Cómo debemos organizar una feria adecuadamente, que 10 mandamientos debemos cumplir

1. José Ramón Gonzálvez Sempere
@jrgonzalvez

2. Trayectoria en Ferias

3. Elección
de
Mercado
Adaptación
del Producto
Selección de
forma de
entrada
Fijación de
Precio
Estrategia de
Comunicación
Plan de Acción en Mercados
Y todo presupuestado

4. “Concentración temporal de la oferta y la demanda
en el espacio y en el tiempo”

5. Solución eficaz para
fomentar el contacto personal con una
excelente relación coste - efectividad

6. TRIPLE Importancia
- Promocional.
- Tecnológica.
- Comercial

7. • Muestras tus productos.
• Análisis de la aceptación.
• Análisis de la Competencia.
• Relaciones de distribución
• Darse a conocer
• Imagen de marca o de producto

8. Elemento de Comunicación
1. Venta personal.
2. Promoción Ventas.
3. Relaciones públicas.
4. Publicidad de empresa.
5. Marketing de Guerrilla.
6. Tryvertising.

9. - No debe basarse en criterios
de oportunidad.
- Los beneficios no son inmediatos.
- Se basa en una estrategia acorde
con los recursos.
- Es una acción de marketing.

10. 10 Mandamientos para tener
éxito en una Feria
www.solutionsinside.es

11. 1. Dirigir un proyecto ferial
depende de vosotros

12. Feria = Inversión
Y debe ser AMORTIZADA

13. 2. Planteamiento escaso
aumento de presupuesto

14. PLAN DE FERIAS
FASE I PLANIFICACION
• Selección Certamen
• Establecer Objetivos

15. PLAN DE FERIAS
FASE II GESTION
• Stand
• Organización Interna
• Presupuesto
• Selección proveedores
• ANTES

16. PLAN DE FERIAS
FASE III ACCION
• Contactos
• DURANTE
• SEGUIMIENTO
• Medición Rentabilidad

17. 3. Antes del glamour

18. PLAN DE FERIAS
FASE I PLANIFICACION
• Selección Certamen

19. SELECCIÓN CERTAMEN
- Antigüedad (referencias).
- Expositores (sectores/países).
- Catálogo.
- Apoyos de agentes sectoriales.
- Apoyos Institucionales (OFCOMES/
Cámaras/ CC.AA.)
www.expofairs.com

20. EXPONER O VISITAR
VISITAR SI:
- No se conoce el mercado o la feria.
- No existe pabellón agrupado
subvencionado.
EXPONER EN PABELLON COLECTIVO SI:
- Si se tiene alguna información del mercado
STAND PROPIO SI:
- Si conocemos el mercado o la feria
- Si se tiene capacidad económica para ello

21. PLAN DE FERIAS
FASE I PLANIFICACION
• Selección Certamen
• Establecer Objetivos

22. LOS OBJETIVOS
Elegir certamen en función objetivos de la
empresa.
Es más importante el mercado que la feria.
Los OBJETIVOS condicionan; espacio,
promoción, presupuesto, medición de
resultados….

23. ¿Y si no voy?
• Pérdida de imagen y confianza.
• Favorecemos a la competencia.
• Incrementamos otros capítulos de
promoción.
• Desmotivación del personal.
• Dificultad de reintegrarse a la
feria.

24. A Considerar
• ¿Comprar?
• ¿Vender?
• ¿Estudiar a la competencia?
• ¿Buscar nuevos productos?
• ¿Comparar tecnologías de
producción?

