Un ejemplo: la CoP de educadores sociales de centros penitenciarios

1. ¿Por qué es más productivo trabajar
colaborativamente en la Administración?
Un ejemplo: la CoP de educadores sociales de centros penitenciarios
Jordi Graells, Joana Soteras y Núria Vives
Barcelona, diciembre de 2009
1 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà y Núria Vives Leal CC BY 3.0

2. Situación de partida de la CoP
de educadores sociales de CP
Grupo: Colectivo formado por 190 miembros repartidos en 11 centros
penitenciarios del Departamento de Justicia de la Generalidad de Cataluña.
Antes trabajaban distribuidos por el territorio, de modo individual en cada
centro: consultaban diferentes fuentes y usaban materiales particulares.
Comunidades de práctica (CoP): Una parte del grupo, en CoP, se dedica
a elaborar productos de conocimiento (es decir, programas de actividades,
protocolos y/o materiales educativos para trabajar en la reinserción social
de los internos), que después socializan con todo el grupo profesional de
educadores en una jornada presencial.
Metodología:
- Encuentros presenciales
- Trabajo en plataforma tecnológica en línea con blogs, foros, wikis,
repositorios de ficheros...
2 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà y Núria Vives Leal CC BY 3.0

3. Ficha del caso: 1 CoP de educadores
sociales
- 1 CoP analizada: Movilidad segura
(de 8 miembros).
- Periodo: año 2008.
- Herramienta de la plataforma tecnológica
analizada: repositorio de documentos.
- Producto de conocimiento elaborado: Programa
de mobilitat segura als centres penitenciaris,
con el objetivo de dar herramientas a los
educadores de prisiones y a los usuarios para
tratar el tema de los delitos de tráfico en clave
socioeducativa.
- Público destinatario: Más de 2.900 personas
con delitos de tráfico y preventivamente al 100%
de la población reclusa.
3 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà y Núria Vives Leal CC BY 3.0

4. ¿Por qué un Programa
de movilidad segura?
El Programa de mobilitat segura als centres
penitenciaris (CP) pretende dar respuesta al aumento
del número de personas penadas que ingresan en
las prisiones por delitos de tráfico. Este incremento
es consecuencia de la última reforma legislativa
introducida en el Código penal relativa a los delitos
de tráfico.
El grupo de educadores sociales y el Departamento
de Justicia detectaron la necesidad de intervenir
en este tema por medio de la creación de programas
orientados a este tipo de usuarios. El Programa, que
se publicó conjuntamente con el Servicio Catalán
Daily Traffic © Burning image. CC BY 2.0
de Tráfico, aporta mejoras en la Administración
porque explica el marco teórico contextual y ofrece
herramientas metodológicas y contenidos para tratar
esta situación desde una perspectiva socioeducativa.
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5. Evaluación trabajo en CoP en la Administración
Indicadores de actividad
- Porcentaje de participación de cada dinamizador en CoP de dinamizadores y en la suya propia.
- Ratio de la actividad del dinamizador / actividad total en CoP de dinamizadores y en la suya propia.
Indicadores de producción
- Número de sesiones presenciales
- Número de productos elaborados/documentos producidos en las sesiones presenciales
Indicadores de impacto
Cuantitativos
- Número de casos análogos en los que se ha aplicado un protocolo, un procedimiento, elaborado en
el si de la CoP
- Número de profesionales que se han beneficiado del manual de buenas
prácticas redactado por la CoP
- Indicador de eficiencia económica
Cualitativos
- Compendio de historias de las personas a quien les ha mejorado su praxis
profesional gracias a los productos elaborados por la CoP
- Opiniones de la estructura directiva measurement of the color © arquera CC-BY-2.0
5 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà y Núria Vives Leal CC BY 3.0

