Quali sono gli obiettivi del mio evento? Chi è il mio target? Come misuro i risultati? Un workshop di formazione su come promuovere al meglio gli eventi locali della rete eTwinning.

1. Massimizzare l'impatto
degli eventi locali
Lorenzo Mentuccia
Comunicazione Unità nazionale eTwinning Indire
Volterra, 15 luglio 2019

2. Perché voglio organizzare un
evento?
Qual è l’obiettivo? Che scopo ha?
Cosa voglio ottenere? Cosa mi aspetto?

3. A chi è indirizzato?
(alla luce del mio obiettivo)
Chi è il mio target di riferimento / quali sono i miei target?
Chi altri potrebbero essere interessati? Quali sono le
caratteristiche del mio target (aspettative, desideri,
abitudini, livello sociale, dati demografici…)

4. Cosa propongo al target?
Come coinvolgerlo?
Cosa offro? Cosa prometto? Come interesso? Come
comunico? Come costruisco fiducia e credibilità con il mio
pubblico di riferimento? Perché dovrebbero venire al mio
evento? Qual è il punto di forza del mio evento?

5. Come promuovo il mio
evento?
Come informo / comunico con il/i target? Con quali
strumenti creo interesse? Come entro in contatto? Come
mantengo il rapporto post-evento? Come posso rendere
l’evento memorabile per il target (pre – durante – post)?

6. Il mio evento è stato un
successo? Che risultati ho
avuto?
Ho raggiunto l’obiettivo / gli obiettivi? Sono stato efficace?
Il target ha capito? Dove posso migliorare? Come misuro il
successo del mio evento?

7. Come costruisco un obiettivo efficace?
Deve essere SMART
 Specific
 Measurable
 Achievable
 Relevant (per il target)
 Time-related
Evento come strumento per raggiungere un obiettivo

8. Come organizzare una promozione efficace?
Step 1
• analisi del contesto
• obiettivo dell’evento
• caratteristiche e proposta differenziante rispetto altri eventi
analoghi
• pubblico a cui si rivolge (target)
• possibili stakeholders
CREARE UN MESSAGGIO EFFICACE PER INTERESSARE IL TARGET (METODO «AIDA»):
ATTENZIONE -> INTERESSE -> DESIDERIO/FIDUCIA -> AZIONE
Step 2

9. STRUMENTI PROMO PRE-EVENTO
Partecipanti invitati
(target)
Istituzioni Media Stakeholders Pubblico generale
Invito ufficiale
Save the date
Recall telefonico
Patrocinio
Comunicato stampa
+ Conferenza stampa
Minisito | Articolo
con info
Pubblicità
Mailing e newsletter
Locandine, Flyers
Evento Facebook

10. MAPPA INTERATTIVA + IMMAGINE COORDINATA
• http://etwinning.indire.it/supporto-e-formazione/formazione-in-
presenza/seminari-regionali/
• http://etwinning.indire.it/toolkit-comunicazione-etwinning/

11. EVENTO FACEBOOK
Immagine / Grafica
Titolo
Co-organizzatori
Descrizione
Post interni
/discussione

13. INDIVIDUA E SFRUTTA GLI STAKEHOLDERS
• Prova a pensare a tutti i soggetti locali (organizzazioni pubbliche /
private, associazioni, amministrazioni, influencers, personaggi di rilievo,
autorità, aziende, istituzioni..) che possono essere interessati a
partecipare all’evento (non solo il target primario di docenti)
• Sfrutta i loro canali di comunicazione e il loro network
• Mantieni la relazione ed il contatto con gli stakeholders (feedback)
COINVOLGERE GLI STAKEHOLDERS FIN DALL’IDEAZIONE DELL’EVENTO
CONDIVIDERE OBIETTIVI

14. COINVOLGERE LA STAMPA LOCALE
Il principale obiettivo è quello di trasformare l’evento in notizia
Come?
• analizzare l’oggetto della comunicazione da una prospettiva giornalistica
• utilizzare linguaggio, stile e tempi affini a quelli giornalistici
• essere credibile per riuscire ad accreditarsi come fonte preziosa per il settore
di competenza
Consigli:
mandare gli inviti all’evento anche alle redazioni, indirizzandoli
personalmente ai giornalisti con i quali si ha avuto un contatto.
inviare per tempo un comunicato stampa alle testate locali in modo che lo
inseriscano nella loro programmazione
organizzare una conferenza stampa a ridosso dell’evento

15. NOTIZIABILITA’ DELL’EVENTO
Per promuovere un evento con successo il segreto è individuare il
contenuto notiziabile su cui puntare nella comunicazione.
La notiziabilità dell’evento dipende dall’interesse suscitato verso
il target che si vuole raggiungere.
ESEMPI:
• un relatore famoso / presenza istituzionale
• una tematica di grande interesse per uno specifico pubblico
• una ricorrenza importante (inaugurazione, premiazione..)
• un’attività di servizio, quindi utile, legata al tema dell’evento
• l’importanza del progetto collegato all’evento
Questo tipo di analisi è da effettuare con largo anticipo.

16. TITOLO E «TEMA»
(cosa?)
DATA E LUOGO
(dove e quando?)
PROTAGONISTI
(chi?)
DATI
(cosa? dettagli)
CONTESTO
(perché?)
FONTE

18. DURANTE L’EVENTO: SOCIAL!
Essere presenti sui social network durante l’evento è
fondamentale per garantirne il successo e creare
interesse anche verso chi non è fisicamente presente.
AMPLIFICARE DURATA E PORTATA DELL’EVENTO
Utile stabilire un piano editoriale dei contenuti elaborare un
calendario di pubblicazione
Social NETWORK (Twitter / Instagram/Dirette Facebook)
HASHTAG + MENZIONI + FOTO/VIDEO

19. Si svolgerà a #Cataniadal 7 al 9 novembre la Conferenza
nazionale #eTwinning, l’appuntamento più importante della community a
livello nazionale.
L’evento di quest’anno, dal titolo “La qualità in eTwinning: progettare,
collaborare, documentare” e organizzato dall’Unità nazionale eTwinning
Indire, ha l’obiettivo di sviluppare le #competenze dei #docenti nello sviluppo
di una pianificazione progettuale delle attività in piattaforma, al fine di
migliorare la qualità delle attività e quindi i risultati generali della didattica.
Sono attesi oltre 150 partecipanti tra docenti iscritti alla piattaforma,
ambasciatori e referenti regionali eTwinning.
Durante la Conferenza si alterneranno interventi in plenaria e workshop
tenuti da docenti e/o altri esperti del mondo della didattica e della ricerca
educativa; il focus delle attività di formazione sarà incentrato sulla qualità dei
progetti eTwinning, con particolare attenzione agli aspetti
di #progettazione, #collaborazione e #documentazione.
Il programma della Conferenza prevede la cerimonia di consegna dei Premi
nazionali eTwinning 2017/2018 agli eTwinner italiani partner dei migliori
progetti svoltisi nello scorso anno scolastico. Saranno inoltre consegnati i
riconoscimenti di “Menzione speciale” ai progetti che si sono distinti per
qualità di attività e risultati.
Sarà possibile seguire l’evento sui social utilizzando l’hashtag
ufficiale #eTwPremi18.
Maggiori info: http://etwinning.indire.it/la-qualita-in-etwinning-dal-7-al-9-
ottobre-a-catania-la-conferenza-nazionale-etwinning-2018/
#education #scuola #erasmusplus#didattica #istruzione #insegnanti#insegna
re #europa#europeforculture #insegnamento#school

20. A #Catania tutto pronto per la
prima giornata della Conferenza
nazionale #eTwinning2018. Oggi
in programma anche la cerimonia
dei Premi nazionali!
Seguite l'evento sui social con
l'hashtag #etwpremi18 dalle 15.
Inizia la seconda giornata di Conferenza
nazionale #eTwinning dedicata alla formazione
dei docenti
su #progettazione, #collaborazione e #document
azione#didattica attraverso la piattaforma.
Grazie in particolare ai docenti relatori per la
disponibilità nel presentare le loro buone
pratiche di progetto. Buon lavoro!🤗 Tutti i
materiali dei lavori saranno disponibili sul sito
www.etwinning.it
#eTwPremi18

21. Foto di gruppo per i docenti
vincitori del Premio nazionale
eTwinning 2018.📷 A breve tutti i
dettagli dei 10 progetti premiati su
www.eTwinning.it. Complimenti a
tutti!!!👏👏🤗💪🎉 #eTwPremi18👉
Visita la sezione "Premi e
riconoscimenti" del sito nazionale
www.etwinning.it per sapere di più
sul sistema di valorizzazione del
lavoro in classe con eTwinning!

22. COME RENDERE MEMORABILE L’EVENTO?
• Ai partecipanti potrebbe far piacere ricevere una mail
personalizzata con ringraziamenti
• Un evento degno di nota è un evento che si fa ricordare, e
quando si parla di ricordi cosa c’è di meglio di fotografie e
filmati?
• Gli scatti più salienti della giornata potranno essere postati
sui canali social, in modo che tutti possano realmente
vedere come si è svolto il tuo evento.
• Preferisci stare sul classico? Punta sul gadget, non
deludono mai!

23. POST EVENTO
• Attestati
• Materiali
• Contenuti multimediali (foto/video interviste)
• Articolo di restituzione
• Pubblicazione (es. atti)
• Comunicato post evento + rassegna stampa
• Mini sito tematico
• Gadget
• Mail
• Social
https://www.youtube.com/watch?v=gQ_Mjinrkjs&feature=youtu.be
Minisito: http://etwinning.indire.it/etwinning-thematic-conference-rome-2018/
Pubblicazione: http://etwinning.indire.it/wp-content/uploads/2018/11/CON-COPERTINA-
impaginato-ETW-def-web.pdf

24. MISURARE I RISULTATI
• Questionario / Survey online post evento
• Rassegna stampa
• Interviste ai partecipanti
• Monitoraggio dati piattaforma / accessi / download documenti
• Dati web / social
• Feedback informale
KPI= KEY PERFORMANCE INDICATORS

25. ORGANIZZARE LE ATTIVITA’
• Qualsiasi tipo di attività promozionale richiede PIANIFICAZIONE, che tenga conto di tempi e
risorse.
• Per ciascuna attività è consigliabile indicare una risorsa responsabile e una di supporto
ATTIVITA’ Quarta Terzultima Penultima Ultima DURANTE POST
Inviti Predisposizione
invito
Creazione lista
Responsabile: A
Supporto: B
Invio inviti docenti
Responsabile: A
Supporto: B
Invio inviti autorità
Responsabile: C
Supporto :B
Survey feedback
Attestati Layout
Responsabile: B
Predisposizione Raccolta firme Invio
Catering Contatto ditte
Responsabile: B
Preventivo
Promozione Misurazione
risultati
Ufficio Stampa Raccolta dati Predisposizione liste
stampa
Predisposizione
comunicato
Invio comunicato +
recall
Schede stampa
per giornalisti
Rassegna

26. TOOLS ONLINE
• Trello – per assegnare task e organizzare le attività
• Eventbride – per creare eventi e promuoverli + gestione
invitati
• Mailchimp – gestione campagne mailing

27. ESERCIZIO 1
1. Dividetevi in 5 gruppi e scegliete un obiettivo tra quelli
distribuiti
2. Discutete in gruppo per individuare i target in base
all’obiettivo e scriveteli in tabella
3. Completate la tabella inserendo, sulla base di obiettivo
e target
4. Il portavoce di ciascun gruppo presenta la sintesi di
quanto sviluppato
TEMPO LAVORO IN GRUPPO: 15 min

28. A - ACCRESCERE IL NUMERO DI
ISCRITTI
TARGET ATTIVITA’
(strumenti)
KPI (indicatore) RISULTATI

29. B - ACCRESCERE IL NUMERO DI
SCUOLE COINVOLTE
TARGET ATTIVITA’
(strumenti)
KPI (indicatore) RISULTATI

30. C - ACCRESCERE IL NUMERO DI
PROGETTI ATTIVATI
TARGET ATTIVITA’
(strumenti)
KPI (indicatore) RISULTATI

31. D - ACCRESCERE LA CONSAPEVOLEZZA
DI ETWINNING NELLA COMUNITÀ
LOCALE
TARGET ATTIVITA’
(strumenti)
KPI (indicatore) RISULTATI

32. E - AUMENTARE LA VISIBILITÀ /
CONOSCENZA GENERALE DI ETWINNING
TARGET ATTIVITA’
(strumenti)
KPI (indicatore) RISULTATI

33. ESERCIZIO 2
1. Dividetevi in 5 gruppi e ipotizzate di dover organizzare un
evento in base agli obiettivi dell’ESERCIZIO 1
2. Descrizione evento, evidenziando i PUNTI DI FORZA dell’offerta:
benefici, attività, location, interventi, ospiti, formazione..
3. Scrivete una breve bozza di COMUNICATO STAMPA pre-evento
includendo tutti i componenti precedentemente descritti
4. Il portavoce del gruppo leggerà titolo e incipit del comunicato
TEMPO LAVORO IN GRUPPO: 15 min

34. ESERCIZIO 3
1. Dividetevi in 5 gruppi e ipotizzate di dover organizzare un evento
in base agli obiettivi dell’ESERCIZIO 1
2. Discutete in gruppo su quali siano la lista di attività da pianificare
per la promozione PRE – DURANTE – POST evento
3. Completate la tabella
4. Il portavoce di ciascun gruppo presenta la sintesi di quanto
sviluppato
TEMPO LAVORO IN GRUPPO: 15 min

35. ESERCIZIO 3
ATTIVITA’ Quarta Terzultima Penultima Ultima DURANTE POST