Fra KORAs temamøde den 08.12.2015

1. Strategisk porteføljestyring og
FM
Agenda:
 Proces og implementering af FM system
 Strategisk porteføljestyring
 Spørgsmål

2. Den Kommunale udfordring!
Der er ikke råd til det hele ... – så hvilke haner kan
der drejes på?

3. Den brændende platform..
Demografiudviklingen:
 Indbyggertal i 2010 ca. 62.000
Forventet indbyggertal 2018 ca. 59.500 fald
med 2.500
 Færre skatteindtægter og flere på
overførselsindkomst
 Færre 0-16 år flere 65+
2000 nye jobs på vej (maritime) 2500 på vej
ud af arbejdsmarkedet, mangler arbejdskraft
allerede nu!

4. Kommunalt
Ejendomscenter
Herre i eget hus / Mere for pengene
 Professionalisering af den Kommunale byg- og driftsherre
”Facilities Management” funktion i Frederikshavn Kommune ved
at etablere et centralt Ejendomscenter. Etablering 2010-2013

5. Ejendomsportefølje strategi
Væsentligste fokusområder i en typisk ejendomsportefølje strategi
 Overblik over porteføljen
 Indhent vedligeholdsefterslæbet
 Energieffektivisering af bygningsbestanden
 Tilpasning af de kommunale ejendomme og arealer
i forhold til demografiudviklingen
 Bedre udnyttelse af arealerne, Kloge m2 IQm2
 Sæsonudjævning af byggeopgaverne
 Mere og bedre offentlig-privat samarbejde
 Konkurrence på kvalitet (bæredygtighed/totaløkonomi)
 Digitalisering af byggeprocessen
 Fokus på trivsel og arbejdsmiljøet
Side 5 © Peter Munk

6. Driftsherrepolitik
Når kommunen er driftsherre!
Overblik over ejendoms portefølgen
Bedre udnyttelse af ressourcer og kompetencer på tværs af
ejendomsmassen, herunder kompetenceudvikling
Harmonisering af serviceniveauer
 Intern huslejemodel, omkostningsbaseret på et serviceleverance
koncept SLA
 Målbart via nøgletal med mulighed for benchmarking
Digitalisering af driftsprocessen
Digitale driftsplaner
 Helpdesk
Fokus på arbejdsmiljøet

7. Visioner og mål for
digitalisering
 Digitalisering er et væsentligt element i etablering af
et fælles Ejendomscenter. Dette vil kræve
kompetenceudvikling af centret og dets
medarbejdere. Kompetenceudviklingen skal tage
udgangspunkt i egen organisation, egne arbejdsgange
samt i relevant omfang eksisterende it værktøjer.
 Målet er at skabe et fælles digitalt fundament for
Ejendomscentret til håndtering af byggebranchens
nye teknologier og processer. Et fundament, der vil
give centret kvalificerede kompetencer til at arbejde
med statens tiltag og målsætningen indenfor
teknologi og proces i byggebranchen.

8. Workshopforløb
 Strategi for Kompetenceudviklingen i Ejendomscentret opstartes i
efteråret 2011 med en række tematiserede workshopforløb:
 strategi og sammenhæng med fælleskommunal
digitaliseringsstrategi
 Det digitale Byggeri og projektweb som samarbejdsplatform
 BIM processer og redskaber
 Præsentation og grundlæggende undervisning i BIM redskaber
 Beskrivelser ved anvendelse af bips B1.000
 Anvendelsen af IFC og brug af modeller til KS og kollisionskontrol
 Energiforbrug i nye og renoverede bygninger
 Tilpasning af interne arbejdsgang til digitaliseringsstrategien
 Udvælgelse af driftssystem (FM) og tilpasning til organisationen

