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ADMINISTRACIÓN
Y NEGOCIOS
Fondo de solidaridad e inversión social
Dirección de Personas
NOMBRE:
Andrés Carrera Cortés
Valentina Gaete Marchant
Kimberly Quezada Morales
CARRERA: Ingeniería en Administración de Empresas
ASIGNATURA: Dirección de Personas
PROFESOR: Oscar Tamayo
FECHA: 26-04-2018
ADMINISTRACIÓN
Y NEGOCIOS
Contenido
Portada ..............................................................................................................................................1
1 Introducción..................................................................................................................................3
2 Diagnóstico de Situación Laboral Empresa (FOSIS). .......................................................................4
2.1 Cargos...................................................................................................................................4
2.2 Dotación:...............................................................................................................................5
2.3 Desarrollo..............................................................................................................................6
2.4 Mantención............................................................................................................................7
2.5 Integración ............................................................................................................................8
2.4 Índices...................................................................................................................................8
3 Nuevo Programa de Reclutamiento y Selección ...............................................................................9
4 Conclusiones y recomendaciones..................................................................................................13
3
1 Introducción
El Fondo de Solidaridad e Inversión Social, FOSIS, es un servicio del Gobierno de Chile, creado el 26 de octubre de 1990.
Cuenta con 15 direcciones regionales y 20 oficinas provinciales; y se relaciona con la Presidencia de la República a través
del Ministerio de Desarrollo Social
Su misión es:
"Liderar estrategias de superación de la pobreza y vulnerabilidad de personas, familias y
comunidades, contribuyendo a disminuir las desigualdades de manera innovadora y participativa".
Su visión es:
"Un país sin pobreza, más justo e igualitario"
El FOSIS apoya a las personas en situación de pobreza o vulnerabilidad que buscan mejorar su calidad de vida. Según las
necesidades,implementa programas en ejes de acción: expansión de capacidades,bienestar comunitario e inversión para las
oportunidades.
El FOSIS cree y confía en las capacidades propias de las personas y les otorga oportunidades para desarrollarlas.
Anualmente, el FOSIS trabaja con cerca de 120 mil usuarios y usuarias. Para ello, cuenta con un presupuesto de más de 8
0 mil millones de pesos.
Según lo dispuesto en la Ley Orgánica del FOSIS, la dirección de la institución corresponde a un Consejo que será la
autoridad superior del Servicio. Este Consejo delega sus funciones y atribuciones en el/la director/a Ejecutivo/a del FOSIS.
En el presente Informe se trabajará en el área de Recursos Humanos de FOSIS. Más puntual con el Departamento de
Administración y finanzas. (DAF).
En el cual se tratará el proceso de la situación laboral dentro de FOSIS. En las cuales se encuentra la Dotación, Cargos,
desarrollo, mantención e índices. Se darán recomendaciones para mejorar las carencias encontradas.
4
2 Diagnóstico de Situación Laboral Empresa (FOSIS).
2.1 Cargos
1
En la actualidad se cuenta con 100 perfiles de cargos que se encuentran detallados en el formato de perfil de cargo FOSIS
y contiene entre otra información, las siguientes:
Descripción de cargo:
esta explicada de acuerdo con el organigrama establecido por estatuto público del Gobierno de Chile, cada descripción de
cargo está dada en los contratos de trabajo de la organización entre ellos se encuentran los empleados trabajando por
contrata,honorario y planta. La descripción de cargo como ya está predeterminada con sus requisitos y funciones por lo que
es de carácter general, no haciendo mención a lo que es en la misión y visión de la Organización.
2Especificaciones del cargo:
Tal como la descripción del cargo, las especificaciones del cargo están predeterminada por el Estado. En el Portal de
Empleados Públicos se encuentran estos perfiles, con especificaciones básicas dado los requisitos de todos los Organismos
Públicos.
Las especificaciones son:
Evaluación del cargo: FOSIS se rige por un presupuesto anual, otorgado por el estado para la dotación de personal, la
distribución de la renta de los departamentos que integran FOSIS estará asignada mediante el cargo que desempeñe el
colaborador.
Diagnóstico: Al ser muy específico en la descripción del cargo, el postulante va a tender a inflar sus conocimientos y
competencias con el fin de calzar y obtener el cargo dispuesto por la organización.
1 Ver organigrama 2017 y 2018 anexo 1
2 Ver perfil de cargo anexo 2
 Posición del cargo en el organigrama: Área en la cual el nuevo colaborador se desarrollará, dependencia
jerárquica, dotación a cargo, entre otros.
 Objetivo del cargo: en este punto se detalla la descripción general del cargo y lo que se espera que desarrolle.
 Funciones del cargo: se detalle exhaustivamente cuales son las funciones a ejecutar en el nuevo empleo.
 Requisitos: en este punto de describe los requisitos mínimos que se solicitan al colaborador ejemplo,
educación, experiencia, conocimientos preferentes alcargo.
 Competencias transversales y nivel esperado: Este ítem va de acuerdo a la naturaleza del cargo.
5
2.2 3
Dotación:
FOSIS cuenta en la región Metropolitana con más de 100 colaboradores en el 2018.
Reclutamiento: El Gestor Nacional de Reclutamiento y Selección recibe requisición de las regiones o Sub Direcciones
que requieran realizar una contratación, estas deben ser tramitadas y autorizadas por:
 Jefe de Departamento de Desarrollo Organizacional.
 Jefe de Departamento de Gestión de Personal.
 Sub Director de Personas.
Una vez firmada la requisición debe regresar al GR de Reclutamiento y Selección, quien remite la solicitud con todas sus
firmas respectivas al Encargado de Personal Regional o al Sub director solicitante. Una vez que el ER Regional confirma
la fecha de publicación del aviso o vacante,el GN de Reclutamiento y Selección procede a publicar el proceso de selección
en la web FOSIS, correo institucional y pizarrón laboral de empleos públicos.
Selección: Una vez finalizado el proceso de difusión (duración 5 días hábiles) el GR de Reclutamiento y Selección procede
a descargar la base de datos de los postulantes del sistema para la correspondiente evaluación curricular, en caso de ser de
región se envía la matriz de evaluación al respectivo EP regional, si el proceso de selección corresponde al FOSIS Central
el GR de Reclutamiento y Selección es quien realiza la evaluación. Una vez asignados los puntajes según la matriz de
evaluación se determina un puntaje de corte y se cita a entrevista con la comisión de selección a quienes se encuentren
dentro de dicho puntaje. Luego de esto se presenta una terna al director o Sub director quien determina el postulante
seleccionado para el cargo.
