1. CÓMO ADOPTAR PROCESOS AUTOMATIZADOS DE DOCUMENTOS PARA
REDUCIR COSTOS
El Estado y las empresas enfrentan la necesidad de implementar soluciones
de administración de procesos de negocios que reduzcan el trabajo en
papel
Las presiones económicas y políticas están forzando a las organizaciones a
ser eficientes, productivas y competitivas, pero también transparentes y en
cumplimiento de las regulaciones. En tiempos en que los presupuestos se
reducen y las regulaciones se hacen más estrictas, es vital para las
organizaciones y las compañías encontrar nuevas maneras de reducir
dramáticamente los costos sin sacrificar la calidad de los servicios que
ofrecen, al tiempo que cumplen con las regulaciones de seguridad,
privacidad y transparencia.
En el sector público, las organizaciones de hoy en día luchan por
incrementar y mejorar los servicios a los ciudadanos a pesar de la
disminución en la recaudación. Para ello, deben buscar la manera de
acelerar sus operaciones y ofrecer una gama más amplia de información a
los ciudadanos, y mejorar al mismo tiempo el cumplimiento de las normas
de privacidad y seguridad.
En el sector privado, las compañías enfrentan precisamente los mismos
retos que las organizaciones del sector público. Deben mejorar el servicio a
cliente y reducir los costos, al tiempo que cumplen con las regulaciones
gubernamentales que rigen la privacidad y seguridad de la información.
Ambos tipos de organizaciones han encontrado un terreno común: la
necesidad de implementar soluciones de Administración de Procesos de
Negocios (Business Process Management – BPM) que reduzcan el trabajo
en papel, mejoren los niveles de servicio y aceleren la toma de decisiones:
todo esto al tiempo que aseguran el cumplimiento de las regulaciones. Las
organizaciones públicas y privadas que implementan con éxito las
soluciones BPM logran reducir los costos, acelerar los procesos, mejorar la
calidad de los servicios e incrementar su eficiencia y competitividad.
Una de las maneras más rápidas y efectivas de que cualquier organización
pública y privada reduzca sus costos y mejore sus niveles de servicio es
cambiar a soluciones BPM que incorporen procesos de automatización de

2. documentos. Como están descubriendo cada vez más y más
organizaciones gubernamentales y negocios, hasta las mejoras más
pequeñas a soluciones BPM pueden producir un enorme impacto en
costos y niveles de servicio. Así que una visión inteligente de las soluciones
BPM tendrá efecto en la base central de cualquier organización.
Sin embargo, para la mayoría de las organizaciones, cambiar a procesos
de automatización de documentos electrónicos representa riesgos y retos
especiales. Las consecuencias de perder datos críticos pueden llevar al
conocimiento público de las fallas de seguridad, pérdida de la confianza
de los clientes, amenazas de la competencia debido a la fuga de
información clave y multas por incumplimiento de las regulaciones
gubernamentales. La tecnología digital hace que los documentos sean
fáciles de alterar o copiar, lo que aumenta el riesgo de que múltiples
versiones no-idénticas de un documento puedan usarse de forma no
autorizada. Asimismo, aumenta el riesgo de que información crítica, como
datos financieros, médicos, personal o criminal caiga en las manos
equivocadas. Es por eso que las organizaciones en todo el mundo
necesitan proteger la información clave de manera segura, confidencial y
en cumplimiento de las regulaciones.
Tanto las organizaciones públicas como las privadas, también enfrentan el
reto de diseñar nuevos procesos y sistemas atractivos para las personas
dentro y fuera de las empresas: incluyendo ciudadanos, otras agencias,
empleados, ejecutivos, clientes, socios y distribuidores.
Una vez que se implementan los procesos, también es clave saber qué tan
bien están funcionando de manera de medir en tiempo real las acciones
necesarias para mantener los procesos al día. Si se aprovecha
la Supervisión de la Actividad de Negocios (Business Activity Monitoring –
BAM) como parte de la tecnología BPM, las organizaciones y compañías
pueden revisar los análisis de procesos y afinar las implementaciones a lo
largo de los años. Este artículo se enfoca en cómo las organizaciones
gubernamentales de todos los niveles han implementado soluciones
creativas para mejorar sus modelos de flujo de trabajo y cumplir con las
estrictas leyes acerca de la privacidad y autenticación de la información.
Foco en eficiencia y seguridad
Aún cuando el mundo se hace cada vez más digitalizado, muchas de las
organizaciones de hoy en día todavía se apoyan fuertemente en los

