2. Päivän ohjelma
9:00-9:15 Aamukahvit & päivän ohjelma
9:15-10:00 Esikyselyn vastausten läpikäynti ja teemoja syventävä
keskustelu / Kati Keronen, Differo Oy.
10:15-11:45 Työpaja: rahoittaja-hanketoteuttaja –viestintäsuunnitelman
ideointi teemoittain yhdessä.
11:30-12:00 Loppukeskustelu ja jatkotoimista sopiminen
3. Aamupäivän tavoitteet
1) Keskustella rahoittajien ja hanketoteuttajien välisistä tiedontarpeista
2) Pohtia tältä pohjalta, miten alueet voivat yhdessä yhteisen
viestintäsuunnitelman avulla tehostaa vuorovaikutusta, luoda
hanketoimintaan parempaa työrauhaa ja selkeyttää yhteisiä
pelisääntöjä.
3) Synnyttää yhteinen näkemys siitä, miten lshelmet.fi –portaalin
ympärille kehittynyt yhteisö jatkaa vuoden 2013 jälkeen.
4. Hanketoteuttajien yleisiä huolenaiheita 1
”Yrittäjien hankeähky on kova. Eräskin yrittäjä kysyi soittaessani
kuulinko napsahduksen. Sanoin en. Yrittäjä sanoi, että syytä olisi,
poistin juuri varmistimen aseestani. Yrittäjä ei sitten lähtenyt mukaan
hankkeeseen.” Projektipäällikkö Helmet-työpajassa 13.3.2013.
”Työrauhan epävarmuus aiheuttaa helposti sitoutumattomuutta. Kun
jatkosta ei ole tietoa, jäädään odottelemaan valmiita vastauksia.”
Projektipäällikkö Helmet-työpajassa 13.3.2013.
”Olen huolissani siitä, että kohderyhmän tarpeita ei ole
hankesuunnittelussa otettu riittävän hyvin huomioon.
Projektipäällikkönä joudun vetämään vastahankaista kivirekeä
perässäni ja yritysten suhtautuminen hankkeisiin on lähinnä good
williä ja sitoutuminen hankkeeseen heikkoa.” Projektipäällikkö
Helmet-työpajassa 13.3.2013.
5. Hanketoteuttajien yleisiä huolenaiheita 2
”Maksatustoiminnan viiveet (ainakin Etelä-Pohjanmaalla) ovat
kohtuuttomia. Vuodesta puoleentoista vuotta kestävä kulujen syntymisen
ja maksatuksen aikaväli on liian pitkä lähes kaikille PK-yrityksille ja muille
pienellä kassalla toimiville tahoille.” Sähköpostipalaute työpajaan 21.3.
liittyen.
”Erityisesti seurantalomakkeen huono istuvuus kuvaamaan käytännön
toimintaa aiheuttaa turhaa stressiä hanketoteuttajalle. Ylipäätään
hankkeen hallinnointi kuluttaa tarpeettoman paljon aikaa suhteessa siihen
varsinaiseen työhön, jota hankerahoituksella on tarkoitus saada aikaan.”
Sähköpostipalaute työpajaan 21.3. liittyen.
6. Hanketoteuttajien ajatuksia lshelmet-
portaalista
”Olen odottanut tällaista avausta. Luottamus ja usko on kova nyt kun
taustalla on laaja hanke alueellisen tekemisen sijaan. Juuri tällaista
toimintaa tarvitsemme, kun vain saamme ihmiset ymmärtämään, ettei
kyse ole taas yhdestä ohimenevästä verkkoportaalista, vaan meidän
kaikkien yhteisestä mahdollisuudesta tehostaa yhteistyötämme”.
Projektipäällikkö Helmet-työpajassa 14.3.
”Myös seuraaminen on teko. Itse olen erityisen vaikuttunut lshelmet-
portaalin uutta rahoituskautta koskevasta blogipostauksesta. Sain siitä
paljon uutta oppia, jota en mistään muualta olisi löytänyt. En ole tosin
uskaltautunut portaalissa kommentoimaan tai tykkäämään.”
Projektipäällikkö Helmet-työpajassa 14.3.
”En ymmärrä, miksi tällaisia portaaleja perustetaan. Käytämme
hankkeessamme Facebookia ja se toimii hyvin. Tässä on taas yhdet
tunnukset muistettavaksi.” Projektipäällikkö Helmet-työpajassa 14.3.
8. Missä asioissa rahoittajien ja
hanketoteuttajien vuoropuhelu on
olennaisinta? (osa 1)
• Hankesuunnitteluvaihe
• Hankesuunnittelijan ja rahoittajan yhteistyö hankesuunnittelussa
• Hankerahoitushaut tiedotus riittävän ajoissa ja laajasti, rahoittajan
vaatimukset esille kerralla ja selvästi (välillä joutunut nyhtämällä
nyhtämään)
• Yleinen neuvonta hakujen auetessa
• Strategian läpinäkyvyys, selkeät pelisäännöt ja realistiset tavoitteet
• Määrällisten tavoitteiden toteuttamisen realistisuus ja tavoitetaso
• Mikä paikallinen/seudullinen stratgia kokoaa hankkeet tehokkaaksi
kokonaisuudeksi kaikkien olennaisten tahojen oltava tietoisia &
hyväksyttävä suunniteltu hanke
• Jotta toteuttaja olisi turvallisella pohjalla, niin täytyy olla tiedossa
rahoittajien pitemmän aikavälin strategiset tavoitteet
9. Missä asioissa rahoittajien ja
hanketoteuttajien vuoropuhelu on
olennaisinta? (osa 2)
• Muutosjohtaminen
• Rahoittajan odotukset ja joustavuus muutostilanteissa
• Hankerahoittajan tulisi informoida hanketoteuttajia omassa
organisaatiossaan / toiminnassaan tapahtuvista muutoksista vrt.
henkilöstömuutokset.