Contratación: Existen dos procesos de contratación, estos son:
 Honorarios: Elproceso se inicia cuando el EP ingresa los datos de la persona seleccionada al “Aura portal” para
crearsucontrato, el ingreso se envía a travésde la misma plataforma a cada ejecutivo regional quien revisa y corrige
el contrato, posterior a esto se envía a fiscalía para el visto bueno, con esto, vuelve el contrato al ER quien debe
corregir las observaciones realizadas por fiscalía, para finalizar el ultimo formato aprobado del contrato se envía al
encargadode personasuna vez aprobado elcontrato esfirmado por el honorario y por el Director,se sube a SIAPER
para validación en registro o toma de razón según corresponda.
 Contrata: Cuando las contratas son en regiones, los encargados de personas envían de manera física toda la
documentación requerida para la contratación a los ER en el nivel central, con estos documentos se hace ingreso de
la contrata hacia SIAPER TRA.
La única diferencia es cuando las contratas son de nivel central los documentos los recopila cada sub dirección.
Diagnóstico:Los procedimientos están muy bien definidos para el Reclutamiento y Selección, sin embargo, los tiempos en
este proceso podrían ser más largos de lo habitual.
3 Consulta transparencia anexo 3
6
2.3 Desarrollo
Cualquier persona que ingrese al FOSIS requiere conocer y manejar un conjunto mínimo de definiciones y productos
estratégicos que lo caracterizan, así también los principales procesos, riesgos y procedimientos asociados tanto a la unidad
que se integra o al cargo o función específica que se desarrollara.
Inducción: El día de ingreso del nuevo trabajador, deberá presentarse ante elEncargado de Persona a nivel regional o
antes el Gestor de Nacional (FOSIS central) el encargado de la inducción deberá acompañar al nuevo colaborador ante el
Jefe Directo de la persona para una entrevista, con el objetivo de entregar al trabajador la información necesaria para el
adecuado desempeño del cargo.
Inducción de Derecho Por Saber y entrega de Reglamento Interno de Higiene y Seguridad y otros documentos relevantes
para el cargo. 4
Adiestramiento:
El trabajador/a deberá presentarse ante el Gestor Nacional de Inducción, en el caso de FOSIS Central o con el Encargado
de Personasa nivel regional, quien acompañará alnuevo trabajador/a ante la jefatura. En esta etapa se busca que eltrabajador
comience a conocer e integrarse con las personasque trabajará.Se realiza una presentación a los/as compañeros/asde trabajo
y su jefatura superior y una entrevista con el/la jefe/a superior en la cual se señalarán la forma de trabajo de la unidad,
procedimientos, materiales con el que cuenta y su perfil al cargo.
Entrenamiento: No se encontró seguimiento del entrenamiento del colaborador al entrar a la empresa.
Capacitación: Se inicia con la detección de las necesidades de capacitación DNC, el año anterior, luego se analiza y se
propone para aprobación de Comité Bipartito de Capacitación, dicho comité sanciona las actividades que integran el pac y
asigna elpresupuesto correspondiente, luego el plan anual se aprueba por parte del Director Ejecutivo a través de resolución
exenta. Durante el año se seleccionan los asistentes ya sea por postulaciones o por brechas de competencias y necesidades
levantadas con anterioridad. Ver anexo
Perfeccionamiento:
En FOSIS, el colaborador puede pedir perfeccionamiento, pero dependerá de las necesidades del cargo que él se encuentre,
pero es el colaborador el que debe buscar el perfeccionamiento en el área y mostrar los antecedentes que ameriten este ítem.
4 Se adjunta certificado de Inducción anexo 9
7
2.4 Mantención
Incentivos: En Fosis de acuerdo con el contrato son los incentivos ej.: Contrata: Incentivos laborales tales como bono
trimestral. Bonos por desempeño entre otros. Honorarios: Como se trata de un honorario sólo reciben aguinaldos; Navidad
y fiestas patrias.
Evaluación de desempeño Cargos:
Definición de Metas de Desempeño para el periodo a evaluar: Agosto año T-1hasta Julio año T. Pre-calificadores acuerdan metas
de desempeño y las notifican a evaluados. Envían formulario con firmas de notificación a RRHH.
Evaluación del periodo Agosto – Diciembre, mediante instrumento Informe de Desempeño. Notificación de puntaje a personal
evaluado y envío a RRHH de los informes notificados.
Evaluación del periodo califica torio Agosto año T-1 a Julio año T, mediante instrumento Precalificación. Notificación de puntaje
a personal evaluado y envío a RRHH de las precalificaciones notificadas.
Calificación: realizada por las Juntas calificadoras. Definición y notificación de la calificación de cada funcionario o funcionaria.
Prevención de riesgos:
El Informe de Evaluación de Resultados, es el documento que contiene el análisis de los resultados de la implementación
del proceso de Higiene-Seguridad y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo en el periodo.
Este análisis permite identificar los avances y dificultades que presenta el Servicio, en la gestión de la prevención de los
riesgos laborales y promoción de la salud en el trabajo, entrega información de mejora del desempeño global del proceso y
aporta elementos para efectuar el diagnóstico y la planificación del año siguiente.
Este informe contiene:
 Comparativo del cumplimiento del plan anual entre años con gráfica.
 Programación del plan de emergencia y simulacros
 Adquisición de elementos de protección
 Comportamiento de accidentes de trabajo en el año
 Indicadores de siniestralidad
 Mejoramiento de ambiente de trabajo vs presupuesto otorgado
 Cronograma de actividades programadas y cumplidas,
 Inducciones del derecho a saber realizadas
 Funcionarios del comité paritario
 Programas de seguimientos.
