Presentatie van Berenschot en het Lectoraat Inkoopmanagement van de HanzeHogeschool over acquisitie & communicatie in het aanbestedingsproces dd 31 maart 2011

1. Masterclass Communicatie & acquisitie voor, tijdens en na een aanbesteding Berenschot Johan Stuiver Martijn Röfekamp Hanzehogeschool Groningen Geke Werkman-Bouwkamp Marius van der Woude Gert Walhof Groningen, 31 maart 2011

2. Planning Inhoud Introductie Basiskennis aanbesteden Effectief inschrijven Uitwisseling ervaringen Uitleg workshopmodel en groepsindeling Pauze World café Pauze + resultaten Terugkoppeling en afsluiting Tijdsbesteding 10 min 20 min 20 min 10 min 5 min 15 min 60 min 15 min 20 min 2 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

4. Samenwerking Berenschot – Hanzehogeschool Lectoraat Inkoopmanagement

5. Doelen & verwachtingen

6. Peilstok ervaring/kennisniveau3 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

7. Basiskennis aanbesteden Onderwerpen: Aanbestedingsrecht – basisbeginselen Nieuwe aanbestedingswet Periode voorafgaand aan de aanbesteding marktconsultatie Periode tijdens de aanbesteding grossmanndoctrine Periode na (voorlopige) gunning Afwijzing Motivering gunningsbeslissing 31 maart 2011 4 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

9. Anders dan binnen de private sector:

10. Wettelijke regels en procedures

11. Budget gedreven

12. Open informatie (WOB)

13. Transparantie, integriteit, accountability

14. Veel (en conflicterende doelstellingen)

15. Politieke doelen

16. Beweging rechtmatig naar doelmatig5 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

17. Basiskennis aanbesteden Wie? Aanbestedende diensten Overheidsorganen, publiekrechtelijke instellingen Wat? Levering, diensten of werken Wanneer? Drempelwaarden EG-Verdrag: eisen van gelijkheid, transparantie en non-discriminatie 31 maart 2011 6 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

18. Basiskennis aanbesteden Drempelwaarden WERKEN drempel Centrale overheid € 4.845.000 Andere overheden € 4.845.000 Sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten (Nuts) € 4.845.000LEVERINGEN (VAN PRODUCTEN) drempel Centrale overheid € 125.000 Andere overheden € 193.000 Sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten (Nuts) € 387.000DIENSTEN drempel Centrale overheid € 125.000 Andere overheden € 193.000 Gesubsidieerde opdrachten, onderzoeks- en ontwikkelingsopdrachten en telecommunicatiediensten, diensten vallend onder bijlage IIB € 193.000,-Sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten (Nuts) € 387.000 bron: Europese Commissie 31 maart 2011 7 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

20. Enkelvoudig of meervoudig

21. Kleine opdrachtwaarde

23. 2A – 2B diensten

24. Onder de drempel

26. Vanaf 125.000 Euro (Het Rijk) of 193.000 Euro (Lagere overheid)

27. “Duidelijke” regelgeving: BAO en BASSZeer gereguleerd Verschillende typen aanbestedingen 31 maart 2011 8 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

28. Basiskennis aanbesteden Aanbestedende dienst: Aanbestedingsbeleid Gunnen op: Laagste prijs of EMVI Welke aanbestedingsprocedure is geschikt 31 maart 2011 9 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

29. Basiskennis aanbesteden Nieuwe aanbestedingswet vanaf zomer 2011? 31 maart 2011 10 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

30. Voorafgaand Communicatie AD en potentiële inschrijver Marktverkenning en -consultatie 31 maart 2011 11 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

31. Tijdens Belangrijk arrest: Grossmannarrest (bezwaren niet opsparen): Stel een inschrijver X ziet af van deelname aan aanbestedingsprocedure, omdat hij deze op voorhand discriminatoir acht. Bij bekendmaken gunning maakt hij bezwaar. Is zijn bezwaar op tijd? Uitgangspunt: Van een (potentiële) inschrijver mag verwacht worden dat hij een pro-actieve houding inneemt en dat hij tegen eventuele onduidelijkheden /onvolkomenheden in het aanbestedingsdocument opkomt in een stadium waarin die onduidelijkheden/onvolkomenheden nog ongedaan kunnen worden gemaakt. Bij gebreke daarvan loopt zij het risico dat zij haar recht verwerkt om in een later stadium alsnog bezwaar te maken. 31 maart 2011 12 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

32. Na afloop Afwijzing – communicatie inschrijver richting aanbestedende dienst Motiveringsplicht AD en transparantie WIRA Alcatel termijn 31 maart 2011 13 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

