Mi proyecto-farmacia

FacultadNacional deIngeniería SIS2530“A”
CAPITULO I
Introducción.
La necesidadde poderadquirirunmedicamentoque ayudeasubsanarlasaludde unapersona hizo
que la ventade medicamentosseaunrecursoque este alcance de todos,portanto se propusoque
una farmacia se instale en todas las zonas más cercanas a las de cualquier persona.
La creciente demandade adquisiciónde medicamentosaprodujo de que lasadministración enuna
farmacia sean muchas veces muy compleja, por tanto se opto por realizar un análisis el sistema
farmacéutico para crear un sistema de información que ayude al propietario o propietaria, a una
mejor administración del negocio, facilitándole la posibilidad de administrar ventas, ingresos,
stocks, etc.
En el presente proyecto daremos a conocer acerca de las actividades que tiene un sistema
farmacéutico, para posteriormente llevarlos a un respectivo diseño, generando alternativas
de solución que puedan generar más ganancias y reduzcan las actividades y nos eviten
también problemas con los clientes, perdidas de datos o para evitar perder clientes.
1. Antecedentes.
La Farmacia “NAZARENO” ubicado en las calles, bolívar entre Tarapacá y Tacna; tiene
actualmente 7 años de funcionamiento desarrolla sus actividades en la ciudad de Oruro desde
el 2006 administrado por su propietario.
La ciudad de Oruro como anda en continuo crecimiento tiene todo tipo centro de salud
complementarios a estos se tiene las farmacias que presentan un papel muy importante que
tiene que ver con la salud de las personas.
De esta manera la Farmacia “NAZARENO”, pone a consideración y disposición de toda la
ciudadanía Orureña toda clase de medicamentos con diferentes precios de acuerdo a la
disponibilidad económica del cliente.
1.1. Antecedentes de Contexto
La Farmacia “NAZARENO”, está al servicio de toda la población en general,
debido a que los pacientes no paran de acudir a los servicios que brinda esta
institución.
La entrega de informes es diariamente, al finalizar el día de cada semana con un
respectivo control de facturas emitidas.

El objetivo de la Farmacia es el de prestar servicio a la comunidad mediante la venta
de medicamentos de uso general en el campo de la medicina, se puede observar que
la demanda de servicio en la zona este céntrica de nuestra ciudad para la farmacia
tiene ciertas limitaciones como la competencia de otras farmacias cercanas, con esta
información se busca ampliar el entorno en el cual se desarrolla la empresa a través
de la mejora de atención al cliente e incremento de sus ventas diarias.
1.2.Antecedentes del Tema
En las diferentes Farmacias visitadas en la ciudad de Oruro se pudo observar que
solo algunas cuentan con un sistema de información para el control y registro solo de
las ventas de los medicamentos.
En cuanto a la Farmacia “NAZARENO” no cuenta con un sistema de información
para el control y registro de las ventas de los medicamentos como accesorios para lo
cual se realizara un seguimiento para saber el proceso que desempeña la misma.
2. Misión
“La farmacia ‘NAZARENO’ perteneciente al departamento de Oruro, brinda un servicio,
innovando, elaborando, comercializando productos farmacéuticos, sustentándose en un
sistemade gestiónde calidad, el mejoramientocontinuode sus procesos y permanenciaenel
tiempo para mantener la satisfacción de sus clientes en al ámbito medicinal”.
3. Visión
La farmacia “NAZARENO”, ofrece sus servicios a todo tipo de cliente con el fin de ser
reconocida por la comunidad como la farmacia de mayor confianza y mejor calidad en su
servicio”.
4. Planteamiento del Problema
4.1. Identificación del Problema
La falta de administración dentro de la institución en cuanto a los ingresos obtenidos
ocasiona pérdidas para la institución. La falta de un registro de las diferentes
consultas medicas, ocasiona la no existencia de un comprobante de egresos por mes,
y el control de cada medicamento faltante dentro de la institución.
El registró y control manual provoca que las facturas registradas de los productos en
su respectivo libro se encuentren incompletas, lo cual obstaculiza la obtención
rápida y eficaz de la información solicitada por parte de la administración o personal
de trabajo.