8
Bienestar: En FOSIS se planifica mediante a una asociación de trabajadores interina llamada ANFFOS para los
trabajadores a contrata en el caso de honorarios no existe bienestar. 5
2.5 Integración
Relaciones humanas:Fosis se Destacan dentro de sus actividades el fomentar la integración de los hijos en las actividades
laborales a travésde las visitas que ellos han hecho en las dependencias de FOSIS permitiéndoles conocer el lugar de trabajo
de sus padres, compartiendo en actividades extra programáticas, etc.
Relaciones públicas: FOSISVerde,fue una campaña de promoción del cuidado del medio ambiente la que incluyó diversas
actividades, como, por ejemplo; promoción del uso de bicicleta, reciclaje del papel, uso eficiente de la energía, para esto se
invitó a distintos expertos en las temáticas señaladas.
Relaciones laborales: Destacan dentro de las actividades para las relaciones laborales, Campaña sensibilización y
difusión en prevención y rehabilitación de drogas, Pausas activas saludables en manejo de estrés laboral, promoción
nutricional saludable y Encuesta ISTAS Riesgos Psicosociales.6
2.4 Índices
Rotación Anual 2016 Rotación Anual 20177
Datos:
Rotación 2016 1
23
2
7
 1-Dotación
 2Desviculaciones
Rotación 2017 21 5
5 Tabla de la Anffos anexo 4
6 Ver tabla relaciones laborales anexo 5
7 Se hace consulta sólo referencial a Katherine Herrera Encargada de RRHH
 Enero a Diciembre
=
5
21
= 0.238 ≈ 24%
Enero a diciembre
=
7
23
= 0.30 ≈ 30%
9
Índice de Ausentismo: Por razones de tiempo sólo se consultó de forma interna debido a que por
ser un sistema público no entregaban esa información y se debía solicitar a transparencia.
3 Nuevo Programa de Reclutamiento y Selección
Planificación
De acuerdo con lo expuesto del Departamento de Administración y Finanzas de Fosis, hemos creado el siguiente programa
de Reclutamiento y Selección.
Lo primero es Analizar y detectar las necesidades deldepartamento de Administración y Finanzas, esto va ser ejecutado por
el Jefe de Administración y Finanzas en conjunto con el jefe directo del puesto vacante.
Planificación.
1. Definir el perfil del postulante, con esto debemos contestar los siguientes campos:
 Actividades por realizar
 Experiencia necesaria
 Habilidades
 Conocimientos Técnicos
 Valores
 Capacidad de trabajo en equipo
 Capacidad de trabajo bajo presión
 Nivel de Estudio
 Idiomas
Mejorando así lo ya expuesto por los descriptores de cargo genéricos por cada organización publica.
Enero a diciembre
=
150
29∗30
= 0.17 ≈ 17%
Planificacion Reclutamiento Seleccion
DecisionFinal
y Cierre del
Proceso
10
Solicitud de contratación: El Dpto. solicitante, a través del Formulario de solicitud de
contratación, genera el requerimiento al departamento de Dirección de Personas, quien a su vez analizará la solicitud en
base a la disponibilidad presupuestaria, dotación y calidad jurídica, entre otros. Producto de este análisis definirá la
pertinencia de contratar y el mecanismo para proveer el cargo. Esta propuesta será remitida al Director General
Administrativo para su validación. Posteriormente, la Dirección de Personas comunicará a la Unidad solicitante, que ha
requerido la provisión del cargo.
Planificación de Reclutamiento, de acuerdo con la decisión que a decidido la Dirección de Personas,se decide, si el cargo
será por promoción interna o promoción externa. Además del plazo del proceso, plataformas a publicar, entre otras
decisiones. En el caso de el plazo, este no debe superar las 2 semanas.
8
Diseño del Proceso: ElDpto. de Dirección de Personas,asignara un comité quien se encargará de del diseño del proceso,
ya sea por promoción interna (concursos internos) o promoción externa. ElComité va a revisar de acuerdo con lo definido
por el departamento solicitante las características de la Vacante y en base de eso determinará los aspectos metodológicos
del proceso de Reclutamiento y Selección. Cuidado en este punto los instrumentos que se utilizaran para la selección, con
el fin de que den los resultados esperados. Instrumentos posibles por utilizar:
 Entrevista individual con comisión
 Pruebas técnicas individuales o grupales
 Pruebas psico laborales de carácter individual
Reclutamiento
La convocatoria para los concursos internos, se realiza exclusivamente para los/as trabajadores/as del FOSIS, donde cada
uno/a puede postular ingresando sus antecedentes en el formulario de postulación.
La convocatoria para los concursos mixtos, se realiza de manera interna para los/as trabajadores/as del FOSIS (misma forma
de concursos internos) y para la ciudadanía a través del portal de Empleos Públicos en la modalidad de Pizarrón Laboral.
Ambas convocatorias derivan a un formulario unico en la plataforma de Chile sin papeleos. Las ofertas laborales deben
estar publicadas por un periodo de al menos de 5 días hábiles, cuando finaliza este periodo se extrae la base de datos de los
postulantes y en caso de procesos regionales, se envía la base de datos a cada encargado/a de personas,para que realicen el
análisis de acuerdo con la matriz curricular. Para las ofertas laborales correspondientes a cargos de planta, estos se deben
realizar de acuerdo a lo que indica la normativa.Para cargos de Alta dirección pública, el proceso de selección es realizado
por la Dirección Nacional de Servicio Civil, y en el FOSIS se realiza de igual manera la Requisición de personal.
Selección
8 Cotización Pruebas psico laborales anexo 5
11
Posteriormente la encargada delproceso de selección extrae la base de las postulaciones y envia
a los encargados de personas en regiones para iniciar el proceso de análisis curricular, donde se asignan los puntajes de
acuerdo con el perfil del cargo. Cuando se realiza el proceso a nivel centralla encargada nacional del proceso realiza el
análisis curricular y posteriormente lo envía a las jefaturas. Se realiza la notificación por correo electrónico a postulantes y
seleccionados los que continúan a la siguiente etapa y los que no quedaron seleccionados. Una vez que el encargado de
personas recibe y realiza la evaluación curricular y determina el puntaje final de cada postulante determina junto con la
jefatura cual será elpuntaje mínimo para llamar a entrevista o a prueba técnica. Antes de llamar a entrevista regresa la
base de datos al encargado de selección para la validación del análisis curricular, una vez que esta validada esta
información continua con la etapa de entrevista o realización de prueba técnica. Para procesos a nivel centralla encargada
de selección realiza la etapa de una forma similar. Ejemplo notificaciones según formato Fosis ver anexo 4
4.5. Decisión Final y pruebas:
Las pruebas técnicas se realizan en la medida que la jefatura lo determine como parte del proceso de selección. Las
evaluaciones Psico laborales se realizan por una consultora externa al FOSIS, las que deben ser autorizadas por el
subdirector/a de personas,se realizan solo para cargosde jefatura y en la medida que exista presupuesto disponible. Ejemplo
prueba técnica abogado ver anexo 6
A partir de los resultados obtenidos en el proceso de Selección, la Dirección de Personas elaborará un ranking definiendo
la existencia de postulantes idóneos/as para ocupar el cargo,y de haberlos, definiendo a quienes han resultado seleccionados.
