Desarrollo del Presupuesto. Administración del Presupuesto. Control de Presupuesto. Aceptación de presupuesto.

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INTRODUCCIÓN
Cada día las empresas necesitan mejores formas de ejecutar sus operaciones con
éxito. Para lograr ese profesionalismo en su gestión administrativa debe de utilizar
técnicas que le permitan prever y pautar los recursos y la manera en que la
organización puede lograr un funcionamiento óptimo o estar más exenta de riesgos.
Justo la herramienta de la que hablaremos en el transcurso del desarrollo de todo
este documento nos dará una idea de cómo lograr que nuestra gestión directiva sea
lo más eficiente posible. Les invito a que conozcan un poco más de esta técnica
empleada por grandes, medianas y pequeñas empresas a nivel mundial.

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¿Qué es un presupuesto?
Cálculo anticipado del coste de una obra o un servicio. Conjunto de los gastos e
ingresos previstos para un determinado período de tiempo. Un presupuesto es
un plan operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un
cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios.
En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo que
quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. Un ejemplo son los viajes. Uno se
pone a planear, entre otras cosas, cuánto hay que gastar en pasajes o gasolina,
comidas y hospedaje. Y ya que has visto todo eso, entonces sabrás cuánto
necesitas ahorrar y, por lo tanto, cuándo te podrás ir.
El presupuesto es un estimado del costo que tendrán las operaciones de la
institución a nivel de sistemas y a nivel de administración. Los presupuestos
pueden desempeñar tanto Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles
preventivos como correctivos dentro de la organización.
Es un documento que permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones
privadas y las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus
objetivos.
Por lo tanto, cuando haces un presupuesto para tu empresa, en realidad lo que
estás haciendo es planear a futuro. Entonces te preguntas cuánto piensas hacer,
qué necesitas hacer para lograrlo, cuánto tienes que gastar y, lo mejor de todo,
sabrás cuánto vas a ganar en un periodo.

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IMPORTANCIA DE LA ELABORACIÓN DE UN PRESUPUESTO
Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las
operaciones de la organización.
Por tanto sus objetivos son los siguientes:
Obtener información que facilite la toma de decisiones.
Planificar las actividades a llevar a cabo.
Coordinar las actividades de las diferentes unidades y, en consecuencia,
estimular el trabajo en equipo.
Comunicar los objetivos a los diferentes responsables y centros.
Motivar en orden a la consecución de los objetivos.
Facilitar la posterior evaluación del resultado.
1. ELABORACIÓN Y CONTROL DE PRESUPUESTO.
Una de las etapas más importantes del proceso administración es la elaboración de
un la planeación y por tanto es obvia la necesidad de conocer previamente lo que
pretende alcanzarse como finalidad de la administración. En las últimas décadas la
planeación ha ido adquiriendo una importancia preponderante como consecuencia
de la necesidad de conocer con anticipación en cómo se van a desempeñar las
operaciones de la empresa.
Los presupuestos se elaboran de acuerdo a la estructura, tamaño y tecnología
demandada por la organización. Estos deben prever situaciones externas
imprevistas, para evitar riesgos mayores.

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Los presupuestos pueden ser a corto o largo plazo; los presupuestos de lago plazo
se encuentran sujetos a muchos cambios, los de corto plazo son más exactos
puesto que reflejan períodos más cortos.
Los principales factores a considerar para el cálculo de los costos al elaborar un
presupuesto son los relacionados:
Costos Operacionales:
Costo de software, hardware y materiales y equipos relacionados.
Costos de personal.
Costos de mantenimiento.
Costos de capacitación.
2. DESARROLLO DEL PRESUPUESTO
Este documento se elabora con la intención de hacer una valorización económica
de la ejecución de las operaciones dentro de la organización. Intenta determinar
cuánto dinero, esfuerzo, recursos, es decir, el profesional encargado de
confeccionarla debe determinar cantidad y costo unitario de cada uno de los rubros.

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3. ADMINISTRACIÓN DEL PRESUPUESTO.
Esta se compone de cinco etapas que son:
1) Planeación
2) Organización
3) Ejecución
4) Dirección
5) Control
PLANEACION (lo que se quiere hacer)
Para planear lo que se quiere hacer, se tienen que determinar los objetivos y cursos
de acción que han de tomarse, seleccionando y evaluando cuál será la mejor opción
para el logro de los objetivos propuestos, bajo qué políticas, con qué procedimiento
y bajo qué programas.
ORGANIZACIÓN
Identifica y enumera las actividades que se requieren para lograr los objetivos.
EJECUCIÓN
Llevar a cabo las tareas para el logro de los objetivos.
DIRECCIÓN
Función encargada de guiar a las personas para alcanzar por medio de su actividad
los objetivos y metas propuestos.

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CONTROL (Evaluación de lo que se hizo y se está haciendo)
Control de las actividades para saber si se están realizando las acciones (cuándo,
dónde y cómo) de acuerdo con los planes y/o programas en que se basan los
presupuestos respectivos. Evaluación de resultados, por períodos (mensual,
trimestral y anual), cotejando lo logrado con relación a lo planeado y derivando
recomendaciones para la mejora del desempeño o para mantener el buen
desempeño en su caso.
4. ACEPTACIÓN DEL PRESUPUESTO
Los presupuestos se aceptan bajo firma y sello del usuario, (si la tuviera) e indicando
el tipo de tarifa de trabajo que desea. El que realiza el presupuesto se debe atener
a él, y no puede cambiarlo si el cliente acepta el servicio.

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CONCLUSIÓN
El presupuesto más allá de facilitarnos la tarea de la gestión administrativa, nos
ayudara a tener un estimado de la cantidad de recursos que se requiere para poder
manejar la organización. Así que si lo que deseamos es tener éxito en nuestra
gestión, debemos de considerar este elemento como clave en la institución que
estemos representando. Esta herramienta puede hacer una diferencia entre el
avance, el estancamiento o el fracaso. Y es que esta herramienta nos permitirá
adaptarnos y responder de manera más ágil a los cambios futuros dentro de la
misma.