Este documento describe las diferentes herramientas y funciones de Access como campos calculados, formularios, consultas, macros e informes. Explica cómo crear y configurar cada uno de estos objetos de base de datos para facilitar la manipulación y modificación de la información almacenada.
1. ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA
DE
CHIMBORAZO
FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
ESCUELA DE CONTABILIDA Y AUDITORIA
TRABAJO DE INVESTIGACION DE INFORMATICA “II”
TEMA:
CAMPOS CALCULADOS EN UNA TABLA (TIPO DE DATO)
FORMULARIOS
CONSULTAS
MACROS
INFORMES
DE:
KATHERINE CHALÁ RODRIGUEZ
TERCERO”I”
2. ÍNDICE
INTRODUCCIÓN_____________________________________________________________ 1
OBJETIVO GENERAL _________________________________________________________ 1
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ______________________________________________________ 1
CAPITULO I ________________________________________________________________ 2
CAMPOS CALCULADOS EN UNA TABLA (TIPOS DE DATOS) ___________________________ 2
1.1 Campos calculados en una tabla (tipos de datos) ___________________________________ 2
1.2 Agregar un campo a una tabla __________________________________________________ 2
1.3 ¿Cómo se crea un campo calculado? _____________________________________________ 2
1.4 Establecer las propiedades de un campo _________________________________________ 3
1.5 ¿Cómo cambiar el tipo de datos en un campo? ____________________________________ 3
CAPITULO II ________________________________________________________________ 4
FORMULARIOS _____________________________________________________________ 4
2.1 ¿Qué es y cómo se crea un formulario? __________________________________________ 4
2.1.1 Crear un formulario mediante la herramienta Formulario __________________________________ 4
2.1.1.1 Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario ________________________ 4
2.2 Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos
_____________________________________________________________________________ 5
2.3 Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco ___________________ 5
CAPITULO III _______________________________________________________________ 6
CONSULTAS ________________________________________________________________ 6
3.1 Consultas __________________________________________________________________ 6
3.2 Introducción a los criterios de consulta___________________________________________ 6
3.3 Criterios para campos Texto, Memo e Hipervínculo_________________________________ 8
3.4 Criterios para campos Número, Moneda y Autonumérico___________________________ 10
3.5 Criterios para campos Fecha/Hora _____________________________________________ 12
CAPITULO IV ______________________________________________________________ 17
MACROS _________________________________________________________________ 17
4.1. ¿Qué es una macro? ________________________________________________________ 17
4.2 Crear una macro ____________________________________________________________ 18
4.3 Características del Generador de macros ________________________________________ 18
4.4 Crear una macro independiente _______________________________________________ 19
3. 4.5 Crear un grupo de macros ____________________________________________________ 19
CAPITULO V _______________________________________________________________ 20
INFORMES ________________________________________________________________ 20
5.1
Introducción a los informes _______________________________________________ 20
5.2 Información general _________________________________________________________ 20
5.3 Elementos de un informe _____________________________________________________ 21
5.3.1 Encabezado del informe ____________________________________________________________ 21
5.3.2 Encabezado de página _____________________________________________________________ 22
5.3.3 Encabezado de grupo ______________________________________________________________ 22
5.3.4 Detalle __________________________________________________________________________ 22
5.3.5 Pie del grupo _____________________________________________________________________ 22
5.3.6 Pie de página _____________________________________________________________________ 22
5.3.7 Pie del informe ___________________________________________________________________ 22
5.4 Crear un nuevo informe ______________________________________________________ 22
CONCLUSIONES ____________________________________________________________ 25
BIBLIOGRAFÍA _____________________________________________________________ 26
5. INTRODUCCIÓN
Cuando crea una nueva base de datos, suele empezar creando unos cuantos objetos de base de
datos como tablas, formularios e informes. Finalmente, llega a un punto en que necesita
agregar alguna programación para automatizar ciertos procesos y mantener agrupados los
objetos de base de datos.
Microsoft Access tiene diversas funciones con las cuales se pueda facilitar la manipulación y
modificación de la información que contenga la base de datos.
OBJETIVO GENERAL
Identificar los diferentes tipos de datos de Access y las utilidades que nos ofrece esta
herramienta.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Poner en práctica las herramientas con las cuales cuenta Access.
Manejar perfectamente una base de datos con Access utilizando las herramientas a tratar
en esta investigación
6. CAPITULO I
CAMPOS CALCULADOS EN UNA TABLA (TIPOS DE DATOS)
1.1 Campos calculados en una tabla (tipos de datos)
Los campos calculados permiten utilizar, en las columnas de la vista de diseño de la consulta,
información que no proviene de un campo, sino de una operación con valores de otros
campos.
1.2 Agregar un campo a una tabla
Cada dato para el que desee realizar un seguimiento se almacena en un campo. Por ejemplo,
en una tabla de contactos se crean campos para apellido, nombre, número de teléfono y
dirección. En una tabla de productos se crean campos para nombre de producto, identificador
de producto y precio.
