Empfohlen
Weitere ähnliche Inhalte
Was ist angesagt?
Was ist angesagt? (20)
Andere mochten auch
Andere mochten auch (20)
Ähnlich wie สานักงานอัตโนมัติ (Office automation )
Ähnlich wie สานักงานอัตโนมัติ (Office automation ) (20)
Mehr von somdetpittayakom school
Mehr von somdetpittayakom school (20)
สานักงานอัตโนมัติ (Office automation )
- 2. สํ า นั ก งานอั ต โนมั ติ เ ป็ น การประยุ ก ต์ ใ ช้ เ ทคโนโลยี และ เทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อหลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือให้มาก ที่สุดโดยมีวัตถุประสงค์ที่สําคัญ คือ การเพิ่มประสิทธิภาพใน การทํ า งานลดระยะเวลาในการทํ า งาน และประหยั ด ค่าใช้จ่าย
- 3. 1 เพื่อให้เข้าใจถึงความหมายของคําว่า “สํานักงานอัตโนมัติ” 2 เพื่อให้เข้าใจถึงวัตถุประสงค์ของสํานักงานอัตโนมัติ 3 เพื่อให้เข้าใจถึงกระบวนการการทํางานของระบบสํานักงาน อัตโนมัติ 4 เพื่อให้ทราบถึงเทคโนโลยีที่ใช้ในระบบสํานักงานอัตโนมัติ 5 เพื่อให้ทราบถึงเหตุผลของการเปลี่ยนมาใช้ระบบสํานักงาน อัตโนมัติ
- 4. สํานักงานอัตโนมัติ หรือ OA เป็นการประยุกต์ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ หรืออุปกรณ์ สํานักงานต่าง ๆ ให้ดําเนินการไปโดยอัตโนมัติ โดยที่ หลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือ (Manual) ให้มากที่สุด ดังนั้นจึงเรียกได้ ว่า OA เป็นกระบวนการนําเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ใน งานสํานักงาน โดยมีวัตถุประสงค์ที่สําคัญ คือการเพิ่มประสิทธิภาพ ในการทํางาน ลดระยะเวลาในการทํางาน และประหยัดค่าใช้จ่าย ดังนั้น OA จึงระบบที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูลข่าวสารไม่ว่าข้อมูล นั้นจะอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ตัวหนังสือ ตัวเลข รูปภาพ เสียง หรือ วีดิโอ เป็นต้น ทําให้สามารถจัดเก็บ และเรียกใช้งานได้อย่างสะดวก รวดเร็ว
- 5. กอร์ดอน บี เดวิส (Gordon 1984) ”อัตโนมัติ คือ การประยุกต์ คอมพิวเตอร์และการสื่อสารในงานสํานักงานงานซึ่งประกอบด้วย พนักงาน นักวิชาชีพ และผู้จัดการ” เดวิด บารคอมบ์ (Barcomb 1989) ”ในภาพกว้างแล้ว สํานักงาน อัตโนมัติก็คือ การใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมในการช่วยให้ผู้คนจัดการ สารสนเทศ สํานักงานอัตโนมัติเป็นหลักการ เป็นวิธีการใหม่สําหรับ คิดและดําเนินงานกับสารสนเทศ สํานักงานอัตโนมัติเป็นของจริง เป็น ระบบที่ใช้งานได้ในทางปฏิบัติและมีอยู่จริง สํานักงานอัตโนมัติไม่ได้ เป็นสิ่งที่เรียกว่า “สํานักงานในอนาคต” ซึ่งยังเป็นเพียงแนวคิดผสม ทฤษฎีเท่านั้น”
