Implementación de Indicadores Del Área Comercial en un Business Intelligence de Grupo Inmobiliaria Constructora

1. IMPLEMENTACIÓN DE INDICADORES
DEL ÁREA COMERCIAL
EN UN BUSINESS INTELLIGENCE DE
GRUPO INMOBILIARIA CONSTRUCTORA
Juan Carlos Gutierrez Quevedo
Matricula: Al02710348
Veracruz, Ver. Mexico

2. INTRODUCCIÓN
 Industria de Construcción de Vivienda en México en
Consolidación del Mercado.
 Clientes con enfoque de análisis de calidad, precio,
servicios sociales, de transportación y de seguridad.
 Empresas en busca de parámetros de tendencia de
clientes y competencia en el mercado
 Uso Sistemas de ERP, de CRM y de SCM
 Business Intelligence (BI) para establecer toma de
decisiones en base a indicadores que permitan el logro
de objetivos de fortaleza y crecimiento en sur del País

3. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
Cliente del Proyecto
•Grupo Inmobiliario Constructora
(GIC)
•Implementación de Indicadores
Del Área Comercial en un
Business Intelligence de Grupo
Inmobiliaria Constructora
• Interesado
Patrocinador y Objetivo
•Ing. Armando Sanchez Director
General
Definir la estructura de
información del área comercial a
nivel corporativo que permita un
análisis consolidado para tener
una visión rápida del estatus que
guarda GIC soportado con
indicadores particulares para
cada escenario
Director de Proyecto
•Ing. Juan Carlos Gutierrez Q.
•Se considera Tiempo Completo
del Director, La Dirección General
otorga facultades para tener
autoridad de Disponibilidad de
Recursos de la empresa, bajo
programación de actividades
• Principales Actividades
•Administración del Proyecto
desde su Inicio, Planeación
Ejecución y Control , hasta el
cierre.
Riesgos de Alto Nivel
•Indefinición de Indicadores bases
para el desarrollo de los
requerimientos
•Falta de acuerdo en relación a la
información esperada entre
distintas Direcciones
•Cambios en los formato de los
escenarios en base a los criterios
de filtrado de la Información
•Falta de tiempo de los Directores
de Área por Múltiples
Compromisos

4. REGISTRO DE INTERESADOS
IDENTIFICACION DE LOS INTERESADOS GIC - INTERNOS
NOMBRE PUESTO (ROL)
Ing. Armando Sanchez (AS) Directo General
Lic. Alvaro Ruiz (LR) Director Comercial
CP. Agustin Lopez (AL) Director Administrativo
Ing. Juan Martinez (JM) Director Construcción
Ing. Gonzalo Meza (GM) Gerente TI- Coordinador Proyecto
Luisa Solano (LS) Jefa área de ventas Mérida
IDENTIFICACION DE LOS INTERESADOS EXTERNOS
NOMBRE PUESTO (ROL)
Ing. Juan Carlos Gutierrez Q. Director de Proyecto
Analista 1 (A1) Analista de Sistemas
Analista 2 (A2) Analista de Sistemas
Programador 1 (P1)| Programador BI
Programador 2 (P2) Programador BI
Técnico Externo (TE) Técnico Servidores y Comunicación
Soporte Externo (ES) Soporte por Contratar