La tardanza en la obtención y elaboración de informes estadísticos suele provocar
muchas veces errores, ya que estos son revisados y elaborados manualmente.
El inadecuado registró y control manual de los datos de los medicamentos en el
libro diario provoca la pérdida de información, demora al momento de la
elaboración y entrega de informes de la Farmacia “NAZARENO”, incluso demora l
atención rápida al cliente.
4.2.Formulación del Problema
¿Cómo podemos obtener el control adecuado en el registro de los medicamentos y
accesorios, ventas, compras, egresos, ingresos, consultas particulares de manera que
las necesidades de la institución se reduzcan y se pueda realizar una atención más
eficiente a los clientes?
5. Formulación de Objetivos
5.1.Objetivo General
Analizar y desarrollar un Sistema de Información automatizado para el registro de
control y venta detallada para la Farmacia “NAZARENO”, como también para las
compras, ingresos, egresos para así dar solución a las diferentes necesidades que
aquejan a la institución, brindándole la seguridad y capacidad de un buen manejo de
la información ayudándola a optimizar la atención a sus clientes.
5.2 Objetivos Específicos
 Realizar el control de venta de medicamentos para la Farmacia
“NAZARENO”.
 Realizar el control de adquisición de los medicamentos.
 Ampliar los ingresos para la Farmacia.
 Reducir las pérdidas económicas.
 Tener un acceso rápido a la información deseada.
 Proporcionar oportunamente a la parte gerencial informes sobre la venta y
transacción e informes sobre el stock existente.
 Analizar los requerimientos de los medicamentos, accesorios, venta,
compras para conocer el proceso de las diferentes actividades
desempeñadas en la institución.
6. Alcances.
 Controlar los registros de venta y compra de manera que exista una buena
organización.

 Realizara modificaciones, actualizaciones, búsqueda de datos y un informe
estadístico de las ventas más frecuentes.
 Control de las vetas para saber que medicamentos, accesorios son mas necesarios en
los consumos de los clientes.
 Permitirá conocer la información de una manera más rápida y precisa.
 Registro de los clientes.
CAPITULO II
7. Marco Teórico
El objetivo general del marco teórico y conceptual es sobre todo generar resultados
científicos significativos y generalizables. Además ayudan a reunir el conocimiento
existente bajo la forma de sistemas coherentes y estimulan nuevas investigaciones
brindándoles dirección e impulso, orientando en general todo el proceso de
investigación.
Registro:
Un registro es un conjunto de datos almacenados o requeridos por alguien para realizar
alguna consulta.
Consulta
Una consulta es el acto de someter un duda o asunto a la conversación de otro.
Medicamento
Un medicamento es un sustancia que administra interior o exteriormente a un
organismo, sirve para prevenir, curar o aliviar las enfermedades.
Método ISAC
ISAC (Trabajo en Sistemas de Información y Análisis de Cambio) fue desarrollado en
1970 en el Instituto para el Desarrollo de Actividades en las Organizaciones en
Estocolmo Suecia, bajo la dirección de Mots Lundenberg, ISAC es un método para el
desarrollo orientado al cliente de los sistemas de información. No está bien adaptado al
desarrollo de los sistemas de control.
ISAC fue desarrollado para asegurar que el negocio obtenga el sistema de información
que necesite. Para alcanzar este objetivo ISAC comienza con un análisis del problema
organizacional que trata de encontrar soluciones reales a problemas reales.

ISAC consiste de cuatro etapas, las cuales se concentran en las preguntas del usuario y
la administración.
Las cuatro etapas son:
1.- Análisis De Cambio
a. Listar Problemas
b. Listar gruposde interés
c. Analizarlos problemas
d. Realizarmodelode actividades
e. Analizarmetas
f. Identificarnecesidadesde cambio
g. Generaralternativasde cambio
h. Especificarsituacionesdeseadas
i. Evaluaracciones
j. Elegiralternativa
2.- Estudia de Actividad
3.- Análisis de Información
4.- Implementación
Método VORD
VORD (Definición de Requerimientos Orientados a Puntos de Vista) El método VORD
sirve para determinar requerimientos funcionales y no funcionales.
CAPITULO III
8. Requerimientos
8.1. Investigación Preliminar
1. ¿Cuál es el problema?
Debido a la consecuencia de la falta de un sistema de información adecuado para
tomar decisiones, respecto a las apreciaciones que se deben hacer para realizar la
compra y la venta de medicamentos u otros productos, se llega a producir en el
sistema a menudo una escasez de inventario lo cual origina una demanda
insatisfecha o en otras ocasiones un excedente innecesario.
2. Detalle del problema.
 El sistema manual por medio de numero de llegada no es seguro.
 Existen colas de espera.