9. 7 bud på effektiviserings- og
besparelsesområder
 Porteføljestrategi – fjern overskydende m2, egne m2 frem for lejede m2,
ændret anvendelse mv
 Space management (arealudnyttelse), udnyt egne m2 mere effektivt
”kloge m2”, incitamentsstruktur for arealanvendelsen
 Energibesparelser, optimering, vedvarende energikilder, adfærd,
incitamentsmodel
 Organisering af FM organisationen, Professionalisering af byg- og
driftsherre ansvaret, aftale grundlag, Huslejemodel (SLA)
 Driftsbesparelser, planlægning gennem driftsplaner (digitalt),
kompetence- og ressourceudnyttelse på tværs, indsatsbaseret rengøring
 Right-sourcing, hvem løser opgaven bedst og billigst
 Optimering af leverance processerne, Indkøb, logistik, rammeaftaler på
håndværkerydelser mv.
 Kontraktstyring, Væk med overflødige aftaler, genforhandling mv.

10. Nye krav til kommunale bygherre
Bekendtgørelser med hjemmel i Statsbyggeloven
Omfattes af udvidelsen til kommuner og regioner
 Kvalitetssikringsbekendtgørelsen
 Bekendtgørelse om anvendelse af OPP, partnering og
nøgletal
 OPP-bekendtgørelsen
 IKT-bekendtgørelsen
Omfattes ikke af udvidelsen til kommuner og regioner
 Nøgletalsbekendtgørelsen
 Bekendtgørelse om selektiv nedrivning af statsbygninger
virkning fra 2013!

11. Hvilke tiltag gør vi i forhold til
bygherrekrav
Bygherrekrav EJDC tiltag
IKT-Koordinering og ledelse Udarbejdelse af egen IKT manual,
kompetenceudvikling af medarbejdere (BIM
koordinator)
Håndtering af digitale byggeobjekter Krav om anvendelse af nyeste klassifikations
systemer. Krav til kommende FM system
Digital kommunikation og projektweb Stiller krav om brug af Kommunens egen
projektweb løsning
Anvendelse af digitale bygningsmodeller Overgang fra 2D autoCAD til 3D Revit (BIM)
Digitalt udbud og tilbud Udbud via Udbud.dk, tilbud via egen tilbudsportal
Udbud med mængder Udtræk fra Revit ved hoved og fagentrepriser
Digital leverance ved byggeriet aflevering Krav om levering direkte i Ejds kommende FM
system
Digital mangelinformation Krav om brug af digitalt
mangelafhjælpningssystem

12. Forventninger til FM system
 Ejendomshåndtering – FM Facility Management
system
Ejendomsoversigt (Strategisk overblik)
Portefølgestyring og Arealforvaltning
Drift- og vedligehold (oplysninger til rammeaftaler)
Lejemålsstyring (intern huslejemodel)
Rengøringsplanlægning (option)
Help Desk
Mobile arbejdsgange (smartsphones og tablets)
Digital aflevering og mangelafhjælpning
Registrering af fysiske aktiviteter (inventar,
maskiner mv)

13. Udbudsproces
 2011-13 vision, mål og strategi defineres
 ultimo 2013, Screening og demo af systemer på markedet
 primo 2014 udarbejdelse af udbudsmateriale
 tildeling af kontrakt, økonomisk mest fordelagtig
 kontraktindgåelse sommer 2014
 aftalt implementeringsplan 6 måneder
 realiseret implementering 18 måneder og pågår
 delvis drift ultimo 2015
 endelig aflevering?

14. Erfaringer
 Som offentlig bygherre skal vi gå
forrest, men vi kan ikke bygge og
arbejde digitalt alene (samarbejde)
 Vi skal stille de ”rigtige” krav rigtigt!
 Keep it simple – nedbryd udfordringen i
mindre håndterbare elementer
 Learning by doing – prøv det af live og
lær af processen!

