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INSTITUTO PAULISTA DE ENSINO SUPERIOR – IPESU
   FACULDADES INTEGRADAS DE SÃO CARLOS –
                   FADISC
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INSTITUTO PAULISTA DE ENSINO SUPERIOR – IPESU
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  1. 1. INSTITUTO PAULISTA DE ENSINO SUPERIOR – IPESU FACULDADES INTEGRADAS DE SÃO CARLOS – FADISC CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO BILINGUE TCC DESENVOLVIMENTO INTERPESSOAL NA PROFISSÃO DE SECRETARIADO EXECUTIVO BILÍNGUE JOSIANA APARECIDA FAZANI LÍLIAN ROTTA SÃO CARLOS 2009
  2. 2. INSTITUTO PAULISTA DE ENSINO SUPERIOR – IPESU FACULDADES INTEGRADAS DE SÃO CARLOS – FADISC CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO BILINGUE DESENVOLVIMENTO INTERPESSOAL NA PROFISSÃO DE SECRETARIADO EXECUTIVO BILÍNGUE Josiana Aparecida Fazani Trabalho de Conclusão de Curso (TCC) apresentada ao Departamento de Secretariado Executivo Bilíngue das Faculdades Integradas de São Carlos, como parte dos requisitos para obtenção do Título de Bacharel em Secretariado Executivo Bilíngue. Orientadora: Profª. Drª. Lílian Rotta. São Carlos 2009 2
  3. 3. Dedico este trabalho a DEUS, a toda minha família e amigos, ao meu namorado Vitor Montes, ao meu irmão Alex Fazani, em especial a minha orientadora Lílian Rotta. 3
  4. 4. O homem tem um vazio no coração, Esse vazio é do tamanho de DEUS Agostinho dos Santos 4
  5. 5. Agradecimentos Agradeço à Professora Doutora Lílian Rotta, que orientou meu trabalho com muita dedicação, cooperação, amizade, incentivo, determinação, paciência e motivação. Ao corpo docente das Faculdades Integradas de São Carlos, que durante o percurso da graduação, sempre me motivou e depositou fé no trabalho que podia ser realizado. À Professora Doutora Juliana Zantut Nutti, que cooperou através das aulas de pesquisa com toda a estrutura do trabalho. À Professora Aline Biancchi, pelo auxilio de condução do objetivo do trabalho. Ao Professor Daniel Mill que me deu a primeira oportunidade de trabalho na área de Secretariado. Aos alunos do segundo e oitavo períodos de Secretariado Executivo Bilíngüe das Faculdades Integradas de São Carlos que participaram da aplicação do questionário utilizado para o desenvolvimento deste trabalho. Aos amigos e a todos que de forma direta ou indireta cooperaram para a realização deste trabalho. 5
  6. 6. 1 Sumário 1 Sumário...........................................................................................................................6 2 Índice de Figuras............................................................................................................7 3 Resumo...........................................................................................................................8 4 Abstract...........................................................................................................................9 5 Introdução.....................................................................................................................10 6 Surgimento da Profissão de Secretário.........................................................................13 6.1 Competências e qualificações do Secretário(a).....................................................15 6.2 Os valores que podem ser despertados ao curso de Secretariado Executivo.........15 6.3 Comunicação eficaz...............................................................................................18 6.4 As informações e seu gerenciamento....................................................................18 6.5 Tecnologias no trabalho.........................................................................................19 6.6 Ética no exercício da profissão..............................................................................20 6.7 Utilização da argumentação...................................................................................21 7 O Desenvolvimento interpessoal, uma competência importante que um secretário deve obter.................................................................................................................................22 7.1 O Aprendizado ao longo da vida. .........................................................................22 7.2 Inteligência Emocional..........................................................................................22 7.3 Estilos Interpessoais..............................................................................................23 7.4 Personalidades e perfis psicológicos.....................................................................25 7.5 Feedback: A comunicação bilateral.......................................................................27 7.6 Competência Interpessoal......................................................................................29 7.7 Relações Interpessoais...........................................................................................30 8 Metodologia da Pesquisa Utilizada..............................................................................32 8.1 Questionário...........................................................................................................33 8.2 Gráficos:................................................................................................................34 8.3 Conclusão do questionário.....................................................................................39 9 Conclusão.....................................................................................................................41 10 Referências Bibliográficas:.........................................................................................43 6
  7. 7. 2 Índice de Figuras Figura 1 - Questão 1, segundo período............................................................................34 Figura 2 - Questão 1, oitavo período...............................................................................34 Figura 3 - Questão 2, segundo período............................................................................35 Figura 4 - Questão 2, oitavo período...............................................................................35 Figura 5 - Questão 3, segundo período............................................................................35 Figura 6 - Questão 3, oitavo período...............................................................................36 Figura 7 - Questão 4, segundo período............................................................................36 Figura 8 - Questão 4, oitavo período...............................................................................36 Figura 9 - Questão 5, segundo período............................................................................37 Figura 10 - Questão 5, oitavo período.............................................................................37 Figura 11 - Questão 6, segundo período..........................................................................37 Figura 12 - Questão 6, oitavo período.............................................................................38 Figura 13 - Questão 7, segundo período..........................................................................38 Figura 14 - Questão 7, oitavo período.............................................................................38 7
  8. 8. 3 Resumo O exercício da profissão de Secretariado Executivo Bilíngüe necessita de interação entre os membros da organização e não somente das competências técnicas para que seja realizado um trabalho eficaz. As relações interpessoais nas empresas dependem da interação eficiente de seus membros. Desenvolver-se nesse sentido é algo que requer disposição psicológica e quebra de paradigmas para agregação de conhecimentos. O trabalho aborda brevemente requisitos para o desenvolvimento pessoal e interpessoal do profissional de Secretariado Executivo Bilíngüe, uma vez que esse profissional é elo entre as partes da organização e, por essa razão, as relações interpessoais são presentes no seu cotidiano. Palavras chave: Secretário (a) Executivo (a) Bilíngüe, competências da profissão, competência desenvolvimento pessoal e interpessoal. 8
