2. Consiste en la remisión
de los documentos del
archivo de gestión al
central y de este al
archivo histórico
de conformidad con las
Tablas de Retención
Documental aprobadas.
3. Garantizar a los ciudadanos el acceso a la
información.
Evitar la producción y acumulación irracional
de documentos en las oficinas
Asegurar y facilitar el control efectivo y
ordenado de la documentación.
Guardar la documentación, en las mejores
condiciones de conservación
4. Transferencias primarias: van del
archivo de gestión al archivo
central. Transferencias
secundarias: van del
archivo central al
archivo histórico.
5. Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995
General de la Nación que modifica la
parte I del Acuerdo 07 de 1994.
Tablas de Retención Documental
debidamente avaladas por el Comité
de Archivo.
6. Toda entidad transferente deberá arreglar la
documentación siguiendo los siguientes pasos:
Limpieza de la documentación
Eliminación de material metálico
Identificación del material afectado por
Biodeterioro
Revisión y Foliación
7. Unidades de conservación y realmacenamiento
Cajas
Carpetas
Amarre
Embalaje