1. Digitaal werken
is leuk...
maar hoe dan?
Slim documentbeheer,
digitalisering en ontsluiten
van informatie als voorwaarde Klant XXX
voor " het nieuwe werken"
Naam XXX
Datum & Plaatsnaam XXX
22 november 2012
2. Agenda
Trends & ontwikkelingen
“Het Nieuwe Werken”
Infra, Data & Document
Van Papier naar Digitaal
3. Jan Holleman
Sue, Daniel & Lisa | 6 jaar Ricoh | 45 |
Bedrijfskundig | Electrotechniek | Consultative
Selling | 20 jaar Healthcare ICT | Race / ATB |
France | Italy | South Africa | UK | USA |
4x4 | Travel | Food & Drink | Gadgets
Jan.holleman@ricoh.nl
http://www.jasu.nl
twittter.com/jan_holleman
nl.linkedin.com/in/holleman
+31 6 488 77577
4. “It is not the strongest of
the species that survives,
nor the most intelligent,
but the one most
responsive to change”.
Charles Darwin
5. Trends & ontwikkeling
Locatie en tijdstip van Technologische trends Het nieuwe werken creëert
werken zijn niet meer hebben effect op hoe een verschuiving in het
relevant. Medewerkers bedrijven werken. gebruik van informatie en
worden output gedreven. Cloud / SaaS gaan van de het printen. Digitalisatie
Medewerkers worden incubatie naar de maturity zal versnellen door deze
kenniswerkers die fase. Infrastructuur en het trends, printen zal
informatie en documenten gebruik van tablets (iPad) afnemen.
zonder zoeken in de zorgt voor een verandering
juiste proporties hoe bedrijven en
aangereikt willen krijgen medewerkers werken.
6. De wereld verandert…
De wereld gaat sneller
– We leven in een snelle exponentiële periode
– Jongeren & Hoogopgeleiden adopteren
nieuwe IT
Technologie ontwikkelt zich
razendsnel
– Radio , TV, Internet, Mobiel, Tablet
Mensen (werknemers) veranderen
– Digital Immigrant vs Digital Natives
Digital immigrant
Bedrijfsleven verandert +30
– Nieuwe Werken in opkomst
– “Week van het Nieuwe Werken” Digital native
-30
7. De winst van Het Nieuwe Werken…
Het Nieuwe Werken is flex: de werknemer bepaalt zelf
wanneer en waar hij werkt, dus ook vanuit huis. Als in
2015 20 procent van de beroepsbevolking dat één dag
per week zou doen, levert dit de samenleving een winst
op van twee miljard.
PricewaterhouseCoopers
8. Kostenreductie de drijfveer?
Deloitte: Besparing vastgoedkosten grote drijfveer voor Het Nieuwe Werken
Het Nieuwe Werken is over vijf jaar de standaard voor het grootste gedeelte
van de organisaties in Nederland. Dit heeft een substantiële impact op de
verhoudingen in de kantorenmarkt en de manier waarop vastgoedbeleggers
in de toekomst naar deze markt kijken. Het Nieuwe Werken richt zich
naast werknemertevredenheid steeds meer op kostenreductie.
Dit zijn de belangrijkste resultaten uit een enquête die Deloitte hield
naar het belang van Het Nieuwe Werken (HNW) voor bedrijven waaronder
commerciële organisaties, gemeenten, zorg- en onderwijsinstellingen en
corporaties.
9. Belangrijkste markt veranderingen
Gemeenteraden
stappen over op • Digitalisering
iPads minder post, 10% minder papieren
facturen, 4000% meer tablets
De gemeenteraad van Nijmegen heeft
unaniem besloten keihard op zichzelf • Cloud
te bezuinigen: alle raadsleden wisselen steeds meer diensten, 20% hogere
stapels papier in voor een iPad, tenzij adoptie, pay-per-use, geen
ze dat niet willen. De bezuiniging bestaat
commitment, snel
eruit dat raadsleden nu bergen papier
moeten doorwerken, die in de toekomst • Sustainability
vooral digitaal worden aangeleverd. van nice naar need-to-have naar
Dat bespaart de gemeente € 106 per harde KPI’s
gebruiker per jaar. Maximaal zijn dat er
70, dus moet de besparing ruim € 7000 • Disruptive Technology
per jaar bedragen. iPads zorgen voor een fundamenteel
andere wijze van werken
http://duurzaamkantoor.blogspot.com/2011/02/
gemeente-nijmegen-stapt-over-op-ipad.html
10. Of ook andere effecten?
• KPN : Reductie van 42% op
huisvestingskosten
• IBM : Besparing van € 500.000
per jaar door teleconferencing
• Finext : Stijging van medewerker-
tevredenheid naar 8,5
• Rabobank : Beste werkgever
(Intermediair 2009)
• Microsoft : Productiviteitstijging van
gemiddeld 28 minuten per dag
per medewerker
12. Waarom het nieuwe werken?
Omdat u bestellingen thuis ook wilt kunnen goedkeuren en
plaatsen (en uiteraard ook de factuur)
Omdat ook uw klanten recht hebben op een actuele versie
van hun offerte, dus moet uw bedrijfsinformatie altijd en overal te
raadplegen zijn.
