Erik Leene van Kadenza: De afgelopen jaren is duidelijk geworden dat rendementen uit het verleden geen garanties bieden voor de toekomst. Rendementen op vastgoed, aandelen, koopsompolissen, bedrijfsobligaties en investeringen zijn niet lineair omhoog gegaan. Integendeel. Daarom blijft het bijzonder dat 90 procent van de bedrijven die iets doen met business intelligence (BI) zich met die resultaten uit het heden en het verleden blijven bezighouden. Er wordt veel geïnvesteerd in BI-software en datawarehousesystemen. Veelal om inzicht te krijgen in de resultaten van vandaag en die van de afgelopen dagen, maanden en jaren.

1. enterPrise intelligence
Inzicht in de toekomst
136

2. De afgelopen jaren is duidelijk geworden dat rendementen uit het verleden geen
garanties bieden voor de toekomst. Rendementen op vastgoed, aandelen, koop-
sompolissen, bedrijfsobligaties en investeringen zijn niet lineair omhoog gegaan.
Integendeel. Daarom blijft het bijzonder dat 90 procent van de bedrijven die iets
doen met business intelligence (BI) zich met die resultaten uit het heden en het
verleden blijven bezighouden. Er wordt veel geïnvesteerd in BI-software en dataware-
housesystemen. Veelal om inzicht te krijgen in de resultaten van vandaag en die van
de afgelopen dagen, maanden en jaren. De geschiedenis leert ons veel, maar de
business ligt echt in de toekomst. De voormalige Canadese ijshockeyspeler Wayne
Gretzki (hij wordt gezien als de grootste speler van zijn tijd en mogelijk zelfs aller
tijden) dacht er net zo over: ‘I skate where the puck is going to be, not where it has
been’. Een uitgangspunt dat ook voor business intelligence moet gelden.
door: Erik Leene, Kadenza
Veel bedrijven gebruiken datawarehouses en BI-systemen om de primaire
bedrijfsprocessen te ondersteunen. Het gaat dan vooral om het rapporteren
en bestuderen van historische en statische gegevens. Wanneer de informatie-
voorziening bedrijfsbreed wordt geïntegreerd, komen we op het terrein van
Enterprise Intelligence (EI). Enterprise Intelligence gaat een stap verder en
dieper dan BI. De informatie en inzichten worden bij Enterprise Intelligence
niet alleen gebruikt om terug te blikken, maar juist om vooruit te kijken. Het
begint met een strategie en doelstellingen en het aanwenden van alle middelen
om je doelstellingen te halen. Plannen, voorspellen, vooruitkijken, scenario’s en
– vooral – de collective intelligence (het benutten van kennis door de gehele orga-
nisatie en daarbuiten) zijn onmisbaar om zicht te houden op de realisatie van de
doelstellingen. Dan pas ben je bezig met rendementssturing en met resultaten
in de toekomst. Een achteruitkijkspiegel is handig, maar de route ligt voor ons.
Drie uitgangspunten voor succesvol EI
Een visie en strategie voor Enterprise Intelligence zijn essentieel. Voordat de imple-
mentatie van Enterprise Intelligence succesvol kan zijn is het van belang om aan
een drietal basisvoorwaarden te voldoen. Zonder deze beginselen zal ook Enterprise
137

