Les archives du département de la Gironde, de la Ville de Bordeaux et de la Métropole de Bordeaux ont mis en place un système d'archivage mutualisé leur permettant de gérer leurs documents tout au long de leur cycle de vie, depuis leur conception initiale jusqu'à leur archivage. Ce système repose sur diverses applications logiciel libre prenant chacune en charge une partie du cycle de vie des documents (Alfresco pour la GED courante, Asalae pour l'archivage, etc.) Dans le cadre de ce système, lors du passage d'un outil à l'autre, un grand nombre de métadonnées sont perdues et doivent donc être ressaisies. D'où l'idée de mettre en place un référentiel commun qui va constituer un pivot sur lequel s'appuient les autres outils, et qui va conserver et enrichir les métadonnées d'un document tout au long de son cycle de vie, au fil de ses passages d'une application à l'autre. Ces métadonnées sont, par exemple, le rangement dans des plans de classement, les agents étant intervenus sur le document, les étapes du processus de validation, etc.) Dans le cadre d'un marché public, Logilab développe le référentiel commun du système d'archivage pour le compte du Conseil Départemental de la Gironde, de la Métropole de Bordeaux et de la Ville de Bordeaux. La présentation présente l'outil logiciel libre qui a vocation à être partagé avec d'autres institutions rencontrant une problématique similaire, mais également de revenir sur le projet lui-meme qui implique de nombreux acteurs et a été géré avec une méthode agile et divers outils innovants (MVP, UX Design, etc.) Voir http://saem.e-bordeaux.org/projet-module-r%C3%A9f%C3%A9rentiel pour plus de détails.

1. Paris Open Source Summit-19 novembre 2015
Pascal Romain (Product Owner) @keronos
Sylvain Thénault (Scrum Master) @sythenault
Pierre-Etienne Cassagnau (Sys Admin Officer)

2. Problématiques

3. Archivage et électronique : un mariage
impossible ?
3

4. Plusieurs vocabulaires pour exprimer la
même idée
4

5. Classement / Vocabulaire
5

6. Entité-relation
6

7. Le mariage de raison

8. Des personnes et des compétences
complémentaires
• e-archiviste
• accompagnement
• utilisation
• qualité
• réglementation
• expertise
• ingénierie
8

9. Naissance d'une équipe
• Un comité de projet est mis en place pour piloter le projet côté
collectivités
• Plusieurs équipes de développement intéragissent sur différentes
composantes du système
• Un administrateur système "dédié"
9

10. Archivage et open source ?

11. • préconisé par l'état
• surtout logique dans le cadre
d'investissements pour répondre à un
besoin commun
• on bénéficie de briques existantes, on
contribue en retour
Pourquoi le libre ?
11

12. Obsolescence des support et des formats
(des logiciels aussi, non ?)
wordperfect sur disquette 3.5"
pptx sur cd-rom, etc...
12

13. • code ouvert = sécurité et pérennité
• abstraction du stockage pour éviter
l'adhérence avec le matériel
• migration des documents vers des données
ouvertes
Auditabilité du système
13

14. De l'idée à la réalisation...

15. • travail sur les processus métiers et
études
• adaptation de la GED Alfresco
• connecteur GED - SAE
Phase 1
15

16. La vision modulaire
16

17. • Ge(d)stion courante [Alfresco 5 Community]
• SAE [as@lae]
• Référentiel de données [CubicWeb] CC-By-NC-SA semanticwebcompany
Composantes du SAEM
mais surtout interopérable grâce aux techniques du Web Sémantique, et
libre.
17

18. Phase 2 : dev agile
• mise en place d'un fonctionnement agile
• ateliers au fil de l'eau, y compris sur la définition du modèle
• lean canvas à court terme (6 mois) et moyen terme (2 ans)
• 10 sprints : sprint 0 + 9 releases "majeures"
18

19. Bilan d'étape

20. Un pivot pour les données structurées
• données de référence externe (thésaurii, référentiels géo)
• données de référence interne (PC, acteurs, vocabulaires, organigramme)
Administration par des experts : alimentation de qualité
Simplification du processus d’archivage par réutilisation
20

21. Archives ouvertes grâce à un modèle de
données structuré
21

22. Processus d'archivage
22

23. Plateforme technique opérationnelle
• Utilisation comme opérateur d'archivage
• Sys admin opérateur technico-fonctionnel
• Intégrateur unique pour le projet (Département de la Gironde)
• Solutions OpenSource (Red-Hat) et baie EMC comme plateforme de
validation et de production
23

24. • accès par entités
• archives liées à un concept
• faire des liens vers d'autres corpus :
bienveillance
• versements de la Direction Enfance et
Famille de la ville de Bordeaux
• archives de Gironde
Réutilisabilité des données de référence
24

25. • composant SKOS et OAI-PMH pour CubicWeb,
• Linked CSV -> RDF,
• base pour une implémentation SEDA v0.2->2.0,
• implémentation OAI-PMH dans asalae / alfresco
• mais aussi des réflexions autour des ontologies et
thésaurus pour la gestion d'archives.
CC-By-SA Krishnavedala
Contributions à ce jour
25

26. Et maintenant ?

27. Bâtir sur ce socle...
• Le meilleur reste à venir : alimentation du référentiel avec les données
issues du cycle de vie des objets d'archives ;
• Plus de connecteurs !
27

28. Adaptez le à votre environnement et contribuez
des connecteurs dès maintenant !
Avec vous ?
Blog en ligne http://saem.e-bordeaux.org
Code source du référentiel https://www.cubicweb.org/project/cubicweb-saem_ref
Suivez nous : @projetsaem @logilab
Merci !