Dokumen ini membahas proses merancang program kegiatan organisasi yang efektif dengan melibatkan seluruh pemangku kepentingan, melakukan brainstorming untuk menghasilkan ide-ide, mempertimbangkan 5W+1H, serta memastikan gagasan yang dihasilkan jelas, dapat dimengerti, realistis, dan diseminasi secara memadai.

1. PERUMUSAN GAGASAN AWAL
Materi Disampaikan dalam:
Latihan Keterampilan Manajemen Mahasiswa Tingkat
Dasar

2. Tujuan
Mampu memahami kebutuhan organisasi;
Mampu merancang program (kegiatan) yang efektif (tepat sasaran) sesuai kebutuhan
organisasi;
Mampu meminimalkan kegagalan dengan mengantisipasi hambatan dan
mengoptimalkan pemanfaatan peluang yang ada.

4. Analisis
Kondisi
Lingkungan
BRAINSTORMING
PERUMUSAN GAGASAN AWAL

5. Merancang Gagasan
Melakukan proses BRAINSTORMING:
Melibatkan semua pemangku kepentingan (stakeholders);
Setiap pihak yang terlibat harus menyampaikan pemikirannya;
Pemikiran dilakukan secara bebas, tidak dibatasi (out of the box);
Menunda penilaian (tidak berkomentar);
Mengkombinasikan satu pemikiran dengan pemikiran yang lain;
Daftar semua pertanyataan yang dikemukakan (meskipun tidak masuk akal);
Membahas satu per satu ide yang dihasilkan dari proses brainstorming.

6. Penunjang Dalam
Perumusan Gagasan
5W+H Questions
Why Mengapa perlu dilakukan suatu program? Alasan atau
urgensinya?
What Apa yang harus dilakukan? Program apa yang paling sesuai?
When Kapan program itu paling tepat dilaksanakan?
Who Siapa yang melaksanakan? Siapa yang akan dilibatkan? Oleh dan
untuk siapa program itu diselenggarakan?
Where Di mana program itu akan dilaksanakan?
How Bagaimana mekanisme pelaksanaannya? Bagaimana tahapan-
tahapan yang harus dilakukan untuk kesuksesan program? Berapa
biaya yang dibutuhkan?

7. Pertimbangan dan Syarat Dalam
Menetapkan Suatu Gagasan
JELAS: tujuan, sasaran, mekanisme kegiatan jelas.
DAPAT DIMENGERTI: semua pihak yang terlibat kegiatan harus memiliki pengertian yang sama
mengenai segala sesuatu berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan.
REALISTIS: kegiatan yang dipilih harus relevan dengan kebutuhan organisasi dan sesuai dengan
kemampuan organisasi untuk melaksanakannya.
BERTAHAP: mekanisme kegiatan dilakukan secara bertahap untuk meminimalkan kegagalan,
kegiatan juga harus dilaksanakan secara berkelanjutan.
SKALA PRIORITAS: kegiatan ditetapkan berdasarkan skala prioritas kebutuhan dan kemampuan
organisasi; dipilih yang “genting” di antara yang “penting”.
DISEMINASI: rencana kegiatan harus dikomunikasikan secara memadai kepada semua pihak,
stakeholders internal maupun eksternal, setiap respon yang ada harus diberikan perhatian yang
memadai dan wajar.

8. Latihan
Berdasarkan analisis kebutuhan organisasi yang telah dituangkan dalam analisis SWOT,
rancanglah suatu kegiatan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi anda.
Presentasikan rancangan kegiatan tersebut.
Kelompok yang lain: berikan saran dan masukan atas rancangan kegiatan tersebut.