Es un sistema de información relacionado con la historia o actividad de una empresa, cuyo fin es organizar, clasificar y conservar toda la documentación en un espacio adecuado de forma tal que pueda ser consultada manera fácil y rápida.
1. Prof. Karla Flores UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR INSTITUTO PEDAGÓGICO DE BARQUIISIMETO DEPARTAMENTO DE EDUCACION TECNICA PROGRAMA DE EDUCACION COMERCIAL
2. Prof. Karla Flores Es el conjunto de documentos que contienen información guardada ordenadamente con un propósito de manera que pueda ser consultada rápida y fácilmente. Medina (2006) Conjunto de estos documentos Real Academia Española Es la memoria o historia de la empresa Salgado (1990) ARCHIVO
3. Prof. Karla Flores Archivo Es un sistema de información relacionado con la historia o actividad de una empresa, cuyo fin es organizar, clasificar y conservar toda la documentación en un espacio adecuado de forma tal que pueda ser consultada manera fácil y rápida.
4. XIV Archivo Real Aragonés Prof. Karla Flores Génesis del Archivo Hebreos Egipcios Griegos y Romanos Falsificaciones hispanas XII Monarcas XVI XVII Desgreño de los archivos XVIII Viaje por los archivos Siglo actual Manuales y tecnológicos
5. Prof. Karla Flores ARCHIVO DESDE LA EDAD MEDIA Archivo Horizontal Gancho o Espigón Nido de palomas Carpeta de Acordeón Archivo Caja Tabla Shannon Archivo Vertical
6. Prof. Karla Flores Objetivos Archivar de forma rápida y segura Conservar las fuentes históricas Acelerar su guarda Unificar los criterios Centralizar y descentralizar la correspondencia Registrar datos útiles Entrenar y actualizar al personal Evitar repeticiones innecesarias
7.
8. Debemos saber.... ¿Que es archivista? E s la persona que tiene a su cargo un archivo o sirve como técnico en é l. Conocimientos y habilidades técnicas, humanas y conceptuales. Experiencia en el manejo de archivos. Habilidad para leer. Destreza manual. Buena memoria. Buena visión. Ser ordenado. Requisitos mínimos que debe tener un archivista Prof. Karla Flores
9. Reunir ordenadamente según criterios establecidos Asegurar la máxima rapidez en el envío de documentos solicitados Llevar a cabo estas funciones de la manera mas económica posible Comprobar si la documentación se archiva reglamente Asegurar la perfecta conservación de los documentos reunidos Prof. Karla Flores Funciones
10. Instalar el archivo en locales adecuados Disponer de suficiente personal capacitado Prof. Karla Flores Disponer de mobiliario que responda a las exigencia de su función Emplear un sistema racional de clasificación de los documentos Dotar el archivo de un director competente Establecer normas precisas para el funcionamiento del archivo Estructura
11.
12. Prof. Karla Flores Es importante contar con un buen sistema de administración de documentos para poder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso y activo organizacional. Como recurso, proveen información y como activo, proveen documentación. El archivo es de vital importancia para la empresa moderna por cuanto ella realiza innumerables operaciones, las cuales están respaldadas por alguna constancia escrita que describe los acuerdos. Estas constancias recuerdan las operaciones realizadas en el pasado y contienen información valiosa y útil que servirá para tomar decisiones y acuerdos presentes y futuros. Importancia
13. RECURSOS BÁSICOS PARA ARCHIVAR Muebles y Equipos Materiales y Elementos Fichas Carpetas Un medio Prof. Karla Flores Clasificadores Rotulo en blanco Guías Simples Complejas Archivadores Mecanizados Electrónicos Manuales Vertical Horizontal Lateral Giratorio Rótulos Múltiple Una unidad Una letra Ficheros y Tarjeteros 1 Gaveta 2 Gavetas Legados Sobres Pestaña Corrida Un Tercio Un quinto Inventario y Digitalización Kardex Microflim
14.
15. Prof. Karla Flores Factores que influyen en la selección del sistema de archivo Grado de seguridad Frecuencia de consulta Clases de documentos Cantidad de usuarios Forma en que son solicitados los documentos Cantidad de documentos Recibidos y procesados Métodos de control
16. Prof. Karla Flores Guardar Cumplidos los pasos anteriores, se procede a colocar los documentos en las carpetas correspondientes dentro de las gavetas. Inspeccionar El documento debe estar listo para ser archivado, es decir, que tenga la fecha de recibido y las iniciales de archivo. Clasificar El documento debe tener el título, nombre, asunto, o número bajo el cuál se archivará. La decisión depende del sistema adoptado por la empresa. Codificar Es indicar el nombre, el número o el asunto decidido en la clasificación. Distribuir Los documentos se coleccionan en grupos los que se refieren a un mismo asunto, a un mismo lugar, o los que tienen subrayado nombres que comienzan con la misma letra. Procedimiento para archivar
