This is a translation to spanish of the Joshua Arnold presentation "Better Decision Making with Cost of Delay" Agileadria 2015, you can see it at https://www.youtube.com/watch?v=sVUFcJdxQzU

1. ¿Por qué me conviene saber qué
es Costo de Retraso?

2. ¿Por qué me conviene
entender qué es Costo de Retraso?
Para mejorar mi toma de decisiones

3. Hagamos un ejercicio

4. 5 años
1820 días

5. Vas a una isla desierta
Solo puedes llevar 1 item, ¿cuál sería?
Discútelo con tu vecino de alado
Tienes 2 minutos

6. Perdieron tu equipaje
Ahí iba tu único item

7. ¿Qué precio tiene para tí ese item?
Recuerda que es lo único que llevarás por 5 años a una isla desierta

8. La escasez nos fuerza a
ESCOGER
y es esa elección la que define el
VALOR

9. Enfoquémonos por un momento en
DESARROLLO
DE PRODUCTO

10. Desarrollo de Producto
1) Entrega de Valor

11. Ojalá así fuera nuestra capacidad
de entrega de valor al negocio

12. Pero realmente es así
Gráfica clásica de entrega de un proyecto
(Diagrama de flujo acumulativo)

13. Construir capacidad de entrega toma tiempo

14. Desarrollo de Producto
1) Entrega de Valor
2) Demanda de Valor

17. ¿Te suena familiar?
Todo es “Prioridad 1”
Prioridades en Conflicto
Capacidad limitada
Stakeholders en competencia

18. Cómo sobrevivir en un lugar donde
los Stakeholders lo quieren
TODO

19. Cómo sobrevivir en un lugar donde
los Stakeholders lo quieren
y lo quieren para
TODO
AYER

20. Cómo
priorizan tus
equipos?

21. - Must have
- Should have
- Could have
- Would like
Método MoSCoW

22. Problema con método MoSCoW
●
Obligadamente necesito tener
●
Debería tener
●
Podría tener
●
Me gustaría tener

23. Método de la Equidad
Datos y SVA
Recargas Virtuales
Prepago Crédito
Cobranzas

24. Problema con Método Equidad
La justicia
es ciega
Pero el método
también es
ciego al VALOR

25. Método del Relacionista
Empatía
A quien conoces
El que grita más

26. Método del Gran Salto
Priorizar en base al Costo Beneficio
Beneficio
>X
Costo

27. Problema con Método del Gran Salto
Excesivo trabajo en progreso (WIP)

28. Resultado:
Todo se demora más en ser atendido

30. ¿Qué es lo que queremos?
● Enfoque en valor y urgencia
● Permitir mejores decisiones
● Cambiar el enfoque de la
conversación

31. Valor

32. Demanda siempre mayor al suministro

33. Saber en qué orden ir

34. Saber
cuando parar

35. Valor
Urgencia

36. Ejemplo de Perspectiva borrosa
Mapa de flujo de valor

37. Ejemplo de Perspectiva borrosa
38 semanas esperando
18 semanas esperando 11 semanas esperando 9 semanas
esperando

38. Nosotros tampoco
Ejemplo de Perspectiva borrosa
Costo de Retraso = $210,000 por semana
Semanas = 38 => Total = $8 millones
No lo sabíamos
EL EQUIPO
LOS JEFES

39. Ejemplo de Perspectiva borrosa
18 semanas esperando 11 semanas esperando 9 semanas
esperando
Más eficiencia! Más fluidez!

40. Paradoja de la Urgencia
18 semanas esperando 11 semanas esperando 9 semanas
esperando
No es urgente? Es urgente!
Costo de Retraso = $210,000 por semana

41. Donald Reinertsen

43. ¿Qué es Costo de Retraso?
Impacto del
TIEMPO
en los resultados

44. Ojalá
fuese así
de fácil

45. ¿Cuánto costaría
si nos lo dieran
AHORA?

46. ¿Cuánto costaría
si nos lo dieran
1 MES ANTES?

47. ¿Cuánto costaría
si nos lo dieran
1 MES DESPUES?

