Gestión documental: vehículo para la transparencia

Gestión documental:
vehículo para la transparencia
Conferencia internacional
Secretaría de Transparencia
Presidencia de la República
Jordi Serra Serra
Dr. Máster de Gestión Documental
e Información en las Empresas
Universidad de Barcelona

Transparencia
Demanda social
(necesidad
reciprocidad)
Evolución de las
organizaciones
(capacidad)

Nuevas dimensiones
del acceso y el uso
Acceso reactivo
Acceso proactivo
(publicidad)
Uso en el
contexto original
Uso en un
contexto distinto
(reutilización)
TRANSPARENCIA

Nuevas dimensiones del acceso
y el uso: principales retos
Interoperabilidad
e integración
(sistemas/CRM)
Acceso proactivo
(publicidad)
Tratamiento
semántico
(open/linked/big)
Uso en un
contexto distinto
(reutilización)
RIM

Para poder ser transparente necesito...
Disponer de un canal para su acceso y publicación
Disponer de ella en formato electrónico
Saber dónde se encuentra, y poder acceder a ella
Poder identificar qué información documenta cada actividad
Disponer de procesos para asegurar su fiabilidad
Disponer de información (estar documentando mi actividad)

LAS LEYES DE TRANSPARENCIA:
EL CASO ESPAÑOL

Leyes de transparencia
Acceso
Publicidad
Buen
Gobierno

Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia,
acceso a la información pública y buen gobierno
Artículo 5. Principios generales.
• 1. Los sujetos enumerados en el artículo 2.1 publicarán de forma periódica y
actualizada la información cuyo conocimiento sea relevante para garantizar la
transparencia de su actividad relacionada con el funcionamiento y control de la
actuación pública.
• 3. […] A este respecto, cuando la información contuviera datos especialmente
protegidos, la publicidad sólo se llevará a cabo previa disociación de los mismos.
• 4. La información sujeta a las obligaciones de transparencia será publicada en las
correspondientes sedes electrónicas o páginas web y de una manera clara,
estructurada y entendible para los interesados y, preferiblemente, en formatos
reutilizables. Se establecerán los mecanismos adecuados para facilitar la
accesibilidad, la interoperabilidad, la calidad y la reutilización de la información
publicada así como su identificación y localización.
• 5. Toda la información será comprensible, de acceso fácil y gratuito y estará a
disposición de las personas con discapacidad […].

Información a publicar
Artículo 6. Información
institucional,
organizativa y de
planificación
de relevancia jurídica
económica,
presupuestaria y
estadística

Control del cumplimiento:
Consejo de Transparencia y Buen Gobierno

Artículo 13. Información pública.
• Se entiende por información pública los
contenidos o documentos, cualquiera que sea
su formato o soporte, que obren en poder de
alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de
aplicación de este título y que hayan sido
elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus
funciones.

Artículo 11. Principios técnicos.
• El Portal de la Transparencia contendrá información publicada de acuerdo con las
prescripciones técnicas que se establezcan reglamentariamente que deberán
adecuarse a los siguientes principios:
• a) Accesibilidad: se proporcionará información estructurada sobre los documentos
y recursos de información con vistas a facilitar la identificación y búsqueda de la
información.
• b) Interoperabilidad: la información publicada será conforme al Esquema Nacional
de Interoperabilidad, aprobado por el Real Decreto 4/2010, de 8 enero, así como a
las normas técnicas de interoperabilidad.
• c) Reutilización: se fomentará que la información sea publicada en formatos que
permita su reutilización, de acuerdo con lo previsto en la Ley 37/2007, de 16 de
noviembre, sobre reutilización de la información del sector público y en su
normativa de desarrollo.

Artículo 14. Límites al derecho de acceso.
• 1. El derecho de acceso podrá ser limitado cuando acceder a la información
suponga un perjuicio para:
– a) La seguridad nacional.
– b) La defensa.
– c) Las relaciones exteriores.
– d) La seguridad pública.
– e) La prevención, investigación y sanción de los ilícitos penales, administrativos o
disciplinarios.
– f) La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judicial efectiva.
– g) Las funciones administrativas de vigilancia, inspección y control.
– h) Los intereses económicos y comerciales.
– i) La política económica y monetaria.
– j) El secreto profesional y la propiedad intelectual e industrial.
– k) La garantía de la confidencialidad o el secreto requerido en procesos de toma de decisión.
– l) La protección del medio ambiente.