33. Na afloop Alcatel Bezwaar maken NB. Let op bestek: “u moet binnen 15 dagen na voorlopige gunning een kort geding aanhangig maken, daarna bent u niet ontvankelijk” Wanneer begint termijn te lopen? Mag er gedurende de termijn worden gegund? Wat als de laatste dag van de termijn valt op een zaterdag? Ook alcateltermijn bij 2 inschrijvers waarvan er 1 ongeldig is? 31 maart 2011 14 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

35. Onderdeel van bedrijfsstrategie

36. Vaste werkwijze en processen

37. Duidelijke planning en interne communicatie tijdens proces

38. Go no/go momenten

39. Controle en tijdige indiening

40. Interne evaluatie (kosten-baten, lering trekken voor volgende aanbesteding)15 Basiskennis aanbestedenInterne organisatie Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

41. Basiskennis aanbestedenCommunicatie & acquisitiemomenten 16 voorsorteren Go / no go beslismoment Strategische vragen Strategische vragen Go / no go beslismoment Exit gesprek Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

44. Zijn niet toegeschreven aan bepaalde onderneming/merk (objectief)

45. Houden voldoende verband met voorwerp opdracht

46. Zijn proprotioneel

47. Ken onderscheid tussen geschiktheids- en gunningscriteria

48. Eisen consequent toepassen

49. Eisen niet tussentijds wijzigen of schrappen

50. Niet tussentijds uitbreiden en aanvullen

51. Geen willekeur of favoritisme

52. Vooraf bekend gemaakt

53. Achteraf controleerbaar18 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

55. Volg aanwijzingen en structuur van het bestek

56. Beantwoord iedere vraag afzonderlijk, zonder verwijzingen

57. Wees volledig, vergeet geen documenten

58. Zorg voor geldige en recente documenten

59. Aanbesteder is soms leek: wees (over)duidelijk

60. Niet inschrijven onder voorbehoud/voorwaarden (ongeldig)

61. Gebruik maken van scoringsmethodiek heeft grenzen!

62. Stel vragen bij onduidelijkheden/onvolkomenheden in bestek19 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

63. Uitwisselingen ervaringen Welke ervaringen heeft u in de communicatie met de aanbestedende dienst c.q. inschrijver? Welke acquisitie ervaringen heeft u op het gebied van aanbesteden? 20 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

64. The World Café 21 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

65. Uitleg werkvorm The World Café 22 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

69. Vragen? 26 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

70. Bijlagen 31 maart 2011 27 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

71. Huidigjuridischkader Europese regelgeving EG-verdrag Richtlijnen (RL 2004/17 en 2004/18) Nederlandse regelgeving Raamwet (1993) Amvb’sBao en Bass WIRA Aanbestedingsreglementen (o.a. ARW) Jurisprudentie HvJ EG, arbitrage/rechtspr. Interpretatieve mededelingen EC Eigen aanbestedingsbeleid 31 maart 2011 28 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

72. Huidige situatie Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen ARW verplicht 31 maart 2011 29

73. Geen europese aanbestedingsplicht B-diensten < drempelwaarde Concessieovk diensten Aanbestedingsbeginselen spelen altijd rol Passende mate van openbaarheid Grensoverschrijdend belang Geraamde waarde opdracht Technische aard opdracht Plaats van uitvoering opdracht 31 maart 2011 30 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

74. Rapport ‘aanbestedingsrechtspraak in Nederland’ September 2004 – september 2009 (onderzoek MinEz) Uitkomsten: 65% winst aanbestedende diensten (oplopend) 32 % winst eisende ondernemer 3% geen duidelijke winnaar Gronden van het geschil: Ongeldigheid inschrijving (49%, 292 zaken, slagings% 27%) Strijdigheid met transparantiebeginsel (41%, 248 zaken, slagings% 37%) Strijdigheid met gelijkheidsbeginsel (31%, 183 zaken, slagings% 32) 31 maart 2011 31 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

76. 20 sept 2006: TK neemt wetsvoorstel aan

77. 8 juli 2008: EK verwerpt wetsvoorstel

78. 29 april 2009: EZ publiceert concept voor nieuw wetsvoorstel

79. 18 juni 2009: consultatiefase sluit

80. 28 okt 2009: advies uitgebracht door “Raad voor Advies voor de nieuwe Aanbestedingswet’

81. Nov 2009: wetsvoorstel naar RvS

82. 25 juni 2010: wetsvoorstel naar TK gestuurdOktober 2010: TK heeft vragen gesteld aan min EZ. Wetsvoorstel voor plenaire behandeling terug naar TK. Daarna EK. Zomer 2011? 31 maart 2011 32 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

83. Nieuweaanbestedingswetflankerendbeleid Beleidsmaatregelen (EZ) ter ondersteuning uitvoering aanbestedingswet. Vb: Handreiking proportionaliteit EZ en VNG werken aan convenant: lokale overheden moeten hierdoor op een uniforme manier gaan werken bij aanbestedingen onder het Europese drempelbedrag van 193 duizend euro Elektronisch aanbesteden Innovatie en duurzaamheid 31 maart 2011 33 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

