1. 寫英文 Email 實用的小秘訣 國際化 的現今，寫好英文 email 已成為 上班族 不可或缺的 條件 之 一 然而許多人卻因為寫不出清楚明確的 email ，而在職場生涯發展上受挫，更失去平等的競爭力。 或 你 已經寫英文 mail 多 年 ， 但 還有一些困惑 … . 寫的英文書信不知道正不正式 ？ 在主旨的擬定上有困難 ？ 不知該如何寫，才能簡潔扼要，方便對方閱讀 ？

2. 秘訣 1 ： 牢記 KISS 原則 K-I-S-S 為 K eep I t S hort and S imple 的縮寫，意即 『 盡量簡短 』 。 現今的生活步調非常快，也意味著大部分的人在工作上都很忙 碌，沒有時間讀取冗長、凌亂無章、無法表達寄件者重點的 email 。因此，讓您的意思正確地傳達是很重要的。如果您有很多訊息想傳達給收件者，那麼最好把這些訊息放在附件裡。

3. 秘訣 2 ： 如果沒有必要 不需要使用正式的語法 KISS 的部份原則為使用清楚的語言。 所以 如果沒有必要，盡量不要用複雜或正式的語法。 If you cannot attend the conference… In the event tha t you cannot attend the conference… 萬一… From now on, all expense reports must be submitted within 30 days of travel. Henceforth , all expense reports must be submitted within 30 days of travel. 往後… . Because we missed our sales targets this quarter… Due to the fact that we missed our sales targets this quarter… 事實上… We currently have no plans to release a new version of the software package. At the present time we have no plans to release a new version of the software package. 目前… . Thank you for your letter of March 12. We acknowledge receipt of your letter dated March 12, 2006. 告知收到… . 清楚 / 較簡單的表達方式 正式 / 不必要的語法 用語

4. 秘訣 3 ： 讓您的主旨欄清楚且有用 當某人快速瀏覽新進來的 email 時，他 / 她只會先看主旨欄， 所以要確定您清楚地概述您的意圖。您要確定您的 email 引人注目且被讀取，所以 一個清楚、引人入勝的主旨是一個很好的方法 。 Your order with Coffee Express has been shipped Your order Report on Russian oil industry now available Russia Marketing meeting today at 4PM Meeting Sales figures for third quarter Sales info. PLEASE REPLY: March expense report now due Urgent! Reply needed! IMPROVED 改進後的 UNHELPFUL SUBJECT HEADING 起不了作用的主旨

5. 秘訣 4 ： 謹慎使用大寫字母 不要全都用大寫字母寫 email ， 這樣看起來像是您在大聲喊叫。 只有在您想要強調的重點才使用大寫字母。 記得，如果您每一點都強調，那就沒有重點了。