4.6 Cierre del Proceso y notificación:
Cuando se determina la persona seleccionada los encargados de personas envían a la encargada de selección la información
de la persona seleccionada. El encargadode selección envía información por correoelectrónico aldepartamento de personas
informando el nuevo ingreso. Cuando se trata de concursos mixtos en el portal de empleos públicos se informan los
resultados del proceso.
Cada uno de los concursosinternos, mixtos tienen susetapasy estadosde los concursos como son abiertos cerradosdesiertos
en procesola Dirección de Personascomunicará alpostulante, a travésde la vía informada por éste,que ha sido seleccionado
para desempeñarse en el cargo ofertado. Luego de haberse confirmado su aceptación al cargo, le solicitará que se presente
para ser notificado/a con los antecedentes necesarios para su nombramiento
Costos del Nuevo Programa de Reclutamiento y Selección9
Planificación: Los costos de este proceso se planifican de acuerdo con presupuesto de la dotación requerida, se solicita a
dirección general del Fosis. mediante un escrito 10
de las cuales se indica si es un reemplazo, una renuncia o un cargo nuevo.
Ya con esto se rige los elementos que jugarán para la contratación de un nuevo colaborador. Este ítem no tiene costo para
la organización debido a que sólo requiere información.
9 Costo elegido por cotización anexo 6
10 Escrito para petición de personal anexo 7
12
Reclutamiento: Una vez detectado elcargo que se requiere contratar,se realiza convocatorias de
un concurso interno o mixto. Al tener el concurso se publica en página de FOSIS. Y se redirecciona a un portal web de
empleos: EMPLEOS PÚBLICOS.
En este proceso y una vez publicado las bases en este portalse realiza la convocatoria masiva. Este ítem no tiene costo para
FOSIS debido que a partir de julio del año 2015 todos los servicios públicos de la administración central del Estado están
obligados a difundir su oferta de empleos por medio del Portalde Empleos Públicos, independientemente de la difusión que
estos puedan realizar en otras plataformas y medios de comunicación. Por lo que no llevaría mayores gastos.
Selección: Fosis en elsiguiente ÍTEM tiene los costos en este proceso debido a que usa asesoría externa para la selección e
implementación de elementos psico laborales para la elección de su candidato. La organización cotizará que asesoría llevará
a cabo en este proceso. Ver anexo 9.
Para el 2017 Seleccionaremos a “All senses”,dada la experiencia en evaluación de cargos en la RM, costo y alto nivel de
satisfacción del cliente interno (directora regional Sr. Alejandra Jaurés). PROVEEDOR Monto $121.35111
FOSIS sus costos se basan en consultoría, para análisis del cargo ofrecido y elementos evaluativos para los postulantes.
11 Anexo 8
13
4 Conclusiones y recomendaciones
Diagnósticos:
 Cargos: Se detecto que hay un problema con sus perfiles de cargo debido a, que son muy genéricas y no aportan a
la misión visión de lo que es Fosis.
 Dotación: Se detecto que en este proceso es muy lento, debido a que no es un organismo no descentralizado el
postulante pasa por muchos procesos agotadores y engorrosos. Desde el reclutamiento hasta la selección pueden
pasar meses, una vez dentro de la organización su contrato pasa otros meses más.
 Desarrollo: En este proceso se detectó que, si bien existe una inducción predeterminada, este departamento no lo
cumple, otro problema es el proceso de transe que pasa el colaborador entre que entra hasta pasar meses en el
puesto, no existe entrenamiento o supervisión de aquello dejándolo sólo en el proceso.
 Mantención: Se encontró en este el mayor descontento entre sus colaboradores, este departamento es donde hay la
mayor dotación de Honorarios, por lo que reciben menores incentivos y no participan en bienestar.
 Integración: se detectó que, si existe un plan para los planes laborales, este departamento no realiza actividades de
esparcimientos, ni pausas activas por la excesiva carga laboral y la alta rotación que este departamento posee. En
el ambiente laboral se tuvo que realizar una intervención con una psicóloga por el clima laboral tensionado que
existía. 12
 Índices: Como bien dicho anteriormente este departamento se encuentra en los mal altos de rotación debido a que
la gente se va por mejores salarios y mejores ambientes laborales.
Recomendaciones:
 Cargos: Crear un valor agregado a los perfiles, incentivando a Fosis a plantear nuevos perfiles basados en su misión
y visión.
 Dotación: Prever o implementar una mejora de los tiempos que se incurre en los procesos de reclutamiento y
selección.
 Desarrollo: Realizar un seguimiento del colaborador mediante a otro colaborador que lo guie y lo orienté en el
proceso.
 Mantención: Regular los contratos de honorarios colocando un asistente social, que luche por los beneficios
igualitarios para los Honorarios.
 Integración: Crear planificación para el desarrollo de las relaciones laborales, con momentos para compartir dentro
del departamento.
 Índices: Incentivar a sus colaboradores dándole mejoras a sus cargos, promover el incentivo motivacional.
12 Conversación perceptiva por colaboradores del departamento.
14
El informe es un apoyo para dar mejoras de lo que nosotros como grupo de trabajo ha encontrado
mediante a conversaciones y solicitud de información dentro de FOSIS.
5 Anexos
Anexo 1
 Organigrama 2017 DAF
 Organigrama 2016 DAF
15
Anexo 2
16
17
Anexo 3
18
Anexo 4
La ANFFOS es una asociación de trabajadores y trabajadoras públicos cuya finalidad es defender los derechos de los
funcionarios/asdelFOSISyrepresentarlosante laDirecciónEjecutivayante lasautoridadesregionalesde nuestroServicio,
para obtener mejores y más dignas condiciones laborales.
