manual de funciones

3.  Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas
y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades
cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los
respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el
establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las
rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades
intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental
o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una
empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas
apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo
con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de
los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes
de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente
dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente
en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e
inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes
como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por
los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y
calidad de la gestión.


5.  Toda empresa tiene que tener un manual de funciones, sobre
todo aquellas que son de grandes dimensiones, ya que así se lleva
un control sobre las funciones que tiene el personal que
conforma la compañía. Es un instrumento eficaz de ayuda para el
desarrollo de la estrategia de una empresa, ya que determina y
delimita los campos de actuación de cada área de trabajo, así
como de cada puesto de trabajo, por eso en jobandtalent vamos
a dedicar este post para informar sobre la importancia de un
manual de funciones.
 Este manual consiste en la definición de la estructura
organizativa de una empresa. Engloba el diseño y descripción de
los diferentes puestos de trabajo estableciendo normas de
coordinación entre ellos. Es un documento que especifica
requisitos para el cargo, interacción con otros procesos,
responsabilidades y funciones.

6.  Al determinar y delimitar los campos de actuación de cada
colaborador (tareas, atribuciones, responsabilidades),
permite que las personas interaccionen con un mayor
conocimiento de su rol dentro de la empresa, lo que
ayuda
en el proceso de comunicación, integración y desarrollo.
Elimina desequilibrios en cargas de trabajo, omisiones,
duplicidad de funciones, cuellos de botella, circuitos de
trabajo irracionales, etc.
Es un instrumento muy útil para planificar la plantilla de
la empresa y la posible variación de los puestos de
trabajo, así como para definir planes de carrera.

7.  Una vez elaborados los procedimientos de cada una de las áreas y
operaciones respectivas se procederá a elaborar los manuales de
funciones los cuales tendrán como base principal los formatos
únicos donde en las columnas de responsabilidad y cargo se
trasladan a el respectivo manual de funciones el cual a
continuación se define y se indica su contenido.


8.  Existen múltiples y variadas aproximaciones
conceptuales a la competencia laboral. Un concepto
generalmente aceptado la define como una
capacidad efectiva para llevar a cabo exitosamente
una actividad laboral plenamente identificada.
La competencia laboral no es una probabilidad de
éxito en la ejecución de un trabajo; es una capacidad
real y demostrada.
 Una buena categorización de la competencia, que
permite aproximarse mejor a las definiciones, es la
que diferencia tres enfoques. El primero concibe la
competencia como la capacidad de ejecutar las
tareas; el segundo la concentra en atributos
personales (actitudes, capacidades) y el tercero,
denominado “holístico”, incluye a los dos anteriores.

9.  Para la realización del presente trabajo y el
logro del mismo fue necesario apoyarse
en técnicas de captación de la información ya
conocidas como
son: entrevista personal, observación directa y
revisión de documentos. Se analizó uno puestos
de trabajo, con el propósito de caracterizarlo,
detectando las deficiencias del mismo así como
los elementos que lo integran y su relación con
el medio, definiéndose que el mismo es la
célula fundamental de la empresa.

10.  1.2. Análisis del Puesto de Trabajo.
 La múltiple variedad de puestos de trabajo que existen en
la economía determina la necesidad de su agrupamiento a
los efectos de la organización del trabajo atendiendo a una
serie de factores y a las características específicas de la
actividad que en ellos se ejecuta. (Ver Anexo 1)
 1.2.1. Clasificación del Puesto de Trabajo.
 Los puestos de trabajo se pueden agrupar atendiendo a:
 Grado de mecanización.
 Cantidad de trabajadores y su agrupación.
 Numero de equipos que componen el puesto.
 Grado de especialización.
 Grado de movilidad.


11.  Organización al Puesto de Trabajo.
 Uno de los elementos centrales de la organización del trabajo es la organización
y servicios al puesto de trabajo, el cual se encarga del estudio del puesto de
trabajo en su carácter interno y externo es decir, tanto en las relaciones entre
los elementos del propio puesto como en sus relaciones con otros dentro del
proceso de producción o servicio.
 Objetivos de la Organización y Servicio al Puesto de Trabajo. El objetivo
central de la organización y servicio al puesto de trabajo es garantizar que el
trabajador cumpla en el la tarea de producción asignada con la mejor calidad,
de forma tal que se asegure una carga de trabajo elevada y uniforme,
garantizando la utilización racionadle sus conocimientos y hábitos de producción.
 Elementos de la Organización del Puesto de Trabajo. La organización del
puesto de trabajo consta de cuatro elementos fundamentales.
 Organización de su especialización. Por especialización en el puesto de trabajo
se entiende cuando en cada uno se cumple determinado número de operaciones
de producción o trabajos interrelacionados por algún principio tecnológico. Por
ejemplo, la configuración del objeto de trabajo, la homogeneidad tecnológica de
la elaboración, tipo y carácter de los accesorios que se utilizan, grado de
exactitud y complejidad de la elaboración etc....
 Los fundamentos técnicos de la especialización son:
 Estandarización.
 Normalización.
 Unificación de piezas.
 Tipificación de los procesos tecnológicos.

