Plan de Negocios

2. PLAN DE NEGOCIOS
DIGIARCHIVOS LTDA

4. Los servicios que nuestra empresa ofrece
son el servicio de Conservación Documental
a Través de la Microfilmación y el servicio de
Eliminación Documental

6. • Nuestra idea de negocio la hemos basado
en la importancia de conservar la
información que se encuentra en la
documentación en un soporte de mayor
durabilidad como la microfilmación, y
también pensando en la forma más
práctica para eliminar aquella
documentación que ha perdido sus
valores primarios y secundarios de forma
tal, que éste proceso no afecte al medio
ambiente.

8. Nuestros servicios están dirigidos a las
entidades adscritas al sector judicial, tales
como las que pertenecen a la
Superintendencia de Notariado y Registro
(Notarias), Registradurias, Juzgados.

10. SERVICIODEMICROFLMACIÓN
Según la opinión de
nuestros clientes,
las posibilidades de
contratar el servicio
de microfilmación
son:

11. SERVICIODEELIMINACIÓN
De acuerdo con la
opinión que dieron
nuestros clientes, la
opción de contratar el
servicio de
Eliminación
Documental es:

13. ANÁLISISDECOMPETITIVIDADDELSERVICIODE
MICROFILMACIÓN
EMPRESA PRECIO UNIDAD DE MEDIDA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN $1’064.000 Tamaño oficio
$2’128.000 Tamaño carta
$616.000 Tamaño oficio
$1’232.0000 Tamaño carta
Rollo de 35mm en sales de plata
Rollo de 16mm sales de plata
Incluido IVA
IRON MOUNTAIN $1.500.000
$1.825.000
Rollo de 16mm
Rollo de 35mm
TRANS ARCHIVOS LTDA $1.450.000
$1.700.000
Rollo de 16mm
Rollo de 35mm
IDEA $1.200.000
$1.500.000
Rollo de 16mm
Rollo de 35mm

14. ANÁLISISDE COMPETITIVIDADDELSERVICIO
DE ELIMINACIÓN
EMPRESA PRECIO UNIDAD DE MEDIDA
Tecnideal Eco ambiental $200.000
$5.000.000
1Tonelada
25 Toneladas
Iron Mountain $250.000
$5.000.000
1 Tonelada
20 Toneladas
ITDS Integración y Transferencia de
Datos en Salud
$300.000
$4.500.000
1 Tonelada
15 Toneladas
IDEA $185.000
$1.850.000
1 Tonelada
10 Tonelada

16. MICROFILMACIÓNESPECIFICACIONES REQUERIMIENTOS
Se realizará la microfilmación de la cantidad de
documentos que la empresa contratante necesite
conservar en éste medio
Que la documentación ya este seleccionada por el
funcionario encargado de la entidad contratante, con el
fin de que se microfilmen los documentos que realmente
tengan que estar conservados en éste soporte
El proceso de microfilmación se llevará a cabo en las
instalaciones de nuestra empresa, ya que es aquí en
donde se encuentran los equipos necesarios para realizar
éste labor.
La empresa contratante será quien se encargue de llevar
a nuestras instalaciones la documentación que se vaya a
microfilmar.
Para realizar la microfilmación se utilizarán los rollos de
16mm y de 35mm, dependiendo de la cantidad de
documentación a microfilmar. Se harán dos copias, es
decir, una para la empresa contratante y otra como copia
de seguridad en caso de pérdida que estará en nuestra
empresa.
Se le entregará a la empresa contratante un rollo y
nosotros conservaremos una copia en caso de pérdida, si
la empresa contratante solicita la copia por ésta razón,
ésta tendrá un costo que el cliente deberá asumir.
El proceso de microfilmación se realizara en un tiempo
estimado de 2 a 3 horas aproximadamente, también
dependiendo la cantidad de documentos que se vayan a
microfilmar
N.A.
Se realizará la microfilmación de acuerdo con la
disposición final que se haya establecido en las Tablas de
Retención Documental de la empresa contratante
La empresa contratante deberá darnos el acceso a las
Tablas de Retención Documental, para verificar la
disposición final de los documentos y verificar qué series
o subseries serán microfilmadas.
Para el proceso de microfilmación se utilizarán máquinas
rotativa y planetaria
N.A.
Una vez finalizado el proceso de microfilmación se
informará a la empresa contratante.
La empresa contratante deberá enviar a un funcionario
para que recoja los rollos de microfilmación.

