Lisarb

MBA-GERENCIAMENTO DE PROJETOS

TRABALHO DA DISCIPLINA PROJECT OFFICE E NÍVEL DE MATURIDADE
GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO E PMO

Equipe:
André Luiz Ramalho Ferreira
Felipe Guerra Carneiro
Luiz Carlos Cardoso de Azevedo
Natália Saraiva Silva

Turma GP3 – Ipatinga /Santana do Paraíso – Maio de 2012

GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO – LISARB 2012


SUMÁRIO

A EMPRESA 4
O PROJETO 5
OBJETIVO DO TRABALHO 6
PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO 7
PROCESSO DE IDENTIFICAÇÃO 8
PROCESSO DE CATEGORIZAÇÃO 9
PROCESSO DE AVALIAÇÃO 11
PROCESSO DE SELEÇÃO 14
PROCESSO DE PRIORIZAÇÃO 16
PROCESSO DE BALANCEAMENTO 18
ITERAÇÕES PARA BALANCEAMENTO 20
IMPLANTAÇÃO DE UM PMO EM LISARB 21
FOCO DO PMO EM LISARB 23

FUNÇÃO ADOTADA PELO PMO EM LISARB 24
MODELO ADOTADA PELO PMO EM LISARB 25
NÍVEIS HIERARQUICOS EM LISARB 26
PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS 28
ETAPAS PARA IMPLEMENTAÇÃO DO PMO EM LISARB 29
MÉTRICAS PARA PMO EM LISARB 31


A EMPRESA

A Flan Consultoria é uma empresa especializada em avaliação, implantação e gestão de portfólios,
programas e projetos (PPP). A Flan Consultoria atua nos mais variados seguimentos, desde
o primeiro até o terceiro setor, o que equivale os setores públicos e privados, além das organizações
sem fins lucrativos.
A Flan Consultoria conta com uma equipe multidisciplinar, todos com experiência e especialização
na área de gestão de projetos.
Nos últimos anos a Flan Consultoria vem se especializando na implantação de Escritórios
de Projetos (PMO’s) com vistas para a otimização da gestão dos PPP’s e maior alinhamento
entre os objetivos estratégicos das organizações e seus projetos.

Natália Saraiva Silva
Felipe Guerra Carneiro Luiz Carlos C. Azevedo André Luiz R. Ferreira


O PROJETO

O projeto “Pró-Lisarb” será, na realidade, um portfólio de projetos e programas que irão compor a
carteira de investimentos de Lisarb.

Através da gestão dos processos de gerenciamento de portfólio serão selecionados os projetos que
melhor aderem aos objetivos do planejamento estratégicos de Lisarb. É através da gestão deste portfólio
que Lisarb irá maximizar o atingimento de seus objetivos estratégicos, reduzir os riscos de uma gestão
improdutiva, otimizar o uso e a alocação de recursos, disseminar a cultura de gestão de projetos em
todas as unidades federativas e seus municípios.

Para a adequada gestão dos PPP’s de Lisarb será sugerido a implantação de uma estrutura de PMO,
assunto a ser explorado neste trabalho.


OBJETIVO DO TRABALHO

O presente trabalho tem como objetivo definir o portfólio de projetos e programas de Lisarb, com base nos
objetivos do planejamento estratégico disponibilizado pelo presidente de Lisarb. Todo trabalho será
desenvolvido com base nos processos de gerenciamento de portfólio. Para gestão profissional deste portfólio
será sugerido a implantação de uma estrutura de escritório de projetos (PMO) tendo como base a avaliação de
maturidade da administração de Lisarb. Assim sendo, também fará parte do objetivo deste trabalho a
abordagem do tema PMO.


PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO

O Gerenciamento de Portifólio é responsável por selecionar os projetos que melhor se alinham com os
objetivos do planejamento estratégico da organização. Através da aplicação de técnicas, processos e
ferramentas de forma estruturada é possível obter melhores resultados na composição da carteira de
investimentos e conseqüentemente obter maiores retornos.


