Differansen mellom det vi skal ha gjort, og det vi faktisk får gjort, skaper stress. Vi trenger kontroll med uløste oppgaver for å være etterrettelige, unngå stress og å jobbe mest mulig tidseffektivt. Oppgavene kommer til oss i ulike kanaler. Kanaler der de blir liggende kalles innbokser, kanaler der de drifter forbi kalles nyhetsstrømmer. De ulike kanaltypene krever hver sin tilnærmingsmåte: Fisking etter uløste oppgaver eller fjerning av løste. Fjerning av løste oppgaver gir større oppgavesikkerhet og også mindre dobbeltarbeid

1. Ta kontroll over innboksen –
få kontroll over livet!
Buskerud legeforening
Drammen, 26.november 2015
Jørn Kippersund
Foredragsholder, allmennlege, legevaktsjef
Volda/Ålesund
www.innbokskontroll.no

2. Fastlege
Ektefelle
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Legevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff
3-barns far

5. 2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så bra
innsats som jeg ønsker, 57 %.
11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %
12. Klientene klager, 11 %

6. Stress
tanken på uløste
oppgaver

9. - Alt du gjør
er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av Making Ideas Happen)

10. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy

12. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver

15. Hr. Oppgave

16. Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!

17. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir liggende,
men kan fjernes / aktivt merkes

18. Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir borte
etter en tid

22. Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!

23. Til innboks
Nyhets-strøm
Sikrere
håndtering
Når over mer

30. Nyhets-strøm
Arkiv
Blir borte!

34. Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre
- Svare når du bør
- At ting ikke

35. skille uløst fra løst

36. skille uløst fra løst

37. skille ulest fra lest

39. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste

40. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste

41. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
(= den er jeg ferdig med)

43. fjerne løstefiske uløste

44. fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1

45. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

46. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

47. Man Tir Ons Tor Fre

48. Man Tir Ons Tor Fre

51. fjerne løste
vs
fiske uløste

52. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

53. Jobbe mer?

54. Jobbe mer?

55. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

56. Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver
– Unngå at oppgaver glipper
– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk,
– Mindre tid per oppgave
– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre

57. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

58. Hver e-post er
en oppgave

59. Hver e-post er en
oppgave. Oppgaven er
veldig ofte
å slette eller arkivere

60. Hver e-post
som havner i innboksen
er en oppgave.
Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere

62. (Slide lånt fra
Hans-Petter Nygård Hansen)

64. Handling
eller
Referanse?

65. ARBEIDSPLATTFORM
Innboks
= handling
Arkiv
= referanse

66. Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL

68. Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen
• Begrenset mengde
• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen
• Uendelig mengde
• Søkbar
MAIL

69. Referanse /
Handling
Referanse
Handling

70. ARBEIDSPLATTFORM
Innboks
= handling
Arkiv
= referanse

71. Hvor skal vi lagre
informasjonen??

72. Tilføre verdi

73. Tilføre verdi

74. ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv

75. Varsel eller
originalinformasjon?

76. I N B O
X
Varsel
Original-informasjon

77. I N B O
X
Varsel og
Original-informasjon

78. Handling?
Får bruk for?
Varsel eller
originalinfo

80. Forsvinner?

81. Lettere med
tiden?

85. Neste skritt

88. Ny idé
Prosjekt-platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Ferdig!!

89. Prosjekt-platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Ny oppgave Ny oppgave nr 2

90. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”

91. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?
Sletter du noen, blir de gjenværende mer
verdifulle

93. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

98. Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

99. K o n t e k s t b y t t e
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

100. E-post er for viktig til
å håndtere mens du
egentlig gjør noe
annet

101. Skap rom for å
jobbe med e-post
og bare e-post

102. Steng epost-
varsling når du
jobber med noe
annet

103. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

104. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

105. 8:00
12:00
16:00
@@
@@ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @

106. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

108. Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang

110. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

111. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

112. Tøm innboksen!

113. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse

114. Long-fix – full innboks
1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i
modus til å faktisk håndtere oppgavene der
2. Eldste først som triks
3. Benytt evt. bonus-mappe

115. Enig/uenig?
Vi kan ikke løse mer enn en
refleksjonskrevende oppgave av
gangen

116. Enig/uenig?
Hvert bytte mellom ulike
kontekster for oppgaveløsning
koster tid og energi

117. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

118. Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Løs oppgaver helt ferdig ved første gangs
berøring

119. Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Løs oppgaver helt ferdig ved første gangs
berøring
Vær i modus for
oppgaveløsning
når du sjekker
en innboks

122. www.innbokskontroll.no/p
resentasjoner

123. facebook.com/i
nnbokskontroll
(quick-fix)