3. procesos en papel, especialmente cuando deben proteger la seguridad y
autenticidad de la información. Hasta hace poco, la Oficina de Imprenta
del Gobierno de los Estados Unidos (United States Government Printing
Office – GPO) distribuía sus documentos prácticamente solo en papel. La
GPO ha sido el distribuidor oficial nacional de documentos de gobierno por
casi 150 años. La agencia sirve como fuente centralizada para reunir,
catalogar, producir, proveer y preservar la información gubernamental
publicada en todas sus formas, y garantizar su autenticidad.
El aumento del uso de documentos electrónicos supone retos especiales.
La tecnología digital hace que los documentos sean fáciles de alterar o
copiar, lo que puede llevar a que múltiples versiones no-idénticas de un
documento se utilicen de forma no autorizada. Además, la solicitud de
documentos digitales ha aumentado tremendamente y la GPO ya no
imprime los documentos de forma centralizada tan frecuentemente como
solía hacer. A pesar de estos obstáculos, la GPO debe asegurar que sus
materiales sean seguros y validados, lo que incluye la verificación de la
autenticidad, asegurándose de que los usuarios no puedan alterar los
documentos de su formato original y previniendo el uso ilegítimo o no
autorizado de los documentos.
Para vencer estos retos, la GPO comenzó a evaluar soluciones para la
distribución electrónica de documentos, con varios criterios clave en
mente: La solución tenía que ser fácil de usar y disponible para todos los
usuarios sin cargo. La GPO quería asegurar que los usuarios no necesitaran
descargar ningún software especializado en sus computadoras para
validar las firmas digitales de los documentos. El sistema debía contar con
soporte para la autenticación de documentos a la escala industrial de
millones de documentos por año. Era imprescindible contar con atributos
robustos de seguridad, incluyendo soporte para módulos de seguridad de
hardware que habilitarían las firmas digitales criptográficas. Además, el
sistema debía mantener una autenticación continua inherente a los
documentos sin importar su sitio de destino.
Para mejorar los servicios y acelerar la distribución de documentos, la GPO
integró los documentos electrónicos como parte de los sistemas
automatizados con el objetivo de asegurar los documentos. El sistema
mezcla el Formato de Documento Portátil (PDF) con soluciones basadas en
servidor para generar, autenticar y distribuir documentos electrónicamente.

4. Ahora, cuando un miembro del Congreso, un ciudadano o algún otro
solicitante requiere la re-impresión de un documento, la GPO convierte el
documento en un PDF y usa un sistema de documento certificado para
colocar un sello electrónico en el documento y asegurar su autenticidad.
Con la entrega, los controles integrados al documento aseguran que el
documento no haya sido modificado desde su certificación. Con el nuevo
sistema, la GPO puede llevar los procesos de documentos fuera de la
organización. Cualquier usuario en cualquier plataforma puede acceder
a, ver y leer un documento en PDF usando software disponible
gratuitamente.
Para la GPO, los beneficios de distribuir los documentos de forma
electrónica y segura son reales. El cambio a la distribución online no solo
protege la precisión de los datos y amplía el acceso público a la
información, sino que además le ahorrará a la GPO cerca de 20 toneladas
de papel, o aproximadamente 480 árboles, y cerca de un millón de
dólares por los próximos cinco años.
Mejoras en cumplimiento de regulaciones
Las organizaciones del sector público no están solas en la adopción de las
soluciones de automatización de procesos y documentos que mejore las
eficiencias y reduzca los costos, y al mismo tiempo cumpla con las
regulaciones. Janus Health es una compañía que desarrolla tecnologías
móviles patentadas que permiten que los médicos de cabecera ofrezcan
un nivel excepcional de cuidado de salud a domicilio. El manejo de datos
de cuidado de salud e información de paciente es complejo en cualquier
circunstancia, pero los encargados de prestar servicios de salud "móvil"
tienen un conjunto especial de retos: deben seguir los mismos estrictos
procedimientos que cualquier proveedor de cuidado de salud que trabaje
en instalaciones médicas, en todo lo relacionado con seguimiento,
reportes e información segura del paciente, pero hacer todo esto en un
dispositivo portátil, a menudo sin conexión a Internet.
Janus Health construyó una solución que combina los documentos sin
papel y las tecnologías basadas en la Web y los sistemas de escritorio para
hacer que el cuidado de salud a domicilio sea fácil, intuitivo y seguro, y
que esté en cumplimiento de las regulaciones y la precisión de los datos.
La compañía ha creado una aplicación rica de Internet (RIA), el portal
Registros Médicos Electrónicos (Electronic Medical Records - EMR), que

