1. CONOCIMIENTO Y EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS

2. TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Presentado por:
LAUA ISABEL MINA VICTORIA
Tecnólogo en Gestión Documental
CONOCIMIENTO Y EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS

3. ¿Qué es una
Transferencia Documental?
Es el proceso mediante el cual las
instituciones publicas o privadas trasladan
la documentación de un archivo a otro, una
vez cumplidos los tiempos de retención
señalaos en las tablas de retención o las
tablas de valoración documental.

4. Archivo de Gestión o de Oficina
En este archivo reposan los documentos
generados en los procesos de gestión
administrativa.
Las oficinas deberán transferir al Archivo
Central aquellas series y subseries
documentales que hayan cumplido el
tiempo de retención señalado en la TRD
correspondiente.

5. Archivo Central o Intermedio
A este archivo son transferidos los
documentos de los archivos de gestión cuya
consulta no es tan frecuente, es decir,
cuando están en su segundo ciclo de vida
(semiactivos).
Se debe verificar que los documentos
recibidos, sean los mismos que se
relacionan en el inventario.

6. Archivo Histórico o Permanente
Es aquel al que se transfiere la
documentación del archivo central o del
archivo de gestión que por decisión del
correspondiente comité de archivos, debe
conservarse permanentemente, dado el
valor que adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura.
NOTA: Antes de transferir a este archivo, se aplicara la disposición
final y procedimientos previstos en la TRD.

7. Requisitos para efectuar las
Transferencias
- Existencia del comité
de archivo en la entidad.
- Tablas de Retención Documental, avaladas por el
Comité de Archivo de la entidad y aprobadas por el
Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

8. Pasos para realizar las
transferencias documentales
Toda entidad, empresa u oficina
transferente deber arreglar la
documentación siguiendo los pasos que se
enuncian a continuación:

9. 1) Limpieza de la
documentación
Los documentos se limpiarán en un espacio con
buenas condiciones de ventilación, iluminación e
higiene.
La persona que realice esta labor, deberá
disponer de elementos de trabajo apropiados para
el área.

10. 2) Eliminación del material
metálico
En este proceso queremos
dejar el documento libre de
clips, ganchos de
cosedora, legajadores,
etc., ya que estos
ocasionan deterioros de
tipo físico en el papel; por
lo tanto, procuremos
utilizar elementos
elaborados en material
plástico que evitan la
oxidación.

11. 3) Identificación del material
afectado por biodeterioro
Si encontramos documentos deteriorados
por agentes biológicos, debemos aislarlos y
mantenerlos en depósitos con buena
ventilación, aislado de la humedad y a una
temperatura adecuada.

12. 4) Revisión y Foliación
Todos los documentos deberán estar
numerados, en orden consecutivo y de
manera cronológica; numerando de uno (1)
en adelante, de manera legible en la parte
superior derecha de la hoja y con lápiz.

13. Unidades de Conservación y
Almacenamiento
Entre las más comunes están: Paquetes,
Legajos, Tomos, Cajas, Carpetas y A-Z.
- Los documentos empastados cuyos lomos
se encuentran deteriorados, deberán
reforzarse utilizando materiales adecuados
para evitar que se siga dañando.
- La documentación que se encuentra suelta
deberá almacenarse en cajas y carpetas.

14. Cajas
Material: Cartón corrugado, desacidificado,
recubierto en su interior por una capa fina de
parafina y cera vegetal.
Tamaño: En general mide 27 cm de alto, 40
cm de ancho, 12.5 cm de profundidad.
Capacidad: Es recomendable introducir el
numero de carpetas necesarias, de tal forma
que no queden ni sueltas, ni apretadas.
Identificación: Las cajas deben ser
rotuladas en sus tapas laterales. Así:
CODIGO (de la entidad):
FONDO:
SECCIÓN:
SUBSECCIÓN:
NUMERO DE CARPETAS:
CAJA Nº:
Nº CONSECUTIVO:
Nº CORRELATIVO:
FECHAS EXTREMAS DEL: AL:

15. Carpetas
Material: Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto, cartulina
bond (blanco).
Diseño: Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación,
garantizando la protección de los bordes del papel.
Identificación: Se realizara sobre la solapa, en la esquina superior
derecha. Así:
FONDO:
SECCIÓN: SUBSECCIÓN:
SERIE: SUBSERIE:
Nº FOLIOS:
Nº CARPETA:
Nº CAJA:

16. Amarre
Este es un proceso importante, porque reforzamos
la documentación que va a ser transferida par que
su traslado sea fácil y cómodo, es decir, los
documentos quedan sujetados unos de otros y no
se dispersaran en caso alguno.

17. Embalaje o Empaque
Debemos cerciorarnos que todo los documentos
estén de la manera adecuada y que estén
debidamente relacionados en el inventario; que los
materiales a utilizar sean los adecuados, también
asegurarnos que el volumen sea equilibrado para
no dañar ni el documento ni el empaque (ya sea
caja o carpeta).