3. Intelligence slechts een middel blijven om managementinformatie te vergaren en
niet het middel om met de onderneming te komen tot betere prestaties.
1. Alignment in doelstellingen
Alignment zorgt ervoor dat afdelingen samenwerken, dat ze elkaars taal spreken
en elkaars processen begrijpen en dat de strategische, tactische en operationele
doelstellingen geschakeld zijn. De vraag is nu: hoe bereik je alignment?
Voorkom overvraging. Veel organisaties gaan enthousiast van start met de imple-
mentatie van Enterprise Intelligence, maar komen uiteindelijk niet verder dan het
verzamelen van informatie en maken van rapportages. De crux is dat deze bedrijven
hun doelstellingen niet concreet formuleren en blijven steken in het beantwoorden
van vragen vanuit de organisatie. Beter is het om eerst een strategisch plan voor de
komende drie jaar te formuleren. Dat klinkt wellicht basaal, maar het is wel essen-
tieel om te omschrijven waar je met je organisatie naar toe wilt.
Strategie. Het is dus zaak eerst in een driejarenplan vast te leggen wat de onder-
neming wil bereiken. Vervolgens moet worden vastgesteld welke processen
verbeterd dienen te worden om de gestelde doelen te bereiken. Vervolgens kun
je bepalen welke informatie nodig is om die processen te verbeteren en welke
mensen die informatie boven tafel moeten krijgen. Zijn de prestaties te verbe-
teren door het verkoopproces aan te pakken? Richt het verzamelen van infor-
matie uit de organisatie dan op sales. En welk deelgebied van sales kan daad-
werkelijk leiden tot een prestatieverbetering? Een verbetering in de marges of
een verhoging van de omzet? Door de doelstellingen uit te splitsen in deelge-
bieden kan samenwerking op basis van dezelfde doelstellingen en resultaten
plaatsvinden, oftewel wordt alignment binnen organisaties gerealiseerd. Een
dergelijke strategie is essentieel voor het slagen van een EI-project. Zonder
strategie verwordt Enterprise Intelligence tot slechts een rapportagetool.
2. Sturen op basis van de juiste cijfers
Voor een succesvolle introductie van Enterprise Intelligence in de organisatie
krijg je maar één kans. Belangrijke voorwaarde is dus een goed doordachte
strategie en een kloppend plan. Data vormt daar een belangrijk onderdeel
van. Door gebrek aan zorg voor kwaliteit, tijdigheid en betrouwbaarheid van
informatie zie je maar al te vaak dat men afhaakt in de organisatie. Enterprise
Intelligence was toch immers geïntroduceerd om één versie van de waarheid te
krijgen? Zorg en aandacht voor deze aspecten ontbreken echter dikwijls. Het
lijkt wel of men liever honderd rapporten ad random produceert dan tien correcte
rapporten die elke dag op het juiste tijdstip aanwezig zijn.
Eenduidige bedrijfsdefinities. De strategie kan slechts goed worden uitgevoerd
wanneer deze kan worden gebaseerd op de juiste cijfers. Om te sturen op basis
138

4. EEN ACHTERUITKIJKSPIEGEL IS HANDIG,
MAAR DE ROUTE LIGT VOOR ONS
van de juiste gegevens leggen ondernemingen door middel van businessrules
en het inbouwen van harde code de technische vereisten voor de cijfers vast.
Maar met alleen technische specificaties ben je er niet. De cijfers moeten
ook inzichtelijk zijn. Dit betekent dat er duidelijkheid moet zijn over hun
oorsprong. Door het vastleggen van eenduidige defi nities over de interpretatie
en de registratie van de mutaties wordt inzichtelijk wat die oorsprong is. En
hoe dit tot stand is gekomen.
Blindstaren op data. Belangrijk is ook dat bedrijven zich niet blindstaren op de
gegevens die worden verzameld. Wanneer bedrijven door middel van analyses en
rapportages beginnen met het creëren van cijfers en informatie, ontstaat al snel
een veelheid aan gegevens. En die gegevens leveren ook weer een behoefte aan
meer gegevens op. Bedrijven moeten waken voor een information overflow. Hoe
meer informatie er beschikbaar komt, hoe meer vragen er vervolgens ontstaan.
Hiermee loop je het risico dat de betrokkenen overvraagd raken en streef je
het doel van het onttrekken van informatie uit de organisatie voorbij. Op deze
manier wordt de beschikbare informatie weer gewoon data.
Om met Enterprise Intelligence daadwerkelijk tot een prestatieverbetering te komen
is het dus belangrijk dat informatie technisch klopt en eenduidig is en dat er een
grens is aan de hoeveelheid informatie die inzicht moet geven in de performance.
3. Stapsgewijze invoering
Een derde uitgangspunt voor een succesvol Enterprise Intelligence-project komt
neer op het gebruikersvoordeel. Door het stellen van de vraag: ‘wie heeft er het
eerst en het meest belang bij de informatie?’ kan een eerste afbakening worden
gemaakt voor het ontsluiten van de juiste informatie.
Door het bepalen van de deeldoelstellingen wordt duidelijk wie zich met deze
delen van het proces bezighouden. Dit zijn de aangewezen personen die in eerste
instantie moeten beschikken over de juiste informatie. En deze personen zullen
in deze eerste fase ook de enigen moeten zijn die door middel van Enterprise
Intelligence over de juiste informatie kunnen beschikken. Zij zullen de juiste
vragen stellen en daarmee de analyses maken die inzicht geven in de prestaties
die op dat moment relevant zijn voor een verbetering van de performance. Het is
zaak de mensen te bedienen die er baat bij hebben, en niet een willekeurig aantal
medewerkers op finance en sales of het volledige management. Bedien dus alleen
139