Artículo 18. Causas de inadmisión.
• 1. Se inadmitirán a trámite, […], las solicitudes:
– a) Que se refieran a información que esté en curso de elaboración o
de publicación general.
– b) Referidas a información que tenga carácter auxiliar o de apoyo
como la contenida en notas, borradores, opiniones, resúmenes,
comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades
administrativas.
– c) Relativas a información para cuya divulgación sea necesaria una
acción previa de reelaboración.
– d) Dirigidas a un órgano en cuyo poder no obre la información cuando
se desconozca el competente.
– e) Que sean manifiestamente repetitivas o tengan un carácter
abusivo no justificado con la finalidad de transparencia de esta Ley.

Artículo 19. Tramitación.
• 2. Cuando la solicitud no identifique de forma suficiente la información, se
pedirá al solicitante que la concrete en un plazo de diez días, […].
• 3. Si la información solicitada pudiera afectar a derechos o intereses de
terceros, debidamente identificados, se les concederá un plazo de quince
días para que puedan realizar las alegaciones que estimen oportunas. […].
Artículo 20. Resolución.
• 1. La resolución en la que se conceda o deniegue el acceso deberá
notificarse al solicitante y a los terceros afectados que así lo hayan
solicitado en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la
solicitud por el órgano competente para resolver.
• Este plazo podrá ampliarse por otro mes en el caso de que el volumen o
la complejidad de la información que se solicita así lo hagan necesario y
previa notificación al solicitante.

Artículo 21. Unidades de información.
• 2. En el ámbito de la Administración General del Estado, existirán unidades
especializadas que tendrán las siguientes funciones:
• a) Recabar y difundir la información a la que se refiere el capítulo II del título I de
esta Ley.
• b) Recibir y dar tramitación a las solicitudes de acceso a la información.
• c) Realizar los trámites internos necesarios para dar acceso a la información
solicitada.
• d) Realizar el seguimiento y control de la correcta tramitación de las solicitudes de
acceso a la información.
• e) Llevar un registro de las solicitudes de acceso a la información.
• f) Asegurar la disponibilidad en la respectiva página web o sede electrónica de la
información cuyo acceso se solicita con más frecuencia.
• g) Mantener actualizado un mapa de contenidos en el que queden identificados
los distintos tipos de información que obre en poder del órgano.

• 1. Los sujetos obligados deben adoptar las
medidas necesarias para facilitar a las
personas el conocimiento de la información
pública. La información sujeta al régimen de
transparencia debe hacerse pública en las
sedes electrónicas y los sitios web de los
sujetos obligados, de forma clara,
estructurada y en formato reutilizable.

• 2. A los efectos de lo establecido por el apartado 1, los
sujetos obligados deben garantizar la transparencia de
la información pública mediante un sistema integral de
información y conocimiento en formato electrónico,
cuyo diseño debe fundamentarse en el uso preferente
de los sistemas de gestión de documentos públicos,
como facilitadores de datos y documentos auténticos,
en el marco de interoperabilidad del sector público.
• 3. El sistema integral al que se refiere el apartado 2
debe permitir a las personas un acceso fácil y gratuito a
la información pública, […].

• 4. El sistema se fundamenta en el Portal de la Transparencia, que es el
instrumento básico y general de gestión de documentos públicos para
dar cumplimiento y efectividad a las obligaciones de transparencia
establecidas por la Ley, y en las sedes electrónicas o sitios web
correspondientes. […]
• 5. […] Las administraciones locales y el resto de administraciones y
entidades pueden crear sus propios portales de transparencia, el acceso a
cuyo contenido debe facilitarse desde el Portal de la Transparencia de la
Generalidad, de forma interconectada y que facilite la integración. Todos
los portales deben disponer de un buscador que permita un acceso
rápido, fácil y comprensible a la información y que incorpore mecanismos
de alerta sobre los datos que se han actualizado.
• 6. […]. También deben cumplir las recomendaciones de la Iniciativa de
Accesibilidad Web para facilitar su acceso a las personas con
discapacidad.

• 1. Para hacer efectivo el principio de transparencia, los sujetos obligados deben
adoptar las siguientes actuaciones:
– a) Difundir la información pública de interés general de forma veraz y objetiva, para que las
personas puedan conocer la actuación y el funcionamiento de la Administración pública y
ejercer el control de dicha actuación.
– b) Garantizar que la información a la que se refiere la letra a se difunde de forma constante y
se actualiza permanentemente, con la indicación expresa de la fecha en que se actualizó por
última vez y, si es posible, de la fecha en que ha de volver a actualizarse.
– c) Organizar la información de forma que sea fácilmente accesible y comprensible para las
personas y que facilite una ágil y rápida consulta mediante instrumentos de búsqueda
dotados de las características técnicas que lo garanticen.
– d) Ordenar temáticamente la información para que su localización sea fácil e intuitiva. Dicha
ordenación debe realizarse, como mínimo, con criterios temáticos y cronológicos, siguiendo
el cuadro de clasificación documental corporativo –si se dispone de él– e incorporando
índices o guías de consulta.