12.  Condiciones en el puesto de trabajo.
 Un requisito de gran importancia para el logro de una eficiente producción es la
existencia de condiciones en la célula fundamental del proceso productivo, es
decir, el puesto de trabajo debe estar condicionado exquisitamente para obtener
resultados satisfactorios en menor tiempo, con mayor calidad y le permita al
operario desempeñar su función de la forma más cómoda, eficaz y competitiva.
 De esta forma queda definido como condiciones de trabajo el conjunto de
factores a los cuales está expuesto el trabajador durante la realización de su
trabajo y que pueden convertirse en nocivos cuando constituyen una cara
excesiva para el organismo del trabajador (Orlov 1986) y tienen como objetivo
general la adaptación del trabajo al hombre.
 Figura 1.2 Relación de adaptación hombre-trabajo.
 Las condiciones de trabajo ideales elevarán las marcas de seguridad, reducirán
el ausentismo y la impuntualidad, elevarán la moral del trabajador y mejorarán
las relaciones públicas siempre que su proyección social tenga como objetivos:
 Elevar la eficiencia productiva del trabajador.
 Velar porque el trabajo no comprometa la salud del obrero.
 Contribuir a través del mejoramiento de las condiciones a la humanización del
trabajo, lográndose que éste se convierta paulatinamente en la primera
necesidad vital del hombre.


13.  El análisis de cargo es el proceso que consiste en obtener información acerca de los cargos
determinados cuáles son los deberes, tareas o actividades de los mismos. El procedimiento
conlleva a realizar una investigación sistemática de los cargos, siguiendo una metodología
antes del estudio.
 Fuentes de datos o información
 Para esto se recurre a la cooperación de los empleados y supervisores de los departamentos
que se están analizando los cargos. Estos supervisores y empleados son las fuentes de una
gran parte de la información acerca de los puestos.
 Recolección de información sobre el cargo
 Se puede obtener información sobre los cargos de varias maneras. Los métodos más comunes
para estudiar los puestos son las entrevistas, cuestionarios, observación y datos, los cuales
dependerán del tamaño de la empresa.
 Entrevistas: Se pregunta a los empleados y supervisores acerca del puesto que está
revisando. Tiende a ocupar mucho tiempo.
 Cuestionarios: Puede circular cuestionarios cuidadosamente elaborados para que los
empleados y supervisores los llenen de forma individual. Se usarán estas formas para obtener
datos en las áreas de los deberes y tareas que se llevarán a cabo en el puesto, el propósito
del cargo, la distribución física, requisitos para realizar el trabajo, el equipo y el material
que se utiliza y otras informaciones que se deseen obtener.
 Observación: Puede obtener información acerca de los cargos al observar y registrar en una
forma estándar las actividades de las personas. Algunas empresas graban el trabajo para
estudiarlo después en videocinta.
 Diarios: Se puede pedir a los ocupantes de los cargos que lleven un diario de sus actividades
laborales durante todo un ciclo de trabajo. Normalmente se llenan los diarios en horas
específicas del turno de trabajo y se mantienen durante un periodo de cuatro semanas.