  9. 9. 4 Abstract The exercise of the Bilingual Executive Secretariat profession requires the interaction between members of a organization, and not only the technical competences, for a effective work to be accomplished. The interpersonal relationships on companies depend on a efficient interactivity between its members. To develop oneself for such tasks requires psicological disposition and breaking of paradigms for knowledge aggregation. This paper breafely presents requirements for personal and interpersonal development of the professional of Bilingual Executive Secretariat, given that this professional is the link between parts of organizations and the interpersonal relationships are present in their everyday life. Keywords: Bilingual Executive Secretariat, profession competence, personal and interpersonal competence development. 9
  10. 10. 5 Introdução Há 500 anos a.C, surgiu a profissão de Secretário, nessa época a profissão era especificamente desempenhada por homens. Houve a invenção da máquina de escrever, o que levou uma mulher a iniciar o desempenho de manusear a máquina. Muitas mudanças ocorreram desde o surgimento e além da profissão ganhar profissionais de ambos os sexos, ela, através de seus profissionais, conquistou seu espaço nas empresas. No desempenho das tarefas que o secretário (a) realizava, foram surgindo necessidades de mudanças no trabalho do profissional. Algumas tarefas perdem a necessidade de serem realizadas pelo profissional de Secretariado, como apenas servir café, atender o telefone e redigir cartas. Então outros trabalhos, trabalhos esses mais complexos passam a ser desempenhados com eficácia pelo secretário (a). Por demonstrar capacitação, o secretário (a) vem conquistando responsabilidades e por agregação de conhecimentos, transformando o profissional de Secretariado no profissional de Secretariado Executivo Bilíngue. O profissional dessa área desenvolve a habilidade de assessorar o executivo. Tarefas que o próprio executivo desempenharia, são desempenhadas pelo secretário (a). O ingresso na profissão não mais acontece sem uma preparação, surgem os cursos superiores para capacitação do secretário (a). O curso preparatório aborda competências técnicas, as quais o secretário (a) deve exercer com eficiência. Também aborda, de acordo com a pesquisa realizada neste trabalho a competência Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal, uma vez que o trabalho do secretário (a) interage com os componentes da empresa e deve desenvolver tal qualificação para êxito na sua profissão. De acordo com os resultados obtidos através de um questionário contendo sete questões, aplicado no segundo e oitavo períodos de Secretariado Executivo Bilíngüe das Faculdades Integradas de São Carlos, o assunto “Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal” é uma competência que auxilia o profissional dessa área no desempenho eficaz de suas tarefas e interação no cotidiano empresarial. 10
  11. 11. Embora a formação de Secretariado Executivo Bilíngüe seja eficiente para capacitação do Secretário (a), o profissional deve atualizar-se constantemente, acompanhando os acontecimentos ao seu redor e os avanços tecnológicos. Assim como atualizar-se para melhor desempenho de suas tarefas, o Secretário (a) deve pontuar-se de que as relações interpessoais devem ser conduzidas de forma inteligente e prática entre os integrantes da empresa. A pesquisa neste trabalho focou o Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal como competência a ser adquirida pelo profissional de Secretariado Executivo Bilíngüe. Considerando que o indivíduo tem a capacidade de aprendizagem por toda a vida, pode- se afirmar que o Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal pode ser aprimorado cada vez mais. Através do aprendizado e agregação de conhecimentos o indivíduo deve se propor à quebra de paradigmas para adquirir mais conhecimentos. O profissional dessa área pode usufruir, para desenvolver a inteligência emocional, a sua capacidade de conduzir inteligentemente as emoções a favor de relações interpessoais saudáveis. Desenvolvendo habilidades de condução da inteligência na relação interpessoal, o indivíduo adquire maior percepção do outro e conseqüentemente de si mesmo, adquirindo então o autoconhecimento. Através de estudos e testes, encontrados no livro “Desenvolvimento Interpessoal, treinamento em grupo” com o autor MOSCOVICI, depara-se com alguns tipos de personalidades, que podem auxiliar nas relações cotidianas organizacionais. As pessoas se diferem nos comportamentos, mas também apresentam semelhanças na forma de expressá-los. A expressão de comportamento através de impessoalidade, dificuldade de usufruir a criatividade, necessidade de auto afirmação, exposição da própria idéia como sendo a melhor, necessidade ou não de receber e dar feedback, relacionamento de forma mais clara com domínio do controle em expor os sentimentos e conseqüentemente o comportamento, essas abordagens do estudo de MOSCOVICI possibilitam a compreensão sobre o assunto. Os indivíduos expressam seu comportamento de acordo com as suas experiências e conhecimentos adquiridos durante a vida. Há a personalidade que se expressa através de uma pessoa, sem sensibilidade, não admitindo ser dependente dos 11
  12. 12. outros ou o indivíduo se expressa lutador pelas próprias idéias e com dificuldade com a realidade, ou aquele que se apresenta inconsciente em relação a si e aos outros. Algumas características como apoio; concessão, conservação; apego; liderança; dominação e adaptação; negociação, têm aspectos positivos e aspectos negativos que podem ser trabalhados para conquista de equilíbrio nos próprios sentimentos. Alguns atributos como simpatia, apatia, afastamento, proximidade, relações conscientes ou inconscientes, influenciam diretamente nos relacionamentos, uma vez que o ser humano age com seu próprio pensamento e não necessariamente de acordo com as necessidades da empresa. No processo de interação entre os membros da organização, o ciclo “atividades- interações-sentimentos”, não se relaciona diretamente com a competência técnica de cada pessoa de acordo com José Olímpio. Para que o relacionamento do secretário (a) com os demais componentes da empresa seja agradável a ambos, o profissional deve se atentar em encarar as diferenças de maneira aberta, permitir que a comunicação flua de forma fácil e usufruir do feedback. Ouvir o outro sem restrições e contendo as próprias opiniões ou expondo-as de forma sutil e respeitosa, atribui em resultados satisfatórios para a relação interpessoal do secretário (a) com os executivos, funcionários e outros integrantes da organização. Ao alcançar tais resultados, as relações propiciam ao profissional que tem se desenvolvido pessoal e interpessoalmente, harmonia, prazer, esforços mútuos, tornando- se competente interpessoalmente. Constitui-se a competência interpessoal, de dois integrantes primordiais: a percepção e habilidades. A percepção deve ser desenvolvida partindo de uma própria percepção, de auto conhecimento, facilitando então a capacitação de percepção quanto ao outro. Nas palavras de ROLLO MAY o auto conhecimento só pode ser obtido com a ajuda dos outros. O assunto abordado é de extrema abrangência, uma vez que se tratando de relações humanas, a cada período de tempo, devido a mudanças sociais, culturais e do externo como um todo, o comportamento e atitude dos profissionais nas empresas mudam. Isso deve ser estudado constantemente por especialistas para que os profissionais possam se adequar aos objetivos da empresa. 12
  13. 13. 6 Surgimento da Profissão de Secretário. Profissões das mais diversas áreas têm suas histórias arquivadas em livros, sites, artigos, na memória de alguém. Assim também a profissão de secretariado apresenta uma trajetória com fatos e marcos para preencher desde de sua origem. Segundo Casimiro (1998), o início da carreira do secretário surgiu no Egito há 500 anos a.C.. Nessa época tal profissão era desempenhada exclusivamente por homens. A palavra “Secretário” originou-se do latim Secretum que significa lugar retirado, retiro, solidão. Derivam desse vocábulo os termos latinos Secreta (particular, segredo, mistério;) e Secretarium (lugar retirado, conselho privado.). Secretário sm. 1. O que transcreve as atas das sessões duma assembléia. 2. O que se ocupa de determinadas redações, da organização e do funcionamento duma assembléia, sociedade, etc. 3. Emprego a quem cabe classificar, copiar e/ou redigir correspondência, marcar compromissos, etc. 4. Assessor direto do presidente de uma entidade partidária, sindical, religiosa, etc. 5. Aquele que exerce , num Estado, funções equivalentes à de ministro(3). Aurélio Buarque de Holanda Ferreira. A profissão teve no âmbito de seu surgimento, a necessidade de pessoas que contivessem domínio na escrita e em algumas funções administrativas para atuar no setor público da idade média. Acrescentavam-se às atribuições de funções do secretário, algumas competências como: servir café ao chefe e aos visitantes, além de acompanhá-los pela extensão da empresa. Após a Segunda Guerra Mundial, devido ao chamado pelos homens para os campos de batalha, a profissão de Secretariado obteve crescimento consideravelmente rápido, dando espaço às profissionais do sexo feminino. Esse acontecimento iniciou-se na Europa e nos Estados Unidos. “Anteriormente, o executivo ditava as cartas”, (MEDEIROS e HERNANDES, 2006, p.313). O secretário(a) ouvia, escrevia ou transcrevia os documentos para o seu superior. 13