PROCESSO DE IDENTIFICAÇÃO
O objetivo deste processo é gerar uma lista dos projetos criados a partir dos objetivos do planejamento
estratégico fornecido. Abaixo segue proposta da Flan Consultoria:

Projetos Descrição do Projeto Projetos Descrição do Projeto
1 Respeito Mútuo 18 Amigo de Todos
2 Aconchego 19 Reciclarb
3 Diversidade Forte 20 Carbotec
4 Viva a Diferença 21 Naturalisarb
5 Lisarb Social 22 Ar Puro
6 Vida com Qualidade 23 Soluções Sustentáveis
7 Qualisarb 24 Projeto Anjo
8 Lisarb com Educação 25 Lisarb sem Drogas
9 Escola para Todos 26 Denunciar
10 Arte do Ensino 27 Fala Lisarb
11 Informa Lisarb 28 Faz para Lisarb
12 Economisarb 29 Cultura para Todos
13 MT Lisarb 30 Cultivar
14 Agilisarb 31 Acesso Livre
15 Éticalisarb 32 Escuta Lisarb
16 Lisarbconsciente 33 Lisarb Livre
17 Externarb 34 Justiça para Todos


PROCESSO DE CATEGORIZAÇÃO
O objetivo deste processo é agrupar os projetos relevantes ao negócio, identificados na etapa anterior,
que tenham finalidades em comum. Abaixo segue proposta da Flan Consultoria:
Descrição da Descrição da
Categoria Categoria Projetos Descrição do Projeto Categoria Categoria
A Projetos Sociais 1 Respeito Mútuo A Projetos Sociais
B Educação 2 Aconchego A Projetos Sociais
C Economia 3 Diversidade Forte A Projetos Sociais
D Politicas 4 Viva a Diferença A Projetos Sociais
E Meio ambiente 5 Lisarb Social A Projetos Sociais
F Segurança 6 Vida com Qualidade A Projetos Sociais
G Cultura 7 Qualisarb A Projetos Sociais
H Justiça 8 Lisarb com Educação B Educação
9 Escola para Todos B Educação
10 Arte do Ensino B Educação
11 Informa Lisarb B Educação
12 Economisarb C Economia
13 MT Lisarb C Economia
14 Agilisarb C Economia
15 Éticalisarb D Políticas
16 Lisarbconsciente D Políticas
17 Externarb D Políticas


Descrição da
Projetos Descrição do Projeto Categoria Categoria
18 Amigo de Todos D Políticas
19 Reciclarb E Meio ambiente
20 Carbotec E Meio ambiente
21 Naturalisarb E Meio ambiente
22 Ar Puro E Meio ambiente
23 Soluções Sustentáveis E Meio ambiente
24 Projeto Anjo F Segurança
25 Lisarb sem Drogas F Segurança
26 Denunciar F Segurança
27 Fala Lisarb F Segurança
28 Faz para Lisarb F Segurança
29 Cultura para Todos G Cultura
30 Cultivar G Cultura
31 Acesso Livre G Cultura
32 Escuta Lisarb H Justiça
33 Lisarb Livre H Justiça
34 Justiça para Todos H Justiça


PROCESSO DE AVALIAÇÃO
O objetivo desta fase é determinar os critérios de seleção que servirão de base para tomada de decisão,
o processo de avaliação é base para os processos de seleção e priorização.
Abaixo segue proposta da Flan Consultoria:

Aceitação Popular C1 Nota Justificativa
Nenhuma Aceitação C1 1
Baixa Aceitação C1 2 A aceitação popular é algo importantíssimo em
Média Aceitação C1 3 instituições governamentais, principalmente pelo fato de
Alta Aceitação C1 4 captar da população as reais necessidades daquele país.
Plena Aceitação C1 5