15. Høst gevinsterne
 Bedre udbudsmateriale (BIM) 10-15% lavere pris
end traditionelt 2D
 Forventet besparelse på driften på 15% pga.
optimeret design ved nybyggeri.
 10-15% besparelse på planlagt vedligehold
 20% besparelse ved digitale bygningssyn
 5-20% arealoptimering med ”spacemanagement”
 80-140 kr. pr. indmelding i ”Helpdesk” system
 Digitalt udbud og tilbudsafgivelse 5-50.000 kr. pr
udbud

16. Hvad er et FM system?
Software til understøttelse af bygherre- og driftsherre opgaverne
(Facility Management).
• IWM-system (Integrated Workplace Management)
• CAFM-system (Computer Aided Facility Management)
Udviklingen går mod integration til tekniske systemer og mere
intelligens
• BMS-system (Building Management System)

17. Ejendoms portefølge strategi
 En strategi flere delstrategier og handlingsplaner
 Administrative Ejendomme
 Folkeskoler
 Daginstitutioner
 Pleje- & ældreområdet
 Øvrige ejendomme

18. Eksempel, Arealforvaltning,
Nøgletal
0
10
20
30
40
50
60
Silkeborg Morsø Odense Hvidovre Esbjerg Rudersdal Fredensborg Frederikshavn
Administration - m2 pr. ansat
Optimeret Frh. Rådhus
21,5 m2/ansat.
2 gamle rådhuse
Gennemsnit 29,5

19. Administrative ejendomme
 Tre kommuner tre Rådhuse!
 Politisk udfordring – bevarelse af
lokale arbejdspladser
 En Kommune – et administrativt
centrum, decentral borgerservice
Samling af administrationen i Frederikshavn Rådhus
Genhusning af administrationen i Kattegat siloen
Udbud på bygherrerådgivning med behovsafklaring
Udbud på Rådhusrenovering – indflytning i 2009
Aktivitetsbaserede kontormiljøer – 1:1 arbejdspladser
Samling af øvrig adm. i lukket bevaringsværdig skole fra 1915
Annulleret i nuværende budgetforlig

20. Folkeskoler
 Ny skolestruktur
 Rådgiverudbud på ”skole atlas”
Individuelle udviklingsplaner
Fokus på bygningstilpasning til
fremtidens pædagogiske krav
 Lukning af 8 ud af 21 folkeskoler
 Tilpasning af de øvrige 18 mio. årligt
 Opførelse af ny OPP skole
 Reduktion i alt ca. 30.000 m2
 2 skoler står pt. tomme

21. Daginstitutioner
 2009, Rådgiverudbud på Fysisk
udviklingsplan for daginstitutions
området.
 Afvikling af små urentable og
utidssvarende institutioner
 Etablering af nye større alders- og gruppeopdelte
daginstitutioner +100 børn
 Etablering af områdeledelse i 5 geografiske områder
 Tilpasning af Modelprogram for daginstitutioner
 Bevilling ca. 20 mio. årligt
 Årlig driftsbesparelse 1.9 mio.

22. Pleje- og ældreområdet
 Kommunen sælger ældre og plejecentre til boligforeningerne
 Boligforeningerne forestår genopretning og renovering som en
del af handlen
 Boligforeningerne administrere lejemålene
 Kommunen ejer personalefaciliteter, % vis fordeling af
vedligeholdsudgiften
 Kommunen han en anvisningsret og betaler evt.
tomgangsudgift
 For mange og forkerte lejlighedstyper, årlig tomgangsudgift på
ca. 4 mio. (Manglende incitament fra boligforeningerne)
 Forhandlergruppe, nedlæggelse af boliger (landsbyggefonden)

23. Tværgående anvendelse
 Udnyttelse af ejendoms porteføljen og arealerne på tværs af
forvaltningsområder!
 Synergieffekter ved at sameksistere!
Eksempler:
 Samling af ungdomsskole, 10 kl. center og ungeenhed
(15-25 år) på nedlagt skole tæt på ungdoms uddannelser
 OPI projekt for samling af Sundheds- og træningscenter,
hjælpemiddelcentral, projektafdeling (arbejdsmarked) i
eksisterende ejendom
 Barriere – Silo og kassetænkning – har ikke tid til at vente på
andre!

24. Øvrige brugere
Analysen
præsenteres
september 2013.
 Samling af
foreninger i
”foreningshuse”
2016/17
mulighedsanalyser i
oplandsbyerne

25. Eventuelt
Spørgsmål eller
bemærkninger i
øvrigt…
Side 25 © Peter Munk