Presentación realizada en el SharePoint Saturday Bogota 2018 sobre Planner como herramienta para gestionar de forma rápida y ágil equipos de trabajo.

2. Sponsor Diamond

3. Juan Carlos Gonzalez
Offfice Apps & Services MVP |
Modern Workplace Advisor
@jcgm1978
jcgonzalezmartin1978@hotmail.com
https://nl.linkedin.com/in/juagon
https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/

5. 30% of executives say the greatest
challenge to executing strategy is
the failure to coordinate across units1
62% of employees work
from multiple locations in a
month2
25% of the average worker’s time goes
into looking for information3
1. Harvard Business Review. “Why Strategy Execution
Unravels—and What to Do About It.”
2. Forrester Remote Work Survey
3. IDC. “The High Cost of Not Finding Information.”
Retos del Modern Workplace

6. Ecosistema de tareas en MicrosoftEquipo/OrgIndividual

7. Ubicación de Planner en el ecosistema de tareas
Bajo Medio Alto
Equipos Ad-Hoc
PMO / Ejecutivos y
Equipos de Proyecto
N I V E L D E C O M P L E J I D A D
T A S K
M A N A G E M E N T
W O R K
M A N A G E M E N T
Individuos
P R O J E C T
P O R T F O L I O
M A N A G E M E N T

8. ¿Qué es Planner?
W O R K M A N A G E M E N T F O R T H E
M O D E R N W O R K P L A C E
Planner

9. ¿Qué es Planner?
• Herramienta para la gestión ágil y colaborativa del trabajo:
• Se colabora a nivel de tareas
• Es adecuada para equipos pequeños-medianos
• El trabajo personal y del equipo se organiza de forma visual
• Permite organizar proyectos, compartir archivos, asignar tareas y
colaborar mediante comentarios / chat

10. Organizar de forma simple y visual el trabajo del
equipo
Organízate
rápidamente Conseguir más
Trabajar conjuntamente
sin esfuerzo

11. ¿Dónde encaja / es útil Planner?
• Ejemplos y casos de uso:
• Planificar una nueva release de un producto
• Planificar una campaña de marketing
• Planificar la programación de unos test de laboratorio
• Realizar una planificación / seguimiento ágil de un proyecto / servicio
• ..

12. ¿Dónde podemos
encontrar Planner
en Microsoft 365?

13. Gestión ágil de Tareas en el Modern Workplace
• Planner no está enfocado a planificar:
• Está pensado para organizar rápidamente el trabajo de los equipos:
organizar tareas y trabajo
• Ideal para equipos pequeños: Trabajar de forma conjunta sin caos
• Visibilidad y transparencia
• Colaboración en torno a tareas
• Algunas características:
• Fácil de usar
• El trabajo se organiza de forma visual
• Se pueden compartir actualizaciones y colaborar por medio de Grupos de Office 365
• Información continua sobre el rendimiento del equipo
• Multiplataforma y multidispositivo
• Notificaciones vía e-mail

14. Elementos clave de Planner
• Hub de Planner: Contiene todos los Planes a los que tiene acceso el usuario
• Cada Plan pertenece a un Grupo de Office 365
• Cuando se crea un Plan, se crea un nuevo Grupo de Office 365
• Plan de Planner:
• Se crea automáticamente cuando se crea un Grupo de Office 365 (y un Team de
Teams):
• El Grupo es propietario del Plan
• El Plan hereda los miembros del Grupo
• Contienen “Buckets”. Un Bucket puede ser creado por cualquier usuario del Plan
• Contiene Tareas y las Tareas se organizan dentro de un Bucket
• Las Tareas se asignan a miembros del Plan (y por ende, del Grupo)

15. Hub de Planner
El Hub de Planner muestra
todos los Planes en los
que trabaja el usuario
Los Tiles de Planner
muestran métricas clave
asociadas con cada Plan

16. Demo: Creación de un Plan de
Planner + Planner Hub

17. Elementos claves de Planner
• Tareas:
• Cada Tarea se representa por un Card
• Las Tareas se ubican en un bucket o Contenedor
• Las Tareas se pueden asignar a uno o más miembros
• Las Tareas pueden tener fecha de inicio y fin
• Una Tarea puede tener un estado de progreso
• Una Tarea puede contener un checklist
• Una Tarea puede contener archivos adjuntos o vinculados
• Una Tarea puede tener etiquetas
• Una Tarea puede tener comentarios

18. Mis Tareas
Mis Tareas presenta todas las tareas
asignadas al usuario en todos los
Planes en los que participa

19. Acceso a un Plan
La vista Board muestra
todas las tareas de un
Plan organizadas en
columnas
Para añadir una Tarea
es tan fácil como
añadir un nombre de
tarea y presionar
“Enter”

20. Actualizar Tareas
Para actualizar una
Tarea, basta con hacer
clic en la Tarea y
modificar sus datos
Se pueden adjuntar
archivos a la tarea de
forma muy sencilla

21. Conversaciones y Etiquetas
Se pueden tener
conversaciones en torno a
Tareas para preguntar /
discutir sobre el trabajo
Se pueden añadir
etiquetas a Tareas
para destacar unas
Tareas sobre otras

