ALGUNAS REGLAS Y UN POCO DE ETIQUETA

1. CORREO ELECTRONICO
ALGUNAS REGLAS Y UN POCO DE ETIQUETA
El correo electrónico es hoy en día una de las formas de comunicarse más comunes y
efectivas. Como todas las vías de comunicación, tiene sus reglas y normas de
etiqueta.
Expresarse correctamente y utilizar el correo electrónico de manera adecuada,
realmente te puede ayudar mucho a ahorrar tiempo, ser más eficiente y proyectar ante
los demás una mejor imagen de tu persona.
Para ayudarte con esto, decidimos presentar este documento con CONSEJOS Y
REGLAS DE ETIQUETA PARA EL CORREO ELECTRONICO. Sinceramente espero
que te sean de utilidad.
Sé conciso. No hagas tu mensaje más largo de lo necesario. Leer un
correo electrónico cuesta más trabajo que una carta en papel. Los
mensajes de correo electrónico muy largos pueden volverse
complicados de entender.
Responde todas las preguntas que vienen en el mensaje que de correo
electrónico que recibiste y prevé las posibles preguntas que pudieran
surgir a raíz de tu respuesta al mismo. Por ejemplo: si alguien te
pregunta sobre las formas de pago que acepta tu compañía, puedes
también incluir los métodos de envío y tiempos de entrega de tu
mercancía. El receptor de tu mensaje seguramente te lo agradecerá.
Ten cuidado con tu ortografía y utiliza correctamente las reglas
gramaticales y de puntuación, tal y como si estuvieras escribiendo un
memorándum o una carta en papel.
NO escribas tu mensaje de correo electrónico en mayúsculas
sostenidas. Además de que se ve mal, en Internet eso significa GRITAR.
Trata de escribir tu e-mail en texto plano y no en HTML. No todos los
programas y servicios de correo electrónico aceptan mensajes en HTML
y algunos usuarios no podrán leer o ver correctamente tu mensaje si lo
envías de esa manera.
Evita poner fondos u otros elementos “decorativos” innecesarios, ya que
tu mensaje perderá formalidad (sobre todo en tu ámbito profesional).
Además, al agregar "decoración", aumentas el número de bytes a

2. transmitir y esto puede ser un problema para personas con conexiones a
Internet lentas.
Escribe un saludo o bienvenida cada que comiences un nuevo asunto o
mensaje. Pero si intercambias varias veces el mismo e-mail con la
misma persona sobre el mismo asunto (por ejemplo, una reunión, día y
hora) no es necesario que saludes nuevamente cada vez que envías
una respuesta o comentario. Es como cuando tu llevas una
conversación continua, no vas a decir "Hola" cada que comienzas a
hablar.
Cuando intercambies un mismo mensaje de correo electrónico varias
veces a manera de una conversación, asegúrate de incluir toda la serie
de mensajes anteriores que se ha ido acumulando en el mismo. Esto le
facilita a todos los involucrados seguir la conversación. Esto es
particularmente útil para todos los que reciben muchos mensajes al día.
Evita las “frases motivacionales”, lo único que logras es distraer a tu
lector del propósito principal de tu mensaje.
Asegúrate de que debajo de tu firma aparezcan todos los datos
necesarios para que el receptor te identifique y se pueda poner en
contacto contigo. Esto puede incluir: el nombre de tu compañía, tu
puesto, tu teléfono, tu dirección postal y de correo electrónico, tu página
Web y cualquier otra información pertinente.
Revisa tu mensaje antes de hacer clic en "Enviar". Te aseguro que
muchas veces evitarás posibles errores que te pueden hacer ver mal
frente al receptor de tu e-mail.
Igualmente no envíes ficheros adjuntos que no te hayan sido solicitados
previamente
No envíes "correos masivos" esto se llama SPAM y sobre todo no los
reenvíes. Si envías por necesidad un correo a una lista de personas,
coloca su dirección en el campo de "Copia Oculta" (CCO) y pon tu
propia dirección en el "Para". Muchas personas pueden querer que tú
tengas su correo electrónico, pero no todos tus contactos, en Estados
Unidos, enviar SPAM te puede llevar a tener problemas serios, inclusive
de índole legal.

3. Saluda antes del mensaje y despídete con tu nombre, exactamente igual
que harías con una carta física. Añade una línea o dos al final de tu
mensaje con información de contacto.
Ten cuidado cuando escribas la dirección de correo. Hay direcciones
que llegan a un grupo pero la dirección parece que va sólo a una
persona. Fíjate a quién lo estás mandando.
Mira los cc's cuando contestas. Si la primera persona que envió el
mensaje "spam" a su lista de correo... no hagas tú lo mismo.
Recuerda que la gente con quienes te comunicas, incluidos los
webmasters de las páginas que visitas, no cobran por responderte ni
tienen obligación de hacerlo. Son personas que si te atienden te estarán
haciendo un favor.
Utiliza símbolos para dar énfasis. Esto *es* lo que quiero decir. Utiliza
guiones bajos para subrayar._Guerra y Paz_ es mi libro favorito.
Se breve sin ser demasiado conciso. Cuando contestes un mensaje,
incluye el suficiente material original como para ser entendido pero no
más. Es una mala forma contestar un mensaje simplemente incluyendo
todo el mensaje anterior: borra todo el material irrelevante.
Si alguien te pide un archivo, avísale antes de su tamaño en un mensaje
aparte con petición de confirmación. Recuerda que no todo el mundo
tiene banda ancha ni buzones de 50 Megas.
No esperes más. A partir del próximo mensaje que escribas, utiliza estas
sencillas reglas de etiqueta y proyecta una imagen profesional al mismo tiempo
que te vuelves mucho más eficiente en tu comunicación por correo electrónico.
Tomado de:
http://www.emarketinglatino.com/articulos/correo-electronico-etiqueta.html
http://users.servicios.retecal.es/jesus-sanz/html/internet/netiqueta/netiqueta.htm