14.  Análisis de la información recolectada.
 Deberá existir un análisis del cargo que incluya un análisis de las conductas laborales importantes requeridas
par aun desempeño con éxito. Cualquier análisis del cargo debe concentrarse en las conductas en el trabajo
y en las labores relacionadas con las mismas. Existen tres métodos populares para esto.
 Análisis funcional del puesto. Utiliza un inventario de los diversos tipos de funciones o actividades laborales
que pueden constituir cualquier cargo. Existen tres amplias funciones de los trabajadores que forman la base
del sistema: datos, gente y cosas. El resultado final es un trabajo evaluado cuantitativamente. Puede usarse
fácilmente para describir el contenido de los cargos y ayudar a escribir descripciones y especificaciones.
 Método del incidente crítico. El objetivo de este es identificar tareas decisivas del puesto. Estas son los
deberes y responsabilidades importantes en el trabajo que realiza el empleado y que lo llevan al éxito. Esta
se obtiene a través de entrevistas y por informes de los empleados. El Producto final serán las declaraciones
escritas claras, completas y de fácil comprensión por las personas no familiarizadas con el cargo.
 Sistema de cuestionario de análisis de cargo. Para esta es necesario utilizar cuestionarios, los cuales
entregaran la información que luego se procederá a tabular en una tabla y calcular la frecuencias de estos
datos. Esto nos entregara la información que deberá ir en la hoja de descripción de cargos.
 Descripción del Cargo. Una descripción del cargo es una descripción escrita y los tipos de tarea que
incluyen. Como no existe un formato estándar de descripciones de puestos, su apariencia y contenido varían
de una empresa a otra. Sin embargo, la mayor parte de las descripciones de puestos contendrá por lo menos
tres partes:
 Título del Puesto. Es importante la selección del título del puesto. En primer lugar, el título del cargo le da
importancia sicológica y de estatus al empleado. El título del puesto también debe indicar el nivel relativo
que ocupa quien lo tiene en la jerarquía de la empresa.
 Sección de identificación del cargo. Incluye temas como la ubicación departamental del puesto, la persona
con la que reporta quien lo ocupa y la fecha en que se revisó por última vez su descripción.
 Sección de los deberes del cargo. Estos aparecen en orden de importancia. Estas declaraciones deben indicar
el peso, o valor, de cada tarea. También , por lo general, se indican las herramientas y equipo que utiliza el
empleado para desempeñar su trabajo.

15.  Metodología de Trabajo
 La metodología empleada para realizar este trabajo fue guiada
por la profesora en clases, la cual consistió en lo siguiente:
 Primero que nada, elegimos el área en que íbamos a concentrar
nuestros esfuerzos, esta es el área estratégica o gerencial. Una
vez que tuvimos claro nuestro objetivo precedimos a ver cuales
eran nuestras fuentes de información, en clases fue sugerido que
el medio con el cual íbamos a conseguir nuestra información era
el cuestionario.
 El Paso siguiente fue diseñar el cuestionario, o sea, preparamos
preguntas para obtener información sobre las tareas que se
ejecutan, requisitos y características definidas. Para esto
utilizamos la siguiente estructura:
 Identificación del cargo.
 Funciones.
 Requisitos.
 Condiciones de trabajo.

16.  IDENTIFICACIÓN.
 Nombre del cargo: Gerente de Centro de Procesos M/X
 Departamento: División de Producción
 Cargo del Jefe Inmediato: Gerente de Producción
 Cargos bajo su responsabilidad: Jefe de área de producción de comercio Exterior, Jefe de área de mercado
internacional, Jefe de área de Derivados y Comunicación internacional, Jefe de área de tesorería, Jefe de
área Departamento de proyectos, Jefe de Control y Gestión.
 OBJETIVO
 Otorgar soporte operativo de excelencia a las áreas comerciales relacionadas (área de negocio y mesa de
dinero), constituyéndose además en la contraparte de control por oposición a dichas tareas.
 NATURALEZA
 La persona que desempeñe este cargo debe tener iniciativa, Capacidad de juicio, creatividad y un uso de
técnicas adecuadas de acuerdo a lo que desempeñara. Debe ser capas de trabajar bajo presión de sus
superiores, organismos contralores trabajadores subordinados.
 FUNCIONES
 Principales o Frecuentes: Planificar, administrar y controlar.
 Periódicas: Seguimientos de proyectos, reuniones de planificación, coordinación de actividades, resolución
de problemas, entrega de información, capacitación, evaluación de proyectos.
 Ocasionales: Actividades con RR.HH., atención a auditores, reuniones con organismos contralores,
actualización normativa.
 REQUISITOS
 Características académicas: Universitario con mención en Comercio Internacional y Administración de
Personal.
 Experiencia: mínima de cinco años.
 Sin distinción de sexo o edad cumpliendo los requisitos anteriores.


17.  Conclusión
 En el exposiciones antes hechas nos pudimos dar cuenta de la
gran importancia que tiene el Análisis Y Descripción de un
Cargo, ya que de este depende mucho le eficiencia de la
Organización, en un nivel Jerárquico, en el caso que se
requiera hacer una reestructuración de esta, porque este
Análisis da las pautas dadas del perfil de la persona que se
busca para dicho cargo.
 Entendimos también que es una tarea sencilla elegir a una
persona en cargo sea cual en sea el nivel Jerárquico, desde el
mas bajo hasta el mas alto, necesitan cumplir requisitos
especificas para cada labor. En el caso de nosotros nos toco
Analizar el nivel Directivo de la Organización, por lo cual
podemos deducir, que esta persona debe cumplir con muchos
requisitos y además muy específicos.
 Logramos aprender a Analizar y a Describir un cargo y lo que
significa este en la Organización, a usar los Métodos que se
ocupan para desarrollar esto, tal como: Encuestas o
Cuestionarios, Hoja de Tabulación, Hoja de Análisis.