Anexo 5
19
Anexo 6
20
Anexo 7
21
Anexo 8
22
Anexo 9

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  • 1. ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS Fondo de solidaridad e inversión social Dirección de Personas NOMBRE: Andrés Carrera Cortés Valentina Gaete Marchant Kimberly Quezada Morales CARRERA: Ingeniería en Administración de Empresas ASIGNATURA: Dirección de Personas PROFESOR: Oscar Tamayo FECHA: 26-04-2018
  • 2. ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS Contenido Portada ..............................................................................................................................................1 1 Introducción..................................................................................................................................3 2 Diagnóstico de Situación Laboral Empresa (FOSIS). .......................................................................4 2.1 Cargos...................................................................................................................................4 2.2 Dotación:...............................................................................................................................5 2.3 Desarrollo..............................................................................................................................6 2.4 Mantención............................................................................................................................7 2.5 Integración ............................................................................................................................8 2.4 Índices...................................................................................................................................8 3 Nuevo Programa de Reclutamiento y Selección ...............................................................................9 4 Conclusiones y recomendaciones..................................................................................................13
  • 3. 3 1 Introducción El Fondo de Solidaridad e Inversión Social, FOSIS, es un servicio del Gobierno de Chile, creado el 26 de octubre de 1990. Cuenta con 15 direcciones regionales y 20 oficinas provinciales; y se relaciona con la Presidencia de la República a través del Ministerio de Desarrollo Social Su misión es: "Liderar estrategias de superación de la pobreza y vulnerabilidad de personas, familias y comunidades, contribuyendo a disminuir las desigualdades de manera innovadora y participativa". Su visión es: "Un país sin pobreza, más justo e igualitario" El FOSIS apoya a las personas en situación de pobreza o vulnerabilidad que buscan mejorar su calidad de vida. Según las necesidades,implementa programas en ejes de acción: expansión de capacidades,bienestar comunitario e inversión para las oportunidades. El FOSIS cree y confía en las capacidades propias de las personas y les otorga oportunidades para desarrollarlas. Anualmente, el FOSIS trabaja con cerca de 120 mil usuarios y usuarias. Para ello, cuenta con un presupuesto de más de 8 0 mil millones de pesos. Según lo dispuesto en la Ley Orgánica del FOSIS, la dirección de la institución corresponde a un Consejo que será la autoridad superior del Servicio. Este Consejo delega sus funciones y atribuciones en el/la director/a Ejecutivo/a del FOSIS. En el presente Informe se trabajará en el área de Recursos Humanos de FOSIS. Más puntual con el Departamento de Administración y finanzas. (DAF). En el cual se tratará el proceso de la situación laboral dentro de FOSIS. En las cuales se encuentra la Dotación, Cargos, desarrollo, mantención e índices. Se darán recomendaciones para mejorar las carencias encontradas.
  • 4. 4 2 Diagnóstico de Situación Laboral Empresa (FOSIS). 2.1 Cargos 1 En la actualidad se cuenta con 100 perfiles de cargos que se encuentran detallados en el formato de perfil de cargo FOSIS y contiene entre otra información, las siguientes: Descripción de cargo: esta explicada de acuerdo con el organigrama establecido por estatuto público del Gobierno de Chile, cada descripción de cargo está dada en los contratos de trabajo de la organización entre ellos se encuentran los empleados trabajando por contrata,honorario y planta. La descripción de cargo como ya está predeterminada con sus requisitos y funciones por lo que es de carácter general, no haciendo mención a lo que es en la misión y visión de la Organización. 2Especificaciones del cargo: Tal como la descripción del cargo, las especificaciones del cargo están predeterminada por el Estado. En el Portal de Empleados Públicos se encuentran estos perfiles, con especificaciones básicas dado los requisitos de todos los Organismos Públicos. Las especificaciones son: Evaluación del cargo: FOSIS se rige por un presupuesto anual, otorgado por el estado para la dotación de personal, la distribución de la renta de los departamentos que integran FOSIS estará asignada mediante el cargo que desempeñe el colaborador. Diagnóstico: Al ser muy específico en la descripción del cargo, el postulante va a tender a inflar sus conocimientos y competencias con el fin de calzar y obtener el cargo dispuesto por la organización. 1 Ver organigrama 2017 y 2018 anexo 1 2 Ver perfil de cargo anexo 2  Posición del cargo en el organigrama: Área en la cual el nuevo colaborador se desarrollará, dependencia jerárquica, dotación a cargo, entre otros.  Objetivo del cargo: en este punto se detalla la descripción general del cargo y lo que se espera que desarrolle.  Funciones del cargo: se detalle exhaustivamente cuales son las funciones a ejecutar en el nuevo empleo.  Requisitos: en este punto de describe los requisitos mínimos que se solicitan al colaborador ejemplo, educación, experiencia, conocimientos preferentes alcargo.  Competencias transversales y nivel esperado: Este ítem va de acuerdo a la naturaleza del cargo.