17. ELIMINACIÓNESPECIFICACIONES REQUERIMIENTOS
Se realizará la eliminación de los documentos que
ya no tengan ningún valor ni primario ni secundario
para la empresa contratante, y que ya han
cumplido su ciclo vital.
La empresa contratante tendrá que seleccionar su
documentación, para que se aparte la
documentación que se va a eliminar.
Se eliminará la cantidad de documentos de acuerdo
al peso (por tonelada).
La empresa contratante deberá trasladar los
documentos que se van a eliminar a nuestras
instalaciones.
Al proceso de eliminación se le hará seguimiento
mediante un registro fotográfico.
N.A.
La documentación será eliminada por medio de un
triturador de papel, esto con el fin de evitar que
quede alguna información de la documentación
que se nos ha entregado para éste proceso
Acompañamiento en el proceso de un funcionario
de la entidad contratante, como testigo del mismo.
El proceso de eliminación documental se realizará
de acuerdo con la disposición final que tengan los
documentos establecida en las Tablas de Retención
Documental.
La empresa contratante deberá darnos acceso a las
Tablas de Retención Documental para verificar qué
series o subseries serán eliminadas de acuerdo con
lo estipulado en la disposición final.
Una vez finalizado el servicio de eliminación, se
informará a la empresa contratante. Se le enviará
un correo con los registros fotográficos del
proceso.
La empresa deberá confirmar que recibió dicho
correo.
Una vez finalizada la eliminación documental se
utilizarán éstos residuos como material de reciclaje N.A.
Se realiza el Acta de Eliminación Documental y se le
entrega copia del mismo al funcionario de la
entidad contratante
El funcionario de la entidad contratante deberá
firmar una copia de recibido del acta de
eliminación.

19. • Nuestra empresa quedará ubicada en la
zona de Puente Aranda, pues tiene varias
vías de acceso, cuenta con todo el acceso
a los servicios públicos, además es una
zona que esta mucho más destinada al
sector industrial.

21. TECNOLOGÍA
EQUIPO CANTIDAD PRECIO UNITARIO
Trituradoras 1 Alquiler $2.000.000
Microfilmadoras
PLANETARIA RV5
KODAK IMAGELINK™ DESKTOP
MICROFILMER (ROTATIVA)
1
1
Alquiler $ 1.300.000
Alquiler $ 1.300.000
Procesador de archivos Prostar 1 Alquiler $1.000.000
Lector Scan MS 300 II - MS300 Unitech 2 Alquiler $ 950.000
Computador 4 $ 790.000
Impresora 2 $ 459.500
Celulares 3 $ 261.167
Teléfonos 4 $ 37.000
Tablet 3 $ 233.317

22. MUEBLESY ENSERES
MUEBLE CANTIDAD PRECIO UNITARIO
Sofá 1 $549.000
Estante 8 $150.000
Archivadores Rodantes 1 $585.000
Mesas 8 $320.000

24. MISIÓN:
Suministrar servicios de
outsourcing en procesos
de microfilmación y
eliminación documental
con alto componente
tecnológico y de esta
manera cumplir con las
necesidades de nuestros
clientes, garantizando
efectividad en los
servicios y contribuyendo
con la protección del
medio ambiente.
VISIÓN:
Ser una empresa
reconocida a nivel
nacional como
proveedores
especializados en
brindar soluciones
tecnológicas en los
Sistemas de Gestión
Documental en los
servicios de
microfilmación y
eliminación,
implementando
tecnología de punta.

26. GERENCIA
ÁREA COMERCIAL
ÁREA
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
SECRETARIA
ÁREA OPERATIVA
MICROFILMACIÓN ELIMINACIÓN
DOCUMENTAL
ORGANIGRAMA
DIGIARCHIVOS LTDA.