6. ¿Por qué es más eficiente trabajar
colaborativamente en la Administración?
1. Por impacto
El Programa se destina principalmente a las 2.900 personas penadas por
delitos de tráfico, de las que 2.472 cumplen penas alternativas a la prisión y
445 personas (un 5,4% de la población penitenciaria) están ingresadas en
centros penitenciarios para cumplir condena (280 en prisiones de régimen
cerrado).
2. Por ahorro de costes y de tiempo
3. Por satisfacción personal de los profesionales que participan
Los miembros de la CoP son capaces de contribuir con sus conocimientos,
aprender de los demás y trabajar en una estructura más horizontal. Esto les
proporciona más satisfacción personal en su práctica laboral.
6 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà y Núria Vives Leal CC BY 3.0

7. A. En comunicaciones 1/2
2.416 consultas al repositorio de ficheros (tal y como muestran las diapositivas
siguientes):
1. Ahorro de costes de envío de 2.416 MB (ficheros de 1 MB de media)
2. Ahorro de tiempo
43 días (2.416 x 8 min [ganancia respecto a búsqueda en otras redes]) =
19.328 min o 42,95 días
7 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà y Núria Vives Leal CC BY 3.0

8. A. En comunicaciones 2/2
1. Ahorro de costes
Llamadas telefónicas. Trabajando en la plataforma tecnológica se produce una disminución de las
llamadas telefónicas. Estas llamadas externas e internas suelen tener un coste que va desde 0 €
(llamadas internas en telefonía IP) hasta los 0,1 €/min (llamadas a móviles no corporativos), más el
coste de establecimiento de llamada (que puede llegar hasta el 0,06 €).
Mensajes de correo electrónico. El coste aproximado de envío de un correo electrónico en la red de
una Administración o de una gran organización puede ser aproximadamente de unos 0,018 €.
Acceso a ficheros y documentos
2.416 consultas a ficheros de 1 MB (de media), a lo largo del 2008.
2.416 MB de ahorro de envío por la red de comunicaciones.
2. Ahorro de tiempo
Herramientas de comunicación. Las aplicaciones de la plataforma tecnológica permiten a las CoP
comunicarse ahorrando tiempo en comparación con las llamadas telefónicas o la gestión y lectura
de los mensajes de correo electrónico.
Acceso a ficheros y documentos. Se calcula multiplicando:
A. Número de consultas el 2008 al repositorio compartido de la plataforma = 2.416
B. Por la ganancia estimada (en minutos) respecto a la búsqueda en otras redes (locales, etc.)
obtenido en prueba heurística con usuario = 8 min
C. El ahorro total es 2.416 x 8 min = 19.328 min o 322,1 h o 42,95 días
8 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà y Núria Vives Leal CC BY 3.0

9. Núm. de consultas de usuarios a repositorio
de ficheros en la plataforma. Ejercicio 2008
9 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà y Núria Vives Leal CC BY 3.0

10. Núm. de consultas a repositorio de ficheros
CoP según franja horaria. Ejercicio 2008
10 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà y Núria Vives Leal CC BY 3.0

11. Núm. de consultas a repositorio de ficheros
según día semana. Ejercicio 2008
11 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà y Núria Vives Leal CC BY 3.0

12. B. En desplazamientos 1/2
Se hacían 11 jornadas (sin la plataforma tecnológica) – 8 (con la plataforma)
= 3 x 8 (miembros CoP) = 24
1. Ahorro económico: 1.584 €
24 x 220 km/ahorro viaje = 5.280 km ahorrados x 0,30 €/km = 1.584 €
2. Ahorro tiempo: 24 días
12 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà y Núria Vives Leal CC BY 3.0