Antes de crear los campos, intente dividir los datos en partes útiles de menor tamaño. Es más
fácil combinar los datos más adelante que tener que separarlos. Por ejemplo, en lugar de un
campo Nombre completo, considere la posibilidad de crear campos independientes para
apellido y nombre. A continuación, puede buscar u ordenar por nombre, apellido o ambos
fácilmente. Si tiene previsto crear un informe, ordenar, buscar o calcular en un elemento de
datos, incluya ese elemento solo en un campo.
Ilustración 1
1.3¿Cómo se crea un campo calculado?
Los campos calculados se crean en la vista Diseño.
1. Abra la tabla en la que desea crear un campo calculado en la vista Diseño.
2. En la primera fila vacía de la cuadrícula de diseño de la tabla, escriba un nombre para
el campo calculado en Nombre del campo.
3. En Tipo de datos, elija Calculado.
4. Se abre el Generador de expresiones.
5. Escriba el cálculo que desea ejecutar en el Generador de expresiones. Por ejemplo, si
la tabla tiene Campo1 y Campo2 y desea crear un campo calculado (Campo3) igual al
7. valor
del
Campo1
dividido
por
el
valor
del
Campo2,
escribir [Campo1]/[Campo2] en el Generador de expresiones.
6. Cuando haya terminado de escribir el cálculo, haga clic en Aceptar.
debe
1.4 Establecer las propiedades de un campo
Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su
apariencia y comportamiento.
Por ejemplo, mediante la configuración de propiedades de campo se puede:
Controlar la apariencia de los datos de un campo
Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo
Especificar valores predeterminados para un campo
Agilizar la búsqueda y la ordenación en un campo
Puede establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabaja en la vista
Hoja de datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de
campo, debe usar la vista Diseño.
1.5 ¿Cómo cambiar el tipo de datos en un campo?
Cuando se crea un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access
examina esos datos para determinar el tipo de datos apropiado para el campo. Por ejemplo, si
escribe 1/1/2006, Access reconoce esos datos como una fecha y establece el tipo de datos para
el campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar definitivamente el tipo de datos, se
establece en Texto de forma predeterminada.
El tipo de datos del campo determina qué otras propiedades de campo se pueden establecer.
Por ejemplo, puede establecer solamente la propiedad Sólo anexar para un campo que tiene el
tipo de datos Hipervínculo o el tipo de datos Memo.
Es posible que en algunos casos desee cambiar el tipo de datos de un campo manualmente.
Por ejemplo, supongamos que tiene números de salas similares a fechas, como 10/2001. Si
escribe 10/2001 en un nuevo campo en la vista Hoja de datos, la característica de detección
automática de tipo de datos selecciona el tipo de datos Fecha y hora para el campo. Como los
números de salas son etiquetas y no fechas, deben usar el tipo de datos Texto. Para cambiar el
tipo de datos de un campo, siga el procedimiento que se indica continuación.
Haga clic en la pestaña Hoja de datos.
En la lista Tipo de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione el tipo de
datos que desee.
8. Ilustración 2
CAPITULO II
FORMULARIOS
2.1 ¿Qué es y cómo se crea un formulario?
Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o
mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el
acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede
que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que contiene
numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo esos campos, les
será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a
un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.
Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de
datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen
que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más
agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se
introduzcan datos incorrectos.
2.1.1 Crear un formulario mediante la herramienta Formulario
Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa
esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente están colocados en el
formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede
modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades.
2.1.1.1 Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario
En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee
ver en el formulario.
En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.
9. Ilustración 3
2.2 Crear un formulario que muestre varios registros mediante la
herramienta Varios elementos
Cuando se crea un formulario mediante la herramienta Formulario simple, ese formulario
muestra uno solo registro a la vez. Si se desea disponer de un formulario que muestre varios
registros pero es más personalizable que una hoja de datos, se puede usar la herramienta
Varios elementos.
En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee
ver en el formulario.
En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios.
2.3 Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco
Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no se ajustan a sus necesidades,
puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una
forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si está pensando en incluir sólo unos
pocos campos.
1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En blanco.
Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de
campos.
Ilustración 4
10. 2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o
las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario.
3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el
formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y
haga clic en varios campos. A continuación, arrástrelos todos juntos hasta el
formulario.
4. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar al
formulario un logotipo, un título, números de páginas o la fecha y la hora.
Ilustración 5
5. Si desea agregar al formulario una mayor variedad de controles, cambie a la vista
Diseño haciendo clic con el botón secundario en el formulario y eligiendo Vista
Diseño
. A continuación, podrá usar las herramientas del grupo Controles de la
ficha Diseño.
Ilustración 6
CAPITULO III
CONSULTAS
3.1 Consultas
Un criterio de consulta es una regla para identificar los registros que se desea incluir en el
resultado de una consulta. No todas las consultas deben incluir criterios, pero si no le interesa
ver todos los registros que están almacenados en el origen de registros subyacente, deberá
agregar criterios a una consulta cuando la diseñe.