5. permite a los doctores ofrecer servicio completo de atención médica a
pacientes en el hogar o en cualquier punto de una manera digna y
efectiva en costos.
El sistema seguro y sin papel cumple con todas las regulaciones de
privacidad del paciente, permite la recepción y transmisión de toda la
serie de servicios médicos como rayos X, reportes e imágenes de
resonancia magnética, interacciones con agencias de salud a domicilio, y
permite a los doctores realizar pre-admisiones de pacientes a hospitales, sin
obstáculos. La RIA de Janus corre en cualquier computadora portátil,
permite capacidades de firma digital y mantiene actualizados los cuadros
médicos del paciente en los servidores centrales de Janus, sea que el
doctor esté trabajando en ambientes online u offline.
Usando la solución Janus, todas las interacciones entre los doctores, los
pacientes y otros encargados de prestar servicios de salud a domicilio
están encriptadas localmente y documentadas de manera segura vía PDF
y firmas digitales. El proceso electrónico evita los largos retrasos que
pueden ser causados por los envíos de reportes médicos vía fax o correo
electrónico, u otros métodos lentos o problemáticos. Y, si un paciente
necesita ser admitido en un hospital, la solución Janus también realiza pre-
admisiones y envía todo el proceso en papel, cuadros médicos, imágenes
y órdenes necesarios al hospital con antelación de forma tan segura como
en archivos PDF, evitando lo que hubiera podido ser 12 horas de espera y
un cargo de u$s3.000 dólares si el paciente hubiera tenido que esperar en
la sala de emergencia por una habitación.
Las ventajas de usar la RIA de Janus basada en herramientas de
automatización de procesos y PDF son sustanciales. Actualmente, hay más
de 100 prácticas médicas usando el servicio en seis estados de los Estados
Unidos. Estas prácticas reportan que han reducido los típicos formularios de
26 páginas a un estándar de nuevo paciente porque todos los formularios
pueden completarse, guardarse y entregarse electrónicamente en PDF.
Las prácticas pueden revisar los formularios PDF en una hora, para hacerlos
cumplir con las cambiantes regulaciones, y enviar formularios actualizados
sobre la red en un instante a todos los involucrados con un paciente. Las
prácticas médicas pueden hacer crecer su negocio porque la solución de
Janus incrementa drásticamente el número de llamadas que es posible
completar en un día. La solución ahorra costos del programa Medicare y

6. acelera el pedido de prescripciones, imágenes y otros servicios médicos en
lista. Todos estos beneficios de eficiencia y negocios se logran en el
contexto del cumplimiento de regulaciones HIPPA.
Conclusiones
Tanto las organizaciones públicas como las privadas están bajo más
presión que nunca en el complicado clima económico de hoy en día de
ser más competitivas: reducir costos, mejorar los niveles de servicio y hacer
más con menos. Muchas reconocen que la automatización de procesos
puede tener un impacto positivo significativo en la habilidad de
incrementar la eficiencia y reducir los costos. Sin embargo, muchas
organizaciones líderes no automatizan los procesos manuales por la
necesidad de asegurar la información crítica. Pero las soluciones de
administración de procesos de hoy en día, que incluyen manejo de
derechos, certificación de documentos, firmas digitales y otras importantes
capacidades, permiten a las organizaciones reducir dramáticamente los
costos al tiempo que mejoran la calidad del servicio y aseguran que
cumplen con las regulaciones relacionadas con la seguridad, privacidad y
transparencia.
Los beneficios y el retorno de la inversión a partir de la automatización de
procesos son muy significativos como para que las organizaciones los
ignoren. Las organizaciones públicas y privadas han encontrado un terreno
común: ambas pueden ser más efectivas, más eficientes y más capaces
de adaptarse a ambientes en cambio constante: todo esto al tiempo que
aseguran la información crítica.