Necessidade
Necessidade C2 Nota Justificativa
Governamental C2 Nota Justificativa
Governamental
Nenhuma Necessidade C2 1 Alguns projetos podem ser necessários para manter a
Nenhuma Necessidade C2 1 Alguns projetos podem ser necessários para manter a
Baixa Necessidade C2 2 gestão governamental. Este indicador é uma visão da
Baixa Necessidade C2 2 gestão governamental. Este indicador é uma visão da
Média Necessidade C2 3 administração pública frente a necessidade de
Média Necessidade C2 3 administração pública frente a necessidade de
implementação daquele projeto. Ex.: Um projeto que
Alta Necessidade C2 4 implementação daquele projeto. Ex.: Um projeto que
Alta Necessidade C2 4 sugere aumento de taxas e/ou impostos pode não ser
sugere aumento de taxas e/ou impostos pode não ser
Plena Necessidade C2 5 bem visto pela população, mas é extremamente
Plena Necessidade C2 5 bem visto pela população, mas é extremamente
necessário para saúde financeira do país.
necessário para saúde financeira do país.


Custo C3 Nota Justificativa
> $ 1 bilhão C3 1
Entre $500 e $1.000
C3 2 Os projetos com custo elevado podem não ser viáveis a
milhões
menos que sejam de extrema necessidade. O indicador
Entre $200 e $500
C3 3 permite priorizar projetos de menor custo e que trazem
milhões
maior benefício e adiar projetos de maior custo e menor
Entre $100 e $200
C3 4 benefício.
milhões
< $100 milhões C3 5
Prazo C4 Nota Justificativa
> 30 anos C4 1 O indicador de tempo é importante principalmente em
Entre 20 e 30 anos C4 2 gestões públicas onde há a possibilidade de
Entre 10 e 20 anos C4 3 descontinuidade em mudanças de gestão. Além disto,
Entre 5 e 10 anos C4 4 este indicador permite priorizar projetos de
< 5 anos C4 5 implementação de curto prazo.

Opinião Especializada C5 Nota Justificativa
Nenhuma Recomendação C5 1
Baixa Recomendação C5 2 A opinião especializada é um indicador que permite
balancear a necessidade governamental (administração
Média Recomendação C5 3
pública), a necessidade popular e a viabilidade técnica e
Alta Recomendação C5 4 econômica.
Plena Recomendação C5 5


Definição de ponderação das notas por critério:

Critérios Ponderação Justificativa
É um critério mais forte de aprovação pois a aceitação
Aceitação popular 30% popular é um forte indicador das necessidades reais do
povo de um país. Foco na gestão participativa.
As necessidade do governo são muito importantes mas
as necessidade da população prevalece nesta gestão.
Necessidade Governamental 25%
Necessidade de implementar projetos importantes
para a gestão pública.
Para implementação de projetos é necessário
Custo 20% investimento, projetos de alto custo podem ser
inviáveis.
Projetos de longo prazo podem ser inviáveis e correm o
Prazo 15% risco de serem descontinuados devido a mudanças na
administração pública.
Balanceamento entre nas necessidades
Opinião Especializada 10% governamentais, da população e viabilidade
técnica/econômica.

Critério de aprovação:
Para um projeto ser aprovado este deverá ter uma nota ponderada maior do que 2,8 pontos.
Assim a maior nota possível seria 5 e a menor 1.


PROCESSO DE SELEÇÃO
O objetivo deste processo é produzir uma lista de projetos com base nas recomendações de avaliação.
Abaixo segue proposta da Flan Consultoria:

Nota por Critério Nota ponderada
Categori
Projeto C1 C2 C3 C4 C5 NOTA
a C1 C2 C3 C4 C5
30% 25% 20% 15% 10% FINAL
1 A 1 4 4 3 4 0,3 1,0 0,8 0,5 0,4 2,95
2 A 2 4 2 2 4 0,6 1,0 0,4 0,3 0,4 2,70
3 A 4 4 3 1 3 1,2 1,0 0,6 0,2 0,3 3,25
4 A 3 1 5 3 5 0,9 0,3 1,0 0,5 0,5 3,10
5 A 5 1 3 2 5 1,5 0,3 0,6 0,3 0,5 3,15
6 A 3 1 2 3 2 0,9 0,3 0,4 0,5 0,2 2,20
7 A 3 1 1 3 2 0,9 0,3 0,2 0,5 0,2 2,00
8 B 2 2 3 1 1 0,6 0,5 0,6 0,2 0,1 1,95
9 B 3 3 2 4 3 0,9 0,8 0,4 0,6 0,3 2,95
10 B 2 5 4 5 2 0,6 1,3 0,8 0,8 0,2 3,60
11 B 5 4 4 1 4 1,5 1,0 0,8 0,2 0,4 3,85
12 C 4 1 4 5 5 1,2 0,3 0,8 0,8 0,5 3,50
13 C 2 1 5 3 4 0,6 0,3 1,0 0,5 0,4 2,70
14 C 4 3 4 5 2 1,2 0,8 0,8 0,8 0,2 3,70
15 D 4 5 2 5 5 1,2 1,3 0,4 0,8 0,5 4,10
16 D 1 4 4 2 2 0,3 1,0 0,8 0,3 0,2 2,60
17 D 4 4 4 2 5 1,2 1,0 0,8 0,3 0,5 3,80


Nota por Critério Nota ponderada
Categori
Projeto C1 C2 C3 C4 C5 NOTA
a C1 C2 C3 C4 C5
30% 25% 20% 15% 10% FINAL
18 D 3 3 4 4 4 0,9 0,8 0,8 0,6 0,4 3,45
19 E 4 1 1 3 4 1,2 0,3 0,2 0,5 0,4 2,50
20 E 2 5 3 5 4 0,6 1,3 0,6 0,8 0,4 3,60
21 E 2 4 1 5 4 0,6 1,0 0,2 0,8 0,4 2,95
22 E 4 4 1 5 3 1,2 1,0 0,2 0,8 0,3 3,45
23 E 2 1 1 5 4 0,6 0,3 0,2 0,8 0,4 2,20
24 F 2 5 5 1 1 0,6 1,3 1,0 0,2 0,1 3,10
25 F 5 2 3 5 5 1,5 0,5 0,6 0,8 0,5 3,85
26 F 1 2 2 2 1 0,3 0,5 0,4 0,3 0,1 1,60
27 F 3 4 3 1 4 0,9 1,0 0,6 0,2 0,4 3,05
28 F 4 4 1 2 5 1,2 1,0 0,2 0,3 0,5 3,20
29 G 3 4 5 1 1 0,9 1,0 1,0 0,2 0,1 3,15
30 G 5 3 3 1 5 1,5 0,8 0,6 0,2 0,5 3,50
31 G 1 2 5 2 5 0,3 0,5 1,0 0,3 0,5 2,60
32 H 2 2 3 5 3 0,6 0,5 0,6 0,8 0,3 2,75
33 H 4 5 5 2 3 1,2 1,3 1,0 0,3 0,3 4,05
34 H 3 5 5 1 5 0,9 1,3 1,0 0,2 0,5 3,80


PROCESSO DE PRIORIZAÇÃO
O objetivo desta fase é determinar a seqüência de projetos por ordem de prioridade de acordo com os
critérios estabelecidos nas fases anteriores.

ORD. PROJ. CAT Seleção
1º 15 D Aprovado
2º 33 H Aprovado
3º 25 F Aprovado
4º 11 B Aprovado
5º 17 D Aprovado
6º 34 H Aprovado
7º 14 C Aprovado
8º 10 B Aprovado
9º 20 E Aprovado
10º 30 G Aprovado
11º 12 C Aprovado
12º 22 E Aprovado
13º 18 D Aprovado
14º 3 A Aprovado
15º 28 F Aprovado
16º 5 A Aprovado
17º 29 G Aprovado


ORD. PROJ. CAT Seleção
18º 24 F Aprovado
19º 4 A Aprovado
20º 27 F Aprovado
21º 9 B Aprovado
22º 21 E Aprovado
23º 1 A Aprovado
24º 32 H Reprovado
25º 2 A Reprovado
26º 13 C Reprovado
27º 16 D Reprovado
28º 31 G Reprovado
29º 19 E Reprovado
30º 23 E Reprovado
31º 6 A Reprovado
32º 7 A Reprovado
33º 8 B Reprovado
34º 26 F Reprovado

