Keuzes bij het ontsluiten van archiefmateriaal: vorm of inhoud Door: Erik de Ree en Charles Jeurgens

1. Keuzes bij het ontsluiten van archiefmateriaal:
vorm of inhoud
Een historisch dilemma
10-06-2013
Erik de Ree
Charles Jeurgens

2. Intro Muller, Feith en Fruin
Dit is een vervelend boek en een kleingeestig boek.
De lezer zij gewaarschuwd
10-06-2013

3. Probleemstelling
• Archieftoegangen beschrijven traditioneel veel vorm,
weinig inhoud
• Series beschrijven uitsluitend vorm
• Historische context is maar zeer beperkt aanwezig
• Inleidingen in de archieftoegangen worden steeds
minder serieus genomen
• Archiefvormers mager beschreven
• Nadere toegangen zijn maar zeer beperkt beschikbaar,
m.u.v. persoonsgeoriënteerde bronnen

4. Archieftoegangen
• Op archieven.nl in totaal 50.858 archieven beschikbaar
• 11.491 uitsluitend een archieftitel (22%)
• 39.367 archieftoegangen (78%)
• 2.165 archieftoegangen (4%) hebben 1 of meer klapper(s). De meerderheid
daarvan is niet ontsloten (op internet)
Toegankelijkheid (bron: archieven.nl)
10-06-2013
alleen titel
met inventaris

5. Toegankelijkheid (bron: archieven.nl)
Nadere toegangen
• Op archieven.nl in totaal 77.689 beschikbaar
• 65.838 met personen, in totaal 54.500.000 records
• 11.851 niet met personen, met in totaal 4.990.400 records
Collecties
• 2.362 collecties met 9.354.200 records
10-06-2013
personen
anders

6. Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven
Paragraaf 37:
Bij de beschrijving van een archief sta op den voorgrond, dat de
inventaris slechts als wegwijzer behoeft te dienen; hij geve dus een
overzicht van den inhoud van het archief, niet van den inhoud der
stukken
10-06-2013

7. • Thema- en portalsites
– er is een tendens met dezelfde data varianten van
dezelfde presentaties te maken
– op verschillende manieren zoeken in hetzelfde,
dezelfde data van dezelfde kwaliteit
• Open data
– lost het probleem maar zeer ten dele op
– er ontstaat geen extra dimensie in de bruikbaarheid
vanwege dezelfde datakwaliteit
• Zoeken op vorm zal geen inhoudelijke informatie
opleveren
• Digitaliseren is niet equivalent aan nader toegankelijk
maken
Trends

8. • Drieledig:
– Historische context verbeteren
– Meer inhoud door nader toegankelijk maken
– Meer gebruik maken van eigentijdse toegangen
Oplossingsrichtingen

9. • Inleidingen op archieftoegangen meer gestructureerd
aanbieden
• Abstracts van archieven en archiefvormers
• Meer aandacht voor inhoud en in context met omgeving
(tijdgeest, politieke realiteit, enz.)
• Werken aan een landelijke bron voor historische context,
zoals of d.m.v. Wikipedia
• Werken aan een landelijk bron van historische begrippen
• Archiefmateriaal hieraan relateren
Historische context verbeteren

10. • Nadere (inhoudelijke) toegangen op relevante archieven
en archiefstukken:
– beslissingen van de overheid
– omgevingsvergunningen
– op de statenresoluties
– registers van vonnissen
– bouwdossiers (in volle gang)
– klappers en indexen
Meer inhoud door nader toegankelijk maken

11. Eigentijdse toegangen
• Wees zuinig op eigentijdse toegangen
• Inventariseer eigentijdse toegangen en maak plannen om deze
doorzoekbaar te maken
• Start inventarisatie vanuit reeds bestaande bronnen (DMS-systemen,
zaaksystemen, raadsinformatiesystemen, andere registraties)
• Maak klappers en indexen (bijv. uit het verbaalstelsel) digitaal toegankelijk
en via internet beschikbaar
10-06-2013

16. Project
Titel: Over vorm en inhoud: digitale toegang tot de
kernarchieven van de rijksoverheid, 1814-1951
• Universiteit van Amsterdam
• DE REE archiefsystemen
• Nationaal Archief
• Hogeschool van Amsterdam
10-06-2013

17. Workshop
• Stelling: In een digitale infrastructuur is ontsluiting op formele kenmerken
niet langer voldoende en dient op inhoud toegankelijk gemaakt te worden.
Dit kan door veel intensiever gebruik te maken van de inhoudelijke
informatie die aanwezig is in eigentijdse toegangen
• Welke eigentijdse toegangen kent u in uw eigen praktijk en welke concrete
mogelijkheden ziet u om de inhoud uit deze eigentijdse toegangen te
gebruiken?
• Wat levert het de archiefdienst op wanneer de eigentijdse toegangen op
inhoud doorzoekbaar zijn? Zitten er ook nadelen aan?
10-06-2013