La carta comercial y sus partes

1. LA CARTA COMERCIAL Y SUS PARTES
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas
comerciales o bien una empresa con un particular, o
viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o
confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen
varios tipos de cartas comerciales. Los más
importantes son: de compraventa, de reclamación, de
ofertas, de solicitud de información y de publicidad .A
diferencia de cartas personales, las cartas
comerciales poseen un esquema más rígido y un tono
más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
LA CARTA COMERCIAL ES COMPUESTA POR:
 Membrete
 Fecha
 Datos del destinatario.
 Asunto o Referencia.
 Saludo
 Texto de la carta
 Despedida
 Firma (rúbrica a mano, nombre y título del firmante)
PARTES ADICIONALES
 iniciales de Identificación
 Anexos o adjuntos
 Copia
 Número consecutivo de la carta
 Segunda página

2. EL MEMBRETE
Identifica Ia oficina o empresa que envía el documento. Se escribe a una pulgada
del borde superior del papel (4 ó 6 líneas verticales), y por lo regular contiene:
Nombre de la empresa, dirección, teléfono, fax y correo electrónico. En algunas
ocasiones incluye un logotipo o símbolo publicitario.
EJEMPLO:
Floristería las rosas
LA FECHA
Contiene el nombre de la ciudad, departamento, estado o país, y luego la fecha
de emisión del documento separados por una coma. Cuando se usa papel
membretado no es necesario incluir el lugar de procedencia, únicamente se
escribe la fecha.
EJEMPLO:
Barranquilla, 22 de octubre de 2014
DATOS DEL DESTINATARIO
 La dirección consta de varias líneas y se escriben a espacio sencillo.
 Contiene el nombre completo de la persona a quien va dirigida la carta, el
cargo que ocupa el cargo en la empresa y la dirección.
 Antes del nombre siempre debe usarse el tratamiento natural (Señor,
Señora o Señorita); o el tratamiento académico (Doctor, Licenciado,
Ingeniero, Profesor, etc.)

3. Ejemplos de destinatarios
Señor
JOSÉ ANTONIO PORTILLO
Gerente de Ventas
Almacén El Mundo Elegante
Barranquilla
ASUNTO O REFERENCIA
No todos todas las personas prefieren el uso de esta parte. Sin embargo, muchas
empresas lo conserva para facilitar el manejo de los archivos y agilizar el trabajo
de los ejecutivos. De allí la brevedad y concisión de esta línea. Ejemplos:
Asunto: Oferta de fin de año
EL SALUDO
Es la frase de cortesía antes del texto de la carta. Generalmente va seguido de
dos puntos:
Un experto comunicador aconseja: “Una carta debe parecerse al diálogo amistoso
que sostienen dos personas que se encuentran de súbito en la calle: Se saludan,
conversan y se despiden. Ejemplos
 Estimado señor:
 Respetable señor López:
 Estimada señorita Carmen:
 Distinguido Doctor Torres:
 Excelentísimo Señor Presidente:
EL TEXTO DE LA CARTA
Puede ser un texto corto, mediano o largo. Como decía el buen escritor P.
Lombardi, “Aperitivo, plato fuerte y postre”; es decir, la introducción, el desarrollo
del tema y la conclusión. Debe escribirse a espacio sencillo, con excepción de la
carta muy corta, que se escribe a doble espacio.

4. REGLAS QUE RIGEN LA ESCRITURA DEL TEXTO
 Tenga en cuenta las características vitales y complementarias, el buen
lenguaje, las relaciones humanas y todos los factores de corrección.
 Se deja siempre doble espacio entre un párrafo y otro.
LA DESPEDIDA
 En algunas ocasiones se usan palabras de cortesía, tales como:
cordialmente, sinceramente, atentamente,
 También pueden usarse las siguientes frases: Hasta otra ocasión, hasta
pronto, agradeceré su respuesta, etc.
FIRMA
La persona responsable del mensaje expresado en el texto, debe estampar su
firma manuscrita. La firma incluye:
a) Rúbrica (encima del nombre, y generalmente manuscrita)
b) Nombre del remitente.
c) Cargo del remitente
Ejemplos de Firma
(Falta rúbrica manuscrita)
Dinora Estela Ramírez José Saúl Flores González
Gerente Director
IDENTIFICACIÓN DEL TRANCRISTOR
Actualmente, es una parte que sólo tiene razón de ser cuando varias personas
realizan el mismo trabajo. Y en vista de que los jefes ya no dictan cartas, porque
la secretaria debe poder redactarlas, sólo se usan las iniciales de la secretaria
responsable del documento.

5. Ejemplos: rm lm ei va P. Quijano
Reglas para la escritura de las iniciales
 Las iniciales se escriben a dos espacios después de la firma
mecanografiada, o del título o cargo.
 Las iniciales siempre se escriben en el margen izquierdo.
PARTES ADICIONALES:
Anexo o adjunto: Se escribe cuando la carta va acompañada de otro documento.
Ejemplos:
 Anexo: tres catálogos.
 Adjunto: un contrato.
COPIA
En América Latina, se acostumbra escribir la palabra “Copia”; en otros países se
escribe la abreviatura c.c. para significar “copia carbón”.
Luego, después de dos espacios se empiezan a escribir en orden jerárquico, los
nombres y cargos de los funcionarios que van a recibir copia del
documento. Ejemplos:
 Copia: Señor Carlos Guerrero.
 Copia: Director de Relaciones Públicas,
 Jefe del Departamento de Mercadeo y
 Supervisor de Ventas
LA SEGUNDA PÁGINA
No siempre es recomendable usar una segunda página, pero cuando no hay otra
alternativa habrá que hacer uso de este elemento, usando la siguiente técnica:
a) Utilice papel de igual calidad, tamaño y color al de la primera página, pero sin
membrete.

6. b) Deje ocho interlíneas desde el borde superior del papel, y coloque la línea de
identificación con los siguientes elementos:
Ø Nombre del destinatario con el tratamiento.
Ø Número de página
Ø Fecha de la carta (en este caso, puede ir abreviada)
Ø Código o No. Consecutivo de la correspondencia (si aparece registrado en la
primera página.
Recomendaciones:
 Empiece a escribir a cuatro renglones de la línea de identificación.
 Escriba en la segunda página por lo menos tres líneas del cuerpo de la
carta
 Si es necesaria una tercera página, debe aplicarse la misma técnica.
Ejemplo:
Sr. Oscar Merino -2- 17/07/12

7. EJEMPLO DE CARTA COMERCIAL