• 1. La Administración pública, en aplicación del principio de transparencia, debe
hacer pública la información relativa a:
– a) La organización institucional y la estructura administrativa.
– b) La gestión económica, contable, presupuestaria y patrimonial.
– c) Las decisiones y actuaciones de especial relevancia jurídica.
– d) La plantilla, la relación de puestos de trabajo y el régimen retributivo.
– e) Los procedimientos administrativos relacionados con el ejercicio de sus competencias.
– f) Los contratos y convenios.
– g) Las convocatorias y el otorgamiento de las subvenciones y ayudas públicas.
– h) Los informes y estudios.
– i) Los planes, programas y memorias generales.
– j) La información estadística.
– k) La información geográfica.
– l) Las materias y actuaciones cuya publicidad se establezca por norma.
– m) Cualquier materia de interés público, y las informaciones solicitadas con más frecuencia
por vía del ejercicio del derecho de acceso a la información pública.

Artículo 16 Reutilización de la información
• 1. Los sujetos obligados deben facilitar a las personas el acceso a la
información pública en formato reutilizable, […].
• 2. La información pública puede ser reutilizada con cualquier objetivo
lícito, […].
Artículo 17 Condiciones y modalidades para reutilizar la información
• 1. La reutilización de la información pública es libre y no está sujeta a
restricciones, excepto en los supuestos en que, por vía reglamentaria, se
someta a la obtención de una licencia de reconocimiento de creative
commons, […].
• 3. Debe garantizarse que en el proceso de reutilización no se altera el
contenido de la información reutilizada ni se desnaturaliza su sentido, […].

Artículo 19 Información pública
• 1. El derecho de acceso a la información pública incluye cualquier
forma o soporte en que esta información haya sido elaborada o en
que se conserve.
• 3. Las administraciones públicas, con el mismo fin al que se refiere
el apartado 2, deben establecer un sistema de gestión de
documentos, información y datos integrado que permita la
interoperatividad entre las administraciones, la localización de
cualquier documento o información y la vinculación automática
de cada documento o conjunto de datos a su régimen de acceso y
publicidad.

Artículo 25 Acceso parcial a la información y a la
documentación públicas
• 1. Si es de aplicación alguno de los límites de acceso a la
información pública establecidos por los artículos
anteriores, la denegación de acceso solamente afecta a la
parte correspondiente de la documentación, y debe
autorizarse el acceso restringido al resto de los datos.
• 2. Si la restricción de acceso o la ocultación parcial de
datos dificulta la comprensión de la información, el
interesado puede solicitar audiencia a la Administración
para aclarar su interpretación. […].

Artículo 40 Composición y designación
• 1. La Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la
Información Pública está integrada por un mínimo de tres
miembros y un máximo de cinco, designados por mayoría de tres
quintas partes de los diputados del Parlamento de Cataluña, […].
• 2. Al efecto de lo establecido por el apartado 1, previamente a su
designación los candidatos deben comparecer ante la comisión
parlamentaria correspondiente para ser evaluados con relación a
las condiciones requeridas para el cargo.
• 3. Los miembros de la Comisión deben ser juristas especialistas en
derecho público y técnicos en materia de archivos o gestión
documental, elegidos entre expertos de reconocida competencia y
prestigio y con más de diez años de experiencia profesional.

LA GESTIÓN DOCUMENTAL COMO
BASE PARA LA TRANSPARENCIA

¿Qué es la gestión documental?
• Field of management responsible for the
efficient and systematic control of the
creation, receipt, maintenance, use and
disposition of records, including processes for
capturing and maintaining evidence of and
information about business activities and
transactions in the form of records.
ISO 15489.
Requiere un control sistemático,
homogéneo y común a toda la
organización ...
Ámbito de pleno derecho de la
gestión general de una
organización, con ámbito propio
de responsabilidad
... A lo largo del ciclo de vida
completo de los documentos,
desde que se crean hasta que se
eliminan o se archivan
permanentemente
Los documentos se mantienen
como evidencia, y es necesario
que estén en un entorno seguro
que garantice la credibilidad
Todo el valor evidencial de los
documentos proviene de su
relación con funciones y
actividades