22. Filtros y Agrupaciones

23. Demo: Gestión ágil de Tareas con
Planner

24. Actualizar asignaciones de Tareas
Arrastrando y soltando un
miembro del Plan desde
el combo de Miembros a
la Tarea

25. Vista Gráficos
De forma rápida se
visualiza que tareas
están pendientes de
realizar, cuáles han
vencido, etc
La vista de Gráficos
muestra el progreso
en el Plan detallando
asignaciones
Listado de Tareas
pendientes de
realizar

26. Vista Calendario
Las Tareas del Plan se
muestran en una vista de
Calendario

27. Otras características de Planner
• Notificaciones de
asignaciones
• Notificaciones de fecha de
vencimiento
• Múltiples planes por Grupo
• Acceso de Usuarios Externos
• Copiar tareas entre planes
• Plantillas de Plan (No
disponible)

28. Notificaciones de Tareas Pendientes y Próximas

29. Copiar Tareas entre Planes

30. Soporte de Usuarios Invitados
• A través del Grupo se pueden añadir usuarios externos a un Plan de
Planner:
• Los propietarios del Grupo pueden añadir usuarios externos
• Los usuarios invitados:
• Reciben un e-mail de bienvenida al Grupo
• Pueden acceder a los Planes así como a los archivos y OneNote

31. Demo: Otras características de
Planner

32. Acceso a Planner desde dispositivos móviles
• Integración con el MAM de Intune
• Single Sign-On
• Notificaciones Push
• Aplicaciones para iOS y Android
• Aplicación para iPad
• Aplicación Universal (no disponible
todavía)

33. Acceso a Planner desde dispositivos móviles
Windows 10 Universal App (No
disponible) Native iOS Native Android

34. Planner y Microsoft Teams
• Visualización de Planes de
Teams en el Hub de Planner
• Cada vez + integrado en
Teams (no al 100 %
todavía):
• Filtrado de Tareas
• Vistas: Vista “Gráficos”, Vista
“Programación”
• Bot de Planner (No
disponible todavía)

35. Planner y SharePoint Online
• Creación de Planes de Planner
directamente desde un Sitio
Moderno de SPO
• El Plan creado / seleccionado se
muestra como una App de página
completa en SPO
• + info. Adicional:
• https://www.petri.com/new-planner-
apps-arrives-modern-sharepoint-
online-sites

36. Planner y SharePoint Online

37. Planner y SharePoint Online

38. Planner y Yammer

39. Demo: Integración de Planner con
otros Servicios y Aplicaciones

40. Roadmap de Planner
 15 nuevas
características desde
GA

41. Roadmap de Planner
 1 Característica
liberándose
 3 Características en
desarrollo

42. Roadmap de Planner
• ¿Qué podemos esperar?
• Más integración en Microsoft 365 (Teams, SharePoint Online, ToDo, Project
Online, etc)
• ¿Las famosas plantillas de Planner?
• A pesar de que se ha prometido en varias ocasiones que se está trabajando en ello, no
están disponibles todavía
• Vía Graph es posible crear un Plan a partir de otro:
• https://blogs.msdn.microsoft.com/brismith/2017/02/17/microsoft-planner-how-to-clone-a-
plan-with-graph/

43. Conclusiones
• Planner habilita la Gestión Ágil de Equipos orientada a que el trabajo
se realice lo más rápido posible:
• Cada Plan está vinculado a un Grupo
• Cada Grupo puede tener uno o varios Planes de Planner
• Planner está cada vez más integrado en el ecosistema de aplicaciones
y servicios de Modern Workplace de Microsoft (Teams, SharePoint
Online)

44. Office 365 for IT Pros – 5th
Edition
• 33 % de descuento:
• https://gumroad.com/l/O365IT/SPS
• Hasta 20 copias (se pueden conseguir más )

45. Microsoft Tech Community
techcommunity.microsoft.co
m
• One Microsoft community for
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46. Agradecimiento especial

47. Bonus: Referencias
• Planner en el Office 365 Roadmap:
• https://products.office.com/en-us/business/office-365-
roadmap?filters=%26freeformsearch=Planner
• FastTrack Productivity Library:
• https://www.microsoft.com/es-es/microsoft-
365/success/productivitylibrary/organize-teamwork-visually?rtc=1

48. Bonus: Disponibilidad de Planner en Office 365
• Planes empresariales y equivalentes de educación:
• Business Essentials
• Business Premium
• Enterprise E1 – E5
• Education A1 – A5

49. Bonus: Extensibilidad de Planner
• Vía API: Microsoft Graph, Reporting API
• Vía Flow: Triggers, Acciones y Plantillas de
Flow
• Vía Webhooks
• Soporte de App-Only

50. Bonus: Seguridad y
Compliance en Planner
• Planner se beneficia de las siguientes características de
Grupos de Office 365:
• Group naming policy
• Group expiration policy
• Group Classification
• Soft delete
• Soporte de acceso condicional
• Nube soberana (sovereign cloud)
• Compliance Tier D de Office 365

51. Bonus: Límites de Planner
• (No documentados oficialmente, por lo que son sólo una referencia):
• https://techcommunity.microsoft.com/t5/Planner/Planner-Limitations/td-
p/61650
• 250 tareas como máximo que se pueden asignar a un usuario en todos los
Planes
• 1500 tareas que pueden ser creadas por un usuario
• 100 tareas por bucket
• No se pueden ver todas las Tareas asignadas en el Hub
• No se pueden exportar todas las Tareas a Excel
• No se pueden importar (out of the box) Tareas de otros orígenes de datos
(Excel, Tareas de Outlook, Microsoft Project)