I processi documentali devono essere oggetto di una particolare attenzione poiché possono coinvolgere flussi elevati di documenti e comportare una manipolazione della carta; inoltre, coinvolgono solitamente diversi attori (fornitori, trasportatori, clienti o destinatari della merce). Nella logistica di magazzino e dei trasporti la gestione di tali processi, tradizionalmente paper-based, è un’area aperta ad ampi margini di miglioramento. Scopo della presentazione, effettuata con il contributo di Ricoh Italia, è di illustrata come, integrando alcune soluzioni per la dematerializzazione dei documenti all’infrastruttura IT aziendale e, in particolare, ai sistemi di logistica, sia possibile ottimizzare alcuni processi (come l’acquisizione dei documenti di ricevimento merce o di spedizione) e dematerializzare fin dall’origine documenti tradizionalmente soggetti a un firma.

1. Ottimizzazione
dei processi
documentali
nella logistica
Christian Bonaccorsi
Logistics Market Developer Manager
Channel Marketing
Ricoh Italia
Davide Pautasso
Sales manager
Sales Division
Kube Sistemi

2. Infografica Kube Sistemi

3. Digitalizzazione dei Documenti a
supporto dei processi di trasporto
E’ possibile trasmettere e conservare in modalità elettronica non solo le fatture, ma anche altri documenti
amministrativi e fiscali, attraverso l’implementazione di procedure di Trasmissione Telematica e di
Conservazione Sostitutiva così come previsto dalla normativa vigente.
Fonte:
Osservatorio Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano ; Osservatorio Contract Logistics del Politecnico di Milano

4. Modelli di Conservazione Sostitutiva dei
Documenti di Trasporto
E’ possibile identificare 5 differenti modelli attraverso cui è possibile fare Conservazione Sostitutiva del
DDT, che differiscono tra loro sulla base di:
1. tipologia di documento scambiato (documento analogico verso documento informatico);
2. richiesta – da parte del fornitore – della firma del cliente sul Documento di Trasporto, all’atto
della consegna della merce;
3. modalità di trasmissione del documento (in formato telematico o cartaceo);
4. formato dei documenti scambiati (formato strutturato verso formato non strutturato).
La Dematerializzazione vista dal CLIENTE (DDT Ricevuti) La Dematerializzazione vista dal FORNITORE (DDT Emessi)
Aspetti chiave :
a. Firma del cliente per la garanzia dell’avvenuto ritiro della merce b. Ritiro Parziale della merce
Fonte:
Osservatorio Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano ; Osservatorio Contract Logistics del Politecnico di Milano

5. Digitalizzazione dei processi inerenti le attività
logistiche di trasporto e consegna merci.
Il processo di trasporto e consegna merci, nel suo svolgimento “tradizionale”: tutta la documentazione a supporto è in
formato cartaceo e ne viene conservata copia cartacea da tutti gli attori coinvolti (in generale, almeno tre: Fornitore,
Trasportatore e Cliente destinatario della consegna).
Questo processo - che vede prodotti annualmente in Italia tra i 5 e i 10 Miliardi di documenti è particolarmente complesso e le
opportunità di declinazione dei principi della Digitalizzazione presentano elementi trasversali che vanno attentamente valutati:
1. La presenza di firme autografe sui documenti
2. l’esigenza di disporre di informazioni in anticipo
3. la crescente richiesta di un controllo in real time delle milestone di processo
4. La necessità di coinvolgere e coordinare attori anche molto diversi (per profilo professionale e background culturale) all’interno di
più organizzazioni
5. Il tema della tutela giuridica per i diversi soggetti nell’eventualità di un contenzioso
6. l’esigenza di ridurre i lead time di fatturazione
7. la necessità di ottimizzare le operazioni di back-office
8. L’esigenza di ridurre la carta circolante

6. Modelli di Digitalizzazione
1. DEMATERIALIZZAZIONE UNITLATERALE DEGLI ARCHIVI
Nei modelli di Dematerializzazione unilaterale degli archivi il fornitore che attiva la spedizione decide di portare
in Conservazione Sostitutiva i Documenti di Trasporto (DDT) attivi (prodotti dallo stesso fornitore), stampando
esclusivamente la copia del DDT da consegnare al cliente.
Lato passivo il cliente destinatario della consegna può scegliere di portare in Conservazione Sostitutiva i DDT
ricevuti, naturalmente previa acquisizione dell’immagine mediante scansione.
Fonte:
Osservatorio Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano ; Osservatorio Contract Logistics del Politecnico di Milano

7. 2. DIGITALIZZAZIONE DEI FLUSSI INFORMATIVI
Nei modelli di Digitalizzazione dei flussi informativi , fornitore e cliente si accordano per attivare un dialogo – in
formato elettronico strutturato – parallelo al flusso fisico delle merci, che rimane comunque accompagnato da
un Documento di Trasporto cartaceo. Si introducono, quindi, messaggi strutturati – per esempio, l’Avviso
di Spedizione (ASN), l’Avviso di consegna (DesAdv), lo stesso DDT e la Notifica Ricezione Merci (RecAdv) –
ai soli fini gestionali e di processo, mentre si mantengono – presso tutti i soggetti coinvolti – gli archivi fiscali
cartacei per i DDT. L’attestazione di presa in carico della merce e la prova di avvenuta consegna – ove
previste – sono costituite dall’apposizione di una firma autografa sulla copia-fornitore del DDT cartaceo..
Modelli di Digitalizzazione
Fonte:
Osservatorio Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano ; Osservatorio Contract Logistics del Politecnico di Milano

8. Modelli di Digitalizzazione
3. COMPLETA DEMATERIALIZZAZIONE E DIGITALIZZAZIONE DEI PROCESSI
Nei modelli di Completa Dematerializzazione e Digitalizzazione dei processi ,i flussi informativi si
sostituiscono in toto alla documentazione cartacea a valenza fiscale che accompagna la merce. La
documentazione a bordo mezzo si semplifica, riducendosi alla sola Scheda di Trasporto1, che comunque non
è un documento rilevante ai fini fiscali. Gli archivi cartacei vengono sostituiti dalla Conservazione Sostitutiva
diretta dei messaggi scambiati nel flusso informativo parallelo alla consegna fisica della merce, che possono
anche sostituirsi alle prove di presa in carico della merce e di avvenuta consegna.
Fonte:
Osservatorio Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano ; Osservatorio Contract Logistics del Politecnico di Milano

9. Benefici della Digitalizzazione
Fonte:
Osservatorio Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano ; Osservatorio Contract Logistics del Politecnico di Milano

10. Servizi Documentali Gestiti

11. Grazie per l’attenzione