El documento describe los formatos condicionales en Excel, que permiten aplicar formatos de texto a celdas dependiendo de si se cumplen ciertas condiciones. Explica cómo aplicar formatos condicionales basados en valores, fórmulas o conjuntos de iconos, y también describe la validación de datos, que permite definir el tipo de datos permitidos en celdas y mostrar mensajes de error para datos no válidos.

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Formato condicional:
El formato condicional se utiliza para aplicar unas características de formato a
determinadas celdas de la hoja de cálculo de Excel, dependiendo de que se cumplan
determinadas condiciones. Por ejemplo, una celda contiene una fórmula que calcula la
variación entre un valor X y otro Y, y se quiere aplicar un sombreado de color verde a
las celdas con valor X si son mayores a las celdas con valor Y, y un sombreado de
color rojo si las celdas con valor X son menores que las celdas con valor Y.
Los formatos condicionales seguirán aplicándose a las celdas hasta que se quiten,
incluso aunque no se cumpla ninguna de las condiciones y no se muestren los
formatos de celda especificados.
Para aplicar los formatos condicionales se siguen los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a las que se quiere dar formato.
2. El menú INICIO posee la ventana llamada ESTILOS, dentro de la cual
seleccionaremos la opción FORMATO CONDICIONAL- NUEVA REGLA.
3. Se nos va a abrir una ventana, donde seleccionaremos la opción: “Aplicar formato
a todas las celdas según sus valores”.
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4. En EDITAR UNA DESCRIPCIÓN DE REGLA, en la parte inferior, podemos
modificar los colores que hacen a una y otra celda. Podemos elegir la cantidad de
escalas de colores que utilizaremos, tipos de valores numéricos, porcentuales
(significa expresado en tantos por cientos), percentiles (el percentil es una medida de
posición no central que nos dice cómo está posicionado un valor respecto al total de
una muestra) y fórmulas (una fórmula es un método práctico de resolver un asunto,
brindar instrucciones o expresar una operación en el ámbito científico). El valor se
determinara de acuerdo a nuestras variantes al igual que el color.
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5. Una vez completado los respectivos campos, presionar ACEPTAR.
6. Se deberán aparecer las celdas con sus respectivos colores de acuerdo de su
contenido.
Formato condicional a partir de una fórmula:
En mi hoja de cálculo, en dos columnas tengo números y en otra celda tengo letras.
Para aplicar este formato condicional a dichas celdas deberemos trabajar en conjunto
con dos funciones más:
 ESTEXTO: es una función que verifica si el contenido de las celdas es texto, y en caso
de serlo, devuelve VERDADERO, y en caso contrario FALSO.
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 NO: convierte una expresión VERDADERO en FALSO y viceversa. La utilidad que se
le da es porque necesitamos identificar las celdas que NO sean TEXTO.
Los pasos a seguir son:
1. Seleccionar las celdas a las cuales queremos aplicar el formato condicional.
2. Vamos al FORMATO CONDICIONAL y seleccionamos NUEVA REGLA.
3. En la nueva ventana que se nos aparecerá seleccionaremos la opción: “Utilice una
fórmula que determine las celdas para aplicar formato”.
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4. En el recuadro inferior, debemos ingresar la fórmula que se debe cumplir para aplicar
la regla. Es donde utilizaremos las dos funciones mencionadas: NO y ESTEXTO.
Ingresaremos la formula: =NO(ESTEXTO($E1)), por ejemplo. Es importante colocar el
signo peso ($) delante de la E (en este ejemplo) porque la condición de la columna no
cambia, pero no debemos ponerlo delante del 1 porque la condición de la fila si
cambia.
5. Una vez escrita esa fórmula seleccionaremos “Formato…” para determinar el formato
que le queremos dar a los números.
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6. Al finalizar esa determinación seleccionar ACEPTAR en la ventana de Formato de
celdas como en la de Nueva regla de formato. Si hicimos todos los pasos correctos,
vamos a obtener como resultado lo siguiente: Veremos pintados los valores de C y D
que no poseen texto.
Formato condicional según conjunto de símbolos:
1. Selecciono las celdas con las que quiero trabajar, y selecciono en Formato
Condicional, la opción CONJUNTO DE ICONOS.
2. Una vez elegido el conjunto de íconos, por defecto, el formato se adapta a los datos
que tenemos. Para modificarlo debemos ir a: Formato condicional, Administrar
Reglas.
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3. En esta ventana en la opción editar regla, podremos configurar el formato de nuestros
íconos, cuáles se colocaran en los valores más bajos a valor X y cuáles se colocaran
en valores más altos a un valor X. Deberemos completar los campos con su respectivo
valor.
4. Para finalizar, seleccionamos ACEPTAR en la ventana “Editar regla de formato” y
también en la ventana de “Administrador de regla de formato condicional”.
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Validación:
La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea
introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de números enteros
comprendidos entre 1 y 50. Se puede configurar la validación de datos para evitar que
los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y comprobarlos tras
finalizar el usuario. También se pueden proporcionar mensajes que definan la entrada
que se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir
errores.
Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje
con instrucciones proporcionadas por el usuario.
La validación de datos resulta especialmente útil al diseñar formularios u hojas de
cálculo que otras personas utilizarán para introducir datos como formularios
presupuestarios o informes de gastos.