3.2 Introducción a los criterios de consulta
11. Un criterio es similar a una fórmula (es una cadena que puede consistir en referencias de
campos, operadores y constantes). Los criterios de consulta también se conocen como
expresiones.
En las tablas siguientes, se muestran algunos ejemplos de criterios y se explica su
funcionamiento.
CRITERIOS
DESCRIPCIÓN
>25 y <50
Este criterio se aplica a campos Número, como Precio o
UnidadesEnStock. El resultado incluye solamente aquellos registros en
los que el campo Precio o UnidadesEnStock contiene un valor mayor
que 25 y menor que 50.
Este criterio se aplica a campos Fecha/Hora, como FechaNacimiento.
En el resultado de la consulta, sólo se incluyen los registros en los
que el número de años entre la fecha de nacimiento de una persona
y la fecha actual es mayor que 30.
Este criterio se puede aplicar a cualquier tipo de campo para que se
muestren los registros en los que el valor de campo sea nulo.
DifFecha("aaaa",
[FechaNacimiento],
Fecha()) > 30
Es Nulo
Los criterios pueden ser muy distintos unos de otros, dependiendo del tipo de datos del campo
en el que se apliquen y de los requisitos específicos en cada caso. Algunos criterios son
sencillos y usan operadores básicos y constantes. Otros son complejos y usan funciones y
operadores especiales, e incluyen referencias de campo.
Para agregar un criterio a una consulta, debe abrirla en la vista Diseño. Después, identifique
los campos para los que desea especificar criterios.
Si el campo no está aún en la cuadrícula de diseño, agréguelo arrastrándolo desde la ventana
de diseño de la consulta hasta la cuadrícula, o bien, haciendo doble clic en el campo (De este
modo, se agrega automáticamente a la siguiente columna vacía de la cuadrícula.). Por último,
escriba los criterios en la fila Criterios.
Los criterios que especifique para los distintos campos en la fila Criterios se combinan
mediante el operador Y. Dicho de otro modo, los criterios especificados en los campos
Ciudad y FechaNacimiento se interpretan así:
Ciudad = "Chicago" Y FechaNacimiento<AgregFecha("aaaa", -40, Fecha())
12. Ilustración 7
Los campos Ciudad y FechaNacimiento incluyen criterios.
Sólo los registros cuyo valor para el campo Ciudad sea Chicago se ajustarán al criterio.
Sólo los registros que tengan como mínimo 40 años de antigüedad se ajustarán al criterio.
Sólo los registros que cumplan los dos criterios se incluirán en los resultados.
3.3 Criterios para campos Texto, Memo e Hipervínculo
Los ejemplos siguientes son para el campo PaísRegión de una consulta basada en una tabla
donde se almacenan datos de contacto. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo
en la cuadrícula de diseño.
13. Un criterio que se especifique para un campo Hipervínculo se aplica, de forma
predeterminada, a la parte de texto visible del valor del campo.
PARA INCLUIR
REGISTROS QUE...
USE ESTE CRITERIO
RESULTADO DE LA CONSULTA
Coincidan exactamente con un
valor, como China
"China"
Devuelve los registros en los que el campo PaísRegión tiene el
valor China.
No coincidan con un valor,
como México
No "México"
Devuelve los registros en los que el campo PaísRegión tiene
un valor distinto de México.
Empiecen por la cadena
especificada, como U
Como U*
Devuelve los registros correspondientes a todos los países o
regiones cuyos nombres empiezan por "U", como Uruguay,
Uganda, etc.
.
No empiecen por la cadena
especificada, como U
No como U*
Devuelve los registros correspondientes a todos los países o
regiones cuyos nombres empiezan por un carácter distinto de
"U".
Contengan la cadena
especificada, como Corea
Como "*Corea*"
Devuelve los registros correspondientes a todos los países o
regiones que contienen la cadena "Corea".
No contengan la cadena
especificada, como Corea
No como "*Corea*"
Devuelve los registros correspondientes a todos los países o
regiones que no contienen la cadena "Corea".
Acaben con la cadena
especificada, como "ina"
Como "*ina"
Devuelve los registros correspondientes a todos los países o
regiones cuyos nombres acaban con "ina" como China y
Argentina.
No acaben con la cadena
especificada, como "ina"
No como "*ina"
Devuelve los registros correspondientes a todos los países o
regiones cuyos nombres no acaban con "ina", como China y
Argentina.
Contengan valores nulos (o
que falten)
Es Nulo
Devuelve los registros en los que no hay ningún valor en el
campo.
No contengan valores nulos
No es Nulo
Devuelve los registros en los que no falta el valor del campo.
Contengan cadenas de
longitud cero
"" (un par de comillas)
Devuelve los registros en los que el campo tiene un valor en
blanco (pero no nulo). Por ejemplo, los registros de ventas
realizada a otro departamento podrían contener un valor en
blanco en el campo PaísRegión.
No contengan cadenas de
longitud cero
No ""
Devuelve los registros en los que el campo PaísRegión no
tiene un valor en blanco.