- 6. ชารลส์ เรย์ แจเน็ต ปาล์มเมอร์ และเอวีโวห์ล (Ray, Palmer and Wohl 1995) ”สํานักงานอัตโนมัติเป็นหลักการที่เกี่ยวข้องกับการประสาน โต้ตอบกันของผู้ที่ อยู่ ใ นสํ า นั ก งานโดยอาศั ย ระบบและเทคโนโลยี เ พื่ อ ให้ บ รรลุ เ ป้ า หมายของ องค์การ” ครรชิ ต มาลั ย วงศ์ (ครรชิ ต มาลั ย วงศ์ 2536) ”แนวคิ ด และวิ ธี ก ารนํ า คอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์สํานักงานมาเชื่อมโยงกันด้วยระบบสื่อสารข้อมูล เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานในสํานักงานสามารถทํางานร่วมกันได้อย่างรวดเร็ว และ สะดวกสบาย ทั้งในด้านการผลิต และการเรียกค้นเอกสาร การประมวลผล ข้อมูล การติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ปฏิบัติงานทั้งภายในและภายนอก สํานักงาน การจัดงานนัดหมาย การประชุม และการตัดสินใจ”
- 8. ยกตัวอย่างที่ทําให้เห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้น ได้แก่ การนําคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ งานร่วมกับโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) เช่นการทํา จดหมาย เวียน แต่ก่อนที่จะนําคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้งาน ในยุคก่อนได้ใช้เครื่องพิมพ์ดีด ในการพิมพ์จดหมายที่จะส่งออกไปยังภายนอกที่ละฉบับ ซึ่งอาจเกิดความ ล่าช้า หรือความผิดพลาดได้ แต่เมื่อนําโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดมาช่วยใน การพิมพ์จดหมาย พนักงานแค่เพียงพิมพ์รายชื่อของลูกค้าเก็บไว้ในฐานข้อมูล และเมื่อต้องการที่จะใช้งานก็เพียงผนวกตัวจดหมาย และฐานข้อมูลลูกค้าเข้า ด้วยกันก็สามารถที่จะพิมพ์จดหมายได้อย่างรวดเร็ว และยังสามารถเก็บ ฐานข้อมูลลูกค้าไปใช้ในโอกาสต่อไปได้อีกด้วย ทําให้สะดวก ประหยัดเวลาใน การใช้งาน
- 10. ในส่วนของการส่งจดหมายภายในองค์กร ถ้าได้นํา E-Mail เข้ามา ประยุกต์ใช้ ทําให้เจ้าหน้าที่ที่ดูแลด้านงานสารบรรณไม่จําเป็นต้อง เดินส่งเอกสารให้เสียเวลา เพียงแต่ส่งจดหมายผ่านทางระบบ E-Mail ระบบก็จะส่งข่าวสารไปยังผู้รับปลายทางได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งยัง สามารถกระจายข่าวสารได้อย่างรวดเร็วและทั่วถึง
- 13. การประยุกต์ใช้สํานักงานอัตโนมัติโดยส่วนใหญ่แล้วเพื่ออํานวยความ สะดวกต่อผู้ใช้งานระบบสํานักงานอัตโนมัตินั่นเอง ทําให้การทํางาน ทําได้สะดวก รวดเร็ว ยิงขึ้น ในหัวข้อนี้ได้นําเสนอวัตถุประสงค์หลัก ่ ของการนําระบบสํานักงานอัตโนมัติมาใช้งาน ดังนี้
- 14. 1. ความสะดวกรวดเร็ว เมื่อองค์กรได้นําระบบสํานักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้งานจะเป็นการลด การทํางานในลักษณะแบบทํามือ ให้เป็นแบบอัตโนมัติมากขึ้น จึงทํา ให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว เช่น เปลียนการส่งจดหมาย ให้เป็นแบบ ่ การส่งแบบอีเมล์ จะเห็นว่าเพียงแค่คลิก ผู้รับก็สามารถที่จะรับ ข้อความในอีเมล์ได้เลย โดยที่ไม่จาเป็นต้องรอเป็นวัน หรืออาทิตย์ ํ อย่างเช่นส่งเป็นจดหมายแบบเดิม นี่กคือความสะดวกรวดเร็วที่ ็ เกิดขึ้นจากการใช้ระบบสํานักงานอัตโนมัติ