Omdat uw medewerkers nu zo’n 30% van hun tijd op zoek zijn
naar bedrijfsinformatie, dus documenten moeten altijd en overal
snel vindbaar zijn.
Omdat u geen stapels papier meer wilt meenemen als u niet op
kantoor bent, deze moeten digitaal beschikbaar zijn, altijd en
overal, dag en nacht.
13. Om klanten
Ik wil al mijn
documenten gewoon sneller van dienst te zijn
op m’n iPad kunnen moet ik direct inzicht
Wij
zien als ik onderweg hebben geen hebben in hun
ben. overzicht van dossier.
We hebben
een geëxplodeerde een project bij
Help, ik
sharedrive en ik kan een klant.
ben mijn
documenten niks vinden
daarop. Kunnen we die
kwijt. post niet gewoon
scannen?
19. Voorwaarde om digitaal te gaan
Documenten dienen digitaal beschikbaar zijn
o Backlog scanning –relevante documenten
digitaliseren
o Nieuwe aanwas bij bron digitaliseren –
centraal en/of decentraal
o Documenten digitaal beschikbaar te hebben
o Primaire applicatie
o Eigen applicatie
o Intra- en internet (bijv SharePoint portal)
o Mobile devices (mobile, tablet)
o Archivering (authentiek, langere termijn, wet-
en regelgeving)
o Document workflow & collaboratie
20. Van papier naar digitaal…
Microsoft Office? Change Management? Email?
Welke documentsoorten? Hoe scannen? Ontsluiten voor medewerkers?
Waar scannen?
Inkoopfacturen? Autorisaties?
Onderhoud digitaal archief?
Primair proces, ondersteunend?
Dossier 100% open?
Volledig papier: Volledig digitaal:
Fysieke dossiers Digitale dossiers
Fysieke documentstromen Minimaal fysieke document-
(in proces) stromen (in proces)
Wie scannen?
Businesscase? Proces ondersteuning?
Tablets/PC/Mobile?
Workflow - adhoc? Alleen dossiers? Correspondentie?
Hoe raadplegen? Wettelijke (niet) bewaarplicht?
Inkoop? Interfacing met systemen?
(De)centraal scannen?
21. IPO Model…
Document intensieve proces oplossingen
Bron Document Intensieve Processen Bestemming
Knelpunten
Monitoring & Business Intelligence
Input Proces Output
Input Proces Output
22. Document Management
Input Document intensieve proces oplossingen
Proces Output
Productie
Input
Fax & E-mail Primaire processen Output
Print
Fax & E-mail Formulierverwerking Productie
Print
Scannen primair proces
Post Portal
Post Digitalisering Archieven Portal
Ontvangst, Overplaat-
Ontvangst, Overplaat-
scannen, scannen, naar sen naar
sen Primair Primair OntvangstOntvangst
Produceren Produceren
extractie, extractie, ERP
ECM, ECM, ERP proces proces data data & leveren & leveren
valideren en WFM
valideren en WFM
MFP MFP
MFP Secundaire processen MFP
Web Inkoop- en Output man..
factuurverwerking
Digitaal archiveren Output
Web HR-dossiers management
& terugplaatsen
Digitalisering
Correspondentie
23. Document Management
Uniforme werkwijze voor afhandeling van Kostenreductie
(werk-) processen Documentauthenticiteit
Minimaliseren van handmatige werkzaamheden Beveiliging documenten
Versnellen van bedrijfsprocessen Gebruiksgemak
Documenten veilig opslaan voor een lange
periode
Eenvoudige en snelle toegang tot documenten
Voldoen aan wettelijke bepalingen voor dossier opslag
Service naar (interne) klanten
Volledige controle en grip op de processen
Interfacing met (primaire-) Systemen
Ontsluiting via (primaire-) Systemen
Correspondentie (intern en extern), In- en uitgaande
facturen, Personeel, Vastgoed, Klant-
/leverancier, Contract, Medicatie, Inkoop, Kwaliteit,
Medisch, Cliënten, E-mail
24. Scanning decentraal;
Slim scannen
Stappen van decentraal scanning
(One Action Flow)
Documenten inscannen op
afdelings MFP
Controle verificatie via het doel-
systeem
Document volgt voorgedefinieerde
route naar archief
Opslag document in
voorgedefinieerde formaat
27. Wat is nu het nieuwe werken?
• Tijd & plaats onafhankelijk
• Altijd toegang tot systemen
• Altijd toegang tot data
• Altijd toegang tot documenten
- Slim documentbeheer
- Ontsluiten van informatie
• Kortom " het nieuwe werken" is
volledig digitaal
Infrastructuur, Data & Documenten