 Personas que esperan no son atendidos completamente porque se termino
el producto o medicamentos que requieren.
 Pérdidas económicas para la gerencia por los productos no controlados por
sus fechas de vencimiento.
 Errores en los precios de ventas algunas veces es alta o baja lo cual
provoca reclamos o pérdidas económicas.
 Errores en la suma cuando son varios productos.
3. ¿Qué tan significativo es el problema?
Una mala administración, a través de los movimientos del sistema respecto a la
demanda y a las cantidades en que se da esta, lleva a que se produzca una falta del
producto por consiguiente una demanda insatisfecha ósea una pérdida de ingresos,
por otro lado un excedente originara un gasto excesivo.
4. ¿Cuál cree el usuario que es la solución al problema?
Se necesitara controlar automáticamente la recepción de medicamentos, la salida
de los mismos, registros completos de inventarios, reportes de salidas y entradas.
5. ¿Como ayudara el sistema de información?
Ayudara a obtener información, en forma inmediata, sobre la marcha del sistema,
y ayudara a obtener decisiones para reducir las pérdidas para la Farmacia y
obtener máximos beneficios.
6. ¿Quién mas conozca acerca de esto, pudiera contactarse?
 El administrador o administradora.
 El propietario.
 Regentes Farmacéuticos.
 Las Auxiliares de Farmacia.
8.2.Estudio de factibilidad
Un resultado importante de la investigación preliminar es determinar si todos los
aspectos solicitados son factibles en su realización, esto será evaluado los siguientes
aspectos.
8.2.1. Factibilidad Técnica
¿Existe o se puede adquirir la tecnología necesaria para realizar lo que se pide?

No existe la tecnología necesaria para realizar lo que se pide puesto que no
hay el equipo necesario para esta tecnología, pero si existe la posibilidad de
adquirir un equipo.
¿El equipo propuesto tiene la capacidad técnica para soportar todos los datos
requeridas para usar el nuevo sistema?
Si tiene porque estará en un muy buen estado y un software actualizado.
¿El sistema propuesto ofrecerá respuestas adecuadas a las peticiones sin
importar el número y ubicación de los usuarios?
El sistema si ofrecerá respuestas adecuadas a las peticiones sin importar el
número y la ubicación de los usuarios porque los requerimientos del sistema
están a su alcance.
¿Existen garantías técnicas de exactitud confiabilidad, facilidad de acceso de
los datos?
En el sistema a realizarse si existen garantías técnicas de exactitud,
confiabilidad, facilidad de acceso de los datos.
8.2.2. Factibilidad Económica
El desarrollo del sistema es económicamente factible pues no se requiere de
una gran inversión, tomando en cuenta que solo se limitara al costo del
Software y la compra de un nuevo equipo; la misma está en condiciones y
dispuesta a realizar una inversión inicial que la retribuirá ganancias a largo
plazo.
8.2.3. Factibilidad Operativa
El personal encargado del manejo del sistema de información tendrá un
acceso fácil al mismo, esto permitirá un apoyo al control más detallado de los
productos de transacción y venta ordenada diariamente.
¿Existe apoyo suficiente para el proyecto por parte de la administración?.¿y
por parte de los usuarios?
Si existe el apoyo del gerente y también de los demás usuarios porque le
ayudaría en agilizar las ventas en la Farmacia.
Los métodos que actualmente se usan en la Farmacia, ¿Son aceptados por los
usuarios?

Los métodos son aceptados, pero eso no implica que no se pueda realizar el
sistema.
¿Los usuarios han participado en la planeación y desarrollo del
proyecto?.¿Como lo han hecho?
Participaron en una serie de encuestas que se realizo a los dueños de
problemas.
¿El sistema propuesto causara perjuicios?
El sistema no causara perjuicios en ninguna de las áreas porque el sistema es
para mejorar el control de ventas.
¿Producirá resultados pobres en alguna área?
La facilidad de acceso a la información no se perderá solo que estará más
segura y factible.
¿La productividad de los empleados será menor después de instalado el
sistema?
No al contrario aumentara porque se necesitara a más empleados para el
manejo del sistema.
¿Los clientes se verán afectados por la implantación del sistema?
Si serán afectados positivamente.
8.3.Determinación de Requerimientos (método ISAC).
8.3.1. Análisis de Cambio
a) Listar Problemas
P1: Error en el Inventario
P2: Inexistencia del producto
P3: Retraso en la atención a los clientes(colas de espera)
P4: Error en el manejo de fechas de vencimiento del producto
P5: Inseguridad en los precios de venta.
P6: Falta de control en las ventas diarias.
P7: Pérdidas económicas.