- 17. อีกกรณีหนึ่งก็คือการประยุกต์ใช้ในการประชุมทางไกล ทําให้บุคคลที่อยู่คนละ สถานที่สามารถที่จะประชุมงาน ทําให้เกิดความสะดวก ลดต้นทุนการประชุม ได้เป็นอย่างดี การใช้ระบบสํานักงานอัตโนมัติในการประชุมทางไกล
- 18. 2. ลดจํานวนเอกสาร ข้อสําคัญที่สุดของการนําระบบสํานักงานอัตโนมัติมาใช้งานก็คือ การลดจํานวน เอกสารนั่นเอง เช่นกรณีของการประชุม เนื่องจากการประชุมในแต่ละครั้งอาจ ต้องใช้เอกสารในการประชุมเป็นจํานวนมาก เนื่องจากผู้เข้าร่วมประชุมมีจํานวน มาก หรือเอกสารประกอบการประชุมมีจํานวนมาก ดังนั้นทําให้สูญเสียกระดาษ ไปเป็นจํานวนมาก เมื่อนําเทคโนโลยีเกี่ยวกับ E-book มาใช้งาน ก็จะช่วยลด จํานวนเอกสารได้เป็นอย่างมาก ทําให้องค์กรลดค่าใช้จ่ายที่ต้องเสียไป เช่น ค่า ถ่ายเอกสาร ค่ากระดาษ เป็นต้น หรือการนําระบบ E-Document เข้ามาช่วยใน การจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ ทําให้ง่ายต่อการค้นหาข้อมูล และง่ายต่อการจัดการ ต่าง ๆ เป็นต้น
- 20. การประยุกต์ใช้งานของธนาคารโดยการออก Statements แบบ paperless (ไม่ใช้กระดาษ)
- 21. 3. ใช้สารสนเทศให้เกิดประโยชน์ ปัจจุบันนี้ได้มีการนําเทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาช่วยในการจัดเก็บข้อมูล ข่าวสาร หรือแม้กระทั่งข้อมูลขององค์ก ร ซึ่งข้ อมูลต่ างๆ เหล่านั้ น สามารถนํ า มาประมวลผลเพื่ อ ก่ อ ให้ เ กิ ด สารสนเทศ สารสนเทศ สามารถอยู่ได้ในลักษณะต่างๆ ได้เช่น แสดงผลเป็นรายงาน แสดงผล เป็นกราฟ เป็นต้น ซึ่งผู้ใช้งานก็สามารถนําสารสนเทศนั้นไปใช้งานให้ เกิดประโยชน์ได้ เช่น นําไปช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ
- 23. 4. ความยืดหยุ่นในการทํางาน ระบบสํานักงานอัตโนมัติที่ดีควรที่จะมีความยืดหยุ่นในการทํางาน ยกตั ว อย่ า งเช่ น เมื่ อ นํ า ซอฟต์ แ วร์ ไ มโครซอฟต์ เ วิ ร์ ด มาใช้ ง าน โปรแกรมนี้ ก็ ส ามารถที่ จ ะประยุ ก ต์ ใ ช้ ง านได้ ห ลายด้ า นเช่ น สร้ า ง เอกสารทั่วไป สร้างรายงานการเงิน สร้างสารสนเทศในรูปแบบต่างๆ เป็นต้น
- 25. 5. สามารถขยายงานต่อไปในอนาคต ระบบสํานักงานอัตโนมัติทีดีควรที่จะรองรับการขยายงานในอนาคต ่ เพื่อที่จะทําให้ระบบมีความสมบูรณ์มากขึ้น
- 26. 1. วิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้ ก่ อ นที่ จ ะนํ าระบบสํ า นั ก งานอั ต โนมั ติ ม าใช้ ใ นสํ า นั ก งาน ควรที่ จ ะ วิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้งานก่อนว่า ผู้ใช้งานแต่ละคนต้องการ อะไร บางคนอาจต้องการอุ ปกรณ์ที่ ทัน สมั ย บางคนอาจต้องการ ซอฟต์แวร์ที่รองรับการใช้งาน บางคนอาจต้องการให้มีการจัดอบรม เป็นต้น ดังนั้นในการวิเคราะห์ความต้องการก็สามารถทําได้โดยการ เก็บรวบรวมข้อมูล เช่นการออกแบบสอบถาม การสัมภาษณ์ ทั้งนี้ เพื่อให้บุคลากรสามารถแสดงความคิดเห็น หรือความพึงพอใจต่อ การเปลี่ยนแปลงในกรณีที่นําระบบสํานักงานอัตโนมัติมาใช้
