten Daten mit dem Daten sreport im Infotyp planning PersonnelCost (0666). Damit stehen sie als Datenbasis für die PersonnelCostplanning zur Verfügung. SAP R/3 liest anhand der angegebenen Vergütungsrunde und gegebenenfalls des Vergütungsplans die für die selektierten Mitarbeiter gültigen Vergütungsrichtlinien und Matrixrichtlinien und die darin hinterlegten Beträge. Aus den Lohnarten, die in den Richtlinien angegeben sind, erzeugt es die entsprechenden Costbestandteile.
Die Dokumentation zu jeder Daten smethode des Standard steht im Datensammelreport bei der Auswahl der Methoden (als Info-Button) zur Verfügung.
Einige Daten smethoden stehen erst mit Extension Set 2.0 (ES 2.0) zur Verfügung.
Veranstaltungsmanagement (SchulungsCost)
Das System liest für den ausgewählten Zeitraum die Teilnahmegebühren und das Payrollsdatum für die Organisationseinheiten. Daraus werden Costbestandteilssätze ermittelt, die als einmalige Cost ohne Zeitraum zum Buchungsdatum der Teilnahme erzeugt werden. Die Costbestandteile können nach internen und externen Schulungen differenziert werden.
Infotyp 1005 – Sollbezahlung
Mit dieser Daten smethode für organisatorische Objekte können Sie Daten aus dem Infotyp Sollbezahlung (1005) sammeln, um sie mit dem Daten sreport im Infotyp planning PersonnelCost (5010) als Datenbasis für die PersonnelCostplanning zu speichern. Es werden nur die Datensätze Infotyps Sollbezahlung (1005) des entsprechenden Objekts berücksichtigt. Die Daten smethode führt keine Vererbung von der Stelle an die Planstelle durch, wenn für die Planstelle kein Infotyp Sollbezahlung existiert. Die Vererbung der Costdaten erfolgt später im Prozess bei der Erstellung der planningsläufe. Möchten Sie dennoch für jede Planstelle eine Datenbasis auf Grundlage des Infotyps Sollbezahlung erzeugen (z.B. um diese noch zu verändern oder zu ergänzen), so können Sie das realisieren, indem Sie im Anschluss an den Datensammellauf mit dieser Methode Daten aus verknüpften Costobjekten sammeln starten.
Daten aus verknüpften Costobjekten (Durchschnittsbildung)
Mit dieser Daten smethode für organisatorische Objekte können Sie Daten aus dem Infotyp planning PersonnelCost (5010/0666) aus verknüpften Costobjekten sammeln und kumulieren bzw. einen Durchschnittswert bilden. Die resultierenden Datensätze werden mit dem Daten sreport im Infotyp planning PersonnelCost (5010) der selektierten organisatorischen Objekte als Datenbasis für die PersonnelCostplanning gespeichert. Das System liest entlang des angegebenen Auswertungswegs die Daten aus dem Infotyp planning PersonnelCost (0666 bzw. 5010) der Quellobjekte. Diese Daten werden entsprechend der angegebenen Berechnungsart entweder kumuliert, oder es wird ein Durchschnitt für jeden der gefundenen Costbestandteile gebildet. So ergeben sich die Costbestandteile für das Zielobjekt
Daten für vakante Planstellen (Referenz-PerNr bzw. Vorinhaber)
Mit dieser Daten smethode für organisatorische Objekte können Sie Costdaten für vakante Planstellen sammeln, um sie mit dem Daten sreport im Infotyp planning PersonnelCost (5010) alsDatenbasis für die PersonnelCostplanning zu speichern. Die Costdaten werden dabei entweder von einem zukünftigen bzw. früheren Planstelleninhaber oder von der als Parameter übergebenen ReferenzPersonnelnummer gelesen.
NACHTEIL: Alle vakanten Planstellen werden gleich bewertet
Quotaplanning (ES 2.0)
Mit dieser Daten smethode für Organisationseinheiten können Sie Daten aus dem Infotyp Quotaplanning (1019) sammeln. SAP R/3 sichert die gesammelten Daten mit dem Daten sreport im Infotyp planning PersonnelCost (5010). Damit stehen sie als Datenbasis für die PersonnelCostplanning zur Verfügung.
kundeneigene Daten (Erweiterung)
Standardreport
Keine Splits
Nur 12 Spalten
…
Plan
Costverteilung (S 785)
Erweiterter Feldkatalog:
Austritt
LKZ
Viele Weitere, leicht ergänzbar
Diesen auch für Splits nutzen
MAKreis
*007
Excel View mit Layout
Excel für FK
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