48. Ponerle una etiqueta de precio al tiempo
Costo de
Retraso
Valor Urgencia

49. Un marco de trabajo para Pensar en valor
Aumentar
Ingresos
Proteger
Ingresos
Reducir
Costos
Evitar
Costos
Aumentar ventas a clientes nuevos o
existentes Deleitar o Irrumpir para
aumentar cuota de mercado y tamano de
mercado para atraer ingresos adicionales
Sostener nuestra cuota de mercado e
ingresos actuales a traves de innovacion y
mejoras incrementales para clientes
existentes
Reducir costos en los que estamos
incurriendo actualmente. Ideas que hacen
las cosas mas eficientes, mejorando
margen o contribucion
Costos en los que actualmente no
estamos incurriendo pero puede ser que
si en el futuro. Mejoras para evitar
posibles incrementos en nuestra base de
costos

50. Pregunta: ¿Por qué debemos hacer esto?
Si no podemos estimar su valor, ¿no vale la pena?
¿Por qué? ¿Por qué?
Supuestos! Visible!
Aumentar
Ingresos
Proteger
Ingresos
Reducir
Costos
Evitar
Costos

51. Un par de tácticas para llegar a $
Haz el valor igual al costo de las alternativas1
Ejemplo: Automatizar un proceso
Aumentar
Ingresos
Proteger
Ingresos
Reducir
Costos
Evitar
Costos
Costo actual de
hacerlo manual Costo de
error humano

52. Un par de tácticas para llegar a $
Estimar el valor de los efectos del cambio2
Ejemplo: Mejorar claridad y exactitud de facturas
Aumentar
Ingresos
Proteger
Ingresos
Reducir
Costos
Evitar
Costos
Reducir retrasos
de pagos
Hacer más fácil para
los clientes pagar la
cantidad correcta
Usar menos tiempo
de empleados en
consultas y quejas de
clientes

53. Ponerle una etiqueta de precio al tiempo
Costo de
Retraso
Valor Urgencia

54. Ciclo de vida largo
Pico afectado por el retraso
Impactado por una fecha tope
externa
Urgencia
Ciclo de vida largo
Pico no afectado por el retraso
Ciclo de vida corto
Pico afectado por el retraso

55. ¿Y eso me va a
tocar hacer a
mí?
Yo ya hago
muchas cosas,
¿ahora encima
esto?

57. Ejercicios de
Costo de Retraso
Pierde el miedo

58. Ejercicio 1: Requerimiento
Mejorar legibilidad de factura
● Reducción en número de clientes que pagan
tarde, con un valor adicional de
$4,000,000/año
● Reducción en número de llamadas costando
actualmente 5 personas a tiempo completo
a $20,000/año por persona
Costo de Retraso = ? ($/dia)

59. Ejercicio 1: Costo de Retraso
Mejorar legibilidad facturas
●
Reducción en número de clientes que pagan tarde, con un
valor adicional de $4,000,000/año
●
Reducción en número de llamadas costando actualmente 5
personas a tiempo completo a $20,000/año por persona
Aumentar ingresos: $4,000,000/año
Reducir costos: $100,000/año
Retrasar este requerimiento por 1 día vale $4,1M/365 días
Costo de Retraso ~ $11,000/día

60. Ejercicio 2: Requerimiento
Automatizar un proceso para satisfacer nueva regulación
Regulación se hará efectiva el 1ro de Septiembre, con el
objetivo de evitar el procesamiento manual, con costo
estimado en 20 personas a tiempo completo a $20K por
persona
Va a tomar 13 semanas en automatizar
Costo de Retraso = ? ($/día)
Ultimo momento responsable inicio = ? (fecha)

61. Ejercicio 2: Costo de Retraso
Automatizar un proceso para satisfacer nueva regulación
Regulación se hará efectiva el 1ro de Septiembre,
con el objetivo de evitar el procesamiento
manual, con costo estimado en 20 personas a
tiempo completo a $20K por persona
Va a tomar 13 semanas en automatizar
Evitar costo = $400,000/año
Costo de Retraso ~ $1100/día
Ultimo momento responsible inicio = 1ro Junio

62. Ejercicio 3: Requerimiento
Cambio requerido para satisfacer regulación de
aduana efectiva inmediatamente
Multa estimada de $500,000 por
buque por semana por 10 buques
que llegan en ciertos puertos
Probabilidad estimada de ser
multado ~ 20%