Situação Qtd. %
Aprovado 23 68%
Reprovado 11 32%
Total 34 100%


PROCESSO DE BALANCEAMENTO

O objetivo deste processo é avaliar os projetos de forma agrupada identificando os que mais contribuem
para atingir os objetivos estratégicos com vistas para a categorização e os critérios de seleção.
Para facilitar esta análise foram utilizadas duas ferramentas, o gráfico de bolhas e o gráfico do tipo radar.
Foram realizadas várias interações tentando buscar um modelo que melhor contribuísse para os
objetivos estratégicos de maneira abrangente e balanceada.

Categoria Participação dos Custo Médio
(x) Qtd. de Projetos projetos % Estimado ($ MIL)
A 4 17% 288
B 3 13% 350
C 2 9% 150
D 3 13% 267
E 3 13% 783
F 4 17% 425
G 2 9% 225
H 2 9% 100
Total 23 100%


ITERAÇÕES PARA BALANCEAMENTO:

Foram realizadas várias iterações na etapa de planejamento do portfólio, com objetivo de melhor
distribuir os projetos dentro das categorias definidas buscando com isso atender a todas as demandas
levantadas com base nos objetivos do planejamento estratégico de Lisarb.
1ª iteração: Revisão dos projetos candidatos.
2ª iteração: Revisão da categorização. Alguns projetos passaram migraram de uma categoria para outra,
uma vez o primeiro entendimento sobre seu objetivo era equivocado. Após revisão estes foram realocados.
Houve a fusão de uma categoria em outra uma vez que ambas tratavam o mesmo objetivo estratégico.
3ª iteração: Revisão da ponderação no critério de seleção aumentando a pontuação do custo e reduzindo
a pontuação da opinião especializada.


IMPLANTAÇÃO DE UM PMO EM LISARB:

Um PMO (“Project Management Office”) é um escritório de projetos que tem como principal
objetivo o alinhamento dos objetivos estratégicos com os projetos.
Nos dias de hoje o assunto projetos tem ganhado grande força entre as organizações, no entanto,
ainda se percebe a existência de um grande número de projetos conduzidos isoladamente acarretando
uma série de problemas. Na maioria dos casos os projetos não produzem o retorno esperado,
ou são abandonados no meio do caminho, ou produzem efeitos colaterais indesejáveis como
superalocação de recursos, ou ainda são executados sem critérios de priorização, comprometendo
o sucesso dos mesmos e os resultados operacionais. É comum ainda não haver o devido acompanhamento
dos projetos após entrarem em operação o que também causa uma série de efeitos negativos,
não é por acaso que mais de 50% dos projetos internos falham e apenas 16% dos projetos saem no tempo
e no custo previsto.
Assim sendo, a implantação de uma estrutura de escritório de projetos (PMO’s) em Lisarb,
deixa de ser apenas um assunto relacionado a simples preocupação com a condução de seus projetos,
mas sim condição fundamental para aumentar as probabilidades de sucesso dos mesmo e assegurar
o alinhamento dos mesmos com a situação atual do país, tendo em vista as mudanças que inevitavelmente
ocorrerão ao longo dos anos.


Abaixo é listado uma relação de benefícios com a implementação de uma estrutura de escritório de projetos:

•Possibilita manter o alinhamento entre os objetivos dos projetos com os objetivos estratégicos do país;

•Permite implantar e difundir uma cultura de projetos nas unidades federativas e municípios, nivelando conceitos e
ações de forma abrangente;

•Auxilia na gestão de mudanças;

•Centraliza as informações geradas pelas unidades federativas e municípios, gera base de conhecimento e
lições aprendidas;

•Dissemina as melhores práticas e desenvolve programas de capacitação em gestão de projetos,
programas e portfólio;

• Padroniza a utilização de softwares e sistemas para gestão integrada de projetos, programas e portfólios;

• Acompanha e auxilia na operacionalização dos projetos;

• Auxiliar na alocação adequada de recursos;

• Organiza e distribui as informações entre as unidades federativas e os municípios, mantendo o alinhamento com o
governo central.