25. INVESTIGACION DE MERCADO
Mercado desconocido
Objetivos:
- Buscar un canal de venta
- Contactar con posibles clientes
- Recabar información sobre el mercado
Consejos:
- No gastar mucho dinero, stand pequeños
- Responsabilizar del stand a alguien conocedor de la
cultura ferial local

26. HEMOS DE ESTAR
Mercado pocas perspectivas
Objetivos:
- Participación con enfoque empresarial
- Encuentros con distribuidores y clientes
- Cierre de operaciones
- Captación de nuevos clientes
Consejos:
- Stand representativo/imagen corporativa tamaño
medio
- No delegar nuestra participación en el representante

27. MEJORA DE CUOTA DE MERCADO
Mercado muchas perspectivas
Objetivos:
- Lanzamiento de nuevos productos
- Análisis de respuesta del mercado a los nuevos
productos.
- Punto de encuentro con la demanda
Consejos:
- Relación equilibrada coste (del stand) y beneficios
- Stands de diseño, grandes y bien ubicados

28. DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS
- Establecer objetivos antes de confirmar
la participación.
- Valorar la importancia y variedad de los
objetivos

29. OBJETIVOS GENERALES
- Relaciones Públicas
- Presentación de novedades
- Test de producto
- Ver la competencia
- Publicidad
- Imagen
- Ampliar mercados
- Estar al día

30. OBJETIVOS ESPECIFICOS
- Vender X miles € en …..
- Presentar productos A, B, C en el mercado.
- Conseguir X nuevos clientes.
- Búsqueda y negociación de X intermediarios.
- Consolidar relaciones con los clientes actuales 1,
2,..
- Reforzar Imagen empresa producto.
- Estudiar mercado.
- Evaluar competencia.
- Apoyar red comercial y comprobar eficacia.
- Captar nuevos productos para comercializar.

31. Ficha de objetivos
Feria_______ Lugar_________ Fechas____
Objetivos de la empresa Observaciones
(clasificados por orden de importancia)
1.- _________________ ____________
2.- _________________ ____________
3.- _________________ ____________
4.- _________________ ____________

32. Características Objetivos
• Concretos.
• Claros.
• Medibles.
• Realizables.
• Darles un marco temporal.

33. PLAN DE FERIAS
FASE II GESTION
• Stand
• Organización Interna
• Presupuesto
• Selección proveedores
• ANTES

34. Stand
• Limitaciones espacio.
• El presupuesto disponible.
• Los objetivos fijados.
• Tipo producto.
• Lugar de exposición en el stand.
• Uso futuro stand.
• Peso y movilidad.
• Color e iluminación.

35. PLAN DE FERIAS
FASE II GESTION
• Stand
• Organización Interna
• Presupuesto
• Selección proveedores
• ANTES

36. ORGANIZACIÓN INTERNA
• Debe determinarse desde el principio que
personal de la empresa intervendrá en
cada una de las fases de preparación de
la feria.
• Las funciones a cumplir por cada uno
deben quedar muy claras.
• Todo el personal es importante, pero los
que atiendan el stand serán los
“embajadores” de la empresa y ellos
crearán la imagen.

37. 4. Todo el mundo quiere ir
nadie quiere liderar…

38. DISTRIBUCION INTERNA DE
FUNCIONES
• GERENCIA:
- Aprobación plan de
participación/presupuesto
.
- Asistencia Stand.
• PRODUCCION:
- Disponibilidad del
producto.
- Demostraciones del
producto
- Asistencia Stand.
• ADMINISTRACION:
Disponibilidad
presupuestaria.
• COMERCIAL:
Ventas/Marketing/Investigaci
ónmercados/Publicidad/R
R.PP.
• DIRECTOR FERIA:
- Planificar.
- Organizar.
- Ejecutar.
• PERFIL RESPONSABLE
FERIA:
- Conocimientos Técnicos.
- Experiencia en ventas y
telemarketing.
- Conocimiento del
Producto.

39. PLAN DE FERIAS
FASE II GESTION
• Stand
• Organización Interna
• Presupuesto
• Selección proveedores
• ANTES

40. PRESUPUESTO
Preparar un presupuesto, actualizándolo
periódicamente, es una de las
primeras tareas a realizar y, en el
mismo, deben incluirse todas las
acciones necesarias para alcanzar los
objetivos previstos.

42. Ventajas disponer presupuesto
• Visión global.
• Mayor control.
• Capacidad de proponer cambios.
• Aprovechar descuentos por inmediata
reserva.