27. MATRIZD.O.F.A.
DEBILIDADES FORTALEZAS
1. Somos una empresa nueva
2. Estamos iniciando en el mercado
3. Ofrecemos servicios que tienen gran
competencia en el mercado
4. Nuestro campo de búsqueda de clientes es
enfocado en un solo sector
1. Somos una empresa con ideas novedosas
2. Tenemos los conocimientos técnicos y operativos
para desempeñar nuestros servicios de la mejor forma
posible
3. Tenemos equipos de muy buena calidad para la
prestación de nuestros servicios
4. Buscamos oportunidades de hacer crecer nuestros
servicios en otras entidades
OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS D.O. ESTRATEGIAS F.O.
1. La microfilmación es utilizado como
soporte legal, y testimonial
2. Demanda de los servicios de Gestión
Documental
3. Certificación en normas ISO e ICONTEC
4. Las empresas tienen una mayor
implementación en los servicios de
microfilmación y eliminación por ahorro
en costos en los procesos.
1. (D2,O3) Certificar nuestra empresa en la
Norma ISO 9001-2008
2. (D2,O1) Brindar soluciones en los procesos
de Gestión Documental en las entidades
3. (D4.O4) Dar a conocer los servicios de
microfilmación y eliminación a los diferentes
sectores.
4. (D1,O3) Implementar la microfilmación a
cualquier tipo de sociedad como soporte legal
1. (F2,O2) Capacitar a cada uno de los técnicos en lo
último de los servicios de microfilmación y eliminación
2. (F 3,O 3) Generar un servicio de alta calidad en el
proceso de microfilmación con la mejor tecnología en
estándares de calidad
3. (F4,O2) Ofrecer y dar a conocer los servicios de
microfilmación y eliminación documental a los
diferentes sectores
4. (F3, O1)Garantizar un revelado claro y fiable del rollo
para su reproducción como documento legal.
AMENAZAS ESTRATEGIAS D.A. ESTRATEGIAS F.A.
1. Hay empresas con gran experiencia en
el mercado en los mismos servicios que los
nuestros.
2.. Hay empresas que tiene más servicios
complementarios
3. Las otras empresa tienen un amplio
reconocimiento en el mercado
4. Hay empresas con precios ya
establecidos y que han ganado clientes.
1. (D1,A4) Ofrecer promociones que busquen
atraer a las entidades y fidelizarse con
nosotros.
2. (D2, A2) Implementar nuestros valores
agregados en cada uno de nuestros servicios.
3. (D3,A2) Empezar a darnos reconocer como
una empresa capacitada en las entidades de
mayor reconocimiento
4. (D4,A3) Ofrecer mejores precios con igual
calidad y eficacia
1. (F4, A3) utilizar medios tecnológicos y de publicidad
para dar a conocernos como empresa.
2. (F2,A2) Dar y certificar a cada operario con cursos
que los ayude a ser mejores y así dar reconocimiento a
la empresa
3. (F3,A4) Ser una empresa nueva con precios cómodos
garantizando un excelente servicio con los mejores
equipos tecnológicos
4. (F1,A1) Ofrecer servicios con un valor agregado
demostrando la diferencia ante las otras empresas

29. RESUMENVENTASY GASTOSTOTALESAÑO2015
AÑO VENTAS GASTOS
2015 $391.011.600 $495.845.857
2016 $443.428.398 $524.183.920
2017 $312.184.336 $551.853.477
2018 $602.372.061 $581.655.969
2019 $695.826.836 $6212.647.411

31. -
0.02
0.04
0.06
0.08
0.10
0.12
Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5
Razón Corriente (Pesos)
Razón Corriente (Pesos)
-30%
-25%
-20%
-15%
-10%
-5%
0%
5%
10%
1 2 3 4 5
Margen Neto
Margen Neto

32. -30%
-25%
-20%
-15%
-10%
-5%
0%
5%
10%
15%
1 2 3 4 5
Margen Operacional
Margen Operacional
-600%
-500%
-400%
-300%
-200%
-100%
0%
100%
200%
300%
400%
500%
1 2 3 4 5
Rendimiento sobre Activos
Rendimiento sobre Activos

33. -140%
-120%
-100%
-80%
-60%
-40%
-20%
0%
20%
40%
60%
1 2 3 4 5
Rendimiento sobre el Patrimonio
Rendimiento sobre el
Patrimonio
0%
200%
400%
600%
800%
1000%
1200%
1400%
1600%
1 2 3 4 5
Razón de endeudamiento
Razón de endeudamiento

34. -1600%
-1400%
-1200%
-1000%
-800%
-600%
-400%
-200%
0%
1 2 3 4 5
Razón de autonomía
Razón de autonomía

36. • SOCIAL: Mantener la preservación de la
memoria histórica de las entidades.
Inducir a las empresas en la ejecución de
la destrucción documental segura.
• ECONÓMICO: Ahorrar tiempo y dinero en
cuanto a la organización de los
documentos y su conservación, Beneficiar
a otras empresa dedicadas al reciclaje,
llevándoles el papel ya triturado para que
sea procesado y utilizado en la fabricación
de otros productos.

37. • AMBIENTAL: Ser parte de un instrumento e
protección al medio ambiente.
• GENERACIÓN DE EMPLEO DIRECTO: Le daremos
oportunidades de empleo dentro de nuestra
empresa a aquellas personas que necesiten
tener una estabilidad laboral de acuerdo a
sus capacidades.
• GENERACIÓN DE EMPLEO INDIRECTO: Serviremos
como “puente” por medio del mecanismo de
Outsourcing, para que las personas
interesadas puedan tener la oportunidad de
vincularse con compañías que solicitan
nuestros servicios

39. El resultado final de nuestro proyecto es NO
VIABLE, por las siguientes razones:
• El sector al que nos dirigimos no considera
viable la contratación de ninguno de los dos
servicios.
• Las entidades del sector escogido tienen un
volumen documental muy amplio, y no están
autorizados a eliminarlos.
• Las entidades prefieren mantener su
documentación en físico o en medio digital,
más no microfilmado.
• Los gastos que generaría la empresa serian