FOCO DO PMO EM LISARB:

Com base na avaliação de maturidade realizada na administração de Lisarb e disponibilizada para
este trabalho, foi identificado uma série de pontos de atenção a serem trabalhados para a implantação
adequada de um PMO.

Desta forma, para Lisarb, a Flan Consultoria está sugerindo a implantação de um PMO estratégico
com foco “Communications”.

Este PMO estaria responsável por tratar as diferentes formas de comunicação necessárias para o
correto andamento dos projetos, programas e portfólio. O objetivo central é permitir a fluidez das
informações nos mais variados níveis, mantendo o alinhamento entre os “stakeholders”.
Este PMO ainda seria responsável por manter um canal direto de comunicação tanto
no sentido “top down” quanto no sentido “botton up”, dando profundidade e abrangência aos
assuntos relacionados aos projetos.


FUNÇÃO ADOTADA PELO PMO EM LISARB:

A principal função a ser adotada por este PMO é a de Gerência de Recursos. A idéia é sustentar a
toda cadeia de recursos humanos necessárias em todos os níveis, tanto das unidades federativas,
quanto dos municípios. O foco central é capacitar as pessoas para conduzir os projetos e manter
estas pessoas atualizadas, treinadas e motivadas ao longo do ciclo de vida dos PPP’s.


MODELO ADOTADA PELO PMO EM LISARB:

Tendo em vista o elevado número de projetos que serão conduzidos ao longo dos anos é necessário
ter um PMO baseado no modelo Torre de Controle (Control Tower).
Neste caso haveria um monitoramento e controle dos projetos e programas com base nas melhores práticas,
onde estes sofreriam auditorias visando garantir a conformidade com os padrões que também seria
disponibilizado para as unidades federativas e municípios.


NÍVEIS HIERÁRQUICOS DO PMO EM LISARB:

Tendo em vista que Lisarb é uma organização de proporções continentais é necessário estabelecer
uma estrutura hierárquica capaz de suportar todos os níveis desde os projetos e programas sob a
responsabilidade dos municípios (PMO Nível 1) até os programas e projetos das unidades federativas
(PMO Nível 2), tudo isso sustentado por um grande guarda chuvas acobertado pelo (PMO Nível 3)
vinculado diretamente ao Governo Central.


PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS:

De acordo com a estrutura sugerida é necessário montar equipes multidisciplinares capazes
de sustentar toda carteira de projetos, desta forma a Flan Consultoria sugere:

•Para o PMO Nível 3:
Equipe com 9 pessoas, sendo:
- 1 Gerente;
- 4 Assistentes;
- 4 Especialistas;

- 1 Gerente;
- 3 Coordenadores;
- 3 Assistentes;
- 3 Especialistas;

- 1 Coordenador;
- 3 Assistentes;
- 3 Especialistas;


ETAPAS PARA IMPLEMENTAÇÃO DO PMO EM LISARB:


MÉTRICAS PARA PMO EM LISARB:

Para avaliar a efetividade do PMO em Lisarb é sugerido a utilização dos indicadores/métricas abaixo.
De maneira geral espera-se que estes indicadores possam auxiliar na avaliação da efetividade do escritório
de projetos, ou seja, se de fato a implantação do PMO está surtindo efeito positivo ou não. Desta forma
é possível controlar o processo e tomar decisões com foco na melhoria contínua:

 Quantidade de solicitação de apoio por mês;

 Índice de satisfação do cliente;

 Índice de capacitação dos gerentes de projetos;

 Índice de satisfação dos gerentes de projetos;

 Índice de retrabalho;

 Índice de performance do custo dos projetos;

 Índice de performance do cronograma;

 Índice de disponibilidade de recursos;

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