43. PLAN DE FERIAS
FASE II GESTION
• Stand
• Organización Interna
• Presupuesto
• Selección proveedores
• ANTES

44. PROVEEDORES
• TRANSITARIO:
- Que haya hecho ferias.
- Que conozca el país.
- Que se desplace
• DECORADOR:
- Experiencia en el país.
- Coordinación con el
transitario.
- Diseño Completo.
- Cobertura de montaje,
mantenimiento, desmontaje
• AGENCIA DE VIAJES:
Debe facilitar correcta
información de hoteles,
transfers, billetes de avión.
• AGENCIA DE PUBLICIDAD:
Conocimiento del
mercado para adoptar
nuestro material
publicitario al mercado.
• COMPAÑÍA DE SEGUROS:
- RC.
- Transporte.
- Incendio, robo y explosión.
- Accidentes.
- Pérdida de equipaje.
Reed Exhibitions Iberia, S.A.

45. PLAN DE FERIAS
FASE II GESTION
• Stand
• Organización Interna
• Presupuesto
• Selección proveedores
• ANTES

46. CONSEJOS PRÁCTICOS
ANTES
• ACCIONES PROPIAS:
 Determinar los objetivos
Preparar plan de promoción y comunicación
Informar e incentivar a nuevos compradores
Invitar a clientes actuales
• CONTACTAR CON EL ORGANIZADOR PARA:
Conocer el plan de promoción, medios, países
Preguntar por el programa de seminarios
Proponer compradores extranjeros a invitar
Informar de las novedades al Dpto. de Prensa
Celebración de Encuentros de Cooperación

47. Manual de Participación
• Datos Feria
• Información viaje
• Plano general y situación stand
• Objetivos específicos

48. Cómo aprovechar la participación
• Fijar número de clientes a contactar.
• Fijar número de nuevos potenciales
clientes.
• Áreas geográficas prioritarias.
• Número de entrevistas a concertar.
• Definir tipo de visitante a tratar.
• Personal listo y mentalizado de todo lo
anterior.

49. 1. Activación de las redes
comerciales
• Aumentar ventas.
• Estrechar relaciones con clientes
existentes.
• Captar clientes nuevos.
• Conquistar cuotas de mercado.

50. 2. Aprovechamiento de los
contactos.
Otros contactos
- Conseguir entrevistas con potenciales
clientes a partir base de datos.
- Ampliar la red comercial.
- Contemplar otras posibilidades de
colaboración diferentes a las actuales.
- Hacer networking.

51. 3. Novedades
• Destacar las novedades.
• Difusión de novedades por lo que ofrezca
la feria; boletines, catalogos de
novedades. Dossieres de prensa,
jornadas.
• Analizar las reacciones del mercado.

52. Para qué participar

53. 5. No contar toda la historia

54. PLAN DE FERIAS
FASE III ACCION
• Contactos
• DURANTE
• SEGUIMIENTO
• Medición Rentabilidad

55. • Opinión de los clientes sobre; calidad
productos, presentación y novedades
expuestas.
• Saber necesidades de compra para
atenderlas con rapidez.
• Conocer las tendencias innovadoras para
ofrecerles soluciones innovadoras.
• Localizar nuevos clientes.
• Compararnos con la competencia.

56. 6. ¿A quién envío al stand?

57. PLAN DE FERIAS
FASE III ACCION
• Contactos
• DURANTE
• SEGUIMIENTO
• Medición Rentabilidad

58. CONSEJOS PRÁCTICOS
DURANTE
• ACCIONES PROPIAS:
 Enviar dossier informativo a Sala de Prensa
 Intervenir en seminarios y conferencias
 Aprovechar la visita de autoridades para
RR.PP
 Presentar las últimas novedades a la prensa
 Organizar actos de promoción
 FICHA DE CLIENTES
 Obligación de reuniones diarias y resumen

59. Factores recuerdo stand
• Productos 39%
• Demostración productos 25%
• Diseño stand 14%
• Personal del stand 10%
• Documentación obtenida 8%
• Si es empresa 4%
Fuente: Trade Show Bureau

60. 7. Capturar el momento

61. Comportamientos más admirados
• Saber escuchar:
- Mirar a los ojos.
- Dejar acabar las frases.
- No hacer otra cosa a la vez.
- Valorar la comunicación recibida.