14. Contengan valores nulos o
cadenas de longitud cero.
"" O Es Nulo
Devuelve los registros donde no hay ningún valor en el
campo, o bien, el campo tiene un valor en blanco.
Ni vacío ni en blanco
No es Nulo Y Sin ""
Devuelve los registros en los que el campo PaísRegión tiene
un valor no en blanco y no nulo.
Vayan a continuación de un
valor, como México, si se
ordenan alfabéticamente
>= "México"
Devuelve los registros de todos los países o regiones a partir
de México y posteriores por orden alfabético.
Estén incluidos en un
intervalo específico, como de
la A hasta la D
Como "[A-D]*"
Devuelve los registros correspondientes a los países o regiones
cuyos nombres empiezan por las letras "A" a la "D".
Coincidan con uno de dos
valores, tales como Estados
Unidos o Reino Unido
"Estados Unidos" O "Reino
Unido"
Devuelve los registros correspondientes a Estados Unidos y
Reino Unido.
Contengan uno de los valores
de una lista
En("Francia", "China",
"Alemania", "Japón")
Devuelve los registros correspondientes a todos los países o
regiones especificados en la lista.
Contengan ciertos caracteres
en una posición específica en
el valor del campo
Der([PaísRegión], 1) = "y"
Devuelve los registros correspondientes a todos los países o
regiones cuyo nombre acaba con la letra "y".
Satisfagan requisitos de
longitud
Longitud([PaísRegión]) >
10
Devuelve los registros correspondientes a los países o regiones
cuyo nombre tiene más de 10 caracteres.
Coincidan con un modelo
específico
Como "Chi??"
Devuelve los registros correspondientes a los países o regiones
cuyos nombres tienen cinco caracteres de longitud y los tres
primeros caracteres son "Chi", como China y Chile.
3.4 Criterios para campos Número, Moneda y Autonumérico
Los ejemplos siguientes son para el campo PrecioUnidad de una consulta basada en una tabla
donde se almacena información de productos. El criterio se especifica en la fila Criterios del
campo en la cuadrícula de diseño de la consulta.
15. Ilustración 8
PARA INCLUIR
REGISTROS QUE...
USE ESTE
CRITERIO
RESULTADO DE LA CONSULTA
Coincidan exactamente con
un valor, como 100
100
Devuelve los registros en los que el precio por unidad del producto es 100
$.
No coincidan con un valor,
como 1000
No 1000
Devuelve los registros en los que el precio por unidad del producto no es
1000 $.
Contengan un valor menor
que otro valor, como 100
< 100
<= 100
Devuelve los registros en los que el precio por unidad es menor que 100 $
(<100). La segunda expresión (<=100) muestra los registros en los que el
precio por unidad es menor o igual que 100 $.
Contengan un valor mayor
que otro valor, como 99,99
>99,99
>=99,99
Devuelve los registros en los que el precio por unidad es mayor que 99,99 $
(>99,99). La segunda expresión muestra los registros en los que el precio
por unidad es mayor o igual que 99,99 $.
Contengan uno de entre dos
valores, como 20 ó 25
20 o 25
Devuelve los registros en los que el precio por unidad es 20 $ ó 25 $.
Contengan un valor que esté
incluido en un intervalo
>49,99 Y
<99,99
O bien,
Entre 50 Y 100
Devuelve los registros en los que el precio por unidad está entre (pero sin
incluir) 49,99 $ y 99,99 $.
Contengan un valor que esté
fuera de un intervalo
<50 O >100
Devuelve los registros en los que el precio por unidad no está entre 50 $ y
100 $.
16. Contengan uno entre varios
valores
En(20, 25, 30)
Devuelve los registros en los que el precio por unidad es 20 $, 25 $ ó 30 $.
Contengan un valor que
acabe con los dígitos
especificados
Como "*4,99"
Devuelve los registros en los que el precio por unidad acaba con "4,99",
Contengan valores nulos (o
que falten)
Es Nulo
Devuelve los registros en los que no se ha especificado ningún valor en el
campo PrecioUnidad.
Contengan valores no nulos
No es Nulo
Devuelve los registros en los que no falta el valor del campo PrecioUnidad.
como 4,99 $, 14,99 $, 24,99 $, etc.
3.5 Criterios para campos Fecha/Hora
Los ejemplos siguientes son para el campo FechaPedido de una consulta basada en una tabla
donde se almacena información de pedidos. El criterio se especifica en la fila Criterios del
campo en la cuadrícula de diseño de la consulta.
Ilustración 9
PARA INCLUIR
REGISTROS QUE...
USE ESTE CRITERIO
RESULTADO
CONSULTA
DE
LA
Coincidan exactamente
con un valor, como
2/2/2006
#2/2/2006#
Devuelve los registros de las
transacciones que tuvieron
lugar el 2 de febrero de 2006.
No olvide rodear los valores de
fechas con el carácter #, para
que Access pueda distinguir
17. entre fechas y cadenas de texto.