  14. 14. Muitas atribuições e responsabilidades mudaram desde o início da carreira do secretário(a), cooperando para essa mudança, ocorreu a chegada de invenções para facilitação do trabalho do profissional. Inventadas e desenvolvidas na segunda metade do século XIX, as máquinas de escrever deram grande impulso às comunicações da época e, também, à entrada das mulheres no mundo dos negócios –elas tinham mais paciência que os homens para ficar horas e horas sentadas lidando com o complexo artefato. (Artigo de Humberto Mandaro) A invenção da máquina de escrever, por exemplo, representou um grande avanço para a carreira do secretário(a). Quando inventada, a tarefa de manuseá-la foi designada à mulher, uma vez que ela demonstrava habilidades para o trabalho com a máquina. Depois disso, tanto o profissional do sexo masculino quanto do sexo feminino, começaram a demonstrar interesses em outras áreas das empresas. Tal interesse fez com que, aos poucos, o secretário conquistasse o espaço na empresa, adquirindo mais responsabilidades nas funções exercidas pelos profissionais. Muitas áreas da empresa começam a ser compreendidas pelos profissionais de secretariado. Algumas funções como, servir café, transcrever cartas, como menciona Carvalho (2001), começam a perder espaço na carreira do profissional pelo fato de que outras funções ganham espaço e importância na profissão. Funções como liderar, auxiliar os funcionários da empresa, redigir cartas e e- mails, enviá-los de forma coerente e correta, são atualizações das atividades desenvolvidas pelos secretários(as). Estes remetem a empresa suas competências e habilidades ao desempenhar seu trabalho com atualização. Em meio à constante atualização, ao qual o secretário começou a equiparar-se, concluiu-se que o desenvolvimento da profissão poderia estar ligado a alguns padrões, assim como outras profissões. Então, o surgimento de necessidade de cursos preparatórios para os secretários(as). 14
  15. 15. 6.1 Competências e qualificações do Secretário(a) No decorrer do tempo o profissional de secretariado se transformou em assessor, capaz de delegar tarefas, tomar decisões importantes e respeitáveis. Segundo Medeiros & Hernandes (2006, p. 313) no Manual da Secretária, o secretário “transformou-se, no mundo moderno dos negócios e nessa era de globalização da economia, em assistente executivo”. Como na ocasião em que, o chefe não podendo comparecer, delega ao Secretário a função substitutiva. Para exercer tal função ele deverá ter preparo e competência. Sua atuação em relação ao meio empresarial deve ter discernimento, tendo em vista que se tratam pessoas com alto potencial tanto financeiro quanto cultural. O secretário(a) deve conhecer seu contexto de trabalho, se atualizando e sendo coerente com a estrutura, tanto da empresa quanto de seus líderes. No Secretário Executivo deve haver a constante preocupação em agregar conhecimentos, uma vez que se depara freqüentemente com novas e desafiadoras situações. 6.2 Os valores que podem ser despertados ao curso de Secretariado Executivo Competências e qualificações conquistadas pelo secretário(a), são necessárias nas empresas que estão em busca de profissionais com conhecimentos em sua área. Nesse âmbito, os cursos de Técnico de Secretariado deveriam atuar com funcionalidade na vida dos secretários(as). Já os cursos superiores de Secretariado Executivo Bilíngue poderiam contribuir na vida profissional, oferecendo ferramentas para que o aluno domine pelo menos uma língua estrangeira, além de outras habilidades mencionadas mais a frente. O curso de Secretariado Executivo Bilíngüe deve buscar, ao compor sua grade curricular, atingir o conhecimento condizente com as expectativas da empresa. Além das competências técnicas, é importante que o secretário adquira algumas competências comportamentais, necessárias para o desenvolvimento de um trabalho estratégico para o 15
  16. 16. meio empresarial, entre eles, a ética, lealdade e discrição, eficiente relacionamento com os integrantes da organização, figuram entre os mais importantes. O Secretário deve ter conduta discreta e sigilosa quanto ao que ouve e fala na relação interpessoal empresarial, isso manterá a comunicação de “baixo para cima” e também de “cima para baixo” segura e harmoniosa. Comunicação de “baixo para cima” pode ser identificada nas ocasiões em que pessoas do nível hierárquico mais baixo dentro da empresa se manifestam aos seus superiores, a comunicação de “cima para baixo” ocorre quando pessoas do nível hierárquico mais alto se dirigem aos seus subordinados. Condutor de informações sigilosas e relator de fatos, o profissional deve apresentar habilidades de coligação entre as relações empresariais. Ele deve atuar como ponte segura permitindo o caminho das informações. O Secretário atuará muitas vezes como elo entre as partes hierárquicas da empresa, colocando em prática a “comunicação mediana”. Nessas ocasiões, o secretário(a), ao receber as informações, deverá interpretá-las e selecioná-las se, necessário, para destina-las. Para o secretário(a) entender os aspectos gerais de uma empresa é preciso que ele adquira conhecimentos em várias áreas. Levando em consideração que há pessoas com especialidades diferenciadas dentro da empresa, as profissionais devem compreender de que modo se estrutura a empresa e como se desenvolvem nela, as atividades de todos os setores, para conseguir conduzir sua tarefa com eficiência. O curso superior de Secretariado Executivo Bilíngüe deve ser condizente com essa necessidade e contemplar os conteúdos básicos nas áreas de economia, contabilidade, psicologia, administração, marketing, recursos humanos, sociologia, filosofia, matemática e estatística, introdução ao direito público e privado e metodologia científica. Além dos conhecimentos básicos adquiridos durante a formação acadêmica, o aluno pode ter também a oportunidade de aprofundar os seus conhecimentos em português, inglês, espanhol e técnicas secretariais e ainda realizar estágio supervisionado no montante de cento e oitenta horas para que se habilite a exercer proficientemente sua profissão. A seleção das disciplinas da grade curricular de curso superior, a qual está descrita no parágrafo acima é apenas uma breve apresentação sobre conteúdos que podem ser desenvolvidos nas Universidades, cujo foco é a capacitação do profissional 16
  17. 17. de Secretariado Executivo Bilíngüe, para que esteja apto a desempenhar as atribuições de uma empresa em seu cotidiano. Doravante, vale ressaltar que em cada estado, acompanhado de culturas diferentes, os cursos podem apresentar poucas divergências relativas às disciplinas. O curso superior em Secretariado surge então para suprir a necessidade do mercado de profissionais qualificados para atuar como Secretários Executivos. Segundo Medeiros & Hernandes (2006), o curso deve oferecer condições para que se conheça o funcionamento geral de uma empresa, a abordagem em assuntos como administração, comércio exterior, contabilidade, finanças, processamento de dados, línguas estrangeiras e muitos outros requisitos necessários ao papel do secretário. O aprendizado que o estágio acadêmico desperta ao Secretário Executivo, possibilita a aplicação dos conhecimentos gerais do curso em harmonia com a prática operacional da empresa, desse modo ele poderá desfrutar da oportunidade de aperfeiçoamento para que seja um profissional de Secretariado Executivo Bilíngüe com êxito. Tendo noção geral da organização, o secretário(a) deverá aprimorar seus conhecimentos em áreas referentes à empresa, em seu cotidiano e no modo de aplicar seus conhecimentos. Sendo assim, observará quais as áreas onde a empresa mais atua e assim poderá discernir as atualizações que deverão ser realizadas, para se submeter a novos cursos para desenvolvimento de competências e qualificações que a organização necessita. O Secretário Executivo deve ser preparado, em sua graduação, para principalmente falar e escrever bem. Redigir textos, artigos, organizar palestras e reuniões, dar entrevistas. Sendo assim, o Secretário se torna o representante da empresa. Cabe ainda mencionar que o secretário(a) representa a empresa nas ocasiões em que, ao interagir com outras empresas, transmite informações a diversos setores. Um profissional que não se prepara, ao ingressar na área profissional de secretariado, pode transmitir de sua empresa uma imagem equivocada, uma vez que, se não atuar com precisão desde as tarefas mais simples como, enviar um e-mail comunicativo para os funcionários, ou até mesmo redigir um e-mail para o proprietário de outra empresa, ele pode caracterizar a empresa inadequadamente. 17