62. Comportamientos más admirados
• Saber hablar:
- Modular el sonido de nuestra voz.
- Hablar con decisión y calidad.
- Seleccionar las palabras más adecuadas.

63. Comportamientos más admirados
• Gestos de agradecimiento y notas de
ánimo:
- Aplicar a todos los niveles
- Superiores y subordinados.
- Clientes y proveedores.

64. Comportamientos más admirados
• Valorar el tiempo de los demás:
- Cumplir horarios.
- Definir la duración de las reuniones.

65. Comportamientos más admirados
• Transmitir accesibilidad:
- Devolver las llamadas.
- No interponer barreras en la
comunicación.

66. 8. Cada segundo cuenta

67. Comportamientos más rechazados
• No identificarse
• Ponerse a hablar por el teléfono móvil
• Interrumpir al interlocutor
• Llevar una vestimenta inapropiada
• Ser desagradecido.

68. 9. No hacer de la hora de
la verdad, un momento
crítico

69. CRITERIOS ERRÓNEOS SOBRE
LAS FERIAS

70. Stand solo no pasa nada
Exponer todo.
Sin ventas es un fracaso.
Los visitantes nos recordarán.
Los clientes vendrán solos.
Tener el stand lleno.
Ignorar visitantes.
Ser demasiado agresivo.
Dejar algo sin resolver.

71. PLAN DE FERIAS
FASE III ACCION
• Contactos
• DURANTE
• SEGUIMIENTO
• Medición Rentabilidad

72. A medio y corto plazo
• Rediseñar la estrategia de ventas a tenor
de los resultados.
• Capitalizar las informaciones recogidas y
los contactos realizados en el stand.
• Estrategia post feria para potenciales
contactados.
• Impulsar venta nuevos productos.
• Incentivos de compra por existencias?

73. Política de exportación
• Adecuar la política de exportación a partir
de los contactos realizados.
• Aumento de exportaciones, ampliando la
gama de productos.
• Tratamiento de los nuevos clientes.
• Revisar acuerdos de representación con
empresas extranjeras.

74. ¿Hemos llegado?

75. Informe de la Participación
• Parte técnica: proveedores, organización
ferial, incidencias en el stand.
• Parte Comercial
- Resultados obtenidos.
- Actuación del personal.
- Análisis competencia.

76. 10. Aprovecha tus contactos
Tu competencia lo hará

77. Fidelización clientes
• Mantener contacto.
• Usar incentivos.
• Conseguir que el cliente se sienta
importante.
• Pídele opinión

78. PLAN DE FERIAS
FASE III ACCION
• Contactos
• DURANTE
• SEGUIMIENTO
• Medición Rentabilidad

79. Medición de resultados
• Consecución de objetivos específicos.
• Rentabilidad ferias.
- Coste por contacto= coste feria/nº contac.
- Coste por ventas realizadas= coste feria/nº ventas
- ROI= ventas/coste feria
• Conveniencia o no de la participación.
ROI= volumen ventas/coste feria+costes posteriores

80. LAS FERIAS SERA RENTABLE SI
FORMAN PARTE DE LOS PLANES DE MARKETING .
SE FIJAN CLARAMENTE LOS OBJETIVOS.
SE ESTABLECE PRESUPUESTO DETALLADO.
SE PREPARA AL PERSONAL ADECUADO Y NECESARIO.
SE PLANIFICAN ACCIONES DE PROMOCIÓN PREVIA.
SE INCENTIVA A LOS COMPRADORES PARA QUE LES VISITEN.
SE UTILIZAN TODOS LOS RECURSOS DE LOS ORGANIZADORES.
SE DESARROLLA UNA BUENA CAMPAÑA DE COMUNICACIÓN.
SE ACTÚA CON RAPIDEZ DESPUÉS DE LA FERIA.

81. Una feria se prepara durante
algunos meses
se realiza en unos días y
se aprovecha durante años

82. www.solutionsinside.es
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