No coincidan con un
valor, como 2/2/2006
No #2/2/2006#
Devuelve los registros de las
transacciones que tuvieron
lugar en una fecha distinta al 3
de febrero de 2006.
Contengan valores
anteriores a una fecha
determinada, como el
2/2/2006
< #2/2/2006#
Devuelve los registros de las
transacciones
que
tuvieron
lugar antes del 2 de febrero de
2006.
Para ver las transacciones que
tuvieron lugar en esa fecha o
antes, use el operador <= en
lugar de <.
Contengan valores
posteriores a una fecha
determinada, como el
2/2/2006
> #2/2/2006#
Devuelve los registros de las
transacciones
que
tuvieron
lugar después del 2 de febrero
de 2006.
Para ver las transacciones que
tuvieron lugar en esa fecha o
después, use el operador >= en
lugar de >.
Contengan valores que
estén dentro de un
intervalo de fechas
>#2/2/2006# Y <#4/2/2006#
Devuelve los registros de las
transacciones
que
tuvieron
lugar entre el 2 de febrero de
2006 y el 4 de febrero de 2006.
También
puede
operador Entrepara
usar
el
filtrar
según un intervalo de valores.
Por ejemplo, Entre #2/2/2006#
Y #4/2/2006# es lo mismo que
>#2/2/2006# Y <#2/4/2006#.
Contengan valores que
estén fuera de un
intervalo
<#2/2/2006# O >#4/2/2006#
Devuelve los registros de las
transacciones que tuvieron
lugar antes del 2 de febrero de
2006 o después del 4 de
febrero de 2006.
Contengan uno de dos
valores, como 2/2/2006 o
3/2/2006
#2/2/2006# O #3/2/2006#
Devuelve los registros de las
transacciones que tuvieron
lugar el 2 de febrero de 2006 o
el 3 de febrero de 2006.
Contengan uno entre
En (#1/2/2006#, #1/3/2006#,
Devuelve los registros de las
18. varios valores
#1/4/2006#)
transacciones que tuvieron
lugar el 1 de febrero de 2006,
el 1 de marzo de 2006 o el 1 de
abril de 2006.
Contengan una fecha que
sea de un mes específico
(independientemente del
año), como diciembre
ParcFecha("m", [FechaVenta]) = 12
Devuelve los registros de las
transacciones que tuvieron
lugar en diciembre de cualquier
año.
Contengan una fecha que
sea de un trimestre
específico
(independientemente del
año), como el primer
trimestre
ParcFecha("t", [FechaVenta]) = 1
Devuelve los registros de las
transacciones que tuvieron
lugar en el primer trimestre de
cualquier año.
Contengan la fecha en
curso
Fecha()
Devuelve los registros de las
transacciones que tuvieron
lugar en la fecha en curso. Si
hoy es el 2/2/2006, verá los
registros en los que el campo
FechaPedido tiene el valor 2 de
febrero de 2006.
Contengan la fecha de
ayer
Fecha()-1
Devuelve los registros de las
transacciones que tuvieron
lugar en el día anterior a la
fecha en curso. Si hoy es el
2/2/2006, verá los registros
correspondientes al 1 de
febrero de 2006.
Contengan la fecha de
mañana
Fecha() + 1
Devuelve los registros de las
transacciones que tendrán lugar
en el día posterior a la fecha en
curso. Si hoy es el 2/2/2006,
verá
los
registros
correspondientes al 3 de
febrero de 2006.
Contengan fechas que
sean de la semana en
curso
ParcFecha("ss", [FechaVenta]) =
ParcFecha("ss", Fecha()) Y Año(
[FechaVenta]) = Año(Fecha())
Devuelve los registros de las
transacciones que tuvieron
lugar durante la semana en
curso. Una semana empieza en
domingo y termina en sábado.
Contengan fechas que
sean de la semana
anterior
Año([FechaVenta])* 53 +
ParcFecha("ss", [FechaVenta]) =
Año(Fecha())* 53 + ParcFecha("ss",
Devuelve los registros de las
transacciones que tuvieron
lugar durante la semana
pasada. Una semana empieza
19. Fecha()) - 1
en domingo y termina en
sábado.
Contengan fechas que
sean de la semana
próxima
Año([FechaVenta])*
53+ParcFecha("ss", [FechaVenta]) =
Año(Fecha())* 53+ParcFecha("ss",
Fecha()) + 1
Devuelve los registros de las
transacciones que tendrán lugar
la semana próxima. Una
semana empieza en domingo y
termina en sábado.
Contengan fechas que
sean de los 7 últimos días
Entre Fecha() Y Fecha()-6
Devuelve los registros de las
transacciones que tuvieron
lugar durante los 7 últimos
días. Si hoy es el 2/2/2006,
verá
los
registros
correspondientes al período del
24 de enero de 2006 al 2 de
febrero de 2006.