  18. 18. 6.3 Comunicação eficaz Comunicar-se é o ato de transmitir uma ou mais mensagens de maneiras variadas a um ou mais destinatários. Comunicar. 1. Tornar comum; fazer saber. 2. Por em contato ou relação; ligar, unir. 3. Comunicar. 4. Transmitir, difundir. 5. Prover passagem a. 6. Estabelecer comunicação, atendimento, convívio. 7. Comunicar. 8. Tornar-se comum; transmitir-se; propagar-se. 9. Travar ou manter entendimento; entender-se. 10. Pôr-se em contato; em relação com. A interação com eficaz comunicação com os membros da organização se faz necessária, o trabalho que deve ser realizado não dependerá somente de um indivíduo, mas depende do trabalho em equipe, a qual deve desenvolver a habilidade de comunicação entre si. Estratégias de comunicação são a chave de êxito profissional. O secretário deve desenvolver formas adequadas de comunicação para cada setor, respeitando e cooperando com cada um deles, desde a parte produtiva da empresa até os executivos e proprietários. Ser objetivo, breve, usar termos compreensíveis por todos é eficaz para que ocorra a boa comunicação. Em uma reunião, por exemplo, o emprego de termos técnicos e de vocabulário mais abrangente serão melhor aceitos pelos executivos. Outra habilidade importantíssima a ser adquirida pelo Secretário é a capacidade de solucionar problemas. Cotidianamente apresentam-se problemas e dificuldades na empresa, que cabe ao secretário(a) ter discernimento e conduzir as situações de modo apropriado para resolução dos fatos ocorridos. 6.4 As informações e seu gerenciamento Segundo Abreu (2003), em pesquisa recentemente realizada nos Estados Unidos, chegou-se à conclusão de que, entre as competências necessárias para que o país continue líder mundial no próximo século, está a de gerenciamento da informação por meio da comunicação oral ou escrita. 18
  19. 19. O gerenciamento da informação é de extrema importância no trabalho do secretário. Com grande volume de informações em uma organização, se faz necessário o aprendizado em gerenciamento das mesmas. Informações são dados que chegam e saem da empresa constantemente, esse movimento precisa ser organizado de forma cautelosa e segura. Se faz necessário ao profissional de Secretariado Executivo Bilíngüe, que siga as normas que a empresa comporta a respeito desse processo e até mesmo que desenvolva métodos eficazes para o movimento das mesmas. Para gerenciar as informações pode-se transformá-las em conhecimento estruturado, dados organizados e codificados, arquivados de forma ágil para serem, posteriormente, encontradas. Criação de um sistema de informações contribui para que não sejam consideradas ruídos. Os ruídos são informações em movimento, que são transmitidas ineficientemente aos seus destinatários, podendo gerar, além de informação equivocada, conflitos interpessoais. A relação entre o chefe (líder) e o secretário, entre os subordinados e o secretário, enfim entre o meio empresarial e o secretário, precisa ser gerenciada de forma sábia, com informações precisas e verdadeiras, com discernimento por ambas as partes. Há situações em que as relações precisam ser gerenciadas de forma objetiva. Já, em outras ocasiões, a relação necessita ser gerenciada de maneira amigável, sincera e agradável, com um visitante de outra empresa que aguarda o chefe (líder), como exemplo. A leitura de livros e artigos sobre habilidades comunicativas ajudará muito nesse âmbito, pois o auto-conhecimento e apreciação em conhecer são eficazes para que se desenvolvam as relações e para gerenciá-las. 6.5 Tecnologias no trabalho Acreditando que o hábito da leitura e o conhecimento de novos recursos da mídia possam ser deflagradores da competência profissional e do aumento da bagagem cultural, é preciso buscar constantemente alternativas de trabalho conjugadas com as modernas tecnologias. 19
  20. 20. Fator importante é o desenvolvimento de habilidades operacionais com máquinas, desde o computador e outras máquinas de tecnologia. Cabe ao secretário(a) acessar essas novas tecnologias e conhecer os seus mecanismos, atualizando-se constantemente no seu trabalho. O computador tornou-se uma ferramenta facilitadora para que o secretário organize todos os documentos e procedimentos de seu local de trabalho, não acumulando assim papéis sobre a mesa. Cabe ao secretário se empenhar no aprendizado ligado a informática para apresentar eficiência no desenvolvimento de suas tarefas e se adequar ao sistema com que sua empresa trabalha. Para qualquer lugar onde ele vá, nas reuniões, palestras, aparelhos evoluídos cooperam para que seu desempenho tenha êxito. 6.6 Ética no exercício da profissão No âmbito ético empresarial, o secretário deve ter em mente sempre o código de ética relacionado a sua profissão e além disso o código de ética da empresa em que trabalha. Esse é um instrumento de trabalho que auxilia no excelente desempenho do secretário, desde que usado corretamente o código de ética, êxito deve ser o objetivo alcançado pelo profissional. No código de ética do profissional de secretariado executivo bilíngüe, encontramos: Os princípios fundamentais da profissão; dos direitos relacionados ao profissional de secretariado executivo bilíngüe; dos deveres que o secretário deve exercer no ato da profissão; do sigilo profissional, que nesse âmbito já claro no nome da profissão, SECRETÀRIO (secretum, segredo); das relações entre profissionais de secretariado; das relações com a empresa; das relações com entidades da categoria e da obediência, aplicação e Vigência do código de ética. Relacionado a seu comportamento no ato da profissão, está o respeito mútuo entre os indivíduos integrantes da empresa. Cada indivíduo deve ser considerado único com seus conhecimentos, cultura, diferença individual, social, política e religiosa, sendo respeitado e delegado a exercer cargo e tarefas que lhe competem. 20
  21. 21. 6.7 Utilização da argumentação Sob a responsabilidade do secretário, os funcionários devem ser monitorados de forma coerente com cada setor da empresa. O secretário deve desenvolver técnicas que sensibilizem e facilitem as relações interpessoais e também intragrupais dentro da empresa. As relações empresariais surgem sem aviso e para obter um local de trabalho saudável e tranqüilo, o secretário deve dominar linhas de raciocínios diferentes, sempre usando a razão e pouca emoção, na resolução dos possíveis problemas. Obter êxito nesse âmbito não é difícil, embora na maioria das vezes o que falta aos profissionais é o desenvolvimento e domínio de argumentar. Argumentar é a conciliação de convencer e persuadir. Ao aprofundarmos nos significados dessas palavras segundo ANTÔNIO SUÁREZ ABREU, conseguiremos visualizar com clareza tal afirmação. Ao gerenciar informação, vencendo juntamente uma discussão com o outro, a esse ato se atribui o convencimento, nesse âmbito não se joga contra o outro, mas se joga com intenção de ganho por ambas as partes, construindo no campo das idéias algo de um ser para o outro, mostrando e provando para convencer. Ao gerenciar relação, ao tocar e falar ao emocional do outro, conseguir que alguém faça algo que se espera que ele faça, a esse ato se atribui à persuasão. No cotidiano empresarial é mais importante persuadir e convencer. O objetivo é conciliar ambos, convencer e persuadir, gerenciando informação juntamente com relação, conseguir isso depende de além do conhecimento sobre o assunto, a prática como treino constante. 21
