El documento presenta una propuesta para implementar un Sistema de Información Gerencial (SIG) en la Institución Educativa Manuel Ruiz Álvarez. Actualmente la institución no cuenta con un SIG definido y usa aplicaciones básicas como Excel. La propuesta incluye módulos para docentes, secretaría y rectoría, con funciones como horarios, notas, cuentas y estadísticas. Se propone usar Oracle como motor de base de datos y hardware básico. El SIG brindará información oportuna para la toma de decisiones y mejorará los proces

1. MODULO SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL<br />“INSTITUCION EDUCATIVA MANUEL RUIZ ALVAREZ”<br />FURATENA<br />Julisa López Arroyo<br />ING. WILLIAM HOYOS<br />Docente<br />UNIVERSIDAD DE CORDOBA<br />FACULTAD DE EDUCACION Y CIENCIAS HUMANAS<br />LICENCIATURA EN INFORMATICA Y MEDIOS AUDIOVISUALES<br />DIPLOMADO EN GESTION Y REESTRUCTURACION EDUCATIVA<br />MONTERIA<br />2010<br />INTRODUCCION<br />Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para obtener los datos que requieren para tomar decisiones.<br />La información formal llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadísticas de rutina. <br />Estos informes son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte más visible de lo que se denomina Sistema de Información Gerencial (SIG).<br />Todas las funciones gerenciales; Planeación, Organización, Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la Planeación y el Control son necesarios los Sistemas de Información Gerencial<br />Por tanto el valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos: Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia. <br />Aquí presentaremos una idea de cómo debe estar constituido un SIG para una institución de tipo educativo, donde se combinen los procesos de tipo académico y de tipo administrativo, que permita a las directivas la toma de decisiones oportunas respecto al devenir de la institución. <br />ESTADO ACTUAL<br />La institución educativa seleccionada fue Manuel Ruiz Álvarez , ubicada en el municipio de Montería, en el barrio Furatena, la cual cuenta con los cinco grados de básica primaria, donde cada curso cuenta con 2-3 grupos de promedio 18-20 estudiantes. <br />En esta institución no existe un SIG definido para el control de sus procesos, solo cuentan con una aplicación de tipo informático llamada CesarNotas que funciona para el registro de calificaciones e impresión de las mismas al momento de generar reportes de entrega de notas y que también genera la lista de los estudiantes matriculados en cada curso.<br />Además de esto, poseen otras tantas pequeñas aplicaciones diseñadas en Excel con las que manejan la programación de eventos (culturales, académicos, capacitaciones), los horarios, los turnos de aseo por grupos, hoja de vida de los docentes y datos generales de los estudiantes. Estas aplicaciones son diseñadas por el docente del área de informática en colaboración con la secretaria y se renuevan cada periodo académico, es decir 4 veces en el año lectivo.<br />También encontramos que en la institución manejan una sencilla base de datos donde tienen almacenados los datos de los estudiantes que han pasado por el plantel y de los docentes que han laborado allí en los 4 años de existencia que tiene la institución. <br />El resto de los procesos se realizan en papel, y se manejan en libros archivadores y de contabilidad.<br />PROPUESTA<br />Teniendo en cuenta las características de la población estudiantil de la institución seleccionada, nuestra propuesta se basa en un SIG que será implantado y utilizado por los docentes y administrativos exclusivamente pero que facilite la obtención de datos de forma inmediata por parte de los estudiantes y los padres de familia.<br />La institución cuenta con una rectora, dos coordinadores (académico y disciplina), una secretaria y 25 docentes.<br />El sistema que llevara por nombre SIMPLYSOFT constara de los siguientes módulos:<br />DOCENTES: Donde tendrán acceso a los siguientes sub-módulos:<br />Horarios de clase<br />Jornadas culturales<br />Asignación de aulas<br />Listado de estudiantes<br />Plan de asignatura<br />Planillas de asistencia<br />Consulta de cuentas y pagos<br />Información institucional: Misión, visión, principios filosóficos, símbolos e historia de la institución.<br />SECRETARIA:<br />Hoja de vida de los docentes<br />Hoja de vida de los estudiantes<br />Registros de notas actuales e históricos<br />Registro de docentes activos y transitorios<br />Registro de estudiantes activos y transitorios<br />Planes de asignatura<br />Cuentas por cobrar<br />Cuentas por pagar<br />Registros de matriculas<br />Estadísticas generales (cantidad de estudiantes, deserción, promedio de edades, capacitación docente, transferencias, habilitaciones, promedios, información demográfica).<br />Asociación de padres de familia.<br />RECTORIA:<br />Ingresos<br />Egresos<br />Hoja de vida docentes<br />Hojas de vida estudiantes<br />Matriculas<br />Sanciones y estímulos<br />Estadísticas generales (cantidad de estudiantes, deserción, promedio de edades, capacitación docente, transferencias, habilitaciones, promedios, información demográfica).