El sistema de gestión documental ...
• Es lo que hace que los
documentos de una
organización sean ...
• Fiables
• Auténticos
• Íntegros
• Usables (accesibles)
Y lo hace de manera ...
• Fiable
• Íntegra
• Obediente (conforme)
• Global (exhaustiva)
• Sistemática
(perdurable)

...“Declaring a document to be a record”...
Documento
Relacionado con su
contexto y vinculado a otros
documentos
•Fiable
•Auténtico
Ubicado en un entorno
controlado que permite que
sea gestionado
adecuadamente
•Integro
•Usable (accesible)

Principios de la gestión documental
• Los documentos administrativos (records) son creados o recibidos en el
desarrollo de las actividades propias de la organización, son su resultado
directo.
• Los documentos de las organizaciones deben mantenerse fiables,
auténticos y usables (accesibles).
Principios
fundamentales
• Los documentos administrativos (records) tienen limitaciones de acceso.
• Los usuarios deben localizar rápidamente los documentos cuando los
necesitan.
• Los usuarios deben poder recuperar los documentos en una forma
utilizable.
Del acceso y el
uso
• Los documentos deben gestionar a lo largo de su ciclo de vida.
• Los documentos deben conservarse sólo mientras sean útiles a la
organización.
• Sólo aquellos que tengan valor para terceros deben conservarse
permanentemente.
De la
conservación y
eliminación

Marco normativo de la gestión documental
© Carlota Bustelo, 2014.

¿Para qué necesitamos un sistema
de gestión documental?
Efectividad Eficiencia
ContinuidadConformidad
Voluntad
Necesidad

Entorno externo
Dimensión conceptual
Dimensión física
Los componentes del sistema
Subsistema de
clasificación
Subsistema de
descripción
Subsistema de
evaluación y
disposición
Subsistema de
control
de acceso y uso
Subsistema de
conservación
Tratamiento
(gestión)
Obligaciones + procedimientos + parámetros
Sistemas de información + personas + espacios
Documento*
Documento
integrado

Primero clasificamos...
Mapeo de
procesos
Mapeo de
sistemas
Mapeo de
tipos
(datos)
Mapeo de
series
Mapeo de
agentes

...para luego aplicar reglas
Documento o dato
Quién lo puede ver y
modificar (incluye LOPD)
Acceso y uso
Quién lo debe ver Publicidad y reutilización
Cuanto y cómo se debe
conservar
Conservación y
eliminación
Cómo se debe proteger Vitalidad

Gestionando siempre igual los documentos...
• Captura
• Registro
• Clasificación
• Clasificación funcional
• Clasificación de seguridad y acceso
• Asignación de disposición
• Almacenamiento
• Utilización y registro de auditoría
• Implantación de la disposición (selección)

Organización
En distintos tipos de archivo
Captura y registro
Clasificación
Almacenamiento
Utilización
Disposición
Captura (transferencia)
Conservación
Utilización (préstamo)
Disposición
Captura (exportación)
Conservación
Utilización (consulta)
Disposición
Captura (transferencia)
Conservación
Utilización (difusión)
  Archivo de gestión
Archivo electrónico
Archivo de soportes físicos
Archivo histórico
Sistema de gestión documental

Los documentos aparecen por
múltiples canales….

...y se almacenan
Buzones de
correo
Discos
compartidos
Entornos
colaborativos
Gestores
documentales
Aplicaciones
de negocio
Archivo
electrónico
Archivo físico
Contenidos
Web
Explotación de
información
(BI)

A menudo en silos incomunicados

Menos cuando tenemos un SDG
SGD

Menos cuando tenemos un SDG
SGD SGD SGD SGD
SGD

LAS NUEVAS TENDENCIAS EN
GESTIÓN DOCUMENTAL

¿En qué contexto estamos diseñando
actualmente los SGD?
Empresarial y
organizacional
Tecnológico
Social
Inmediatez
Transparencia
Reutilización
Refuerzo identidades
Mobile (portabilidad)
Cloud (externalización)
Social (interacción)
Big Data (datificación)
Multiformes
Compuestas
Ubicuas
Agiles

Principales retos de los SGD
• El porcentaje de cobertura
• La seguridad efectiva
• La confianza de la organización
• La aportación de valor al usuario

Bajo porcentaje de cobertura
?

Hay que aumentar la cobertura
Memòria d’arxius 2013. Departament de Cultura, Generalitat de Catalunya.

