El documento proporciona instrucciones sobre cómo escribir y enviar correos electrónicos de manera efectiva y respetuosa. Recomienda incluir un título descriptivo, escribir en un lenguaje claro y breve, estructurar el correo de la misma manera que una carta con cabecera, cuerpo y pie, y respetar normas de redacción y ortografía.
2. Que el correo electrónico es una poderosa herramienta de intercambio
escrito que todos tienen la obligación de saber manejar. La “netiqueta”
(net + etiqueta: “net” es “red” en inglés) o etiqueta en la red son las normas
de protocolo que apuntan a preservar los buenos modales digitales donde
difundir datos de terceros y escatimar información son rasgos de mala
educación.
Ventajas
Se puede enviar en cualquier momento, a cualquier lugar y el
destinatario puede leerlo cuando quiera.
Se puede enviar el mismo mensaje a varios destinatarios.
Se pueden reenviar documentos y los destinatarios pueden editarlos y
devolver versiones revisadas.
Se ahorra tiempo. Es rápido, no tarda más que unos minutos en ser
recibidos.
3.
4. Que debe contener toda la información, debe resumir el mensaje con claridad,
debe tener un lenguaje descriptivo, claro y breve porque los destinatarios
tienden a ignorar los mensajes largos. Por eso, coloque la información más
importante al comienzo de la frase, tratando de que cada frase aporte
información para que el receptor entienda y no adivine.
Que el correo electrónico es un “mundo sin caras” donde los gestos, la voz, el
tono están ausentes. Por ello, evite frases ambiguas y no escriba nada que no
sería capaz de decir en público.
Que todo correo electrónico debe tener una frase de “título electrónica” o
“asunto” porque resume el tema y el contenido del mensaje. El destinatario es lo
primero que ve en su bandeja de entrada.
Que no es conveniente escribir todo en mayúsculas. En Internet escribir en
MAYÚSCULAS equivale a estar gritando. Si es necesario enfatizar una palabra,
se aconseja utilizar “comillas” –guiones o *asteriscos*.
Que la estructura de un correo virtual es la misma que la de una carta. Por
ello, el “saludo” al empezar y al terminar forma parte de las buenas costumbres
que deben imperar en la red.
5. Que si bien el correo electrónico consigue la inmediatez propia de la comunicación oral, no
es la mejor opción para recibir respuestas inmediatas. Opte por un llamado telefónico o un
encuentro en los siguientes casos:
a) Ante un mensaje extremadamente importante o confidencial.
b) Ante noticias desagradables.
Que al enviar un e-mail se deben respetar normas de diagramación igual que en una
carta normal: la cabecera, un cuerpo y un pie.
Cabecera: contiene el nombre y dirección del destinatario y de todo aquel que vaya a
recibir una copia. También se incluye el asunto del mensaje. De la frase que coloque
dependerá que el usuario abra o no el correo.
Cuerpo: contiene el mensaje en sí.
- Si bien este tipo de texto acepta un tono más informal, recuerde que al ser una
herramienta de trabajo nunca debe ser escrito en un tono familiar.
- Observe atentamente las faltas de ortografía o la mala redacción, no hacerlo es un
indicador de falta de interés para el receptor del mensaje.
- Escriba un texto claro y prolijo con la menor cantidad de palabras posibles.
- Separe los párrafos con un renglón en blanco sobre todo si el mensaje es largo porque al
leerlos en pantalla proporciona una lectura más ágil y prolija.
Pie: se incluyen los datos del remitente.