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Massimizzare l'impatto degli eventi locali

Quali sono gli obiettivi del mio evento? Chi è il mio target? Come misuro i risultati? Un workshop di formazione su come promuovere al meglio gli eventi locali della rete eTwinning.

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Massimizzare l'impatto degli eventi locali

  1. 1. Massimizzare l'impatto degli eventi locali Lorenzo Mentuccia Comunicazione Unità nazionale eTwinning Indire Volterra, 15 luglio 2019
  2. 2. Perché voglio organizzare un evento? Qual è l’obiettivo? Che scopo ha? Cosa voglio ottenere? Cosa mi aspetto?
  3. 3. A chi è indirizzato? (alla luce del mio obiettivo) Chi è il mio target di riferimento / quali sono i miei target? Chi altri potrebbero essere interessati? Quali sono le caratteristiche del mio target (aspettative, desideri, abitudini, livello sociale, dati demografici…)
  4. 4. Cosa propongo al target? Come coinvolgerlo? Cosa offro? Cosa prometto? Come interesso? Come comunico? Come costruisco fiducia e credibilità con il mio pubblico di riferimento? Perché dovrebbero venire al mio evento? Qual è il punto di forza del mio evento?
  5. 5. Come promuovo il mio evento? Come informo / comunico con il/i target? Con quali strumenti creo interesse? Come entro in contatto? Come mantengo il rapporto post-evento? Come posso rendere l’evento memorabile per il target (pre – durante – post)?
  6. 6. Il mio evento è stato un successo? Che risultati ho avuto? Ho raggiunto l’obiettivo / gli obiettivi? Sono stato efficace? Il target ha capito? Dove posso migliorare? Come misuro il successo del mio evento?
  7. 7. Come costruisco un obiettivo efficace? Deve essere SMART  Specific  Measurable  Achievable  Relevant (per il target)  Time-related Evento come strumento per raggiungere un obiettivo
  8. 8. Come organizzare una promozione efficace? Step 1 • analisi del contesto • obiettivo dell’evento • caratteristiche e proposta differenziante rispetto altri eventi analoghi • pubblico a cui si rivolge (target) • possibili stakeholders CREARE UN MESSAGGIO EFFICACE PER INTERESSARE IL TARGET (METODO «AIDA»): ATTENZIONE -> INTERESSE -> DESIDERIO/FIDUCIA -> AZIONE Step 2
  9. 9. STRUMENTI PROMO PRE-EVENTO Partecipanti invitati (target) Istituzioni Media Stakeholders Pubblico generale Invito ufficiale Save the date Recall telefonico Patrocinio Comunicato stampa + Conferenza stampa Minisito | Articolo con info Pubblicità Mailing e newsletter Locandine, Flyers Evento Facebook
  10. 10. MAPPA INTERATTIVA + IMMAGINE COORDINATA • http://etwinning.indire.it/supporto-e-formazione/formazione-in- presenza/seminari-regionali/ • http://etwinning.indire.it/toolkit-comunicazione-etwinning/
  11. 11. EVENTO FACEBOOK Immagine / Grafica Titolo Co-organizzatori Descrizione Post interni /discussione
  12. 12. INDIVIDUA E SFRUTTA GLI STAKEHOLDERS • Prova a pensare a tutti i soggetti locali (organizzazioni pubbliche / private, associazioni, amministrazioni, influencers, personaggi di rilievo, autorità, aziende, istituzioni..) che possono essere interessati a partecipare all’evento (non solo il target primario di docenti) • Sfrutta i loro canali di comunicazione e il loro network • Mantieni la relazione ed il contatto con gli stakeholders (feedback) COINVOLGERE GLI STAKEHOLDERS FIN DALL’IDEAZIONE DELL’EVENTO CONDIVIDERE OBIETTIVI
  13. 13. COINVOLGERE LA STAMPA LOCALE Il principale obiettivo è quello di trasformare l’evento in notizia Come? • analizzare l’oggetto della comunicazione da una prospettiva giornalistica • utilizzare linguaggio, stile e tempi affini a quelli giornalistici • essere credibile per riuscire ad accreditarsi come fonte preziosa per il settore di competenza Consigli: mandare gli inviti all’evento anche alle redazioni, indirizzandoli personalmente ai giornalisti con i quali si ha avuto un contatto. inviare per tempo un comunicato stampa alle testate locali in modo che lo inseriscano nella loro programmazione organizzare una conferenza stampa a ridosso dell’evento
  14. 14. NOTIZIABILITA’ DELL’EVENTO Per promuovere un evento con successo il segreto è individuare il contenuto notiziabile su cui puntare nella comunicazione. La notiziabilità dell’evento dipende dall’interesse suscitato verso il target che si vuole raggiungere. ESEMPI: • un relatore famoso / presenza istituzionale • una tematica di grande interesse per uno specifico pubblico • una ricorrenza importante (inaugurazione, premiazione..) • un’attività di servizio, quindi utile, legata al tema dell’evento • l’importanza del progetto collegato all’evento Questo tipo di analisi è da effettuare con largo anticipo.
  15. 15. TITOLO E «TEMA» (cosa?) DATA E LUOGO (dove e quando?) PROTAGONISTI (chi?) DATI (cosa? dettagli) CONTESTO (perché?) FONTE
  16. 16. DURANTE L’EVENTO: SOCIAL! Essere presenti sui social network durante l’evento è fondamentale per garantirne il successo e creare interesse anche verso chi non è fisicamente presente. AMPLIFICARE DURATA E PORTATA DELL’EVENTO Utile stabilire un piano editoriale dei contenuti elaborare un calendario di pubblicazione Social NETWORK (Twitter / Instagram/Dirette Facebook) HASHTAG + MENZIONI + FOTO/VIDEO
  17. 17. Si svolgerà a #Cataniadal 7 al 9 novembre la Conferenza nazionale #eTwinning, l’appuntamento più importante della community a livello nazionale. L’evento di quest’anno, dal titolo “La qualità in eTwinning: progettare, collaborare, documentare” e organizzato dall’Unità nazionale eTwinning Indire, ha l’obiettivo di sviluppare le #competenze dei #docenti nello sviluppo di una pianificazione progettuale delle attività in piattaforma, al fine di migliorare la qualità delle attività e quindi i risultati generali della didattica. Sono attesi oltre 150 partecipanti tra docenti iscritti alla piattaforma, ambasciatori e referenti regionali eTwinning. Durante la Conferenza si alterneranno interventi in plenaria e workshop tenuti da docenti e/o altri esperti del mondo della didattica e della ricerca educativa; il focus delle attività di formazione sarà incentrato sulla qualità dei progetti eTwinning, con particolare attenzione agli aspetti di #progettazione, #collaborazione e #documentazione. Il programma della Conferenza prevede la cerimonia di consegna dei Premi nazionali eTwinning 2017/2018 agli eTwinner italiani partner dei migliori progetti svoltisi nello scorso anno scolastico. Saranno inoltre consegnati i riconoscimenti di “Menzione speciale” ai progetti che si sono distinti per qualità di attività e risultati. Sarà possibile seguire l’evento sui social utilizzando l’hashtag ufficiale #eTwPremi18. Maggiori info: http://etwinning.indire.it/la-qualita-in-etwinning-dal-7-al-9- ottobre-a-catania-la-conferenza-nazionale-etwinning-2018/ #education #scuola #erasmusplus#didattica #istruzione #insegnanti#insegna re #europa#europeforculture #insegnamento#school
  18. 18. A #Catania tutto pronto per la prima giornata della Conferenza nazionale #eTwinning2018. Oggi in programma anche la cerimonia dei Premi nazionali! Seguite l'evento sui social con l'hashtag #etwpremi18 dalle 15. Inizia la seconda giornata di Conferenza nazionale #eTwinning dedicata alla formazione dei docenti su #progettazione, #collaborazione e #document azione#didattica attraverso la piattaforma. Grazie in particolare ai docenti relatori per la disponibilità nel presentare le loro buone pratiche di progetto. Buon lavoro!🤗 Tutti i materiali dei lavori saranno disponibili sul sito www.etwinning.it #eTwPremi18
  19. 19. Foto di gruppo per i docenti vincitori del Premio nazionale eTwinning 2018.📷 A breve tutti i dettagli dei 10 progetti premiati su www.eTwinning.it. Complimenti a tutti!!!👏👏🤗💪🎉 #eTwPremi18👉 Visita la sezione "Premi e riconoscimenti" del sito nazionale www.etwinning.it per sapere di più sul sistema di valorizzazione del lavoro in classe con eTwinning!
  20. 20. COME RENDERE MEMORABILE L’EVENTO? • Ai partecipanti potrebbe far piacere ricevere una mail personalizzata con ringraziamenti • Un evento degno di nota è un evento che si fa ricordare, e quando si parla di ricordi cosa c’è di meglio di fotografie e filmati? • Gli scatti più salienti della giornata potranno essere postati sui canali social, in modo che tutti possano realmente vedere come si è svolto il tuo evento. • Preferisci stare sul classico? Punta sul gadget, non deludono mai!