  • 5. 5 2.2 3 Dotación: FOSIS cuenta en la región Metropolitana con más de 100 colaboradores en el 2018. Reclutamiento: El Gestor Nacional de Reclutamiento y Selección recibe requisición de las regiones o Sub Direcciones que requieran realizar una contratación, estas deben ser tramitadas y autorizadas por:  Jefe de Departamento de Desarrollo Organizacional.  Jefe de Departamento de Gestión de Personal.  Sub Director de Personas. Una vez firmada la requisición debe regresar al GR de Reclutamiento y Selección, quien remite la solicitud con todas sus firmas respectivas al Encargado de Personal Regional o al Sub director solicitante. Una vez que el ER Regional confirma la fecha de publicación del aviso o vacante,el GN de Reclutamiento y Selección procede a publicar el proceso de selección en la web FOSIS, correo institucional y pizarrón laboral de empleos públicos. Selección: Una vez finalizado el proceso de difusión (duración 5 días hábiles) el GR de Reclutamiento y Selección procede a descargar la base de datos de los postulantes del sistema para la correspondiente evaluación curricular, en caso de ser de región se envía la matriz de evaluación al respectivo EP regional, si el proceso de selección corresponde al FOSIS Central el GR de Reclutamiento y Selección es quien realiza la evaluación. Una vez asignados los puntajes según la matriz de evaluación se determina un puntaje de corte y se cita a entrevista con la comisión de selección a quienes se encuentren dentro de dicho puntaje. Luego de esto se presenta una terna al director o Sub director quien determina el postulante seleccionado para el cargo. Contratación: Existen dos procesos de contratación, estos son:  Honorarios: Elproceso se inicia cuando el EP ingresa los datos de la persona seleccionada al “Aura portal” para crearsucontrato, el ingreso se envía a travésde la misma plataforma a cada ejecutivo regional quien revisa y corrige el contrato, posterior a esto se envía a fiscalía para el visto bueno, con esto, vuelve el contrato al ER quien debe corregir las observaciones realizadas por fiscalía, para finalizar el ultimo formato aprobado del contrato se envía al encargadode personasuna vez aprobado elcontrato esfirmado por el honorario y por el Director,se sube a SIAPER para validación en registro o toma de razón según corresponda.  Contrata: Cuando las contratas son en regiones, los encargados de personas envían de manera física toda la documentación requerida para la contratación a los ER en el nivel central, con estos documentos se hace ingreso de la contrata hacia SIAPER TRA. La única diferencia es cuando las contratas son de nivel central los documentos los recopila cada sub dirección. Diagnóstico:Los procedimientos están muy bien definidos para el Reclutamiento y Selección, sin embargo, los tiempos en este proceso podrían ser más largos de lo habitual. 3 Consulta transparencia anexo 3
  • 6. 6 2.3 Desarrollo Cualquier persona que ingrese al FOSIS requiere conocer y manejar un conjunto mínimo de definiciones y productos estratégicos que lo caracterizan, así también los principales procesos, riesgos y procedimientos asociados tanto a la unidad que se integra o al cargo o función específica que se desarrollara. Inducción: El día de ingreso del nuevo trabajador, deberá presentarse ante elEncargado de Persona a nivel regional o antes el Gestor de Nacional (FOSIS central) el encargado de la inducción deberá acompañar al nuevo colaborador ante el Jefe Directo de la persona para una entrevista, con el objetivo de entregar al trabajador la información necesaria para el adecuado desempeño del cargo. Inducción de Derecho Por Saber y entrega de Reglamento Interno de Higiene y Seguridad y otros documentos relevantes para el cargo. 4 Adiestramiento: El trabajador/a deberá presentarse ante el Gestor Nacional de Inducción, en el caso de FOSIS Central o con el Encargado de Personasa nivel regional, quien acompañará alnuevo trabajador/a ante la jefatura. En esta etapa se busca que eltrabajador comience a conocer e integrarse con las personasque trabajará.Se realiza una presentación a los/as compañeros/asde trabajo y su jefatura superior y una entrevista con el/la jefe/a superior en la cual se señalarán la forma de trabajo de la unidad, procedimientos, materiales con el que cuenta y su perfil al cargo. Entrenamiento: No se encontró seguimiento del entrenamiento del colaborador al entrar a la empresa. Capacitación: Se inicia con la detección de las necesidades de capacitación DNC, el año anterior, luego se analiza y se propone para aprobación de Comité Bipartito de Capacitación, dicho comité sanciona las actividades que integran el pac y asigna elpresupuesto correspondiente, luego el plan anual se aprueba por parte del Director Ejecutivo a través de resolución exenta. Durante el año se seleccionan los asistentes ya sea por postulaciones o por brechas de competencias y necesidades levantadas con anterioridad. Ver anexo Perfeccionamiento: En FOSIS, el colaborador puede pedir perfeccionamiento, pero dependerá de las necesidades del cargo que él se encuentre, pero es el colaborador el que debe buscar el perfeccionamiento en el área y mostrar los antecedentes que ameriten este ítem. 4 Se adjunta certificado de Inducción anexo 9
  • 7. 7 2.4 Mantención Incentivos: En Fosis de acuerdo con el contrato son los incentivos ej.: Contrata: Incentivos laborales tales como bono trimestral. Bonos por desempeño entre otros. Honorarios: Como se trata de un honorario sólo reciben aguinaldos; Navidad y fiestas patrias. Evaluación de desempeño Cargos: Definición de Metas de Desempeño para el periodo a evaluar: Agosto año T-1hasta Julio año T. Pre-calificadores acuerdan metas de desempeño y las notifican a evaluados. Envían formulario con firmas de notificación a RRHH. Evaluación del periodo Agosto – Diciembre, mediante instrumento Informe de Desempeño. Notificación de puntaje a personal evaluado y envío a RRHH de los informes notificados. Evaluación del periodo califica torio Agosto año T-1 a Julio año T, mediante instrumento Precalificación. Notificación de puntaje a personal evaluado y envío a RRHH de las precalificaciones notificadas. Calificación: realizada por las Juntas calificadoras. Definición y notificación de la calificación de cada funcionario o funcionaria. Prevención de riesgos: El Informe de Evaluación de Resultados, es el documento que contiene el análisis de los resultados de la implementación del proceso de Higiene-Seguridad y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo en el periodo. Este análisis permite identificar los avances y dificultades que presenta el Servicio, en la gestión de la prevención de los riesgos laborales y promoción de la salud en el trabajo, entrega información de mejora del desempeño global del proceso y aporta elementos para efectuar el diagnóstico y la planificación del año siguiente. Este informe contiene:  Comparativo del cumplimiento del plan anual entre años con gráfica.  Programación del plan de emergencia y simulacros  Adquisición de elementos de protección  Comportamiento de accidentes de trabajo en el año  Indicadores de siniestralidad  Mejoramiento de ambiente de trabajo vs presupuesto otorgado  Cronograma de actividades programadas y cumplidas,  Inducciones del derecho a saber realizadas  Funcionarios del comité paritario  Programas de seguimientos.
