Dokumen tersebut membahas pentingnya memiliki prosedur yang jelas dalam melaksanakan pekerjaan pengadaan untuk menghindari resiko. Dokumen juga menjelaskan perlunya menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) pengadaan yang mencakup seluruh tahapan mulai perencanaan, pelaksanaan pemilihan penyedia, pelaksanaan kontrak hingga pembayaran, serta membentuk tim untuk menyusun SOP dan melakukan s

1. Khalid Mustafa
Ketua dan Pendiri Pusat Pengkajian Pengadaan Indonesia (P3I)
Pengurus DPP Ikatan Ahli Pengadaan Indonesia (IAPI)

2.  Setiap pekerjaan yang dapat menimbulkan resiko harus
dilakukan dengan prosedur yang ketat dan tetap untuk
meniadakan atau mengurangi resiko/kesalahan
 Apabila pilot tidak melaksanakan pekerjaan sesuai dengan
aturan, maka pesawat akan jatuh dan banyak penumpang
menjadi korban.
 Bila dokter tidak melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur,
maka pasien dapat meninggal atau cacat.
 Bila pemadam kebakaran tidak menjalankan tugasnya sesuai
dengan prosedur, maka dapat menimbulkan banyak korban jiwa
dan materi.
 Pengadaan juga mengandung resiko (mendapat komplain dari
masyarakat, terkena sanksi hukum, barang/jasa tidak sesuai
kebutuhan) jadi harus memiliki prosedur yang jelas.

4. Lupa mengikuti prosedur baku (Perpres dan
Perka LKPP)
 Perbuatan melawan hukum
 Penyalahgunaan wewenang
Kegiatan tidak terdokumentasi
 Tidak dapat mempertanggungjawabkan
keputusan/kebijakan
Dokumen tidak standar
Pekerjaan berulang/tumpang tindih

5. PBJ merupakan kegiatan berulang yang
seharusnya dapat dibakukan
Mengurangi kesalahan prosedur
Mengurangi kesalahan dokumentasi
Mempermudah pejabat baru untuk
melaksanakan/melanjutkan pekerjaan
Mempermudah Audit

7. • Tidak ada Pedoman Perencanaan
yang baku untuk memisahkan N dan
W
• Tidak ada kaitan data aset dan
penghapusan dengan perencanaan
• Tidak ada alur yang jelas tentang
target dan waktu penyusunan
perencanaan
• Tidak ada reward and punishment
yang jelas
• Tidak sinkron antara perencanaan dan
penganggaran khususnya terhadap
aturan Pengadaan
• RUP tidak disusun oleh PA/KPA

8. • Anggaran tidak berdasarkan kepada
perencanaan awal
• Penyesuaian anggaran tidak
memperhatikan kebutuhan dan posisi
pengadaan
• Anggaran ditetapkan bukan pada awal
tahun anggaran
• Anggaran perubahan tidak
memperhatikan perencanaan dan
kebutuhan waktu pelaksanaan
• Terjadi kesalahan pada jenis belanja

9. • Penyusunan Spek. Teknis dan HPS
tidak didasarkan pada perencanaan
dan tidak didokumentasikan
• Tidak ada rancangan kontrak
• Penyusunan Rencana Pelaksanaan
Pemilihan tidak sesuai
• Pelaksanaan Pemilihan tidak sesuai
• Pelaksanaan pekerjaan tidak
dikendalikan
• Serah terima pekerjaan tidak
berdasarkan kontrak dan kondisi
pekerjaan
• Dokumen pencairan tidak sinkron
dengan dokumen pengadaan

10. SOP

11.  Ruang Lingkup SOP
 Seluruh Kementerian/Lembaga/Daerah/Institusi; atau
 Berdasarkan Eselon/Satuan Kerja
 Organisasi Pelaksana
 Kesiapan dan Kaitan dengan Organisasi lain (Perencanaan,
Keuangan, Hukum dan Organisasi, Kepegawaian, dll)
 Pengguna Anggaran, Kuasa Pengguna Anggaran, Pejabat
Pembuat Komitmen, Pejabat Pengadaan, dan Panitia
Penerima Hasil Pekerjaan
 Unit Layanan Pengadaan
 Dasar Hukum

12. SOP
 SOP Rencana Umum
Pengadaan
 Identifikasi Kebutuhan,
Penyusunan KAK dan RAB,
Penetapan Organisasi Pengadaan
 Pembahasan Kegiatan dan
Anggaran
 Penyusunan dan Pengumuman
RUP
 Kaji Ulang RUP
 SOP Rencana Pelaksanaan
Pengadaan
 Penyusunan Spesifikasi Teknis
 Penyusunan Harga Perkiraan
Sendiri
 Penyusunan Rancangan Kontrak
 Permintaan Pemilihan Penyedia

13. SOP
 SOP Rencana Pemilihan
Penyedia
 Kaji Ulang RPP
 Penyusunan Dokumen
Pengadaan
 SOP Swakelola
 Swakelola oleh
Penanggung Jawab
Anggaran
 Swakelola oleh Instansi
Pemerintah Lain
 Swakelola oleh Kelompok
Masyarakat

14. SOP
 SOP Pemilihan Penyedia
 Pengadaan Langsung
Menggunakan Bukti Pembelian
(dibawah 10 Juta)
 Pengadaan Langsung
Menggunakan Kuitansi (dibawah
50 Juta)
 Pengadaan Langsung
Menggunakan SPK (dibawah 200
Juta)
 Penunjukan Langsung Tidak
Darurat
 Pelelangan Umum
Pascakualifikasi
 Pelelangan Umum Prakualifikasi
 Seleksi Umum Badan Usaha
 Seleksi Umum Perorangan

15. SOP
 SOP Pemilihan Penyedia
 Pelelangan Sederhana/Pemilihan
Langsung
 Sayembara/Kontes
 Lelang Gagal
 Sanggahan dan Sanggahan
Banding
 Pengaduan
 Somasi dan Permasalahan
Hukum PBJ
 SOP Pelaksanaan Kontrak dan
Serah Terima
 SPPBJ
 Penandandatanganan Surat
Perjanjian (Kontrak)/SPK
 Penerbitan SPMK/Surat Pesanan

16. SOP
 SOP Pelaksanaan Kontrak dan
Serah Terima
 Pengendalian Kontrak Pengadaan
Barang/Jasa Lainnya/Jasa
Konsultansi
 Pengendalian Kontrak Pekerjaan
Konstruksi
 Adendum Kontrak
 Pemeriksaan dan Serah Terima
Pekerjaan
 SOP Pembayaran Pekerjaan
 Penagihan
 Pembuatan Berita Acara
Pembayaran
 Penerbitan SPM dan SP2D
 Pembayaran Pada Akhir Tahun
Anggaran

17.  Menetapkan Organisasi Penanggung Jawab Penyusun SOP
 Membentuk Tim Penyusun dengan persyaratan:
 Wajib memahami setiap tahapan pekerjaan
 Terdiri atas unsur perencanaan, pengadaan, keuangan, dan
pengawasan
 Studi Banding ke Insitusi Lain yang sudah mapan dalam
menerapkan SOP (Contoh: KPK)
 Koordinasi dan Komunikasi dengan LKPP
 Sosialisasi
 Monitoring dan Evaluasi
 Review/Perbaikan SOP (minimal setahun sekali)

18. www.khalidmustafa.info
HP: 08170909035
Pin BB: 2AF759E2