Tipos de datos que se pueden validar:
-Números: especifique que la entrada en una celda debe ser un número entero o un
número decimal. Puede establecer un mínimo o máximo, excluir un número o intervalo
determinado, o utilizar una fórmula para calcular la validez de un número.
-Fechas y horas: establezca un mínimo o máximo, excluya determinadas fechas u
horas, o utilice una fórmula para calcular la validez de una fecha u hora.
-Longitud: limite el número de caracteres que se puede escribir en una celda o exija un
número mínimo de caracteres.
-Lista de valores: elabore una lista de las opciones para una celda como, por ejemplo,
pequeño, mediano, grande, y admita sólo esos valores en la celda. Se puede mostrar
una flecha de lista desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar la
selección de una opción de la lista.
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Tipos de mensajes que se pueden mostrar:
Para cada celda que se valida, se pueden mostrar dos mensajes diferentes: uno que
aparece antes de que el usuario introduzca los datos y otro que aparece después de
que el usuario intente introducir los datos que no cumplen los requisitos. Si los
usuarios tienen activado el Ayudante de Office, éste mostrará los mensajes.
-Mensaje de entrada: este tipo de mensaje aparece cuando un usuario hace clic en la
celda validada. Se puede utilizar este tipo de mensaje para facilitar instrucciones sobre
el tipo de datos que se han de introducir en la celda.
-Mensaje de error: este tipo de mensaje aparece sólo cuando el usuario escribe datos
no válidos y presiona la tecla ENTER. Se puede elegir entre tres tipos de mensajes de
error:
 Mensaje de información: este mensaje no impide la entrada de datos no
válidos. Además del texto que proporciona el usuario, incluye un icono de información,
un botón Aceptar, que introduce los datos no válidos en la celda, y un botón Cancelar,
que restaura el valor anterior de la celda.
 Mensaje de advertencia: este mensaje no impide la entrada de datos no
válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de advertencia y tres
botones: Sí introduce los datos no válidos en la celda, No regresa a la celda para más
modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda.
 Mensaje de detención: este mensaje no permite la entrada de datos no válidos.
Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de detención y dos
botones: Reintentar regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el
valor anterior de la celda. Observe que este mensaje no está concebido como medida
de seguridad: si bien los usuarios no pueden introducir datos no válidos escribiendo y
presionando ENTER, pueden eludir la validación copiando y pegando o rellenando
datos en la celda.
Si no se especifica ningún mensaje, Excel marca si los datos que introduce un usuario
son válidos de modo que se pueden comprobar más adelante, pero no notifica al
usuario cuando una entrada no es válida.
¿Cómo se validan datos?:
1- Configurar la hoja de cálculo: introduzca primero los datos y fórmulas en la hoja de
cálculo.
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2- Definir la configuración de una celda: empezando por la primera celda que desee
validar, utilice el cuadro de diálogo Validación de datos para designar el tipo de
validación que desee, un mensaje entrante y un mensaje de error si lo desea.
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3- Configurar la validación de otras celdas: a menudo podrá ahorrar tiempo copiando
la configuración de la validación de la primera celda a otras celdas y, a continuación,
modificando dicha configuración.
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4- Probar las reglas de validación: introduzca datos válidos y no válidos en las celdas
para asegurarse de que funcione debidamente la configuración y los mensajes
aparezcan en el momento previsto.
A continuación se describe cómo es el proceso de introducción de datos para los
usuarios. Se pueden utilizar mensajes entrantes y de error para facilitar las
instrucciones que los usuarios necesitan para comprender cómo se ha configurado la
hoja de cálculo con el propósito de asegurar que los datos son correctos.
-Ver el mensaje entrante: cuando un usuario hace clic en una celda validada o utiliza
las teclas de dirección para desplazarse a la celda, el mensaje entrante aparece en el
globo del Ayudante o en un cuadro de mensaje independiente. Si proporcionó una lista
desplegable para la celda, la flecha de lista desplegable aparecerá a la derecha de la
celda.
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-Escribir datos válidos: si el usuario escribe datos válidos y presiona la tecla ENTER,
los datos quedan introducidos en la celda y no sucede nada especial.
-Escribir datos no válidos: si el usuario escribe datos que no cumplen los criterios y se
especificó un mensaje de error para los datos no válidos, dicho mensaje aparecerá en
un globo del Ayudante o en una ventana independiente de mensajes. El mensaje y
decidir qué va a hacer.
-Si no se proporcionan mensajes, la introducción de datos en celdas validadas es igual
a la introducción normal de datos en Excel. Sin embargo, Excel marca todas las celdas
con entradas no válidas de modo que sean fáciles de encontrar. Al recibir hojas de
cálculo de usuarios que pueden haber introducido datos no válidos, puede configurar
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Excel de modo que muestre círculos rojos alrededor de los datos que no cumplan los
criterios, facilitando así la búsqueda de errores en las hojas de cálculo. Utilice los
botones Rodear con un círculo datos no válidos y Borrar círculos de validación en la
barra de herramientas en la pestaña Datos, en el cuadro Validación de datos.
El valor de esta celda está rodeado con un círculo porque no cumple una regla de
validación. El círculo desaparecerá cuando corrija los datos de la celda.
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