Contengan una fecha que
sea del mes en curso
Año([FechaVenta]) = Año(Ahora())
Y Mes([FechaVenta]) =
Mes(Ahora())
Devuelve
los
registros
correspondientes al mes en
curso. Si hoy es el 2/2/2006,
verá
los
registros
correspondientes a febrero de
2006.
Contengan una fecha que
sea del mes anterior
Año([FechaVenta])* 12 +
ParcFecha("m", [FechaVenta]) =
Año(Fecha())* 12 + ParcFecha("m",
Fecha()) - 1
Devuelve
los
registros
correspondientes
al
mes
pasado. Si hoy es el 2/2/2006,
verá
los
registros
correspondientes a enero de
2006.
Contengan una fecha que
sea del mes próximo
Año([FechaVenta])* 12 +
ParcFecha("m", [FechaVenta]) =
Año(Fecha())* 12 + ParcFecha("m",
Fecha()) + 1
Devuelve
los
registros
correspondientes
al
mes
próximo. Si hoy es el 2/2/2006,
verá
los
registros
correspondientes a marzo de
2006.
Contengan fechas que
sean de los 30 ó 31
últimos días
Entre Fecha( ) Y AgregFecha("M", 1, Fecha( ))
Los registros de ventas de un
período de un mes. Si hoy es el
2/2/2006, verá los registros
correspondientes al período del
2 de enero de 2006 al 2 de
febrero de 2006.
Contengan una fecha que
sea del trimestre en curso
Año([FechaVenta]) = Año(Ahora())
Y ParcFecha("t", Fecha()) =
ParcFecha("t", Ahora())
Devuelve
los
registros
correspondientes al trimestre
en curso. Si hoy es el 2/2/2006,
verá
los
registros
correspondientes al primer
20. trimestre de 2006.
Contengan una fecha que
sea del trimestre anterior
Año([FechaVenta])*4+ParcFecha("t",
[FechaVenta]) =
Año(Fecha())*4+ParcFecha("t",Fecha
())- 1
Devuelve
los
registros
correspondientes al trimestre
anterior. Si hoy es el 2/2/2006,
verá
los
registros
correspondientes al último
trimestre de 2005.
Contengan una fecha que
sea del próximo trimestre
Año([FechaVenta])*4+ParcFecha("t",
[FechaVenta]) =
Año(Fecha())*4+ParcFecha("t",Fecha
())+1
Devuelve
los
correspondientes al
trimestre. Si hoy
2/2/2006, verá los
correspondientes al
trimestre de 2006.
Contengan fechas que
sean del año en curso
Año([FechaVenta]) = Año(Fecha())
Devuelve
los
registros
correspondientes al año en
curso. Si hoy es el 2/2/2006,
verá
los
registros
correspondientes al año 2006.
Contengan una fecha que
sea del año anterior
Año([FechaVenta]) = Año(Fecha()) 1
Devuelve los registros de las
transacciones que tuvieron
lugar durante el año pasado. Si
hoy es el 2/2/2006, verá los
registros correspondientes al
año 2005.
Contengan una fecha que
sea del año próximo
Año([FechaVenta]) = Año(Fecha()) +
1
Devuelve los registros de las
transacciones con fecha en el
año próximo. Si hoy es el
2/2/2006, verá los registros
correspondientes al año 2007.
Contengan una fecha que
esté entre el 1 de enero y
hoy (registros del año
hasta la fecha)
Año([FechaVenta]) = Año(Fecha())
Y Mes([FechaVenta]) <=
Mes(Fecha()) Y Día([FechaVenta])
<= Día (Fecha())
Devuelve los registros de las
transacciones con fechas entre
el 1 de enero del año en curso y
la fecha actual. Si hoy es el
2/2/2006, verá los registros
correspondientes al período del
1 de enero de 2006 al 2 de
febrero de 2006.
Contengan una fecha ya
pasada
< Fecha()
Devuelve los registros de las
transacciones que tuvieron
lugar antes de hoy.
registros
próximo
es el
registros
segundo
21. Contengan una fecha del
futuro
> Fecha()
Devuelve los registros de las
transacciones que tendrán lugar
después de hoy.
Filtren valores nulos (o
que falten)
Es Nulo
Devuelve los registros en los
que falta la fecha de la
transacción.
Filtren valores no nulos
No es Nulo
Devuelve los registros en los
que se conoce la fecha de la
transacción.
CAPITULO IV
MACROS
4.1. ¿Qué es una macro?
Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la funcionalidad de
formularios, informes y controles. Por ejemplo, si agrega un botón de comando a un
formulario, asocia el evento Al Hacer Clic del botón a una macro y esta macro contiene los
comandos que desea que se ejecuten cada vez que se haga clic en el botón.
En Access, resulta útil considerar las macros como un lenguaje de programación simplificado
que se escribe generando una lista de acciones a realizar. Para generar una macro,
seleccionará cada acción en una lista desplegable y luego completará la información necesaria
para cada acción. Las macros permiten mejorar la funcionalidad de formularios, informes y
controles. Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos disponibles en VBA y,
para la mayoría de los usuarios, es más fácil generar una macro que escribir código de VBA.