P8: Falta de control de informes económicos
P9: Falta de infraestructura adecuada
P10: Lentitud a la hora de emitir facturas
b) Listado de grupo de Interés
Listado de
Problemas
Gerente
Propietario
Administrador
(Farmaceutico)
Farmacéutico Proveedor Cliente
P1 X X X
P2 X X X
P3 X X X X
P4 X X X X X
P5 X X
P6 X X X
P7 X X X
P8 X X X
P9 X X X X
P10 X X X X
c) Analizar los problemas

Justificación de los Problemas
1
Un 30% del personal evidencio que existe error en el inventario, puesto que si
habría más saldrían perdiendo más económicamente.
2
Un 37 % de los clientes experimentaron que el producto no exista en la farmacia
ya que esta se encuentra en un zona este céntrica si fuera en otra zona seria mas
la posibilidad de que no existiera el producto
3 El 46% de los clientes evidenciaron que existe cola de espera para ser atendidos
4
Un 4% del personal experimento el mal manejo de fechas de vencimiento del
producto, puesto que si seria mas podrían clausurar el lugar
P1 P2 P3
P4 P5
P6 P7 P8
P9 P10

5
El 7% evidencio que no hay inseguridad puesto que el personal que trabaja
tiene conocimiento acerca de los medicamentos y cuenta con una lista llamada
VADEMECUM.
6
Un 18% del personal evidencio que el control de compra y venta diaria no es
muy controlado, puesto que todo esta bien controlado por listas e informes
7
El 11% del personal de la farmacia aprecio que suelen darse pérdidas
económicas en el lugar.
8
El 65% del personal asegura que hace falta un mejor control de informes
económicos.
9
Un 59% de los clientes aseguran que la farmacia NAZARENO no cuanta con
una infraestructura necesaria para todo su potencial.
10
El 82% de los clientes experimentaron la lentitud en la atención y emisión de
facturas.
d) Hacer un Modelo de actividades
GERE
ADMIN
ISTRACI
FARMACE
CLIEN
ALMA
PROVE
ATENCION
AL CLIENTE
RAPIDA O
TARDIA
REALIZA UNA
CONSULTA
BUSCA PRODUCTO
ENTREGA
PRODUCTO
INFORMA PRECIO
DE VENTA
REALIZA COBRO Y
EMITA FACTURA
RINDE INFORMES DE
VENTAS Y PRODUCTOS
SOLICITUD DE
MEDICMENTOS
ENTREGA DE
MEDICAMENTOS
PIDE INFORMES
FALTA PRODUCTO
INFORMA
PRODUCTOS
FALTANTES
PIDE INFORMES
ECONOMICOS
RECHAZA SOLICITUD
DE PRODUCTO
BUSCA OTRA FARMACIA…
REALIZA UNA QUEJA

e) Análisis de Metas
G1: Realizar un sistema de información automatizado para mejorar el
sistema de compra y venta de los productos de la Farmacia.
- G1.1: Controlar cobro y facturación de los productos (Medicamentos,
insumos hospitalarios, productos para bebes y cosméticos).
- G1.2: Controlar la atención del cliente y socio con prioridades en
función al sistema
- G1.3: Generar informes de inventarios en cualquier momento
- G 1.4: Generar reportes gráficos y estadísticas de productos
G2: Generar políticas de satisfacción al cliente
- G21: Usar los medios de comunicación necesarios para la difusión.
G3: Generar recursos financieros para el suministro de almacenes.
Listado de
Problemas
G1 G2 G3
P1 X
P2 X X
P3 X X X
P4 X
P5 X
P6 X
P7 X X
P8 X
P9 X X
P10 X
f) Definir necesidades de cambio

G1: Realizar un sistema de información automatizado que permita
controlar el control de compra y venta de los productos de la Farmacia.
Problema.-P1, P2, P3, P4, P5, P6, P7, P8, P10
Objetivo.- G1
G2: Generar políticas de satisfacción al cliente
Problema.- P3
Objetivo.- G2, G1
G3: Generar recursos financieros para el suministro de almacenes.
Problema.- P9,P2
Objetivo.- G3, G1
g) Generar alternativas de cambio
A1: Crear un sistema de información para automatizar el proceso de
administración en la farmacia.
A2: Implementar un método de codificación para identificar a los
productos.
A3: Implementar políticas de administración para una mejor atención al
cliente.
h) Especificar situaciones deseadas
A0: No hacer ningún cambio.
A1: (El mismo)
A2: (El mismo)
A3: (El mismo)
i) Evaluar las alternativas
0=Solucionado
X=No Solucionado