  22. 22. 7 O Desenvolvimento interpessoal, uma competência importante que um secretário deve obter. 7.1 O Aprendizado ao longo da vida. O ser humano tem a capacidade de aprendizado por toda a vida, embora com necessidades específicas em cada etapa de sua vida. Nas palavras de M. Knowles (1973), autoconceito, experiência, prontidão, perspectiva temporal e orientação de aprendizagem são características a serem consideradas. A busca de ensinamentos que lhes convenha, diferencia os adultos das crianças, em sua forma de aprendizagem, pois as experiências durante a vida são aprendizado e devem ser consideradas a cada novo passo de aprendizagem. Buscar conhecimentos requer do indivíduo disposição e quebra de paradigmas. A relação com o aprendizado diante do desconhecido pode entrar em contradição com as informações já obtidas pelo indivíduo, isso o leva a quebrar paradigmas e estar apto a receber novas informações e assim agregar novos conhecimentos. Desenvolver-se na teoria tal assunto, pode ou não ser aplicável com êxito na prática. Será abordado esse contexto na conclusão do trabalho. 7.2 Inteligência Emocional O ser humano nasce e juntamente com o crescimento físico, ele se desenvolve intelectualmente, adquirindo inteligência como uma faculdade natural de sua espécie. A emoção manifestada pode ser percebida ao longo das experiências do indivíduo, são sentimentos que se apresentam de diversas formas, com mais ou menos intensidade de acordo com a identificação de cada pessoa. Inteligência- 1. Faculdade ou capacidade de aprender, apreender, compreender ou adaptar-se facilmente, intelecto, intelectualidade. 2. Destreza mental, agudeza, perspicácia. 3. Pessoa inteligente. 22
  23. 23. Emoção- 1. Ato de mover-se moralmente. 2. Perturbação de espírito provocadas por situações diversas e que se manifesta como alegria, tristeza, raiva, etc; comoção. 3. estado de ânimo despertado por sentimento estético, religioso, etc; emocional. Nas palavras de ALBERTO MONTALVÃO, do nascimento até por volta de dois anos de idade, o ser humano não se distingue muito de animais mamíferos. É a partir de dois anos aproximadamente que o bebê começa desenvolver a individualidade em si mesma. Tal fato na vida do ser humano, constitui o nascimento da pessoa no animal humano, de acordo com GREGORY BATESON. Agregando à individualidade, a capacidade de autoconsciência do homem se manifesta na capacidade de viver determinada situação e através das lembranças vividas juntamente com os sentimentos degustados na situação, aprender com o passado e planejar seu futuro. A capacidade de identificação do outro diante de si, leva o indivíduo a perceber- se, compreendendo sua existência e desenvolver o auto conhecimento. A descoberta do eu se dá com o relacionamento com outros indivíduos, que mediante a sociedade é algo semelhante a ser criado por ela e por si mesmo. A união de inteligência emocional constitui na forma inteligente de conduzir a emoção no trabalho, no cotidiano empresarial. A inteligência emocional auxilia o profissional na condução de faculdades eficazes no relacionamento interpessoal no ambiente de trabalho. 7.3 Estilos Interpessoais. Na área de psicologia costuma-se dividir estilos interpessoais de acordo com estudos e estatísticas realizadas no livro Desenvolvimento Interpessoal: Treinamento em Grupo de MOSCOVICI. A expressão de sentimentos pelo ser humano ao ser analisada e estudada, pode direcionar alguns padrões de comportamentos, aos quais ajudam o indivíduo a se conhecer mais. 23
  24. 24. Nas palavras de MOSCOVICI, o estilo interpessoal “Eu Desconhecido”, é percebido pela pessoa que não usufrue de sua criatividade e potencial. Essa pessoa é geralmente impessoal em seus relacionamentos, é observadora, não se exibe, é retraída e não gosta de se arriscar. Tais atos podem impedir o indivíduo de se auto descobrir e até mesmo de obter crescimento pessoal e profissional, diante de relações interpessoais dentro da organização. As relações interpessoais no trabalho implicam em atitudes de colegas de trabalho, as quais por vezes não agradam a todos, lidar com isso pode requerer capacitação interpessoal. Geralmente, por não interagir com outras pessoas, se isola e é isolada pelos outros, uma vez que os outros sentem necessidade de interação. O “Eu Secreto” de acordo com MOSCOVICI no livro Desenvolvimento Interpessoal: Treinamento de grupo, insiste em perguntar as outras pessoas a respeito de si e de suas idéias, como na situação que quando essa pessoa tem uma proposta de algo novo para o trabalho, ela insiste com os colegas de trabalho que precisam aceitar sua idéia e que é a melhor. Não se expõe muito, embora goste de se relacionar, o que difere do “Eu Desconhecido”. É válido para esse estilo interpessoal, a opinião do outro, resultando assim a necessidade interior de receber do colega de trabalho a opinião dele a respeito de suas atitudes e se seu trabalho está sendo aceito, ou seja receber feedback. O medo da exposição de seu jeito, pensamentos e idéias, é o de ser rejeitado, tornando-se meio dependente do feedback, do outro. Diferente do “Eu Secreto”, o “Eu Cego” se auto expõe, gosta de expor suas idéias e pensamentos e em grupo, é falante. Não faz questão de receber feedback e as vezes se apresenta insensível ao feedback recebido de outros, de modo que não toma atitudes como no caso de recebimento de críticas. Pode ser considerado pelos outros como sendo insensível, egocêntrico, autoritário. Normalmente é seguro ao dizer aos outros o que pensa deles, tende a ser sincero, crítico em sua concepção. Sem intenção, causa caos na comunicação interpessoal no ambiente de trabalho, conseqüentemente o resultado no outros é a improdutividade, mágoas, falta de confiança. O último estilo interpessoal é o “Eu Aberto” que se relaciona de forma mais clara com equilíbrio na busca de feedback e também de auto exposição. Esse estilo é 24
  25. 25. bem sucedido nas relações, uma vez que sana a necessidade do outro no âmbito de empatia. A permissão de auto exposição e feedback, ajuda a movimentação de pensamentos e idéias do “Eu Secreto” e do “Eu Cego” serem transmitidos para o “Eu Aberto”. 7.4 Personalidades e perfis psicológicos Cada pessoa expressa seu comportamento de acordo com sua personalidade e aprendizado durante toda a vida. Personalidade 1.Caráter ou qualidade do que é pessoal. 2. O que determina a individualidade duma pessoal moral; o que a distingue de outra. 3. Personagem. Nas palavras de RICHARD W. WALLEN (1963), podem ser identificados três tipos de personalidades no ambiente empresarial. A presença de afeto, consideração pelo outro, agressividade, luta para resolução dos problemas, precisão, conscientização, firmeza, objetividade e outras características podem ser apresentadas pelo profissional de acordo com sua personalidade. Preponderam-se características próprias em cada estilo de personalidade, as quais serão abordadas a partir do próximo parágrafo. De acordo com JOSÉ OLÍMPIO no livro Desenvolvimento Interpessoal na área de psicologia, os três tipos de personalidades são: O indivíduo batalhador durão; o auxiliador amistoso e o crítico lógico. O batalhador durão se manifesta sem sensibilidade e consideração e jamais admite ser dependente dos outros. O auxiliador amistoso é pouco determinado em lutar por benefícios e idéias próprias, evita conflitos e tem dificuldade com a realidade. O critério lógico se demonstra indiferente quanto a seus sentimentos e também os sentimentos dos outros. Algumas características como apoio; concessão, conservação; apego; liderança; dominação e adaptação; negociação, têm efeitos positivos e efeitos negativos que podem ser trabalhados para conquista de equilíbrio. 25
  26. 26. Os aspectos positivos como apoio, concessão, são demonstrados pelo indivíduo com confiança no próximo, satisfaz-se ajudando, aconselhando e se dedicando ao outro. As mesmas atitudes que realizam para as pessoas, as espera de volta. Por demasiada concessão e utilidade ao próximo, assume uma culpa diante de uma situação de relação desconfortável com objetivo a amenizar qualquer conflito, por não expressar as próprias idéias e sim aceitar constantemente a idéia do outro, tornam-se essas características negativas. O comando da situação tende a ficar com o indivíduo que apresenta poder de liderança e dominação. A pessoa não tem facilidade a receber ordens, seus planos e idéias o levam a tomar iniciativas no grupo, tentando influenciar a todos a o seguir. Aspectos como se manifestar de forma tudo ou nada é característica forte na pessoa do estilo liderança e dominação. Tende a ser considerado agressivo pela forma de lutador por não permitir ser passado para trás e por medir forças com outros indivíduos intelectualmente. O cuidado e precaução são evidentes no estilo conservador com presença forte de apego. O homem precavido analisa minuciosamente uma situação e ou outro indivíduo, aceita novas idéias depois de constatar veracidade. O indivíduo com esse estilo é muito atento e ao analisar demasiadamente as situações a seu próprio interesse, é visto como pessoa indiferente, teimoso e frio. Ele apresenta dificuldade na quebra de paradigmas para obtenção de novos conhecimentos. Adaptação, negociação é o estilo que se apresenta no indivíduo com habilidade em adaptação ao outro, gosta de se sentir importante para o outro e por isso é espirituoso e muito amigável para que tenha boas relações interpessoais. Por gostar de agradar, acaba se submetendo as idéias dos outros e deixando as próprias de lado. Não gosta de conflitos a qualquer custo. Tende a esconder os reais sentimentos para apaziguar uma situação desconfortável. De acordo com JOSÉ OLÍMPIO no livro Desenvolvimento Interpessoal, a identificação dos estilos de personalidades nos profissionais, pode ajudar na eficaz relação interpessoal profissional. Pode-se ressaltar que o equilíbrio de sentimentos e atuações é eficiente para que uma relação interpessoal tenha êxito. 26