5. degenen die met behulp van de juiste informatie een bijdrage kunnen leveren aan
de procesverbetering. Vervolgens kan Enterprise Intelligence stapsgewijs verder
in de organisatie worden geïntroduceerd.
Competence Center
Een volwassen EI-implementatie kenmerkt zich door de inrichting van een
Competence Center. Een Competence Center is een organisatorische eenheid
binnen een onderneming die de schakel vormt tussen de verschillende bedrijfs-
onderdelen onderling en met de ict-afdeling. Zij trechteren de vraag naar
informatie en stellen prioriteiten. Hiermee beperken organisaties het risico te
verzanden in een oneindige informatievraag en kunnen overlappende vragen
worden gecombineerd. Door de inrichting van een Competence Center kunnen
belangrijke winstpunten worden behaald, zoals het gebruik van best practices,
snellere en betere gebruikersacceptatie en eenduidige bedrijfsdefinities,
waardoor een hogere ROI wordt gerealiseerd.
Het succes van Enterprise Ingelligence bewezen
Grondbeginsel van het succesvol maken van Enterprise Intelligence is dus het
bewustzijn dat rapporteren en analyseren geen doelen op zich zijn. Enterprise
Intelligence moet inzicht geven in de performance van de onderneming, met als
doel die performance in de toekomst te verbeteren. Het is hierbij belangrijk dat
alle neuzen dezelfde kant op staan en dat de verschillende lagen in de organi-
satie bekend zijn met de gekozen aanpak en het nut van EI. De eerder genoemde
stappen helpen organisaties de juiste sturingsinformatie boven tafel te krijgen.
De beschikbaarheid van deze informatie zal leiden tot verbeterde controle en
sturing door het management, waardoor ondernemingen uiteindelijk hun
prestaties verbeteren. Van verhoogde omzet, versnelde groei, meer winst, de
juiste klanten en de juiste partners tot en met structurele kostenbesparingen.
Resultaten uit het verleden bieden natuurlijk nooit een garantie voor de
toekomst. Door met Enterprise Intelligence sturingsinformatie te krijgen
kunnen ondernemers er wel voor zorgen dat zij klaar zijn voor de toekomst.
Erik Leene is directeur en eigenaar van Kadenza.
140

6. KADENZA Bedrijfsprofiel
Kadenza ontsluit alle in de onderneming aanwezige informatie. Door de
combinatie van IT-expertise en ervaring in bedrijfsvoering en -processen
levert Kadenza een meetbare bijdrage aan het succes van ondernemingen.
Dit inzichtelijk maken van alle relevante informatie, wat leidt tot verbeterde
prestaties, noemen wij Enterprise Intelligence.
Om bedrijfsprocessen ook daadwerkelijk te kunnen verbeteren werken we op
drie niveaus in de organisatie aan de gewenste oplossingen.
1. Strategie en organisatiebesturing: met bestuurders bespreken we de
wensen op het gebied van projecties, planning, forecasts en budgetteringen
2. Business Intelligence: met (operationeel) managers verbeteren we rappor-
tages, analyses en management informatie systemen
3. Data-integratie en datawarehousing: met IT-managers werken we samen
aan de integratie van data en de uiteindelijke inrichting van applicaties
In de dienstverlening van Kadenza bespreken we de bedrijfsprocessen altijd
op deze drie niveaus: alleen dan leidt de beschikbaarheid van informatie aan
de basis tot verbeterde controle en sturing door het management, waardoor
ondernemingen uiteindelijk hun prestaties verbeteren. Van verhoogde omzet,
versnelde groei, meer winst, de juiste klanten en de juiste partners tot en met
structurele kostenbesparingen.
www.kadenza.nl
141