Por ejemplo, suponga que desea iniciar un informe directamente desde un formulario de
entrada de datos. Puede agregar un botón al formulario y, a continuación, crear una macro que
inicie el informe. Puede tratarse de una macro independiente (un objeto independiente en la
base de datos), que luego se asocie al evento Al Hacer Clic del botón, o la macro puede estar
incrustada directamente en el propio evento Al Hacer Clic del. De cualquiera de las dos
maneras, cuando se haga clic en el botón, la macro se ejecutará e iniciará el informe.
Las macros se crean usando el Generador de macros, que se muestra en la siguiente
ilustración.
22. Ilustración 10
Para mostrar el Generador de macros
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible,
haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a
continuación, haga clic en Macro.
4.2 Crear una macro
Una macro o un grupo de macros puede estar contenida en un objeto macro (a veces
denominado "macro independiente"), o una macro puede estar incrustada en cualquier
propiedad de evento de un formulario, un informe o un control. Las macros incrustadas pasan
a formar parte del objeto o el control en el que están incrustadas. Las macros independientes
están visibles en el panel de exploración, en Macros; las macros incrustadas no.
4.3 Características del Generador de macros
El Generador de macros sirve para crear y modificar macros. Para abrir el Generador de
macros:
23. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está
disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o Módulo de
clase y, a continuación, haga clic en Macro.
Access presenta el Generador de macros.
Utilice el Generador de macros para crear la lista de acciones que desea que se lleven a cabo
cuando se ejecute la macro. La primera vez que abra el Generador de macros, aparecerán las
columnas Acción, Argumentos y Comentario.
En Argumentos de acción, es donde se especifican y editan los argumentos para cada acción
de macro, cuando son necesarios. Aparece un cuadro que ofrece una breve descripción de
cada acción o argumento. Haga clic en una acción o en un argumento de acción para leer su
descripción en el cuadro.
4.4 Crear una macro independiente
1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está
disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o Módulo de
clase y, a continuación, haga clic en Macro.
Se muestra el Generador de macros.
2. Agregue una acción a la macro:
En el Generador de macros, haga clic en la primera celda en blanco de la
columna Acción.
Escriba la acción que desea utilizar o haga clic en la flecha para mostrar la lista de
acciones donde, a continuación, podrá seleccionar la acción que desea usar.
En Argumentos de acción, especifique argumentos para la acción, si son necesarios.
Para ver una descripción breve de cada argumento, haga clic en el cuadro del
argumento y lea la descripción que aparece a la derecha del argumento.
3. Para agregar más acciones a la macro, muévase a otra fila de acción y repita el paso 2.
Access lleva a cabo las acciones en el orden en que se enumeren.
4.5 Crear un grupo de macros
Si desea agrupar varias macros relacionadas en un objeto macro, puede crear un grupo de
macros.
24. 1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está
disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o Módulo de
clase y, a continuación, haga clic en Macro.
Se muestra el Generador de macros.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de
macrosi no se ha seleccionado todavía. Aparece la columna Nombre de macro en el
Generador de macros.
3. En la columna Nombre de macro, especifique un nombre para la primera macro del
grupo de macros.
4. Agregue las acciones que desea que realice la primera macro:
En la columna Acción, haga clic en la flecha para presentar la lista de acciones.
Haga clic en la acción que desea agregar.
En Argumentos de acción, especifique argumentos para la acción, si son necesarios.
Para ver una descripción breve de cada argumento, haga clic en el cuadro del
argumento y lea la descripción que aparece a la derecha del argumento.
5. Desplácese a la columna Nombre de macro de la siguiente fila vacía y, a
continuación, escriba un nombre para la siguiente macro del grupo de macros.
6. Agregue las acciones que desea que realice la macro.
7. Repita los pasos 5 y 6 para cada macro del grupo.
CAPITULO V
INFORMES
5.1 Introducción a los informes
Al usar una base de datos, normalmente se usan informes para ver, formatear y resumir datos.
Por ejemplo, se puede crear un informe de tipo lista para mostrar los números de teléfono de
todos los contactos o un informe resumido para calcular el total de las ventas de la compañía
en distintas regiones y períodos de tiempo.
5.2 Información general
Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir datos. Los
informes proporcionan una manera de distribuir o archivar instantáneas de los datos, ya sea
25. mediante su impresión, su conversión a archivos PDF o XPS, o su exportación a otros
formatos de archivo.
Ilustración 11
Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros individuales, resúmenes de varios
registros o ambos. También se pueden usar los informes de Access para crear etiquetas para
correo u otros fines.
Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, pero para el objeto de este
artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a un origen de datos como una
tabla o consulta.