  27. 27. 7.5 Feedback: A comunicação bilateral A palavra feedback significa retroalimentação, partindo da idéia de que uma informação pode ser transmitida ou recebida, mas que o objetivo do feedback pode ser produtivo ou negativo. Engenheiros utilizam a palavra feedback na máquinas que projetam, onde uma parte da energia de saída da máquina retorna como entrada. Eles utilizam também a palavra feedback de forma mais restrita, no controle de margem de erro, para que nas saídas não haja ultrapassagem de energia e que essa seja corrigida. No comportamento de integrantes de uma organização, nas relações interpessoais, o feedback pode ser utilizado com objetivos, assim como nas máquinas, inclusive com direcionamentos de informações de saída e de entrada. Para eficácia do feedback e para que objetivos determinados sejam alcançados, pode-se desenvolver competências e estratégias nas relações interpessoais dentro da empresa incluindo o secretário. O feedback descrito ao em vez de avaliativo não apresenta juiz, mas um narrador de fatos, com objetivo de transmitir ao receptor a redução de defensividade e também liberdade na utilização da conversa. Dizer a um integrante de uma equipe uma palavra ou fato isolado a faz refletir mais intensamente, assim então será um feedback específico e não geral, o profissional pode refletir em vários âmbitos, que não necessariamente seja o foco no trabalho. Já, a utilização de frases taxativas em relação a um indivíduo generaliza a situação de forma a dificultar a visualização do fato. Proporcionar um feedback compatível tanto com as necessidades do comunicador quanto com as do receptor, onde ambos tenham o direito de expor suas idéias pode ser eficiente nos relacionamentos profissionais. No feedback dirigido, a fala do comunicador a respeito de um fato direto ao receptor, deve ser expressado com domínio sobre o assunto abordado, ao contrário, o receptor, profissional da organização pode se frustrar e a situação ficar ainda mais incontrolável. Feedback solicitado ao em vez de imposto: Formulação de perguntas, as quais levem ao receptor a mesma resposta que o comunicador. 27
  28. 28. Geralmente o feedback alcança eficácia quando proporcionado oportunamente, quanto antes for exposto após o fato ocorrido. O comunicador precisa se certificar de que o receptor compreendeu a mensagem transmitida, principalmente em grupos de treinamentos, esse é o Feedback esclarecido para assegurar comunicação precisa. Uma maneira de efetuar esse ato com eficiência é pedindo que o receptor repita a mensagem, abordando formas estratégicas para solicitar isso. Nas relações interpessoais é difícil tanto dar como receber feedback. Quando o integrante da organização se propõe a dar feedback, se sente mais importante, útil e competente. O que deve ser avaliado é a utilidade da mensagem do feedback para o receptor, o que a mensagem e a expressão da mensagem podem causar no receptor. Deve-se cuidadosamente dar feedback, uma vez que é natural a demonstração das próprias convenções e idéias na tentativa de motivar o outro com as próprias motivações. Precaver-se de que a cultura brasileira nas organizações, o feedback ainda é considerado como crítica, assim, ao em vez de causar o impacto objetivado no indivíduo, pode-se causar frustração. No ambiente empresarial, há pessoas não preparadas para receber feedback, além de por vezes não o querer receber. Aceitar e admitir os próprios erros, fracassos, ineficiências e a crítica diante de outros, é muito difícil. Por isso a tendência do ser humano é se privar da exposição com receio de afeto a sua imagem. É comum a defensividade diante do ato do feedback, por orgulho do integrante da organização e dificuldade do mesmo de aceitação em relação aos próprios erros. Analisar as situações, considerando racionalmente os fatos, pode-se ajudar a alcançar resultados satisfatórios dos objetivos estipulados. Confiança recíproca é eficiente para que em um exame conjunto, onde o comunicador e o receptor ouçam e falem. Para que possa manter os acertos e objetivos conquistados, para que se repare os erros, necessita-se tanto de feedback positivo quanto negativo, ou seja, entrada e saída de informações que causem impactos diferenciados nos profissionais. O feedback necessita do emocional do integrante da empresa para ser transmitido, podendo então causar mudanças no comportamento do outro, embora para definição de objetivos de feedback é necessário a racionalização. 28
  29. 29. 7.6 Competência Interpessoal O indivíduo, ao longo de sua vida, se relaciona o tempo todo com outros indivíduos, seja em sua casa, nas ruas, no trabalho. Refletindo na condição que fica-se mais tempo no trabalho do que com os familiares e outras pessoas, é natural que a relação interpessoal no trabalho pode intensificar algumas dificuldades de relação. Considerando que cada integrante de uma empresa tem suas idéias e que quer expô-las, colocá-las em prática e que não é possível que a idéia de todos sejam acatadas pela organização, isso gera alguns desconfortos e é necessário que sejam organizadas as tarefas de cada integrante de forma hierárquica, para que cada indivíduo seja útil praticando um determinado trabalho. Comunicar-se dentro da organização de forma a se fazer entender é difícil, então antes mesmo da relação profissional com o outro, surge a relação pessoal emocional, que engloba simpatia, antipatia, proximidade, afastamento, relações com atitudes conscientes ou inconscientes como o simples gesto de virar a cabeça. A capacidade que o indivíduo tem de se comunicar vai além das linguagens verbal e não verbal, o corpo pode informar tanto quanto qualquer outra linguagem. No primeiro impacto com os colegas de trabalho, mesmo que inconsciente, o integrante da organização atua considerando seus aspectos psicológicos e experiências anteriores. Assim, conviver com os outros, pode ser agradável ou não. Situações podem ser geradas nas relações interpessoais, que desgastem as duas partes pela tensão e preocupação diante dos fatos relacionados ao dia-a-dia. Geralmente a primeira impressão é positiva na relação, quando os indivíduos estabelecem simpatia. Já a antipatia precoce pode ser utilizada facilmente por uma pessoa, diante das atitudes do outro. Pode-se afirmar que a relação interpessoal sempre abrangerá a integração de duas ou mais pessoas, nesse sentido assumir as parcelas de responsabilidades igualmente é complicado. 29
  30. 30. Livra-se da culpa, transferindo-a para outro, tentando sentir a situação mais livre e cômoda. É consciente para o ser humano, que mesmo no trabalho, muitas vezes predomina o pensamento egoísta e nem sempre as condições objetivas que a empresa necessita. Nesse aspecto é importante que o secretário (a) desenvolva tal competência, encontrando o equilíbrio nos consensos e idéias. 7.7 Relações Interpessoais. É indispensável que o secretário (a) compartilhe de relações interpessoais. Em conseqüência disso, torna-se necessário que o profissional de Secretariado Executivo Bilíngüe desenvolva a competência Desenvolvimento Interpessoal. Na profissão de Secretariado Executivo Bilíngüe, o relacionamento positivo, abrangendo capacitações como: comunicação, cooperação, respeito, amizade de faz necessário, mantendo a alta produtividade organizacional. O que ocorre é que no processo de interação, nem sempre os sentimentos desenvolvidos são de simpatia, repercutindo assim, em sentimentos de antipatia e rejeição, ocasionando automaticamente a queda da produtividade. Nas palavras de José Olímpio, o ciclo “atividades-interações-sentimentos”, não se relaciona diretamente com a competência técnica de cada pessoa. Um profissional competente não necessariamente terá rendimentos positivos, uma vez que o ambiente e sua situação podem influenciar na qualidade do trabalho do profissional. Considerando que no ambiente de trabalho, cada indivíduo apresenta diferenças em relação aos próprios conhecimentos, informações, atitudes, experiência anterior, valores, estilo em cada comportamento, opiniões. São essas diferenças e a forma com que são encaradas que determinam o estilo de relacionamento entre os membros da organização. Para que o relacionamento do secretário (a) com os demais componentes da empresa seja agradável a ambos, o profissional deve se atentar em encarar as diferenças 30