• Käytännön projektityön arki
• Rahoittajan osallistuttava ohjausryhmän kokouksiin
• Rahoittajan tärkeä olla tavoitettavissa ja vastata projektien
kysymyksiin
• Projektisuunnitelmat, muutokset ja tukikelpoisuus
• Raportointi, lomakkeet ja rahoituksen reunaehdot
• Hankkeen toteuttamisen yleiset pelisäännöt sovittava selkeästi
• Rahoittajien otettava huomioon ruohonjuuritason kokemukset
kohderyhmän palvelutarpeesta tämä asia esiin ohjausryhmissä
• Juurruttaminen / vakinaistaminen
10. Mitä vuoropuhelua rahoittajien olisi
hyvä käydä hanketoteuttajien
kanssa uudesta ohjelmakaudesta?
• Hyvä informoida tulevan ohjelmakauden painotuksista ja
mahdollisuuksista heti siinä vaiheessa, kun asiat on päätetty.
11. Mitä vuoropuhelua rahoittajien olisi
kanssa olisi hyvä käydä, jotta uuteen
ohjelmakauteen valmistautuminen ja
siihen siirtyminen olisi helppoa? (osa 1)
• Avoin, proaktiivinen ja lähellä toimijoita toteutettava viestintä rahoittajilta
toteuttajille
• Avointa, selkokielistä ja toimintalinjojen tavoitteita konkreettisella tavalla
avaavaa.
• Vuoropuheluun mukaan myös toimijat, joiden työtä pyritään kehittämään
(esim. TE-toimi)
• Tiedotus erilaisista toteuttamisvaihtoehdoista rahoittajalta oma-
aloitteisesti.
• Rahoituksen sisältöalueet ja reunaehdot
• Tulevan kauden rahoituksen painopisteet, hankkeiden laajuus /
vaikuttavuus sekä eri toimijoiden strategisista painopistealueista
(rahoittajat, liitto, alueelliset kehittäjäorganisaatiot)
• Mille sektoreille rahoitusta myönnetään
• Tiedotus hankerahoitushauista ajoissa ja laajasti rahoittajan
vaatimukset esiin selvästi ja kerralla
12. Mitä vuoropuhelua rahoittajien olisi
kanssa olisi hyvä käydä, jotta uuteen
ohjelmakauteen valmistautuminen ja
siihen siirtyminen olisi helppoa? (osa 2)
• Sujuva siirtymä ohjelmakaudesta toiseen
• Tärkeää olisi, ettei tulisi liian pitkää katkosta nykyisen ja
seuraavan ohjelmakauden väliin
• Tarkat kriteerit ja käytännölliset ohjeet hakemuksen
täyttämisestä
• Tiedottaminen ohjelmakauden valmistelusta ja etenemisestä on
hanketoteuttajalle tärkeää, jotta ohjelmakauden vaihdoksiin
voidaan varautua ja päästään tehokkaasti liikkeelle toteutusten
kanssa (rahoituskehys, aikataulut, toteuttamislinjojen sisällöt
13. Missä asioissa kannattaisi tehostaa
hanketoimijoiden välistä yhteistyötä?
• Työn näkyväksi tekeminen & hyvät käytännöt
• Yhtenäisiä selkeitä tilastointeja
• Hyvien käytäntöjen levittäminen ja kehittämistyön jakaminen (V)
• Kokemusten vaihto projektien tavoitteista.
• Tukikelpoisuusasiat
• Kohti avoimempaa organisaatiokulttuuria
• Eroon turhasta kilpailusta, isoja hankkeita kannattaa tehdä yhdessä
• Verkostot
• Vertaisarviointi
• Vertaistuki
• Yhteistyö toteutuu jo nyt hyvin toisiaan täydentävien osaamisten tunnistamisen ja
henkilökohtaisten suhteiden kautta. Keinotekoiset, esimerkiksi rahoituksen
vaatimuksesta synnytetyt konsortiot eivät tahdo toimia
• Yhteisiä tilaisuuksia voisi olla hyvä vieläkin enemmän
• Rahoittaja voisi auttaa hanketoimijoiden yhteensaattamisessa – Ely voisi parittaa
hankkeita alueillaan ja myös valtakunnallisesti.
15. Tuleva rahoituskausi
Mitä tiedämme jo nyt kertoa tulevasta rahoituskaudesta?
Millä aikataululla valmistelu etenee?
Voidaanko viestintä aloittaa jo valmisteluvaiheessa?
16. Muut aluerajat ylittävät yhteiset teemat?
Mitkä muut tänään esille nousseet teemat ovat
sellaisia, joissa alueiden välinen yhteistyö olisi
tiedottamisen kannalta mahdollista?
17. Aluerajat ylittävän tiedottamisen organisointi
Miten aluerajat ylittävä tiedottaminen voidaan
organisoida?
Mitä tehdään eri alueilla jo nyt ja mitä tästä
kannattaisi julkaista myös lshelmet-portaalissa
kaikille yhteisesti?
18. Helmet-portaalin tulevaisuus
Miten Helmet-portaalin tulevaisuus voidaan
turvata projektin päätyttyä – vai nähdäänkö tälle
tarvetta?
Jokainen yhteisö tarvitsee primus motorin. Ilman
henkeä puhaltavaa voimaa yhteisö hiipuu
hiljalleen pois.
19. Jatkotoimet
Merja Virkkala, Miia Äkkinen ja Kati Keronen kokoavat päivän
annista tiiviin roadmapin, joka käydään Helmet-portaalin
ohjausryhmän kanssa läpi verkkopalaverina. Palaverissa sovitaan
mahdollisista jatkotoimista.