5.3 Elementos de un informe
En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. En una base de datos cliente, se
puede ver el informe en vista Diseño para mirar sus secciones. En vista Presentación, las
secciones no son tan obvias, pero siguen ahí y se pueden seleccionar mediante el uso de la
lista desplegable en el grupo Selección de la ficha Formato. Para crear informes útiles, debe
comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un
control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se
muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:
5.3.1 Encabezado del informe Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El
encabezado del informe se usa para ofrecer información que normalmente aparecería en una
página de portada, como un logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un control
calculado que usa la función de agregado de suma en el encabezado del informe, el resultado
de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del
encabezado de página.
26. 5.3.2 Encabezado de página Esta sección se imprime al principio de cada página. Por
ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas se utiliza el encabezado de
página.
5.3.3 Encabezado de grupo Esta sección se imprime al principio de cada nuevo grupo de
registros. Use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un
informe que se agrupa por producto, use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del
producto. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma en
el encabezado de grupo, la suma se calcula para el grupo actual. Puede tener varias secciones
de encabezado de grupo en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya
agregado.
5.3.4 Detalle Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella
se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.
5.3.5 Pie del grupo Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de
grupo se usan para imprimir información de resumen para un grupo. Puede tener varias
secciones de pie de grupo en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya
agregado.
5.3.6 Pie de página Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se
utilizan para imprimir números de página o información sobre cada página.
5.3.7 Pie del informe Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies del
informe se utilizan para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de
todo el informe.
5.4 Crear un nuevo informe
Paso 1: Elegir un origen de registros
El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre o una
consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos
que se vayan a mostrar en el informe.
Si los datos deseados se incluyen en una consulta o tabla existente, seleccione la tabla
o consulta en el panel de navegación y continúe con el Paso 2: Elegir una herramienta
de informe.
Si el origen de registros no existe aún, siga uno de estos procedimientos:
Continúe con el Paso 2: Elegir una herramienta de informe y use la
herramienta Informe en blanco, o bien
Paso 2: Elegir una herramienta de informe
27. Las herramientas de informes se encuentran en la ficha Crear de la cinta de opciones, en el
grupo Informes. En la siguiente tabla se describe brevemente la función de cada una de estas
herramientas:
Informes compatibles con web
Los informes creados mediante estas herramientas son compatibles con la característica
Publicar en Servicios de Access y se representarán en un explorador. Tenga en cuenta que los
objetos compatibles con web se indican por medio del globo en el icono del objeto.
IMAGEN
DEL
BOTÓN
HERRAMIENTA DESCRIPCIÓN
Informe
Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en
el origen de registros seleccionado en el panel de navegación.
Informe en
blanco
Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra el panel
de tareas Lista de campos. Access crea una consulta de origen de
registros cuando se arrastran los campos de la Lista de campos al
informe.
Informes de cliente
Los informes que se crean mediante estas herramientas no son compatibles con la
característica Publicar en Servicios de Access. La adición de informes de cliente a una base de
datos web no impedirá que se publique la base de datos, pero los informes de cliente no
estarán disponibles en el explorador. Sin embargo, se puede usar un informe de cliente cuando
se abre la base de datos en Access.
IMAGEN
DEL
BOTÓN
HERRAMIENTA
DESCRIPCIÓN
Informe
Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos
en el origen de registros seleccionado en el panel de navegación.
Diseño de informe
Abre un informe en blanco en vista Diseño, en el que se pueden
agregar solo los campos y controles deseados.
Informe en blanco
Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra el
panel de tareas Lista de campos. Al arrastrar campos de la Lista
de campos al informe, Access crea una consulta incrustada y la
28. almacena en la propiedad Origen de registros del informe.
Asistente para
informes
Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar
campos, niveles de ordenación y agrupación, así como opciones
de diseño. El asistente crea un informe en función de las
selecciones realizadas.
Etiquetas
Muestra un asistente que permite seleccionar tamaños de
etiquetas personalizadas o estándar, así como los campos que se
van a mostrar y la forma en que se van a almacenar. El asistente
crea una etiqueta en función de las selecciones realizadas.
Paso 3: Crear el informe
1. Haga clic en el botón de la herramienta que desea usar. Si aparece un asistente, siga
los
pasos
Access
en
él
muestra
y
haga
el
clic
informe
en Finalizar en
en
la
vista
última
página.
Presentación.
2. Aplique formato al informe hasta que obtenga el aspecto deseado:
Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y arrastre los bordes
hasta que alcancen el tamaño deseado.
Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está presente) y, a
continuación, arrástrelo a la nueva ubicación.
Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos del menú
contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, así como
para realizar otras tareas de formato.
Además, se pueden usar las características descritas en las siguientes secciones para
hacer que el informe sea más atractivo y legible.
29. CONCLUSIONES
En conclusión Microsoft Access nos muestran una gama de aplicaciones herramientas como
las macros, los informes y las consultas que nos facilitan el trabajo con esta herramienta como
lo es Access.
Por ejemplo los criterios de las consultas nos permiten identificar los registros que se desea
incluir en el resultado de una consulta, la macros son una herramienta que permite
automatizar tareas y mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles.
Los informes los usamos para ver, formatear y resumir datos y los formularios son objetos de
base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o
consulta.
Son herramientas de gran utilidad en nuestra carrera.