  31. 31. de maneira aberta, permitir que a comunicação flua de forma fácil e usufruir do feedback. O hábito ouvir o outro sem restrições e contendo as próprias opiniões ou expondo-as de forma sutil e respeitosa, culmina em resultados satisfatórios para a relação interpessoal do secretário (a) com os executivos, funcionários e outros integrantes da organização. Ao alcançar tais resultados, as relações propiciam ao profissional que tem se desenvolvido pessoal e interpessoalmente, harmonia, prazer e satisfação pessoal e profissional. Quando o resultado é apatia, a proporção é de um relacionamento árduo, tenso, conflituoso, isso é notado primordialmente na queda da qualidade nas atividades que são geralmente exercidas pelo indivíduo na empresa. A liderança e a participação eficaz em grupo dependem essencialmente da competência interpessoal do líder e dos membros. ( Desenvolvimento Interpessoal, José Olímpio) Além de competências técnicas, o profissional de Secretariado Executivo Bilíngüe deve desenvolver a competência de relacionamento interpessoal, sendo o significado dessa competência, a habilidade eficaz e adequada de lidar com os integrantes da organização. Constitui a competência interpessoal, dois integrantes primordiais: a percepção e habilidades. A percepção deve ser desenvolvida partindo de uma própria percepção, de auto conhecimento, facilitando então a capacitação de percepção quanto ao outro. O desenvolvimento do auto-conhecimento não é fácil e nem rápido de ser alcançado. Para tanto é imprescindível que haja a aspiração, aceitação, o feedback e disponibilidade psicológica para tal. Nas palavras de ROLLO MAY o auto conhecimento só pode ser obtido com a ajuda dos outros. Habilidades como: flexibilidade, significando a capacidade de enxergar vários ângulos em uma situação, podendo então, agir de maneira diferenciada em cada ocasião, 31
  32. 32. criando soluções diversificadas com mais chance de eficácia, dar e receber feedback , conscientiza-se da existência eu-tu, onde eu falo e tu ouves e vice-versa. O desenvolvimento das habilidades de dar e receber feedback amplia a percepção do eu e também do outro. O desafio do desenvolvimento dessas habilidades, é além de despertá-las , mantê-las duradouras nas relações. Deve-se analisar, após algum tempo de aplicação das habilidades adquiridas, se o comportamento dos indivíduos, a qualidade e quantidade das atividades realizadas no trabalho, se mantém como no início. Tal análise ajudará mais na percepção e capacitação do indivíduo de alcançar o objetivo de harmonia e eficácia na relação interpessoal. 8 Metodologia da Pesquisa Utilizada Foi utilizado o resultado adquirido na aplicação de um questionário contendo sete questões objetivas, com intuito de comparação entre o segundo período de Secretariado Executivo Bilíngüe e o oitavo período do mesmo curso, Secretariado Executivo Bilíngüe. As questões foram desenvolvidas com objetivo de identificação nos participantes, do conhecimento sobre o assunto desta pesquisa que é “Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal” e a perspectiva juntamente com a importância do tema para os integrantes que cooperaram respondendo as questões. Outro intuito focal é de através dos resultados obtidos, identificar se as Faculdades Integradas de São Carlos abrangem o assunto “Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal”, uma vez que a pesquisa realizada nesse trabalho, apresenta o Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal como competência essencial para o bom desempenho do profissional de Secretariado Executivo Bilíngüe. A aplicação do questionário foi realizada no dia dezoito de setembro do ano 2009, na Fadisc (Faculdades Integradas de São Carlos), com a presença da aluna do oitavo período de Secretariado Executivo Bilíngüe, Josiana Aparecida Fazani, para exposição do assunto escolhido para sua pesquisa e sanar as possíveis dúvidas em relação às questões estipuladas. 32
  33. 33. Participaram da aplicação do questionário dez pessoas pertencentes ao curso de Secretariado Executivo Bilíngüe do segundo período e dez pessoas do mesmo curso do oitavo período. 8.1 Questionário 1. Você tem conhecimento sobre o assunto “Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal”? ( ) sim ( )não. Justificativa 2. Você tem curiosidade a respeito deste assunto? ( ) sim ( )não. Justificativa 3. Você acha importante desenvolver-se pessoal e interpessoalmente, para bom resultado das relações profissionais? ( ) sim ( )não. Justificativa 4. O Curso de Secretariado Executivo Bilíngüe das Faculdades Integradas de São Carlos abordou o assunto “Relação Pessoal e Interpessoal”, por meio de alguma disciplina contida no curso? Obs. Em qual semestre? ( ) sim ( )não. Justificativa 5. Considerando que a comunicação é uma competência primordial do Secretário(a), pode-se afirmar que o “Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal”, são fundamentais para a concretização dessa competência? ( ) sim ( )não. Justificativa 6. Sem o Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal, poderíamos afirmar que o desempenho do Secretário(a), ficaria aquém do seu papel na empresa? ( ) sim ( )não. Justificativa 33
  34. 34. 7. Sendo o profissional de Secretariado Executivo, elo entre as partes da organização, desenvolvendo-se Pessoal e Interpessoalmente, o Secretário(a) teria habilidades mais eficazes ao lidar com conflitos possíveis entre os membros da empresa? 8.2 Gráficos: Questão 01 2º Período 1 50% 50% 2 Figura 1 - Questão 1, segundo período Questão 01 8º Período 10% 1 2 90% Figura 2 - Questão 1, oitavo período 34
  35. 35. Questão 02 2º Período 30% 1 2 70% Figura 3 - Questão 2, segundo período Questão 02 8º Período 1 2 Figura 4 - Questão 2, oitavo período Questão 03 2º Período 0% 1 2 100% Figura 5 - Questão 3, segundo período 35
  36. 36. Questão 03 8º Período 0% 1 2 100% Figura 6 - Questão 3, oitavo período Questão 04 2º Período 20% 1 2 80% Figura 7 - Questão 4, segundo período Questão 04 8º Período 0% 1 2 100% Figura 8 - Questão 4, oitavo período 36
  37. 37. Questão 05 2º Período 0% 1 2 100% Figura 9 - Questão 5, segundo período Questão 05 8º Período 0% 1 2 100% Figura 10 - Questão 5, oitavo período Questão 06 2º Período 40% 1 60% 2 Figura 11 - Questão 6, segundo período 37
  38. 38. Questão 06 8º Período 10% 1 2 90% Figura 12 - Questão 6, oitavo período Questão 07 2º Período 0% 1 2 100% Figura 13 - Questão 7, segundo período Questão 07 8º Período 0% 1 2 100% Figura 14 - Questão 7, oitavo período 38
  39. 39. 8.3 Conclusão do questionário. Seguem nos próximos parágrafos as conclusões obtidas a partir da análise do resultado do questionário aplicado no segundo e oitavo períodos de Secretariado Executivo Bilíngüe: Analisando as respostas da questão de número um: Você tem conhecimento sobre o assunto “Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal?”, fornecidas pelo segundo período de Secretariado Executivo Bilíngüe, pode-se concluir que pelo menos metade das pessoas que ingressam no curso de Secretariado Executivo Bilíngüe, não têm o conhecimento sobre o assunto “Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal”. Já, no que concerne ao resultado da mesma questão obtido pelos alunos do oitavo período de Secretariado Executivo Bilíngüe, verificou-se que noventa por cento dos integrantes do curso apresentam conhecimento sobre o assunto Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal com variação de aprofundamento. Na questão número dois: Você tem curiosidade a respeito deste assunto? , setenta por cento dos participantes do segundo período, mostraram-se interessados em saber mais a respeito do assunto “Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal”. No oitavo período, cem por cento dos participantes, sentem vontade e curiosidade em saber mais sobre o assunto. Em resposta à terceira questão: Você acha importante desenvolver-se pessoal e interpessoalmente, para bom resultado das relações profissionais? , cem por cento dos participantes tanto do segundo período como do oitavo período responderam que é importante desenvolver-se pessoal e interpessoalmente para bom resultado nas relações profissionais. O Curso de Secretariado Executivo Bilíngüe das Faculdades Integradas de São Carlos abordou o assunto “Relação Pessoal e Interpessoal”, por meio de alguma disciplina contida no curso? Obs. Em qual semestre? , essa foi a quarta questão pertencente ao questionário, que demonstrou através de seu resultado que oitenta por cento dos participantes do segundo período, já ouviram falar pouco intensamente, nas aulas de “Técnicas Secretariais” sobre o assunto “Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal”, e cem por cento dos participantes do oitavo período tiveram o assunto 39
