1. Unidad I: Administración del tiempo
El tiempo es una simple medida. El
Administración tiempo es pues, la dimensión del
cambio.
Si nada cambiara, no habría tiempo.
Resulta entonces un corolario que
sorprenderá a más de uno: El tiempo
en sí no existe. No existe porque es
una simple medida. No existe el
Herramientas tiempo como no existen ni el
kilómetro ni el litro, sino únicamente
las cosas que son medidas por tales
patrones convencionales.
La percepción de no tener tiempo
se debe a una mala selección o
distribución de las acciones
realizadas.

2. Unidad I: Administración del tiempo
Administrar el tiempo
Administración realmente significa
administrarnos nosotros
mismos, de tal manera
que podamos optimizar el
tiempo que tenemos.
Significa conducir nuestros
Herramientas asuntos dentro del tiempo
disponible para que
podamos lograr resultados
más eficaces.
Conceptos Elementos

3. Unidad I: Administración del tiempo
Es necesario saber en qué se le
Administración va el tiempo. ¡No dependa de la
memoria, pues es traicionera!
El resultado de examinar
cómo gastamos nuestro
Herramientas tiempo debe ser un paso
hacia el desarrollo de un
sentido personal del mismo:
en qué se nos va y en qué
debería írsenos.
Conceptos Tiempo Gestión Reuniones

4. Unidad I: Administración del tiempo
Administración Eficiencia y La administración del tiempo
eficacia se puede definir como una
Urgente e
manera de ser y una forma de
importante vivir. Hoy, se puede
considerar al tiempo como
e
Herramientas Mitos uno de los recursos más
importantes y críticos de los
Enemigos administradores.
Conceptos Elementos

5. Unidad I: Administración del tiempo
Teniendo los objetivos claramente
Administración definidos y priorizados, y lo que
tenemos que hacer
para alcanzar dichos Agendas
objetivos, podremos utilizando la
matriz, desenvolvernos en el
cuadrante II
que es la combinación de lo
Herramientas importante y no urgente. El problema
en una organización son los Matriz del
ladrones del tiempo, aquellos que te Tiempo
quitan el tiempo y que no te permiten
dedicarte a cumplir
con tu plan.
Conceptos Elementos

6. Unidad I: Administración del tiempo
Principio 90 – 10: El principio 90/10 significa que el 10 por
ciento está relacionado con lo que te pasa y el 90 por
Administración ciento, se determina por la forma en cómo reaccionas.
MEDICION
El ciclo de la productividad nos
muestra el mejoramiento de la misma.
MEJORA-
MIENTO
CICLO DE
PRODUCTIVIDAD
EVALUA-
CION
Un programa de
productividad no es un proyecto de una
Herramientas sola vez, es un programa constante y
PLANEACIÓN
continuo.
La ley de Parkinson afirma que "el trabajo se expande hasta
llenar el tiempo disponible para que se termine".
Conceptos Tiempo Gestión Reuniones

7. Unidad I: Administración del tiempo
Tiempo Respuesta: es el que obliga a estar
Administración en función de dar respuesta a lo que se
presenta y que no sabemos por
anticipado, es simultáneo, impredecible y
disperso.
Tiempo Discrecional: es el tiempo
Herramientas controlado, focalizado, el que se puede
decidir y se concreta la atención solamente
Cadauna de estos tiempos es el 50 % de la jornada. Sin
en uno cosa.
embargo existe la sensación de que el Tiempo Discrecional
es menor y que se escapa del control.
Conceptos Tiempo Gestión Reuniones

8. Unidad I: Administración del tiempo
Delegación Solución de problemas
Administración
Sensibilización encubierta
Manejo de interrupciones
Desensibilización sistemática
Herramientas
Visualización Gestión de estrés
Asertividad
Conceptos Tiempo Gestión Reuniones

9. Unidad I: Administración del tiempo
Concepto y características de las reuniones de trabajo
efectivas: 1. Planificar la agenda cuidadosamente
Administración 2. Asignar que alguien lleve o controle el tiempo de reunión
3. Rechazar discutir puntos fuera de agenda (se debe tomar
notas para incluirlos en otra agenda).
4. Evaluar el proceso de reunión al final de la misma
Objetivo
Agenda Participantes
Herramientas PLANIFICACIÓN:
Requerimientos
Ejecución de la reunión
Cierre de la reunión:
Tareas post reunión:
Conceptos Tiempo Gestión Reuniones

10. Unidad I: Administración del tiempo
Eficiencia: cómo se hacen las cosas, de
qué modo se ejecutan.
Administración Eficiencia y
eficacia Eficacia: para qué se hacen las
cosas, cuáles son los resultados que se
Urgente e persiguen; qué objetivos selogran.
importante
Herramientas Mitos
Enemigos
Conceptos Elementos

11. Unidad I: Administración del tiempo
Lo Urgente está dado por las tareas y
actividades que exigen de nosotros una
Administración Eficiencia y atención inmediata. Toda tarea o actividad en
eficacia la que ejercitamos nuestra capacidad de
respuesta. Esta capacidad se expresa a través
Urgente e de resultados cotidianos de una organización.
importante El otro aspecto a integrar es la atención de lo
Importante. Definimos así a las actividades
que se ocupan de atender lo que le da
Herramientas Mitos sentido a la existencia a largo plazo a una
organización. La atención de lo Importante es
toda actividad que se ocupa de desarrollar
Enemigos nuestra capacidad de respuesta futura a los
desafíos del entorno
Conceptos Elementos

12. Unidad I: Administración del tiempo
MITOS
El mito de la actividad.
Administración Eficiencia y El mito del hombre equipo.
eficacia El mito de la decisión aplazada.
El mito del indispensable.
Urgente e El mito de ahorrar tiempo.
importante El mito de trabajar contra el tiempo.
Todo el mundo pierde el tiempo
Herramientas Mitos
Enemigos
Conceptos Elementos

13. Unidad I: Administración del tiempo
ENEMIGOS
Administración Eficiencia y
eficacia
Desperdiciador
de tiempo
Urgente e
importante
Herramientas Mitos
Desperdicia-
dores de Desperdiciadores de
Enemigos tiempo tiempo internos
Externos
Conceptos Elementos

14. Unidad I: Administración del tiempo
Agenda normal o estándar: es una agenda
sencilla que contiene las partes
Administración imprescindibles.
Agenda personal: existe una gran variedad de
ellas. Agendas
Agenda electrónica: son de gran utilidad por la
cantidad de información que contienen y el
poco espacio que ocupan.
Agenda ordenador: la tienen los distintos
Herramientas sistemas operativos como el Windows, que
tiene el Outlook. Matriz del
Tiempo
Conceptos Elementos

15. Unidad I: Administración del tiempo
Urgente No Urgente
I: Actividades: II: Actividades:
Importante
• Crisis • Prevención, actividades
Administración • Problemas apremiantes de Planeación Estratégica
• Proyectos cuyas fechas • Construir relaciones
vencen • Reconocer nuevas
Agendas
oportunidades
• Planificación, recreación
III. Actividades: Actividades:
• Interrupciones, algunas • Trivialidades, ajetreo
No Importante
llamadas inútil
Herramientas • Correos, algunos • Algunas cartas
informes • Algunas llamadas Matriz del
• Algunas reuniones telefónicas Tiempo
• Cuestiones inmediatas, • Pérdidas de tiempo
acuciantes • Actividades agradables
• Actividades populares
Conceptos Elementos