13. B. En desplazamientos 2/2
EXPLICACIÓN
1. Ahorro económico. Usando la plataforma tecnológica los miembros de las CoP, se ha calculado inicialmente que
reducen el número de viajes para reuniones entre un 25 y un 50%. (en términos relativos) y que la distancia
ahorrada es de 110 km por cada viaje.
Sin plataforma tecnológica Con plataforma
La CoP se reúne en 11 jornadas anuales. La CoP se reúne en 8 jornadas anuales.
Ahorro económico:
24 x 220 km/ahorro viaje = 5.280 km ahorrados x 0,30
€/km = 1.584 €
La indemnización por desplazamiento por razón de servicio en la Administración es de 0,30 € / km en automóvil. Si
calculamos una media de 220 km (ida y vuelta), el ahorro de coste por desplazamiento es de 220 x 0,30 € = 66 €.
2. Ahorro tiempo. Los viajes para reuniones entre demarcaciones (Barcelona, Tarragona, Lleida y Girona) comportan
un ahorro de 1 jornada laboral. La ganancia estimada en horas en favor de la Administración es de:
Sin plataforma tecnológica Con plataforma
La CoP se reúne en 11 jornadas anuales. La CoP se reúne en 8 jornadas anuales.
Costes indirectos de las jornadas ahorradas:
11 – 8 = 3 jornadas x 8 miembros de la CoP = 24 x 8 h /
jornada = 192 horas ahorradas = 24 jornadas
13 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà y Núria Vives Leal CC BY 3.0

14. C. En elaboración de proyectos:
consultoría
1. Ahorro económico aproximado entre 10.000 y 20.000 € (en proyectos
similares encargados a consultorías externas)
2. Ahorro de tiempo: 50 días
50 h (2,5 meses ahorrados) x 8 (miembros CoP) = 400 horas o 50 días
14 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà y Núria Vives Leal CC BY 3.0

15. D. En formación
Formación tradicional: Curso de Aprendizaje – producción en CoP:
movilidad segura Trabajo del Programa de movilidad segura
Coste directo Coste directo
Profesor. E-moderador (líder de la CoP):
En un curso 20 horas x 105 € / h = 2.100 € 1.700 € anuales (según reuniones, actos, tareas
de coordinación)
Beneficiados (asistentes): 25 personas
+ 500 € coordinador de grupo = 2.200 €
Ratio: 84 €
Beneficiados:125 personas (que lo aplican)
Ratio: 17’6 €
Coste indirecto Coste indirecto
25 personas x 20 horas de no-trabajo en el lugar 8 personas (1 de las 2 CoP) x 20 horas
de trabajo = 500 horas laborales de no-trabajo en el lugar de trabajo = 160 horas
laborales
15 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà y Núria Vives Leal CC BY 3.0

16. Costes generales del trabajo en CoP
Directos
- Coste de diseño y desarrollo de la plataforma tecnológica
- Remuneraciones
- Coordinadores y líderes de las CoP
- Experto externo
- Organización de jornadas de buenas prácticas (o puesta en común de conocimiento CoP-grupo)
Indirectos
- Dedicación del personal dinamizador del proceso
- Mantenimiento plataforma
- Formación tecnológica y ayuda para los líderes de las CoP
- Formación especializada en dinamización de CoP y redes sociales (derechos de autoría,
privacidad y protección de datos, edición...)
16 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà y Núria Vives Leal CC BY 3.0

17. Más CoP exitosas en la Administración
A. IDEA (Improvement and Development Agency) en Reino Unido, con
más de 26.000 personas trabajando en más de 600 CoP para,
aprendiendo conjuntamente, contribuir a mejorar servicios del
sector local y ahorrar sustantivamente en eficiencia.
B. Generalidad de Cataluña: programa Compartim del Departamento
de Justicia, con 15 CoP (y 21 sub-CoP) con más de 1.200
miembros.
B. Otros departamentos de la
Generalidad (Salud, Cultura...).
C. Otras administraciones
(la CORH en la Diputación
de BCN, Acción Social
en Ayuntamiento de BCN), etc.
17 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà y Núria Vives Leal CC BY 3.0

18. ¡Gracias!
Barcelona, diciembre de 2009
18 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà y Núria Vives Leal CC BY 3.0