  40. 40. abordado nas aulas de “Psicologia” ao longo do curso, além de assuntos relacionados ao Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal, em disciplinas como: “Técnicas Secretariais”. Cabe salientar, porém, que em quatro anos de curso, tal competência não necessariamente é desenvolvida pelo contexto teórico e sim pela disposição do indivíduo em desenvolvê-la. O resultado obtido na quinta questão: Considerando que a comunicação é uma competência primordial do Secretário(a), pode-se afirmar que o “Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal”, são fundamentais para a concretização dessa competência? , foi de cem por cento nos dois períodos de Secretariado Executivo Bilíngüe, responderam que sim, o Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal ajuda na eficácia da comunicação. Sem o Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal, poderíamos afirmar que o desempenho do Secretário(a) ficaria aquém do seu papel na empresa? . Questão de número seis referente ao questionário aplicado, revelou que no segundo período de Secretariado Executivo bilíngüe, sessenta por cento dos participantes acham que o Secretário (a) ficaria aquém do seu papel na organização sem desenvolver-se pessoal e interpessoalmente. No oitavo período, o resultado da sexta questão revela que, noventa por cento dos participantes afirmam que sem o Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal o desempenho do secretário (a) ficaria aquém de seu papel na empresa. Sendo o profissional de Secretariado Executivo, elo entre as partes da organização, desenvolvendo-se Pessoal e Interpessoalmente, o Secretário(a) teria habilidades mais eficazes ao lidar com conflitos possíveis entre os membros da empresa? Essa foi a sétima questão pertencente ao questionário aplicado, que revelou através da resposta dos participantes, cem por cento de ambos os períodos, segundo e oitavo de Secretariado Executivo Bilíngüe das Faculdades Integradas de São Carlos, que sim, desenvolvendo-se pessoal e interpessoalmente, o profissional dessa área desempenha-se mais habilmente mais eficazes nos possíveis conflitos entre os membros da organização. 40
  41. 41. 9 Conclusão. Esse trabalho focou-se em uma pesquisa sobre as competências desenvolvimento pessoal e interpessoal como sendo eficientes nas relações interpessoais na organização, e também para desempenho eficiente do secretário (a) na realização de suas tarefas. Além da pesquisa teórica, privilegiou-se a análise do modo como as informações concernentes ao assunto em questão são adquiridas pelos graduandos durante o curso Secretariado Executivo Bilíngüe das Faculdades Integradas de São Carlos. Os resultados do questionário de sete questões, aplicadas nos períodos segundo e oitavo do curso de Secretariado Executivo Bilíngüe, explicitaram que metade dos alunos ingressantes no curso não têm conhecimento sobre o assunto, e a outra metade conhece o tema com pouca intensidade. Já ao longo da graduação, no oitavo período, todos têm consciência acerca do assunto com mais ou menos profundidade. A partir da pesquisa teórica realizada neste trabalho, o assunto desenvolvimento pessoal e interpessoal deve ser considerado uma competência a ser desenvolvida constantemente pelo profissional de Secretariado Executivo Bilíngüe, uma vez que o trabalho do mesmo é interagir com os membros da empresa, desde seu chefe, o executivo aos diversos funcionários, além do relacionamento por e-mail, telefone, cartas, ofícios e pessoas de outras empresas. A interação cotidiana no trabalho ocupa em média oito horas por dia do tempo de todos os profissionais, e considerando essa informação, deve-se atentar que o integrante da organização passa mais tempo com os colegas de trabalho do que com a própria família. A teoria desenvolvida neste trabalho deve ser aplicada no dia a dia do profissional de Secretariado Executivo, embora não haja uma fórmula definida que possa garantir êxito ao indivíduo. Situações controversas acontecerão no ambiente de trabalho que poderão requerer tomadas de decisões para proporcionar relações mais agradáveis e eficazes, coerentes com o objetivo de trabalho visado pela empresa. Considerando a necessidade de tomadas de decisões no auge da impulsão dos sentimentos e emoções, a análise dos fatos, com controle, de emoções deve ser prioridade. Analisar uma situação requer equilíbrio de emoções, juntamente com auto conhecimento, e coerência na conclusão. 41
  42. 42. Buscar o auto conhecimento, e também a aptidão de análise própria e do outro não é fácil. Deve ser treinado constantemente, pelo profissional de Secretariado Executivo, o auto-controle emocional, de forma a atingir e demonstrar de maneira coerente, a razão na análise realizada. O profissional deve considerar a necessidade da quebra de paradigmas para obtenção de novos conhecimentos. Que todas as situações são passivas de resolução, cada uma com características diferentes. Sensibilizar-se racionalmente na identificação de diferenças de situações ajudará no desenvolvimento pessoal e interpessoal. Cada situação vivida pelo indivíduo será parte de um treinamento constante em habilidades interpessoais que podem ser adquiridas, sendo importante para os profissionais de Secretariado Executivo. Ao longo da vida, paradigmas são criados pelo indivíduo. Quebrá-los e manter o aprendizado por toda vida profissional é sempre uma escolha. 42
  43. 43. 10 Referências Bibliográficas: ABREU, Antônio Suárez. A Arte de Argumentar. Cotia (SP): Ateliê Editorial, 2003. CARVALHO, Antônio Pires. GRISSON, Diller ( Orgs.). Manual do secretariado Executivo. São Paulo: D’ livros editora, 2001. CHUN, Wei Choo; ROCHA Eliana. A organização do conhecimento. Sao Paulo: Editora SENAC 2003. FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Mini Aurélio, O Dicionário da Língua Portuguesa. Curitiba: Editora Positivo, 6ª edição revista e atualizada, 4ª impressão, janeiro de 2005. GOLEMAN, Daniel. Inteligência Emocional. Rio de Janeiro: Objetiva, 1995. MAY, Rollo. O Homem à Procura de Si Mesmo. Vozes, Petrópolis: 11ª edição, 1985. MEDEIROS, João Bosco, HERNANDES Sonia. Manual da Secretária, Técnicas de Trabalho. São Paulo: Editora Atlas, 10ª edição, 2006. MONTALVÂO, Alberto. O Homem em Busca de Si Mesmo. São Paulo, Egéria, 4ª edição, 1975. MOSCOVICI, Felá: Desenvolvimento Interpessoal: Treinamento em Grupo. Rio de Janeiro: José Olympio, 2001. WALTON, Richard E.. Pacificação Interpessoal: Confrontações e Consultoria de uma terceira parte. São Paulo: Edgard Blucher LTDA, 1976, 1ª edição. WEISINGER, Hendrie. Inteligência Emocional no Trabalho. (Emotional Intelligence at work). Rio de Janeiro: Objetiva, 1997. .COM, ARTIGOS. A Secretária Executiva no processo de inteligência emocional. Disponível em: http://www.artigos.com/artigos/sociais/administracao/a-secretaria- 43
  44. 44. executiva-no-processo-de-inteligencia-emocional-319/artigo/ (Acessado 28 de agosto de 2009) FENASEC, Código de ética do Profissional de secretariado, 1989. Disponível em: http://www.fenassec.com.br/codigo.htm, (Acessado em: 18 de março de 2009). UFBA, escola de administração. Disponível em: http://www.dasecretariado.ufba.br/histórco_da_profissão.htm, (Acessado em 15 de abril de 2009). UNAMA, Universidade da Amazônia. Proposta de competências e qualificações pré- destinadas ao profissional de secretariado, 2009. Disponível em: http://www.unama.br/graduacao/cursos/SecretariadoExecutivo/downloads/guiaAcademi coSecretariadoExecBilingue2007.pdf, (Acessado em: 15 de março de 2009). 44

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