63. Ejercicio 3: Costo de Retraso
Cambio requerido para satisfacer regulación de
aduana efectiva inmediatamente
Multa estimada de $500,000 por buque por semana
por 10 buques que llegan en ciertos puertos
Probabilidad estimada de ser multado ~ 20%
Beneficio total = $0,5M x 10 x 20%
Evitar costo = $1,000,000/semana
Costo de Retraso ~ $140,000/día

64. Ejercicio 4: Requerimiento
Partner para aumentar mercado
Al conseguir un partner conseguiremos que
nuestro producto actual esté disponible a sus
clientes y por lo tanto adquirir nuevos
clientes y establecer presencia de mercado en
Asia
Estimar que adquiriremos 1 millón de
nuevos clientes por año poniendo un
mínimo de 1 orden con valor
promedio de $10

65. Ejercicio 4: Costo de Retraso
Partner para aumentar mercado
Al conseguir un partner conseguiremos que nuestro producto
actual esté disponible a sus clientes y por lo tanto adquirir
nuevos clientes y establecer presencia de mercado en Asia
Estimar que adquiriremos 1 millón de nuevos clientes por año
poniendo un mínimo de 1 orden con valor promedio de $10
$1M*1*$10 = $10M
Aumentar ingresos: $10,000,000/año
Costo de Retraso ~ $27,000/día

66. CD3: Costo de Retraso Dividido por Duracion
Cost of Delay Divided by Duration
Costo de Retraso
Duracion
Score
CD3
=
Valor Urgencia
Por cuanto tiempo queda
bloqueada la tuberia

67. Orden Primero en llegar
Primero en servirse
Proyecto Duracion Costo de
Retraso
CD3
A 5 semanas $1K 200
B 1 semana $4K 4,000
C 2 semanas $5K 2,500Costo de
Retraso
Tiempo

68. Orden basado en CD3
Costo de
Retraso
Tiempo
Proyecto Duracion Costo de
Retraso
CD3
A 5 semanas $1K 200
B 1 semana $4K 4,000
C 2 semanas $5K 2,500
En este sencillo ejercicio:
●
27% de reduccion del costo en comparacion a
usar solamente el Costo de Retraso
●
84% de reduccion del costo en comparacion a
usar “Primero en llegar Primero en Servirse”

69. Por que dividir por
Duracion
y no por
Costo?

70. En Desarrollo de Producto,
cual de los siguientes 3 es
generalmente mas limitado?
1 2 3
Dinero Capacidad Tiempo

71. Dinero?
● Si la idea es muy buena,
encontraras un presupuesto para ella
● Si la idea es muy buena, valdra la
pena hasta pedir prestado
● En esta era ya no es tanto
problema conseguir capital

72. Capacidad?
Escalar es dificil
Pero existe algo de flexibilidad
+ = Hacer
mas?
Microservicios, Entrega Continua, etc

73. Tiempo?
● No puede ser remplazado
● No puede ser reversado

74. Por cuanto tiempo
estara bloqueada la
tuberia?

75. Las estimaciones son utiles
solo no abusemos de ellas

76. ¿Qué es lo que queremos?
● Enfoque en valor y urgencia
● Permitir mejores decisiones
● Cambiar el enfoque de la
conversación

77. Queremos disminuir el
costo de retraso

78. Costo de Retraso: Decisiones
Ejemplo: Elegir un proveedor?
Proveedor A
Costo: $100,000
Tiempo: 10 semanas
Proveedor B
Costo: $50,000
Tiempo: 20 semanas
Es suficiente informacion para elegir?

79. Costo de Retraso: Decisiones
Ejemplo: Elegir un proveedor?
Proveedor A
Costo: $100,000
Tiempo: 10 semanas
Proveedor B
Costo: $50,000
Tiempo: 20 semanas
Esta es una funcionalidad INDISPENSABLE!
Es suficiente informacion para elegir?

80. Costo de Retraso: Decisiones
Ejemplo: Elegir un proveedor?
Proveedor A
Costo: $100,000
Tiempo: 10 semanas
Proveedor B
Costo: $50,000
Tiempo: 20 semanas
Retorno de la Inversion = 300%
Es suficiente informacion para elegir?