  • 8. 8 Bienestar: En FOSIS se planifica mediante a una asociación de trabajadores interina llamada ANFFOS para los trabajadores a contrata en el caso de honorarios no existe bienestar. 5 2.5 Integración Relaciones humanas:Fosis se Destacan dentro de sus actividades el fomentar la integración de los hijos en las actividades laborales a travésde las visitas que ellos han hecho en las dependencias de FOSIS permitiéndoles conocer el lugar de trabajo de sus padres, compartiendo en actividades extra programáticas, etc. Relaciones públicas: FOSISVerde,fue una campaña de promoción del cuidado del medio ambiente la que incluyó diversas actividades, como, por ejemplo; promoción del uso de bicicleta, reciclaje del papel, uso eficiente de la energía, para esto se invitó a distintos expertos en las temáticas señaladas. Relaciones laborales: Destacan dentro de las actividades para las relaciones laborales, Campaña sensibilización y difusión en prevención y rehabilitación de drogas, Pausas activas saludables en manejo de estrés laboral, promoción nutricional saludable y Encuesta ISTAS Riesgos Psicosociales.6 2.4 Índices Rotación Anual 2016 Rotación Anual 20177 Datos: Rotación 2016 1 23 2 7  1-Dotación  2Desviculaciones Rotación 2017 21 5 5 Tabla de la Anffos anexo 4 6 Ver tabla relaciones laborales anexo 5 7 Se hace consulta sólo referencial a Katherine Herrera Encargada de RRHH  Enero a Diciembre = 5 21 = 0.238 ≈ 24% Enero a diciembre = 7 23 = 0.30 ≈ 30%
  • 9. 9 Índice de Ausentismo: Por razones de tiempo sólo se consultó de forma interna debido a que por ser un sistema público no entregaban esa información y se debía solicitar a transparencia. 3 Nuevo Programa de Reclutamiento y Selección Planificación De acuerdo con lo expuesto del Departamento de Administración y Finanzas de Fosis, hemos creado el siguiente programa de Reclutamiento y Selección. Lo primero es Analizar y detectar las necesidades deldepartamento de Administración y Finanzas, esto va ser ejecutado por el Jefe de Administración y Finanzas en conjunto con el jefe directo del puesto vacante. Planificación. 1. Definir el perfil del postulante, con esto debemos contestar los siguientes campos:  Actividades por realizar  Experiencia necesaria  Habilidades  Conocimientos Técnicos  Valores  Capacidad de trabajo en equipo  Capacidad de trabajo bajo presión  Nivel de Estudio  Idiomas Mejorando así lo ya expuesto por los descriptores de cargo genéricos por cada organización publica. Enero a diciembre = 150 29∗30 = 0.17 ≈ 17% Planificacion Reclutamiento Seleccion DecisionFinal y Cierre del Proceso
  • 10. 10 Solicitud de contratación: El Dpto. solicitante, a través del Formulario de solicitud de contratación, genera el requerimiento al departamento de Dirección de Personas, quien a su vez analizará la solicitud en base a la disponibilidad presupuestaria, dotación y calidad jurídica, entre otros. Producto de este análisis definirá la pertinencia de contratar y el mecanismo para proveer el cargo. Esta propuesta será remitida al Director General Administrativo para su validación. Posteriormente, la Dirección de Personas comunicará a la Unidad solicitante, que ha requerido la provisión del cargo. Planificación de Reclutamiento, de acuerdo con la decisión que a decidido la Dirección de Personas,se decide, si el cargo será por promoción interna o promoción externa. Además del plazo del proceso, plataformas a publicar, entre otras decisiones. En el caso de el plazo, este no debe superar las 2 semanas. 8 Diseño del Proceso: ElDpto. de Dirección de Personas,asignara un comité quien se encargará de del diseño del proceso, ya sea por promoción interna (concursos internos) o promoción externa. ElComité va a revisar de acuerdo con lo definido por el departamento solicitante las características de la Vacante y en base de eso determinará los aspectos metodológicos del proceso de Reclutamiento y Selección. Cuidado en este punto los instrumentos que se utilizaran para la selección, con el fin de que den los resultados esperados. Instrumentos posibles por utilizar:  Entrevista individual con comisión  Pruebas técnicas individuales o grupales  Pruebas psico laborales de carácter individual Reclutamiento La convocatoria para los concursos internos, se realiza exclusivamente para los/as trabajadores/as del FOSIS, donde cada uno/a puede postular ingresando sus antecedentes en el formulario de postulación. La convocatoria para los concursos mixtos, se realiza de manera interna para los/as trabajadores/as del FOSIS (misma forma de concursos internos) y para la ciudadanía a través del portal de Empleos Públicos en la modalidad de Pizarrón Laboral. Ambas convocatorias derivan a un formulario unico en la plataforma de Chile sin papeleos. Las ofertas laborales deben estar publicadas por un periodo de al menos de 5 días hábiles, cuando finaliza este periodo se extrae la base de datos de los postulantes y en caso de procesos regionales, se envía la base de datos a cada encargado/a de personas,para que realicen el análisis de acuerdo con la matriz curricular. Para las ofertas laborales correspondientes a cargos de planta, estos se deben realizar de acuerdo a lo que indica la normativa.Para cargos de Alta dirección pública, el proceso de selección es realizado por la Dirección Nacional de Servicio Civil, y en el FOSIS se realiza de igual manera la Requisición de personal. Selección 8 Cotización Pruebas psico laborales anexo 5
  • 11. 11 Posteriormente la encargada delproceso de selección extrae la base de las postulaciones y envia a los encargados de personas en regiones para iniciar el proceso de análisis curricular, donde se asignan los puntajes de acuerdo con el perfil del cargo. Cuando se realiza el proceso a nivel centralla encargada nacional del proceso realiza el análisis curricular y posteriormente lo envía a las jefaturas. Se realiza la notificación por correo electrónico a postulantes y seleccionados los que continúan a la siguiente etapa y los que no quedaron seleccionados. Una vez que el encargado de personas recibe y realiza la evaluación curricular y determina el puntaje final de cada postulante determina junto con la jefatura cual será elpuntaje mínimo para llamar a entrevista o a prueba técnica. Antes de llamar a entrevista regresa la base de datos al encargado de selección para la validación del análisis curricular, una vez que esta validada esta información continua con la etapa de entrevista o realización de prueba técnica. Para procesos a nivel centralla encargada de selección realiza la etapa de una forma similar. Ejemplo notificaciones según formato Fosis ver anexo 4 4.5. Decisión Final y pruebas: Las pruebas técnicas se realizan en la medida que la jefatura lo determine como parte del proceso de selección. Las evaluaciones Psico laborales se realizan por una consultora externa al FOSIS, las que deben ser autorizadas por el subdirector/a de personas,se realizan solo para cargosde jefatura y en la medida que exista presupuesto disponible. Ejemplo prueba técnica abogado ver anexo 6 A partir de los resultados obtenidos en el proceso de Selección, la Dirección de Personas elaborará un ranking definiendo la existencia de postulantes idóneos/as para ocupar el cargo,y de haberlos, definiendo a quienes han resultado seleccionados. 