  21. 21. POST EVENTO • Attestati • Materiali • Contenuti multimediali (foto/video interviste) • Articolo di restituzione • Pubblicazione (es. atti) • Comunicato post evento + rassegna stampa • Mini sito tematico • Gadget • Mail • Social https://www.youtube.com/watch?v=gQ_Mjinrkjs&feature=youtu.be Minisito: http://etwinning.indire.it/etwinning-thematic-conference-rome-2018/ Pubblicazione: http://etwinning.indire.it/wp-content/uploads/2018/11/CON-COPERTINA- impaginato-ETW-def-web.pdf
  22. 22. MISURARE I RISULTATI • Questionario / Survey online post evento • Rassegna stampa • Interviste ai partecipanti • Monitoraggio dati piattaforma / accessi / download documenti • Dati web / social • Feedback informale KPI= KEY PERFORMANCE INDICATORS
  23. 23. ORGANIZZARE LE ATTIVITA’ • Qualsiasi tipo di attività promozionale richiede PIANIFICAZIONE, che tenga conto di tempi e risorse. • Per ciascuna attività è consigliabile indicare una risorsa responsabile e una di supporto ATTIVITA’ Quarta Terzultima Penultima Ultima DURANTE POST Inviti Predisposizione invito Creazione lista Responsabile: A Supporto: B Invio inviti docenti Responsabile: A Supporto: B Invio inviti autorità Responsabile: C Supporto :B Survey feedback Attestati Layout Responsabile: B Predisposizione Raccolta firme Invio Catering Contatto ditte Responsabile: B Preventivo Promozione Misurazione risultati Ufficio Stampa Raccolta dati Predisposizione liste stampa Predisposizione comunicato Invio comunicato + recall Schede stampa per giornalisti Rassegna
  24. 24. TOOLS ONLINE • Trello – per assegnare task e organizzare le attività • Eventbride – per creare eventi e promuoverli + gestione invitati • Mailchimp – gestione campagne mailing
  25. 25. ESERCIZIO 1 1. Dividetevi in 5 gruppi e scegliete un obiettivo tra quelli distribuiti 2. Discutete in gruppo per individuare i target in base all’obiettivo e scriveteli in tabella 3. Completate la tabella inserendo, sulla base di obiettivo e target 4. Il portavoce di ciascun gruppo presenta la sintesi di quanto sviluppato TEMPO LAVORO IN GRUPPO: 15 min
  26. 26. A - ACCRESCERE IL NUMERO DI ISCRITTI TARGET ATTIVITA’ (strumenti) KPI (indicatore) RISULTATI
  27. 27. B - ACCRESCERE IL NUMERO DI SCUOLE COINVOLTE TARGET ATTIVITA’ (strumenti) KPI (indicatore) RISULTATI
  28. 28. C - ACCRESCERE IL NUMERO DI PROGETTI ATTIVATI TARGET ATTIVITA’ (strumenti) KPI (indicatore) RISULTATI
  29. 29. D - ACCRESCERE LA CONSAPEVOLEZZA DI ETWINNING NELLA COMUNITÀ LOCALE TARGET ATTIVITA’ (strumenti) KPI (indicatore) RISULTATI
  30. 30. E - AUMENTARE LA VISIBILITÀ / CONOSCENZA GENERALE DI ETWINNING TARGET ATTIVITA’ (strumenti) KPI (indicatore) RISULTATI
  31. 31. ESERCIZIO 2 1. Dividetevi in 5 gruppi e ipotizzate di dover organizzare un evento in base agli obiettivi dell’ESERCIZIO 1 2. Descrizione evento, evidenziando i PUNTI DI FORZA dell’offerta: benefici, attività, location, interventi, ospiti, formazione.. 3. Scrivete una breve bozza di COMUNICATO STAMPA pre-evento includendo tutti i componenti precedentemente descritti 4. Il portavoce del gruppo leggerà titolo e incipit del comunicato TEMPO LAVORO IN GRUPPO: 15 min
  32. 32. ESERCIZIO 3 1. Dividetevi in 5 gruppi e ipotizzate di dover organizzare un evento in base agli obiettivi dell’ESERCIZIO 1 2. Discutete in gruppo su quali siano la lista di attività da pianificare per la promozione PRE – DURANTE – POST evento 3. Completate la tabella 4. Il portavoce di ciascun gruppo presenta la sintesi di quanto sviluppato TEMPO LAVORO IN GRUPPO: 15 min
  33. 33. ESERCIZIO 3 ATTIVITA’ Quarta Terzultima Penultima Ultima DURANTE POST

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