81. Costo de Retraso: Decisiones
Ejemplo: Elegir un proveedor?
Proveedor A
Costo: $100,000
Tiempo: 10 semanas
Proveedor B
Costo: $50,000
Tiempo: 20 semanas
Relacion Costo Benefico = 4,6
Es suficiente informacion para elegir?

82. Costo de Retraso: Decisiones
Ejemplo: Elegir un proveedor?
Proveedor A
Costo: $100,000
Tiempo: 10 semanas
Proveedor B
Costo: $50,000
Tiempo: 20 semanas
Valor del negocio + Criticidad Tiempo + Reduccion del Costo
Es suficiente informacion para elegir?
Valores Relativos en SAFE
4 + 5 + 10 = 19

83. Costo de Retraso: Decisiones
Ejemplo: Elegir un proveedor?
Proveedor A
Costo: $100,000
Tiempo: 10 semanas
Proveedor B
Costo: $50,000
Tiempo: 20 semanas
Clase de Servicio = Expedite (Urgente)
Es suficiente informacion para elegir?

84. Costo de Retraso: Decisiones
Ejemplo: Elegir un proveedor?
Proveedor A
Costo: $100,000
Tiempo: 10 semanas
Proveedor B
Costo: $50,000
Tiempo: 20 semanas
Costo de Retraso = $10,000/semana
Es suficiente informacion para elegir?

85. Decisiones mas comunes
● Proveedor 1 vs Proveedor 2
● Cambio 1 vs Cambio 2
● Infraestructura 1 vs Infraestructura 2
● Arquitectura 1 vs Arquitectura 2
● Herramienta 1 vs Herramienta 2
● Agregar X personas al equipo o no
● Etc

86. No es tan dificil
como la gente pensaba

87. Se hace viral

88. Es poco conveniente y hasta
injusto basarse solo en la “Hippo”
HIghest Paid Person Opinion

89. Carta de un Mando Alto
Estamos esperando un cambio al Sistema A y no podemos
entender porque ha tomado todo este tiempo en llegar al
proceso de revision!?
El Costo de Retraso para este cambio es
de $X miles de dolares/semana
Atte.,
Director de Operaciones

90. Acabar con la tirania del
triangulo de hierro

91. Entrega mas rapida
Como sabemos que los cambios son una mejora?

92. Mejor Calidad
Como sabemos que los cambios son una mejora?

93. Mas Valor
Como sabemos que los cambios son una mejora?
Beneficios por dolar invertido

94. Y entregas mas baratas
No es lo que buscamos pero al disminuir el desperdicio significa que

95. Si nos enfocamos en
COSTO
los costos suben

96. Si nos enfocamos en
VALOR y URGENCIA
otras cosas suceden

97. Sin informacion sobre
VALOR
el sistema prioriza
por otras cosas

98. La Priorizacion de
Requerimientos es
clara para todos
Muchos menos gritos
Vale la pena
Cambios mas pequenos
Y mas claros entregados
mas rapidamente
Nuevos requerimientos
son priorizados
rapidamente
A la gente le encanta

99. Distribucion del Valor
Beneficios promedio en $
por requerimiento (GCSS)

100. El valor es raro, extremo
Una pequena cantidad
de requerimientos
tiene un muy alto
Costo de Retraso

101. La llegada es aleatoria
Necesitamos flexibilidad,
no alcance fijo
ni ventanas de tiempo fijas

102. Costo de Retraso, cuantificado
● La categorizacion no es suficiente, hay
que cuantificarlo, lo siento :-)
● El perfil de urgencia solo no es suficiente
● No es solo para priorizacion
● Miles de decisiones se ven afectadas

103. Hemos aprendido que el
Costo de Retraso
● Mejora la priorizacion
● Mejora la toma de decisiones
● Cambia el enfoque de la
conversacion

104. Planificacion de Ejercicios Realizados
# Requerimiento COD Duracion CD3 Prio
1 Mejora factura $11K/dia 3dias 3,7K 2
2 Regulacion
automatizacion
$1K/dia 5dias 0,2K 4
3 Regulacion aduana $140K/dia 8dias 17,5K 1
4 Partner aumentar
mercado
$27K/dia 13dias 2K 3

105. Material traducido
Autor original: Joshua Arnold
https://www.youtube.com/watch?v=sVUFcJdxQzU