- 29. 2. การออกแบบระบบ และอุปกรณ์อัตโนมัติที่ต้องการ จากการสอบถาม หรื อ การสั ม ภาษณ์ ทํ า ให้ ส ามารถทราบความ ต้ อ งการของผู้ ใ ช้ ร ะบบสํ า นั ก งานอั ต โนมั ติ จากนั้ น ควรที่ จ ะให้ ผู้เชี่ยวชาญในการจัดระบบสํานักงานอัตโนมัติ ทําการวิเคราะห์ และ ออกแบบระบบ เพื่ อ ให้ ส ามารถใช้ ป ระโยชน์ จ ากระบบสํ า นั ก งาน อัตโนมัติให้มากที่สุด เช่นวิเคราะห์ว่าต้องจัดผังองค์กรแบบไหน ต้อง มีอุปกรณ์อะไรบ้างภายในสํานักงาน ทั้งนี้เพื่อให้บุคลากรทราบถึง องค์ประกอบหลักที่ต้องมีอยู่ภายในสํานักงานอัตโนมัตินั่นเอง
- 31. 3. การจัดหาอุปกรณ์ เมื่อวิเคราะห์ และออกแบบระบบสํานักงานอัตโนมัติเป็นที่เรียบร้อย จะทําให้รู้ความต้องการเบื้องต้นว่าในสํานักงานต้องการอะไรบ้าง ดังนั้นจึงนําความต้องการนั้นมาใช้ในการจัดหาอุปกรณ์ต่าง ๆ ไม่ว่า จ ะ เ ป็ น อุ ป ก ร ณ์ สํ า นั ก ง า น เ ช่ น โ ต๊ ะ เ ก้ า อี้ ตู้ เ ก็ บ ข อ ง เครื่องคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ เครื่องถ่ายเอกสาร และอื่น ๆ อีก
- 33. เห็นได้ว่าการจัดหาอุปกรณ์น้ันก็ไม่ใช่เรื่องเล็ก ๆ เนื่องจากอุปกรณ์ สํานักงาน มีหลากหลายชนิด และรูปแบบ ดังนั้นควรที่จะศึกษาหา ข้ อ มู ล จากหลาย ๆ แห่ ง เช่ น จากเว็ บ ไซต์ จ ากร้ า นขายอุ ป กรณ์ สํ า นั ก งาน หรื อ การเปิ ด ซองประมู ล เป็ น ต้ น จะทํ า ให้ ไ ด้ ข้ อ มู ล ที่ ครบถ้วนยิ่งขึ้น จากนั้นนําข้อมูลที่ได้มาศึกษาเปรียบเทียบ และนําเข้าที่ประชุมเพื่อ จัดซื้ออุปกรณ์ที่เหมาะสมกับลักษณะงาน โดยอาจมีทางเลือกใหม่ ๆ เช่น การเช่า การเช่าซื้อ หรือการซื้อ ตามและงบประมาณที่มีอยู่ โดย สิ่ ง ที่ ต้ อ งพิ จ ารณาต่ อ มาก็ คื อ การบริ ก ารหลั ง การขาย และการ ฝึกอบรม ซึ่งเป็นถือสิ่งที่จําเป็นที่สุด เนื่องจากจะทําให้บุคลากรเกิด ความรู้ความสามารถในการทํางาน และสามารถนําความรู้ที่ได้จาก การอบรมมาแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นภายหลังได้
- 35. 4. การจัดเตรียมสถานที่ติดตั้งอุปกรณ์ และการจัด ฝึกอบรมให้ความรู้แก่พนักงาน เมื่อซื้อวัสดุอุปกรณ์ หรือซอฟต์แวร์ ต่าง ๆ บริษัทที่ขายสินค้า จะทําหน้าที่ในการฝึกอบรมให้ความรู้แก่พนักงานของบริษัท ซึ่งจะขึ้นอยู่กับเงื่อนไข และข้อตกลงของแต่ละบริษัทดังนั้น ทางองค์กรที่ซื้อสินค้า ควรที่จะจัดเตรียมสถานที่ให้พร้อมต่อ การรับการอบรม
- 38. 5. การประเมินผล และการบํารุงรักษาระบบ การประเมิ น ผล ถื อ ว่ า เป็ น การทดสอบประสิ ท ธิ ภ าพของระบบ สํานักงานอัตโนมัติ อาจทําได้โดยการทําแบบสอบถาม ถามพนักงาน ในองค์ ก รถึ ง ระบบสํ า นั ก งานอั ต โนมั ติ ที่ ใ ช้ ว่ า เกิ ด ปั ญ หา หรื อ อุปสรรค์อะไรบ้าง หรืออาจตรวจสอบจากความพึงพอใจของลูกค้าที่ มีต่อองค์กร ก็เป็นได้ ทั้งนี้การประเมินผลเพื่อให้ทราบถึงปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น เช่นอาจ เกิดจากอุปกรณ์ชํารุด หรือจากบุคลากรไม่มีความชํานาญในการใช้ งาน เป็นต้น เมื่อทราบถึงปัญหาจะได้แก้ไขปัญหาได้อย่างถูกต้อง