Listado de
Problemas
Gerente
Propietario
Administrador
(Farmacéutico)
Farmacéutico Proveedor Cliente
P1 0 0 0
P2 0 0 0
P3 0 0 0 0
P4 0 0 0 0 0
P5 0 X
P6 0 0 0
P7 0 0 0
P8 0 0 0
P9 X X X X
P10 0 0 0 0
j) Elegir una alternativa.
1) A1
2) A2
3) A3
4) A0
8.4.Requerimientos Funcionales y no Funcionales (Método Vord).
a) Identificacion de los Stakeholders
- Propietario
- Administrador
- Farmaceutico
b) Lluvia de ideas
 Registrar medicamentos y accesorios de la farmacia
 Registrar medicamentos vendidos
 Registrar en BdD los medicamentos comprados de un provedor
 Realizar consulta sobre los registros de los medicamentos

 Mostrar un reporte de los proveedores que ofrecen los medicamentos.
 Elaborar listado de los medicamentos mas vendidos.
 Mostrar cuadros estadísticos que permitan al usuario tomar decisiones
 El sistema debe poseer facilidad de uso
 Validación de usurarios
 Registro de los clientes
 Mostrar en un reporte la cantidad de medicamentos vendidos por día, semana, mes y
año
 Mostrar la generación de ingresos por día de manera eficaz y eficiente
 El sistema debe ser seguro
 El sistema debe presentar una interfaz amigable
 El sistema debe ser transportable y de uso fácil
 El sistema debe ser iterativo e incremental para realizar modificaciones posteriores
c) Diagrama de Burbujas
Donde:
Son los puntos de vista Potenciales
Son los servicios del sistema o requerimientos funcionales
Son los requerimientos no funcionales y de dominio
ADMINISTR
ADOR
PROPIETARI
O
FARMACEU
TICO

c) Identificacion de los Puntos de Vista Frente a la Información de Servicio
Administrador
Lista de servicios
Amacenar información
de proyectos
Cerrar proyectos
Agregar o quitar
ususarios
Registrar
medicamentos y
accesorios

d) Jerarquía de los puntos de Vista
e) Requerimientos Funcionales
 El Sistema debe tener un listado de todos los productos de la farmacia
 El sistema permite actualizar datos en cualquier momento, pero tendrá un código de
seguridad para que solo el o los encargados pueda modificar
 Deberá también tener el costo de cada producto que ofrece
 El sistema permite realizar una impresión de todos los productos que asi lo requierael
gerente propiedades para realizar los pedidos.
 Registro de la cantidad de los productos que falten
 Tendrá una información acerca del vencimiento de fecha de los medicamentos
 Tendra graficos e iconos para el usuario
f) Requerimientos No Funcionales
 El sistema debe ser amigable y entendible.
 El sistema debe ser transportable y de uso fácil.
 El sistema de información debe ser fiable.
 El sistema debe ser muy seguro.
 El sistema debe ser iterativo e incremental para realizar modificaciones posteriores.
Usuario
Lista de servicios
Permitir ingreso de
informes
Intercambiar políticas
entre usuarios
Lista de servicios
Permitir ingreso de
informes
Intercambiar
políticas entre
usuarios
Lista de Servicios
Amacenar
información de
proyectos
Cerrar proyectos
Agregar o quitar
ususarios
Administrador
Usuario

 El sistema debe ser robusto.
9. Conclusiones y Recomendaciones.
El Proyecto fue realizado a petición de la facultad con el objetivo de mejorar su procesos
manuales a automáticos para lo cual este análisis nos ayudara a realizar el sistemas de
información de compra y venta que automatizara de forma parcial los procesos contables de
la Farmacia “CRISTO REY”, este será un software que podrá ser mejorado por cualquier
especialista.
Las soluciones que proporcionara el sistema de información realizado puede que contenga
algunas fallas sin importancia que no se tomo en cuenta pero sin embargo se pueden realizar
mejoras en el sistema de información.
Se recomienda no mostrar claves de acceso al sistema porque podría ocasionar cambios
inesperados por segundas personas.

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