4.6 Cierre del Proceso y notificación: Cuando se determina la persona seleccionada los encargados de personas envían a la encargada de selección la información de la persona seleccionada. El encargadode selección envía información por correoelectrónico aldepartamento de personas informando el nuevo ingreso. Cuando se trata de concursos mixtos en el portal de empleos públicos se informan los resultados del proceso. Cada uno de los concursosinternos, mixtos tienen susetapasy estadosde los concursos como son abiertos cerradosdesiertos en procesola Dirección de Personascomunicará alpostulante, a travésde la vía informada por éste,que ha sido seleccionado para desempeñarse en el cargo ofertado. Luego de haberse confirmado su aceptación al cargo, le solicitará que se presente para ser notificado/a con los antecedentes necesarios para su nombramiento Costos del Nuevo Programa de Reclutamiento y Selección9 Planificación: Los costos de este proceso se planifican de acuerdo con presupuesto de la dotación requerida, se solicita a dirección general del Fosis. mediante un escrito 10 de las cuales se indica si es un reemplazo, una renuncia o un cargo nuevo. Ya con esto se rige los elementos que jugarán para la contratación de un nuevo colaborador. Este ítem no tiene costo para la organización debido a que sólo requiere información. 9 Costo elegido por cotización anexo 6 10 Escrito para petición de personal anexo 7
  • 12. 12 Reclutamiento: Una vez detectado elcargo que se requiere contratar,se realiza convocatorias de un concurso interno o mixto. Al tener el concurso se publica en página de FOSIS. Y se redirecciona a un portal web de empleos: EMPLEOS PÚBLICOS. En este proceso y una vez publicado las bases en este portalse realiza la convocatoria masiva. Este ítem no tiene costo para FOSIS debido que a partir de julio del año 2015 todos los servicios públicos de la administración central del Estado están obligados a difundir su oferta de empleos por medio del Portalde Empleos Públicos, independientemente de la difusión que estos puedan realizar en otras plataformas y medios de comunicación. Por lo que no llevaría mayores gastos. Selección: Fosis en elsiguiente ÍTEM tiene los costos en este proceso debido a que usa asesoría externa para la selección e implementación de elementos psico laborales para la elección de su candidato. La organización cotizará que asesoría llevará a cabo en este proceso. Ver anexo 9. Para el 2017 Seleccionaremos a “All senses”,dada la experiencia en evaluación de cargos en la RM, costo y alto nivel de satisfacción del cliente interno (directora regional Sr. Alejandra Jaurés). PROVEEDOR Monto $121.35111 FOSIS sus costos se basan en consultoría, para análisis del cargo ofrecido y elementos evaluativos para los postulantes. 11 Anexo 8
  • 13. 13 4 Conclusiones y recomendaciones Diagnósticos:  Cargos: Se detecto que hay un problema con sus perfiles de cargo debido a, que son muy genéricas y no aportan a la misión visión de lo que es Fosis.  Dotación: Se detecto que en este proceso es muy lento, debido a que no es un organismo no descentralizado el postulante pasa por muchos procesos agotadores y engorrosos. Desde el reclutamiento hasta la selección pueden pasar meses, una vez dentro de la organización su contrato pasa otros meses más.  Desarrollo: En este proceso se detectó que, si bien existe una inducción predeterminada, este departamento no lo cumple, otro problema es el proceso de transe que pasa el colaborador entre que entra hasta pasar meses en el puesto, no existe entrenamiento o supervisión de aquello dejándolo sólo en el proceso.  Mantención: Se encontró en este el mayor descontento entre sus colaboradores, este departamento es donde hay la mayor dotación de Honorarios, por lo que reciben menores incentivos y no participan en bienestar.  Integración: se detectó que, si existe un plan para los planes laborales, este departamento no realiza actividades de esparcimientos, ni pausas activas por la excesiva carga laboral y la alta rotación que este departamento posee. En el ambiente laboral se tuvo que realizar una intervención con una psicóloga por el clima laboral tensionado que existía. 12  Índices: Como bien dicho anteriormente este departamento se encuentra en los mal altos de rotación debido a que la gente se va por mejores salarios y mejores ambientes laborales. Recomendaciones:  Cargos: Crear un valor agregado a los perfiles, incentivando a Fosis a plantear nuevos perfiles basados en su misión y visión.  Dotación: Prever o implementar una mejora de los tiempos que se incurre en los procesos de reclutamiento y selección.  Desarrollo: Realizar un seguimiento del colaborador mediante a otro colaborador que lo guie y lo orienté en el proceso.  Mantención: Regular los contratos de honorarios colocando un asistente social, que luche por los beneficios igualitarios para los Honorarios.  Integración: Crear planificación para el desarrollo de las relaciones laborales, con momentos para compartir dentro del departamento.  Índices: Incentivar a sus colaboradores dándole mejoras a sus cargos, promover el incentivo motivacional. 12 Conversación perceptiva por colaboradores del departamento.
  • 14. 14 El informe es un apoyo para dar mejoras de lo que nosotros como grupo de trabajo ha encontrado mediante a conversaciones y solicitud de información dentro de FOSIS. 5 Anexos Anexo 1  Organigrama 2017 DAF  Organigrama 2016 DAF
  • 16. 16
  • 18. 18 Anexo 4 La ANFFOS es una asociación de trabajadores y trabajadoras públicos cuya finalidad es defender los derechos de los funcionarios/asdelFOSISyrepresentarlosante laDirecciónEjecutivayante lasautoridadesregionalesde nuestroServicio, para obtener mejores y más dignas condiciones laborales. Anexo 5