Poca fiabilidad y seguridad efectivas
85%
37%
54%
15%
63%
46%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Redes sociales no incluidas en las
políticas de GD
Interacciones esenciales en redes
sociales no capturadas ni conservadas
Empleados que utilizan el correo
particular para enviar datos de
empresa
John Newton, AIIM (2016)

Bajo nivel de confianza en el sistema
65%
20%
35%
80%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
IT Department Legal Department
Unconfident with
company's recordkeeping
system
Confident with company's
recordkeeping system
Baseline Magazine (2015)
• Coste
• Funcionalidades
• Facilidad de uso
• Cumplimiento legal
• Mitigación de riesgos (litigios)
• Precisión en la recuperación (eDiscovery)

Hay que aumentar la confianza
Iron Mountain Survey (2015)
¿Las técnicas de gestión
documental les inspiran
confianza ante los riesgos de
la información, y satisfacen
sus necesidades?
¿Conoce usted el
sistema de gestión
documental de su
organización, y quienes
son sus responsables?
¿En caso afirmativo,
mantiene usted un
contacto regular con
dichos responsables
(formación, etc.)?
Sí
15%
No
85%
Sí
58%
No
42%
Sí
31%
No
69%

Poca aportación de valor al usuario

Hay que aportar valor al usuario
•In place / integrated in place RM
•Captura basada en reglas (RBR) y en procesos de negocioCaptura
•Análisis de ficheros
•Extracción automática de metadatosRegistro
•Autocategorización (por reglas o algorítmica)Clasificación
•Almacenamiento en cloud (AaaS)
•Almacenamiento de datos estructurados y no estructuradosAlmacenamiento
•Trazabilidad automatizada
•Integración con los procesos de negocio / colaboraciónUtilización
•Reglas de ciclo de vida in place
•Ampliación del alcance de la valoración (data analysis)Disposición

Conclusión
• Hay que impulsar y reforzar los sistemas de
gestión documental en las Administraciones.
• Y esto requiere invertir en tecnología, equipos
humanos y capacitación.

Y hacerlo de forma integrada
Gestión
documental
(RIM)
Auditoría
(compliance)
Tecnologías de
la Información
Legal
(eDiscovery)
Privacidad
Y gestión
de
procesos!

Responsabilizando a dos niveles
Information
(records)
Information
and records
governance
About
policies
Information
and records
management
About
procedures

PUNTOS A CONSIDERAR EN UNA
POLITICA DE TRANSPARENCIA

Acceso reactivo (a petición)
• Todavía mediado (no automatizado), incluso cuando se
cumplen los requisitos de acceso.
• A mayor indeterminación en las limitaciones al acceso,
mayor discrecionalidad en las resoluciones de acceso.
• Plazos de respuesta no adecuados al mundo actual ni al
desarrollo de los hechos.
• Depende de la concienciación y conocimiento ciudadanos,
con independencia de la calidad del servicio.
• Requiere disponer de acceso a instrumentos de descripción
claros, exhaustivos y actualizados.

Acceso proactivo (publicidad)
• Immediatez de la publicación mediante la integración
front-end / back-end, generando un proceso que fluye
de forma natural
• Veracidad, unicidad y pertinencia de la información
(fiabilidad)
• Capacidad de ofrecer información en formatos
procesables (es decir, realmente reutilizables)
• Capacidad para ofrecer datos en formatos
estandarizados (W3C Open Data) y semánticamente
enriquecidos (Linked Data)

Los cinco niveles en la apertura de datos
(Tim Berners-Lee)
★ Publica tus datos en la Web (con
cualquier formato).
★★ Publícalos como datos
estructurados (p.e. Excel).
★★★ Usa formatos no propietarios ni
exclusivos de un software (p.e. CSV).
★★★★ Usa URIs para describir los
documentos y datos, así la gente
puede apuntar a estos (RDF).
★★★★★ Enlaza tus datos a otros
datos para proveerles de contexto
(Linked Open Data).

Acceso proactivo (publicidad)
• Lo más importante:
• Ampliar la cobertura del sistema de gestión documental
• Usar de las tablas de retención para determinar el régimen
de acceso y de publicidad
• Ampliar la datificación de la información gestionada
• Hacer una depuración intensiva de los datos (master data
management) que garantice su unicidad
• Hacer interoperables los silos de información e integrarlos
con los portales de transparencia
• Aprovechar las redes, procedimientos, canales y órganos ya
existentes (archivos administrativos)

Buen gobierno
Sistemas de negocio
Sistemas de gestión
documental
Entornos de oficina: discos compartidos,
correo electronico, redes sociales, etc.

¡GRACIAS!
Jordi Serra Serra
Universidad de Barcelona
http://bd.ub.edu/pub/serra/
http://www.mgdie.net/
serra@ub.edu

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