5. PLAN DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOS
Ing. Armando Sanchez
(AS)
Directo
General
999-9949567 asanchez@gic.com Se Considera que el
proyecto permita ser
estratégico no solo en
el ritmo de
construcción también
en los prototipos de
vivienda
Se cumplan con los
tiempo y sobre todo
con el presupuesto
proyectado
Tiene toda la
Autoridad para
exigir el
cumplimiento de
compromiso por
parte de los
involucrados
Lic. Alvaro Ruiz (LR) Director
Comercial
999-9949568 lruiz@gic.com Identificar el ritmo de
viviendas vendidas y
escrituradas permitirá
establecer diversas
estrategias como
descuentos, campañas
publicitarias etc.
Considera que se ha
dejado mucho
tiempo para obtener
los indicadores, por
lo cual la urgencia
es total
Su influencia es
sobre el personal
del área comercial.
CP. Agustin Lopez (AL) Director
Administrativo
999-9949564 alopez@gic.com Muestra poco interés,
pero comenta que
requiere indicadores
sobre su area
Considera que las
tomas de decisiones
basadas en
indicadores permitirá
una mejor
administración y
resultados en GIC
Poca influencia
NOMBRE PUESTO
(ROL)
Teléfono E-Mail Intereses Expectativas Influencia sobre
los Interesados
NOMBRE PUESTO
(ROL)
Teléfono E-Mail Intereses Expectativas Influencia sobre
los Interesados
NOMBRE PUESTO
(ROL)
Teléfono E-Mail Intereses Expectativas Influencia sobre
los Interesados

6. DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS / MATRIZ
DE RASTREABILIDAD DE REQUISITOS
INFORMACIÓN GENERAL
Versión: 1.0 Solicitante:
Identificador
requerimiento:
Nombre del
requerimie
nto:
Tipo de
requerimiento:
Desarrollo de
funciones
Estado:
Lista de Avance
Estado Fecha
Recibido Incluir Fecha en que fue recibido
Detallado
Incluir Fecha en que se detallo el
requerimiento
Aprobado
Incluir la fecha en que el
requerimiento fue aprobado.
Rechazado
Incluir la fecha en el requerimiento
fue rechazado, en caso de ser
necesario.
En ejecución
Incluir la fecha en que el
requerimiento inicia su ejecución.
Entregado
Incluir la fecha en que se entrega a
satisfacción el requerimiento.
Identificador del
proyecto:
Nombre del proyecto:
Responsable:

7. DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS / MATRIZ
DE RASTREABILIDAD DE REQUISITOS

8. ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO
Implementar Indicadores del área comercial, que permitan realizar
el análisis comparativo a través de información pronosticada
comparándola con la información real operativa, en los niveles que
correspondan, en periodos mensuales y acumulados por ejercicio,
para el apoyo en la toma de decisiones del Comité Directivo, que
fortalezca las ventajas competitivas para el crecimiento del Grupo
de Empresas de Grupo Inmobiliaria Constructora GIC que integran
el proyecto; se desarrollara a través de un equipo multidisciplinario,
analizando los requerimientos de información, el proyecto se
desarrollara en un ciclo de procesos de inicio, planeación,
ejecución, control y seguimiento y cierre, un periodo no mayor a 5
meses, tomando como base la metodológica PMI dentro de Grupo
Inmobiliaria Constructora.
El presupuesto inicial asignado es de $900,000 para el desarrollo
del proyecto, integrándose los honorarios y viáticos del personal
externo.
• Aprobado por la Dirección General

9. ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO
EDT
*Resumen de EDT, para presentación, Aprobado por la Dirección General

10. DICCIONARIO DE LA EDT / LÍNEA BASE DEL
ALCANCE
*Diccionario de EDT, para presentación, Aprobado por la Dirección General
Se Establece Línea Base del Alcance*

11. CRONOGRAMA / LÍNEAS BASE DEL
CRONOGRAMA

12. PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD / MÉTRICAS
DE CALIDAD
GIC es responsable de las siguientes tareas y acuerdos
 La entrega e identificación de procesos operativos entre los
distintos departamentos del área de comercial
 La identificación de tiempos y responsables dentro de los
procesos operativos
 El otorgamiento de información de la infraestructura de hardware
con la que se cuente actualmente y que esté relacionada o
integrada directa o indirectamente para el logro del proyecto
 El otorgamiento de información técnica y de datos utilizada por
los sistemas de información de GIC, así como los niveles de
autorización de acceso a los servicios de bases de datos y
bases de datos que permitan la lectura de datos necesarios para
el desarrollo del proyecto
 Apoyar en la disposición de los tiempos del personal que serán
necesarios para el análisis, diseño, implementación y cierre del
proyecto
 Validar y analizar el seguimiento, medición e indicadores de
calidad entregados

13. PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD / MÉTRICAS
DE CALIDAD
Equipo Externo es responsable de las siguientes tareas y
acuerdos
 Servicios Contratados: Contrato Firmado Incluye
especificaciones detalladas y claras en tiempo y forma del
Soporte
 Capacitación Operativa y Administrativa: Check List de temas
firmado por empleado, de la capacitación recibida
 Pruebas Piloto de Funcionalidad: Documento de Pruebas
realizadas y resultados obtenidos
 Pruebas Integrales de Funcionalidad Software / Hardware:
Documento de Pruebas realizadas y resultados obtenidos
 Entrevistas de Grado de Satisfacción: Informe de Resultado de
Grado de Satisfacción
 Control y ejecución del presupuesto vs costos ejercidos durante
el proyecto, se permita identificar de manera anticipada cualquier
desviación que corresponda a un incremento en los costos del
proyecto.

14. PLAN DE RECURSOS HUMANOS
Director General:
Ing. Armando
Sánchez.
Director
Comercial: Lic.
Alvaro Ruiz
Analista 1 Analista 2
Jefatura Area de
Ventas Mérida:
Luisa Solano
Director de
Construcción: CP
Agustin Lopez
Gerente de TI:
Ing. Gonzalo
Meza
Soporte
Administrativo
Director del
Proyecto: Juan
Carlos Gutierrez Q.
Programador 1 Programador 2

15. PLAN DE RECURSOS HUMANOS

16. PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
NOMBRE PUESTO
(ROL)
Teléfono E-Mail Tipo Información Medio de
Comunicación
Influencia
sobre los
Interesados
Ing. Armando Sanchez
(AS)
Directo
General
999-9949567 asanchez@gic.com Resumen
Directivo, eliminar
el detalle excesivo
y volumen de
hojas, puntualizar
avances o
retrasos,
seguimiento a
entregables.
Solo reuniones, pero
se deberá copiar en
lo correos que se
considere la
dirección deba estar
informada como
compromisos
establecidos y
fechas de entregas
Tiene toda la
Autoridad para
exigir el
cumplimiento
de
compromiso
por parte de
los
involucrados
Lic. Alvaro Ruiz (LR) Director
Comercial
999-9949568 lruiz@gic.com Nivel medio a
directivo, eliminar
detalles técnicos o
de requerimientos
de hardware y
software, enfocar
a funcionalidad y
flujos operativos.
Solicita envió de
cualquier
información por
correo electrónico y
se copie e incluya
en las reuniones y
definiciones que se
realicen
Su influencia
es sobre el
personal del
área
comercial.
CP. Agustin Lopez (AL) Director
Administrativo
999-9949564 alopez@gic.com Todo los niveles
de información
directiva, gerencial
y operativa
Solicita envió de
cualquier
información por
correo electrónico y
se copie e incluya
en las reuniones y
definiciones que se
realicen
Poca
influencia

17. PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
Fase
Mensaje Emisor Medio Frecuencia Receptor Respuesta Perio
dicida
Que se Comunica? Quien Comunica? Como se Comunica? Cuando se Comunica? A quien se comunica? Como se retroalimenta? d
Preliminares
Identificación de
Información
General
Director de
Proyecto
Reuniones
Presenciales
Conforme al Plan de
Actividades
Directores, Gerentes,
Jefe de Area
Elaboración de carpeta
de información
solicitada
1
Sema
na
Inicia
ndo
Análisis
Identificación de de
Requerimientos ,
Consolidación,
Requerimientos
Técnicos y Detalles
para Capacitación
Director de
Proyecto
Reuniones
Presenciales,
telefónica,
Conferencias
Virtuales
Conforme al Plan de
Actividades
Directores, Gerentes,
Jefe de Area
Elaboración de
requerimientos
conforme a lo solicitado
Solo
por 2
Sema
nas
Análisis
Contratación
Soporte Técnico
Director de
Proyecto
Reuniones
Presenciales,
telefónica,
Conferencias
Virtuales
Conforme al Plan de
Actividades
Directo General y
Gerente de TI
Elaboración de informe
Consolidación de
Información
Solo
por 3
días
conse
cutivo
s
Desarrollo
Entrega de
Manuales de
Usuario
Director de
Proyecto Reunión Presencial
Solo un día pero
separado por niveles
Un Día a Directores, otro
a Gerentes y Otro a
Usuarios Por correo electrónico
Solo
por 3
días
conse
cutivo
s
Desarrollo
Manuales
Operativos
Director de
Proyecto Reunión Presencial Solo un día Gerente de TI Por correo electrónico 1 día
Desarrollo
Reporte Técnico de
Instalación
Proveedor Externo
(Hardware)
Director de
Proyecto, Técnico
Externo Reunión Presencial Solo un día Gerente de TI Por correo electrónico 1 día
Fase
Mensaje Emisor Medio Frecuencia Receptor Respuesta
Periodicidad
Que se Comunica? Quien Comunica? Como se Comunica? Cuando se Comunica? A quien se comunica?
Como se
retroalimenta?
Desarrollo Capacitación Ejercida
Director de
Proyecto Correo electrónico Cada 3 días
Directores, Gerentes,
Jefe de Area
Por correo
electrónico 2 Semanas
Control y
Seguimiento
Resultado de Pruebas
piloto de
funcionalidad y de
Integridad
Director de
Proyecto Correo electrónico Solo un día
Directores, Gerentes,
Jefe de Area
Por correo
electrónico 1 día
Control y
Seguimiento
Resultado de Grado de
Satisfacción de la
Capacitación
Director de
Proyecto Correo electrónico Solo un dia Directores
Por correo
electrónico 1 día
Implementación
Carta de Liberación,
Informe de Cifras de
control de carga de
información, acceso a
Usuarios
Director de
Proyecto Correo electrónico Semanal Directores, Gerentes
Por correo
electrónico
Solo por dos
Semanas
Implementación
Reporte técnico de
rendimiento y
procesos en servidores
Director de
Proyecto, Técnico
Externo Reunión Presencial Solo un dia Gerente de TI
Por correo
electrónico 1 día
Cierre
Entrega de Carpeta
Final
Director de
Proyecto Reuniones Presenciales Solo un dia
Director General,
Gerente de Ti En futuros proyectos 1 día
Todo el Proyecto
Dudas, observaciones,
comentarios u
aclaraciones que
correspondan
Director de
Proyecto,
Analistas
Correo electrónico,
Telefónico, Verbal Cuando se requiera Todos los Involucrados
Por correo
electrónico
documental cuando
sea necesario
Durante el Ciclo
de Vida del
Proyecto
Todo el Proyecto
Avance del Proyecto
de Implementación
Director de
Proyecto Reuniones Presenciales
Cada 2 Semanas, los
Viernes a las 10:00 am 1
hora de duración
Director General y
Director de Área
Elaboración de
minutas se acuerdos
y seguimiento de
cada reunión
Durante el Ciclo
de Vida del
Proyecto

18. PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS
Análisis Cuantitativo de Riesgos (Por Prioridad De
Resultado)
Cla
ve Riesgo
Probabilidad
Ocurrencia (P)
Impacto
Monetario (I)
Resultado
(Pesos)
Clave Resultado (EMV)
2 $120,000.00
5 $98,000.00
3 $60,000.00
1 $45,000.00
6 $35,000.00
14 $20,000.00
2 Indefinición de Indicadores bases para el desarrollo de
los requerimientos 80% $150,000.00 $120,000.00
5 Falta de acuerdo en relación a la información esperada
entre distintas Direcciones 70% $140,000.00 $98,000.00
3 Cambios en los formato de los escenarios en base a los
criterios de filtrado de la Información 60% $100,000.00 $60,000.00
Reserva de Dinero $378,000.00
1 Falta de tiempo de los Directores de Area por
Múltiples Compromisos 50% $90,000.00 $45,000.00
6 Ausencia de la Dirección General en las reuniones de
Seguimiento 50% $70,000.00 $35,000.00
14 Incumplimiento de Compromisos de Pago a
Proveedores 50% $40,000.00 $20,000.00
$
378,000.00
Análisis Cualitativo de Riesgos
Clave Riesgo
Probabilidad
Ocurrencia (P)
Impacto
Potencial (I) Resultado
1
Falta de tiempo de los Directores de Area por Múltiples Compromisos 50% 9 4.5
2 Indefinición de Indicadores bases para el desarrollo de los
requerimientos 80% 9 7.2
3 Cambios en los formato de los escenarios en base a los criterios de
filtrado de la Información 60% 5 3
4 Rotación del Recurso Humano 20% 7 1.4
5 Falta de acuerdo en relación a la información esperada entre distintas
Direcciones 70% 10 7
6
Ausencia de la Dirección General en las reuniones de Seguimiento 50% 7 3.5
7 Falta de compromisos de los usuarios operarios en entregas de
información 40% 5 2
8
Desfase en la entrega de los requerimientos desarrollados 40% 4 1.6
9
Suspensión de actividades por fallas en la energía eléctrica 20% 6 1.2
12
Extensión del proyecto incrementado costos directos y viáticos 40% 7 2.8
13
Incumplimiento en el pago vs el avance del proyecto 30% 7 2.1
14
Incumplimiento de Compromisos de Pago a Proveedores 50% 8 4
15
Falta de Licencias Administrativas del Software de Desarrollo del BI 30% 5 1.5

19. PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES/ENUNCIADO
DEL TRABAJO RELATIVO A ADQUISICIONES / CRITERIOS DE
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
 Para la contratación del Outsourcing se establecerá un contrato de
 La compra de los dispositivos internos para los servidores se realizara
precio fijo mas honorarios con incentivos, pero se establece que en
caso de modificar los requerimientos este contrato podrá modificarse
las veces que se requiera y en común acuerdo con la dirección
general de GIC:
Plan
a través de una orden de compra, realizando la presentación de la
cotización de al menos 2 proveedores, vigilando el precio, la garantía y
las condiciones de pago, haciendo distinción entre anticipo y días de
crédito
 Para la contratación de los servicios de Soporte se establecerá un
contrato de precio fijo cerrado anualizado y este podrá renovarse
realizando las actualizaciones correspondientes pero siempre siendo
la decisión del GIC de renovar y continuar con dicha contratación.

20. PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO /
LÍNEAS BASE

21. LÍNEAS BASE DE DESEMPEÑO DE COSTOS /
REQUISITOS DE FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO
Resumen de Costos de Proyecto
Director de Proyecto (LP) USD Pesos
Analista 1 (A1) $11,100.00 $133,200.00
Analista 2 (A2) $19,359.93 $232,319.10
Acuerdo de Pagos
Programador 1 (P1) $6,484.08 $77,808.90
Año Programador 2 (P2) 2014 2014 $13,475.80 2014 $161,709.60
2015
Mes 10 11 12 1
$11,422.13 $137,065.50
Proyecto $ 239,275.78 $ 239,275.78 $ 239,275.78 $239,275.78
Total del Recurso Humano $742,103.10
IVA 16% $ 38,284.12 $ 38,284.12 $ 38,284.12 $ 38,284.12
Total $ 277,559.90 $ 277,559.90 $ 277,559.90 $277,559.90
Viáticos del Proyecto $ 160,000.00
Total del Recurso Humano + Viáticos $902,103.10
Posibles Necesidades Tecnológicas $ 35,000.00
Contratación de Servicio Soporte P/Mes $ 20,000.00
Total Otros Servicios $ 55,000.00
Total del Proyecto $957,103.10