<br />Registros de estudiantes activos y transitorios<br />Registro de docentes activos y transitorios <br />VENTAJAS COMPETITIVAS<br />El diseño e implementación de SIG propuesto por nosotros traerá ventajas competitivas ya que puntualiza en los siguientes aspectos:<br />La toma de decisiones respecto al devenir de la institución.<br />La notable mejora del trabajo en el personal académico y administrativo.<br />El mejoramiento del control del trabajo por parte de los directivos.<br />El establecimiento de indicadores de gestión.<br />La generación de reportes periódicos que permitan la toma de decisiones oportunas.<br />El manejo adecuado de registro de estudiantes.<br />El acceso a datos estadísticos.<br />La determinación de asignación de sanciones y estímulos a estudiantes dependiendo de sus resultados.<br />La identificación de necesidades de inversión.<br />El acceso a biblioteca en línea.<br />El mejoramiento y transparencia en los procesos administrativos.<br />VIABILIDAD<br />Estamos seguros que la propuesta realizada por nosotros para el mejoramiento de las actividades académicas y administrativas de la institución son viables ya que:<br />Se elaboro teniendo en cuenta todos los estamentos de la misma, permitiendo la autonomía escolar en la institución, ya que todos forman parte activa e importante dentro de la organización escolar para la toma de decisiones.<br />Suministrara a los directivos de la institución, la información adecuada en el momento oportuno. Para identificar problemas y encontrar soluciones.<br />Permitirá obtener una ventaja competitiva, la institución puede alcanzar niveles elevados de eficiencia y eficacia en la gestión de sus funciones.<br />Permitirá un acceso directo, fácil y seguro a la información, mejoras en el ambiente de trabajo, con bajos costos.<br />ESQUEMA DE PLATAFORMA DE SOFTWARE (BDD)<br />Para la implementación de la base de datos, se utilizará el motor Oracle, ya que ofrece ventajas relevantes en comparación a otros motores de BD, entre las que podemos mencionar: <br />Puede ejecutarse en todas las plataformas, desde una Pc hasta un supercomputador. <br />Soporta todas las funciones que se esperan de un servidor quot;
serioquot;
: un lenguaje de diseño de bases de datos muy completo (PL/SQL) que permite implementar diseños quot;
activosquot;
, <br />Permite el uso de particiones para la mejora de la eficiencia, de replicación e incluso ciertas versiones admiten la administración de bases de datos distribuidas. <br />El software del servidor puede ejecutarse en multitud de sistemas operativos. <br />Oracle es la base de datos con mas orientación hacía INTERNET <br />Ayuda a automatizar la construcción rápida de aplicaciones cliente/servidor gráficas. <br />ESQUEMA DE HARDWARE, REDES Y TELECOMUNICACIONES<br />Para la implementación de nuestro SIG, se ha hecho un diagnóstico de los recursos en hardware con los que cuenta la institución educativa. Se ha optado por que cada dependencia cuente con un computador con las siguientes características: AMD Athlon x2 dual, Procesador CORE 2.61 Ghz y 2 gb de ram. Para obtener un buen rendimiento en el procesamiento de datos.<br />Se hará uso de un servidor local del tipo server con capacidades específicas de almacenamiento, también se hará uso de un web server (apache) por su funcionalidad con sistemas operativos como Windows xp y versiones mas recientes.<br />Se manejará un tipo de red local inalámbrica, para ello todos los equipos deben contar con enrutadores inalámbricos, los cuales traerá incorporado un servidor de seguridad.<br />No se puede dejar de mencionar que se contara con una conexión a internet de 2 Gb como mínimo.<br />ESTADISTICAS<br />Cantidad de alumnos matriculados y cantidad de alumnos desertados<br />Transferencia de y hacia otras instituciones. <br />Materias que más habilitan, que mas pierden. <br />Materias con promedios más altos. <br />Información académica familiar. <br />Promedio por edades estudiantes. <br /> <br /> DEMOGRAFIA<br />Se muestra estadísticamente desde un punto de vista cuantitativo que la población escolar de la institución educativa Manuel Ruiz Álvarez- Sede Furatena está determinada por los siguientes factores: Cantidad estudiantes, Cantidad docentes y cantidad de directivos pertenecientes a la estructura escolar. Estos datos estadísticos se logran gracias al tipo de muestreo de datos.<br />Muestreo por conglomerados: Técnica similar al muestreo por estadios múltiples, se utiliza cuando la población se encuentra dividida, de manera natural, en grupos que se supone que contienen toda la variabilidad de la población, es decir, la representan fielmente respecto a la característica a elegir, pueden seleccionarse sólo algunos de estos grupos o conglomerados para la realización del estudio.<br />h. FACULTADES O CURSOS<br />La estructura escolar de la institución educativa Manuel Ruiz Álvarez- Sede Furatena está organizada así: Jornada de la mañana, básica primaria, grados 1º a 5º y su estructura se dinamiza en la siguientes estadísticas teniendo en cuenta la población estudiantil que arroja datos de 320 niños en total con edades que oscilan entre 6 y 12 años. <br />