84. Nieuweaanbestedingswet Doelstellingen (par 2.2 MvT): Vermindering lasten Vergroting toegankelijkheid Bevordering innovatie en duurzaamheid Integriteit Naleving Opvallend Geen wettelijke regeling voor opdrachten buiten regime richtlijn Wettelijk vastgelegd dat de algemene beginsel (gelijkheid en transparantie) gelden voor: Opdrachten binnen toepassingsbereik wet Opdrachten met duidelijk grensoverschrijdend belang Bij vrijwillige keuze voor concurrentiestelling 31 maart 2011 34 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

85. Marktverkenning en - consultatie Problematiek mbt adviserende inschrijver /inschrijvende adviseur Overheid gebruikt denkkracht, specifieke kennis en ervaring van de markt om wensen beter te kunnen omschrijven Belangenverstrengeling: Marktpartij is betrokken bij voorbereiding van project Marktpartij is betrokken bij voorbereiding van aanbesteding Marktpartij is betrokken bij beoordeling van inschrijvingen 31 maart 2011 35 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

86. Marktverkenning en - consultatie Hoe om te gaan met die belangenverstrengeling? Richtinggevende jurisprudentie Uitspraak HvJ: Fabricom arrest: absoluut verbod voor adviseur om in te schrijven in strijd met evenredigheidsbeginsel Toetsing aan gelijkheidsbeginsel: Alle inschrijvers dienen bij het formuleren van hun inschrijvingen dezelfde kansen te hebben 31 maart 2011 36 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

87. Marktverkenning en - consultatie Aandachtspunten AD bij marktverkenning Onbewust toeschrijven naar leverancier Relevante kennisvoorsprong ‘verklaring van onpartijdigheid’ Wie stelt moet bewijzen….. 31 maart 2011 37 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

88. Effectief inschrijven Tips inschrijvers; Passende offerte: geen enkel bestek is hetzelfde Volg aanwijzingen en structuur van het bestek Beantwoord iedere vraag afzonderlijk, zonder verwijzingen Wees volledig, vergeet geen documenten Zorg voor geldige en recente documenten Aanbesteder is soms leek: wees (over)duidelijk Niet inschrijven onder voorbehoud/voorwaarden (ongeldig) Gebruik maken van scoringsmethodiek heeft grenzen! Stel vragen bij onduidelijkheden/onvolkomenheden in bestek 31 maart 2011 38 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

89. Aanbestedingsproces - Tijdens Stel een inschrijver X ziet af van deelname aan aanbestedingsprocedure, omdat hij deze op voorhand discriminatoir acht. Bij bekendmaken gunning maakt hij bezwaar. Is zijn bezwaar op tijd? Grossmann-doctrine Uitgangspunt Van een (potentiele) inschrijver mag verwacht worden dat hij een pro-actieve houding inneemt en dat hij tegen eventuele onduidelijkheden /onvolkomenheden in het aanbestedingsdocument opkomt in een stadium waarin die onduidelijkheden/onvolkomenheden nog ongedaan kunnen worden gemaakt. Bij gebreke daarvan loopt zij het risico dat zij haar recht verwerkt om in een later stadium alsnog bezwaar te maken. 31 maart 2011 39 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

90. Aanbestedingsproces - Tijdens Uitwerking Grossmann in praktijk Wanneer stel je vragen? NB. Als in bestek contactpersoon is aangesteld voor vragen, alleen diegene benaderen (sanctie: uitsluiting!) Hoe antwoordt een AD? 31 maart 2011 40 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

91. Aanbestedingsproces na gunningWIRA Afwijzing – communicatie inschrijver richting aanbestedende dienst Motiveringsplicht AD en transparantie Motivering gunningsbeslissing WIRA: bevat relevante redenen (dus niet meer alleen op verzoek!) Dan pas vangt alcateltermijn aan Geen motivering = grond voor vernietigbaarheid Inzage in andermans stukken? Spanningsveld openbaarheid informatie en gevoeligheid vertrouwelijke bedrijfsinformatie 31 maart 2011 41 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

92. Alcatel termijn Bezwaar maken – alcateltermijn NB. Let op bestek: “u moet binnen 15 dagen na voorlopige gunning een kort geding aanhangig maken, daarna bent u niet ontvankelijk” Wanneer begint termijn te lopen? Mag er gedurende de termijn worden gegund? Wat als de laatste dag van de termijn valt op een zaterdag? Ook alcateltermijn bij 2 inschrijvers waarvan er 1 ongeldig is? 31 maart 2011 42 Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen