Arquivologia aula 02

E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5

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Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU
Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff
Aula 02

Introdução ........................................................................................ 01
Conceitos Fundamentais de Arquivologia (parte 2) .................................. 02
O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (1) ................ 16
Lista de questões ............................................................................... 26
Bibliografia ........................................................................................ 31

Introdução

Prezado Aluno,

Bem vindo à nossa segunda aula, hoje iremos tratar de mais alguns conceitos
fundamentais de arquivologia e iremos iniciar a gestão de documentos.

Não esqueça, caso você queira resolver as questões antes de ver os
comentários, vá diretamente ao final deste arquivo, lá você encontrará a lista
de todas as questões tratadas durante a aula.

E, por último, participem do Fórum de dúvidas, que é um dos diferenciais do
Ponto. Lá, você poderá tirar suas dúvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudar
no aprimoramento dos nossos cursos.

Dito isto, mãos à obra...

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1


Aula 02

Conceitos Fundamentais de Arquivologia (parte 2).

01. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 -
Adaptada) - O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos
informações relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares,
contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judiciário. Outras
informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a
segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem
de outras pessoas.

Resolução:

Continuando a aula anterior, vamos tratar de outros assuntos ligados aos
conceitos básicos de arquivologia.

Essa questão versa sobre o acesso aos arquivos públicos.

Para responder a esta questão, vamos primeiro dar uma passada pela
Constituição da República Federativa do Brasil de 1988 – CF/88 (não se
preocupe, cai direito constitucional na prova também):

O Art. 5º da CF/88 trata dos direitos e das garantias fundamentais, dentre
esses direitos está o acesso à informação.

Primeiro temos que conhecer o teor do inciso X, do referido artigo: “são
invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas,
assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de
sua violação”.

Por sua vez, o inciso XIV dispõe que “é assegurado a todos o acesso à
informação e resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício
profissional”.

Por último, o inciso XXXIII reza que “todos tem direito a receber dos órgãos
públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse
coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à
segurança da sociedade e do estado”.

Dica: Você já deve saber que nenhum direito ou garantia é absoluto. Na
aplicação ao caso concreto, eles são relativizados. Por exemplo, o seu direito à
informação pode esbarrar no direito à inviolabilidade da intimidade de outra
pessoa, e por aí vai. Nem o direito à vida é absoluto, lembre-se da exceção
(guerra).


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Voltando ao assunto. Esses dispositivos constitucionais dão fundamento à
legislação infraconstitucional que trata do acesso à informação.

Assim, a nossa conhecida Lei nº 8.159, de 1991, dispõe no art. 4º que “Todos
têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse
particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de
arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da
sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida
privada, da honra e da imagem das pessoas”.

Por sua vez, o capítulo V trata do acesso e do sigilo aos documentos públicos.

Dentro do capítulo V, o art. 22 assegura a todos o direito de acesso pleno aos
documentos públicos.

Porém, o art. 23, delega ao Poder Executivo, por meio de Decreto, fixar as
categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na
classificação dos documentos por eles produzidos. (já vimos essa classificação
na aula passada)

Por sua vez, o art. 24 faculta ao Poder Judiciário, em qualquer instância,
determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso,
sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento
de situação pessoal da parte.

O Poder Executivo Federal, regulamentando o art. 23, da Lei nº 8.159 de
1991, editou o Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002, que dispõe
sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos
de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da
Administração Pública Federal.

O art. 5º do referido Decreto dispõe que “Os dados ou informações sigilosos
serão classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em
razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos”.

Por sua vez, o art. 37 delimita em seus incisos, o acesso a dados ou
informações sigilosas em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter
público.

Assim, segundo esse artigo é admitido o acesso a dados ou informações
sigilosas:

“I - ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou
atividade pública, que tenham necessidade de conhecê-los; e



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II - ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu
interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante
requerimento ao órgão ou entidade competente”.

Agora que temos uma boa noção sobre o acesso à informação contida nos
arquivos públicos, vamos responder a questão.

Para isso vamos dividir a questão em duas partes:

1) O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos
informações relativas aos seus direitos e deveres, exclusivamente
particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado
pelo judiciário.

2) Outras informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de
garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da
honra e da imagem de outras pessoas.

A primeira parte da questão trata das informações não sigilosas

Já, a segunda da questão trata das informações sigilosas.

O erro da questão se encontra na primeira parte.

Em primeiro lugar, ao afirmar que o cidadão brasileiro somente tem o direito
de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres
exclusivamente particulares.

Na verdade, se a informação não é sigilosa, que é o caso da primeira parte, o
cidadão tem o direito de acesso a documentos referente à sua pessoa, ao seu
interesse particular ou do interesse coletivo ou geral.

Em segundo lugar, ao dizer que para ter acesso a informação não sigilosa é
necessária autorização judicial.

Ora, ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse
particular ou do interesse coletivo ou geral, pode ter acesso a informação
sigilosa mediante requerimento administrativo.

A autorização judicial de que trata o art. 24, da Lei nº 8.159 de 1991, só é
necessária para o acesso a documento sigiloso que não diga respeito à
própria pessoa, ao seu interesse particular ou ao interesse coletivo ou geral,
mas que seja, indispensável à defesa de seu direito próprio ou
esclarecimento de situação pessoal.

Portanto, a questão está errada.



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02. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 –
Adaptada) - Os documentos de arquivo existem em vários exemplares, não
tendo limitação quanto ao número de cópias.

Resolução:

A questão trata dos documentos de arquivo.

Já vimos que os arquivos são formados por conjuntos de documentos de
arquivo.

Portanto um documento de arquivo é aquele que, produzido e/ou
recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas
atividades, constitua elemento de prova ou de informação. Ainda, aquele
produzido e/ou recebido por pessoa física do decurso de sua existência,
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros de
pesquisa e/ou prova.

As características dos documentos de arquivo se confundem, na sua maioria,
com as características do próprio arquivo.

Assim, são aqueles:

• Produzidos e recebidos por uma entidade no decurso das atividades;
• Tem um fim administrativo, jurídico ou legal;
• Constituem prova das transações passadas;
• Possuem um caráter orgânico; e
• Único exemplar ou limitado número de cópias.

Quanto a esta última característica cabe uma explicação.

Ao contrário dos livros, onde a informação é reproduzida em ilimitado número
de cópias, podendo-se adquirir outro exemplar se o primeiro for danificado, os
documentos são produzidos em um único exemplar ou em limitado número de
cópias.

Exigem, desta forma, cuidados especiais, pois, além da informação, há que se
preservar o suporte.

Conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem ser
classificados segundo o gênero e a natureza do assunto.

Quanto ao gênero, os documentos podem ser:

• Escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou
impressos;



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• Cartográficos: documentos em formato e dimensões variáveis,
contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia
(mapas, plantas, perfis);

• Iconográficos: documentos em suportes sintéticos, em papel
emulsionado ou não, contendo imagens estáticas (fotografias, desenhos,
gravuras);

• Filmográficos: documentos em película cinematográfica e fitas
magnéticas de imagens (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras,
com bitolas e dimensões variáveis, contendo registros fonográficos
(discos e fitas audiomagnéticas);

• Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes de
microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas
específicas (rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela); e

• Informáticos: documentos produzidos, tratados e armazenados em
computador (disquetes, disco rígido, disco óptico).

A classificação quanto à natureza já foi vista, está lembrado?

Mas, para refrescar a memória, resumidamente, quanto à natureza, os
documentos de arquivo se dividem em ostensivo e sigiloso, este último, por
sua vez, se subdivide em: reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto.

Voltando à questão.

Conforme estudamos, os documentos de arquivo são produzidos em um único
exemplar ou em um limitado número de cópias.

Portanto, o enunciado está errado ao afirmar que os documentos de arquivo
não têm limitação quanto ao número de cópias.

Adaptada) - Os documentos textuais, audiovisuais e cartográficos são
gêneros documentais encontrados nos arquivos.

Resolução:

Perfeito, de acordo com a classificação quanto ao gênero, os documentos de
arquivo podem ser de vários tipos, inclusive, textuais, cartográficos e
audiovisuais (ou, filmográficos).

Adaptada) - Os arquivos são reconhecidos, cada vez mais, como um capital
informacional importante para as organizações públicas e privadas. Eles estão


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situados em um contexto administrativo e organizacional em que a informação
deve ser considerada, organizada e tratada como um recurso tão importante
quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros.
Jean-Yves Rousseau e Carol Couture. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Dom
Quixote, 1998 (com adaptações).

Tendo o texto acima como referência inicial, julgue o item a seguir, relativo
aos arquivos.

A significação do acervo documental arquivístico independe da relação que os
documentos estabelecem entre si.

Resolução:

Ora, esse tipo de questão já está bem “batido”. A banca adora testar o
candidato quanto ao conhecimento da organicidade dos documentos de
arquivo. Portanto, fique atento.

Lembre-se que o documento isolado do conjunto a que pertence, perde parte
de seu significado, de seu valor. O conjunto de documentos deve formar um
todo orgânico.

Portanto, ao contrário do que diz o enunciado, a significação do acervo
documental arquivístico depende da relação que os documentos estabelecem
entre si. Pois, sem essa relação, isoladamente, o documento perde o
significado.

O item está errado.

Adaptada) - Os documentos de arquivo são provas de transações realizadas
nas organizações.

Resolução:

Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais, administrativos,
jurídicos e legais. Tratam, sobretudo, de provar, de testemunhar os fatos
que os originaram.

A questão está correta.

Adaptada) - Um documento de arquivo, mesmo destacado do todo ao qual
pertence, tem o mesmo significado do conjunto no qual está inserido.

Resolução:



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De novo, o Cespe cobrando conhecimento sobre o caráter orgânico dos
documentos. Você tem que guardar bem esse conceito. Aposto que vai cair
uma questão desse assunto na sua prova!!!

Lembre-se: o caráter orgânico representa a ligação do documento aos outros
do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo à
que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.

Portanto, o item está errado.

07. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - Documentos de arquivo devem ser
primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores,
depois devem ser armazenados por um período adicional de uso não-freqüente
e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser
recolhidos como documentos de valor ou destruídos como documentos sem
valor.

Resolução:

Essa é para você recordar.

Ao abordarmos o assunto documentos de arquivo, essa questão também
retoma um assunto já visto, ou seja, a teoria das três idades, ou ainda, o ciclo
vital dos documentos.

O enunciado espelha exatamente o ciclo de vida dos documentos de arquivo.

Lembrando:

Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos e
usados ativamente por seus criadores (arquivo corrente), depois devem ser
armazenados por um período adicional de uso não-frequente (arquivo
intermediário) e, finalmente, quando seu uso operacional termina
completamente, devem ser recolhidos como documentos de valor (arquivo
permanente) ou destruídos como documentos sem valor.

Portanto, o item está correto.

08. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O documento de arquivo é fonte de
prova e esse potencial probatório advém das seguintes características desse
tipo de documento: autenticidade, naturalidade, imparcialidade,
interrelacionamento e unicidade.

Resolução:

Já vimos que o documento de arquivo é fonte de prova, não temos dúvida
disto.


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Quanto às características apontadas, elas decorrem do caráter orgânico (inter-
relacionamento), do fato do documento ser produzido em um único exemplar
ou limitado número de cópias (unicidade e autenticidade) e no decorrer das
atividades da entidade, de onde os documentos são colhidos naturalmente e
representam prova autênticas dessas atividades (naturalidade e
imparcialidade).

Portanto, a questão está correta.

09. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes
Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos são meios naturais,
imparciais, interdependentes, únicos resíduos e prova das atividades do seu
criador/acumulador.

Resolução:

Ora, essa questão tem o mesmo sentido da anterior, os documentos de
arquivo são meios naturais, imparciais, são resíduos e prova das atividades,
pois, decorrem das atividades da entidade e são interdependentes, em virtude
do caráter orgânico que possuem.


10. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Uma base de dados
desenvolvida em uma instituição pública com vistas a atender, racionalizar e
implementar uma de suas funções deve ser considerada como parte dos
arquivos dessa instituição.

Resolução:

Os arquivos são constituídos por um conjunto de documentos produzidos e/ou
recebidos por uma instituição, em decorrência do exercício de atividades
específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos. Portanto, o item está correto.

11. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O meio, o suporte e a função
limitam o conceito de documento de arquivo.

Resolução:

A questão trata do conceito de documento de arquivo.

O meio realmente limita o conceito de documento, pois não se compreende o
documento de arquivo fora do meio genético que o produziu. (organicidade)



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A função também limita o conceito de documento de arquivo, pois, ele serve
para servir de elemento de prova ou de informação.

No entanto, o suporte não é limitador do conceito. Pois o material sobre o
qual as informações são registradas, como papel, filme, disco ótico, disco
magnético etc., não servem para determinar se um documento é de arquivo ou
não.


Adaptada) - O método de classificação dos arquivos exige conhecimento a
respeito da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos
órgãos.

Resolução:

Os métodos de classificação de arquivos serão vistos na próxima aula.

No entanto, essa questão envolve outro conceito já conhecido, o da
organicidade (de novo).

É necessário o conhecimento da relação entre as unidades, da organização e
do funcionamento dos órgãos, pois o documento de arquivo, como já falado
diversas vezes, tem um caráter orgânico, faz parte de um conjunto, e, fora
dele, perde muito de seu valor.


Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de arquivo são aqueles
produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa
no transcurso das funções que justificam sua existência como tal. Os
documentos são, em geral, manuscritos, impressos ou audiovisuais,
reproduções ou referências virtuais.

Resolução:

A primeira parte do enunciado está perfeita.

O erro da questão está na segunda parte, reproduções e referências visuais
são tipos de documentos dos centros de documentação e não documentos
de arquivo.

Urbanos/Arquivista - 2008) - O documento orgânico pode ser produzido ou



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recebido pela organização da mesma forma que o documento não orgânico,
pois o que os diferencia é o gênero documental.

Resolução:

O gênero documental não tem nada a ver com a organicidade dos documentos.

O documento é considerado orgânico ou não, de acordo com a relação que
guarda com o conjunto de documentos que formam o arquivo.

Os documentos não-orgânicos não são considerados documentos de arquivo.


15. (CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) -
A instituição — como sujeito produtor de documentos —, o documento de
arquivo — como produto da atividade da instituição — e o arquivo são
elementos que possibilitam o enunciado teórico do princípio da proveniência.

Resolução:

O enunciado está perfeito. O Princípio da proveniência determina que o arquivo
produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado
aos de outras entidades produtoras.

Então para a definição teórica desse princípio é necessário o conhecimento dos
conceitos de instituição, de documentos de arquivo e por último de arquivo.


Os arquivos de uma instituição são formados a partir da informação registrada
orgânica, interna ou externa, dessa instituição.

Resolução:

Já vimos que os arquivos de uma instituição têm origem em documentos de
arquivo, produzidos pela própria instituição e/ou recebidos de outra instituição,
portanto, podem ser de origem interna ou externa; e, para serem
considerados documentos de arquivo devem ser orgânicos.


É possível distinguir dois níveis dos postulados fundamentais do princípio da
proveniência: um primeiro nível, que consiste em não se misturar a
documentação de diferentes fundos, e um segundo nível, que se baseia em


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não se misturar a documentação das diferentes unidades que compõem o
fundo, mantendo sua estrutura orgânica original.

Resolução:

Com o que aprendemos até agora, já temos condições de responder essa
questão.

O enunciado diz respeito aos 2 graus distintos do Princípio da Proveniência
(lembra-se): o princípio de respeito aos fundos (que consiste em não se
misturar a documentação de diferentes fundos) e o princípio de respeito à
ordem original (que se baseia em não se misturar a documentação das
diferentes unidades que compõem o fundo, mantendo sua estrutura orgânica
original).


18. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O princípio da santidade defende
que se deve respeitar o órgão de origem, não deixando que seus documentos
se misturem com os de outro órgão.

Resolução:

Brincadeira não é? Princípio da santidade?

O enunciado, na verdade, traz o conceito do princípio da proveniência.


19. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - A ordem original dos documentos
de um arquivo é o fluxo natural com que eles foram produzidos e não os
detalhes de ordenação do arquivamento nos setores de trabalho.

Resolução:

Perfeito o enunciado, trata-se do princípio de respeito à ordem original, ele
determina que a estrutura orgânica original deve ser respeitada.


20. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 -
Adaptada) - Arquivos correntes são formados, basicamente, por documentos
com valor informativo.

Resolução:

Completamente errado, não é mesmo?!


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Os arquivos correntes são formados por documentos com valor primário, ou
seja, com função administrativa, legal e fiscal.

Adaptada) – Arquivos correntes devem ser mantidos próximos dos usuários
diretos em razão da frequência com que são consultados ou da grande
possibilidade de uso que os documentos dessa idade têm.

Resolução:

Para responder essa questão, basta lembrar que os arquivos correntes são
aquelas frequentemente acessados.

Ora, se você precisar acessar um documento com muita frequência,
provavelmente vai querer ele perto de você, não é mesmo?

Idade do Valor Frequência de
Localização
arquivo predominante uso
Próximo aos
Corrente Primário Alta
escritórios
Distante dos
Intermediário Primário Média
escritórios
Distante dos
Permanente Secundário Baixa
escritórios

Logo, o item está correto.

A adoção do sistema descentralizado de arquivos correntes é mais adequada
para pequenas organizações, ao passo que o sistema centralizado é compatível
com as organizações mais complexas e fisicamente grandes.

Resolução:

A questão trata da centralização ou descentralização dos arquivos correntes.

Para tratarmos desse assunto temos que ter consolidado os conceitos de
arquivo corrente, intermediário e permanente.

Primeiro aspecto que temos que esclarecer: a descentralização se aplica
apenas à fase corrente dos arquivos.

Em suas fases, intermediária e permanente, os arquivos devem ser
centralizados, embora possam existir depósitos de documentos fisicamente
separados.



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Centralização – por sistema centralizado entende-se não apenas a reunião de
documentação em um único local, como também todas as atividades de
controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de
documentos de uso corrente em um único órgão de estrutura organizacional.

Dentre as várias vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se:

• treinamento mais eficiente de pessoal de arquivo;
• maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos;
• nítida delimitação de responsabilidades;
• constituição de conjuntos arquivísticos mais completos;
• redução dos custos operacionais; e,
• economia de espaço e equipamentos.

A despeito dessas vantagens, não se pode ignorar que uma centralização
rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma
instituição de âmbito nacional, em que algumas de suas unidades
administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou
específicas, ou ainda em que tais unidades estejam localizadas fisicamente
distantes umas das outras, às vezes em áreas geográficas diferentes –
agências, filiais, delegacias – carecendo, portanto, de arquivos próximos para
que possam se desincumbir, com eficiência, de seus programas de trabalho.

Descentralização – recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Se a
centralização rígida pode ser desastrosa, a descentralização excessiva surtirá
efeitos iguais ou ainda piores.

O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se
em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição.

Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos como Produção,
Comercialização e Transportes, além dos órgãos de atividades-meio ou
administrativos, e que cada um desses departamentos se desdobre em
divisões e/ou seções.

Uma vez constatada a necessidade de descentralização para facilitar o fluxo de
informações, esta deverá ser aplicada em nível de departamento, isto é,
deverá ser mantido um arquivo junto a cada departamento, onde estarão
reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos
e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. Para completar o sistema,
deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos
administrativos.

A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois
critérios:



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• centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização de
arquivos;

• descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.

Quanto se fala em atividades de controle está se referindo àqueles exercidos
em geral pelos órgãos de protocolo e comunicação, isto é: recebimento,
registro, classificação, distribuição, movimentação e expedição de documentos
correntes.

Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização
de arquivos. Neste sistema, todo o controle da documentação é feito pelo
órgão central de protocolo e comunicações, e os arquivos são localizados junto
aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções
específicas, ou ainda junto às unidades administrativas localizadas em áreas
fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas.

Quando o volume de documentos é reduzido, cada órgão deverá designar um
de seus funcionários para responder pelo arquivo entregue à sua guarda e por
todas as operações de arquivamento decorrentes, tais como abertura de
dossiês, controle de empréstimos, preparo para transferência etc.

Se a massa documental for muito grande, é aconselhável que o órgão conte
com uma ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo em seu quadro de pessoal
para responder pelos arquivos.

Esses arquivos descentralizados denominam-se núcleos de arquivo ou
arquivos setoriais.

Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos
arquivos. Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com
vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente
descentralizados.

O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, como as
demais atividades de controle já mencionadas anteriormente, isto é, os
arquivos setoriais encarregar-se-ão, além do arquivamento propriamente dito,
do registro, da classificação, da tramitação dos documentos etc.

Nesse caso, o órgão de protocolo e comunicações, que também deve integrar o
sistema, funciona como agente de recepção e expedição, mas apenas no que
se refere à coleta e à distribuição da correspondência externa. Não raro, além
dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação
administrativa da instituição.

A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida
ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos


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critérios técnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituição à
qual o arquivo irá servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos,
a localização física de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em
recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores
que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada.

Vamos voltar a nossa questão.

(CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) - A adoção do sistema
descentralizado de arquivos correntes é mais adequada para pequenas organizações, ao passo
que o sistema centralizado é compatível com as organizações mais complexas e fisicamente
grandes.

Ora, conforme vimos a centralização não é aconselhável em um instituição de
âmbito nacional, complexa e fisicamente grande, pois, além de suas unidades
administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou
específicas, estarão localizadas fisicamente distantes umas das outras, e,
portanto, necessitarão de arquivos próximos para que possam se desincumbir,
com eficiência, de seus programas de trabalho.

Já, a utilização de um arquivo centralizado em uma pequena organização traria
todos os benefícios inerentes a um arquivo deste tipo.

Então, normalmente, organização pequena = arquivo centralizado,
organização complexa e grande = arquivo descentralizado.

Ou seja, o enunciado da questão dispôs o inverso.


Adaptada) – A economia na gestão dos arquivos justifica a descentralização
do arquivo intermediário.

Resolução:

Acabamos de discutir que a descentralização dos arquivos implica um maior
custo, portanto, a questão já estaria errada somente por falar que a
descentralização é motivada pela “economia”.

Além disso, vimos que os arquivos intermediários e permanentes geralmente
estão centralizados.

Logo, o item está incorreto.



Aula 02

O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (1)

24. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O diagnóstico da situação
arquivística pelo alto custo deve ser adotado apenas quando o órgão público
tem uma massa documental acumulada de grandes proporções.

Resolução:

Antes de responder a questão, vamos dar um passo para trás e falar um pouco
sobre um assunto que vem antes da gestão de documentos: organização e
administração de arquivos.

A organização de arquivos consiste no desenvolvimento de quatro etapas de
trabalho:

1- Levantamento de dados: atividades de exame e coleta de
informações acerca da documentação do arquivo.

Nessa etapa, são coletadas as informações sobre o gênero dos
documentos (textuais, iconográficos, informáticos etc.), as espécies
documentais (cartas, faturas, projetos etc.), o tamanho e estado de
conservação do acervo, os recursos humanos da instituição, enfim, todos
os dados relevantes para o arquivo da instituição.

2- Análise dos dados: a partir dos dados coletados na etapa anterior, será
feita uma análise objetiva da real situação dos serviços de arquivo e um
diagnóstico que permita propor alterações no sistema a ser implantado.

Ou seja, o diagnóstico consiste em uma constatação das falhas
existentes na administração que impedem o correto
funcionamento do arquivo.

3- Planejamento: elaboração de um plano arquivístico que leve em
consideração tanto as disposições legais quanto as necessidades da
organização. Esse plano deve levar em consideração os seguintes
elementos:

a) posição do arquivo na estrutura organizacional da
administração – recomenda-se que seja a mais alta possível;



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b) centralização ou descentralização dos serviços de arquivo em
fase corrente (Lembra que falamos sobre isso na aula passada?);

c) criação de uma coordenação central dos serviços de arquivo, nos
casos de descentralização;

d) definição dos métodos de arquivamento;

e) estabelecimentos das regras e normas de funcionamento;

f) necessidades de recursos humanos;

g) escolha das instalações e equipamentos;

h) constituição de arquivos intermediários e permanentes.

4- Implantação e acompanhamento: implementação do plano de
arquivo na instituição em conjunto com testes de procedimentos,
rotinas, normas, formulários etc.

A implantação deve ser procedida por um acompanhamento constante
dos resultados, a fim de corrigir e/ou adaptar eventuais impropriedades
ou falhas no sistema arquivístico.

Bom... vamos voltar, agora, à nossa questão. Na realidade, não era preciso
saber tudo o que falamos acima para respondê-la. Contudo, foi bom poder
aproveitar a oportunidade para tratar, com um pouco mais de detalhes, da
organização de arquivos.

O enunciado fala que o diagnóstico deve ser adotado apenas em instituições
com massa documental acumulada de grandes proporções.

Como vimos, o diagnóstico faz parte da organização do arquivo e permite
apontar, a partir dos dados coletados, as impropriedades que impedem o
correto funcionamento do arquivo.

Dessa forma, realizar um diagnóstico não está relacionado à quantidade de
documentos acumulados em uma instituição (isso provavelmente seria o
resultado do diagnóstico).

Ou seja, mesmo organizações que não tenham grande quantidade de
documentos acumulados, podem e devem passar por um diagnóstico, de
forma a permitir que as eventuais falhas sejam identificadas e seja possível
propor melhorias no sistema arquivístico.


Aula 02


25. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O principal dado a ser coletado em
um diagnóstico da situação arquivística de um órgão público é a quantificação
de seu acervo documental.

Resolução:

Essa questão também trata sobre diagnóstico do arquivo.

O enunciado afirma que o principal dado a ser coletado em um diagnóstico é
a quantificação de seu acervo documental.

Vimos que o diagnóstico é realizado a partir de diversos dados coletados, tais
como: gêneros e espécies documentais, tamanho e estado de conservação do
acervo, recursos humanos, funções e atividades afetas à instituição etc.

Dessa forma, está incorreto afirmar que o principal dado é o tamanho do
acervo, pois é apenas uma das inúmeras informações necessárias para a
realização do diagnóstico.


26. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Uma das funções do
diagnóstico da situação arquivística é reunir informações suficientes para a
elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade de
documentos de arquivo.

Resolução:

O diagnóstico consiste em uma constatação das falhas existentes na
administração que impedem o correto funcionamento do arquivo.

Ainda não falamos sobre “tabela de temporalidade” e “código de classificação”
(discutiremos isso nas próximas aulas). Por enquanto nos basta saber que são
instrumentos utilizados, respectivamente, em processos de destinação e
protocolo.

Desta forma, pode-se dizer que ao se fazer o diagnóstico obtém-se
informações que servirão também para a elaboração do código de classificação
e da tabela de temporalidade. Uma vez que não foi afirmado que essa é a
única função do diagnóstico, o item está correto.



Aula 02

Adaptada) - Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que
abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de
documentos, estabelecendo sua destinação, isto é, determinando a eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.

Resolução:

O conceito fundamental de gestão de documentos é dado pela Lei nº 8.159, de
8 de janeiro de 1991.

“Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

Perceba que, apenas com a leitura da legislação, já seria possível responder a
questão. Isso é uma dica muito importante! Leiam a Lei nº 8.159/91 – são
apenas quatro páginas, das quais o CESPE adora retirar suas questões.

Voltando ao conceito de gestão de documentos, podemos traduzir a definição
acima como sendo todas as atividades que envolvem os documentos de
arquivo nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.

Podemos destacar três fases básicas da gestão de documentos: produção,
utilização e destinação.

Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em
decorrências das atividades de um órgão ou setor. Nessa fase, o
arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas os documentos
essenciais à administração, evitando duplicação e emissão de vias
desnecessárias.

Utilização de documentos: inclui as atividades de protocolo (recebimento,
classificação, registro, distribuição e tramitação), expedição, organização e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além
disso, nessa fase, são elaboradas as normas de acesso à documentação e à
recuperação de informações.

Avaliação e destinação de documentos: compreende a análise e avaliação
dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus


Aula 02

prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivo
permanente e quais serão eliminados por terem perdido o seu valor para a
instituição.

Voltando à nossa questão, temos que:

“Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas
realizados na fase corrente e na intermediária e que abrangem produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento de documentos, estabelecendo sua destinação, isto é, determinando
a eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

Ou seja, a questão é, praticamente, uma cópia literal da definição trazida pela
Lei nº 8.159/91. O único conceito diferente é “destinação” que, como vimos,
significa definir quais documentos serão eliminados ou recolhidos para guarda
permanente.


É muito importante que o aluno guarde o conceito de gestão de documentos e
suas fases (produção, utilização e destinação), pois isso é muito cobrado pelo
CESPE. Veremos, nas próximas questões, como esse assunto é abordado nas
mais diversas formas...

Adaptada) - A política arquivística brasileira não reconhece a gestão de
documentos como parte dos esforços necessários para a organização dos
arquivos.

Resolução:

Vimos que a gestão de documentos está expressamente prevista no art. 3º da
Lei nº 8.159/91.

Logo, o item está errado.

29. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 –
Adaptada) - Com a gestão eficaz de documentos, impede-se que os
documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente.

Resolução:

Para responder essa questão, basta lembrarmos-nos do conceito de valor
secundário dos documentos e ter em mente a definição de gestão de
documentos.


Aula 02

Como vimos na aula passada, o valor secundário é atribuído a um
documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e
outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles
para os quais foi originalmente produzido (valor histórico, cultural,
informativo etc.).

Dessa forma, a gestão de documentos não impede que os documentos de
valor secundário sejam conservados de forma permanente.

É exatamente o oposto disso. Uma gestão eficaz avalia os documentos e
determina quais serão objeto de arquivo permanente, justamente em face do
seu valor secundário.


Adaptada) - Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a produção
dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundário.

Resolução:

Essa questão contém dois erros, também diretamente ligados ao conceito de
gestão de documentos.

O primeiro está em afirmar que não é objetivo da gestão de documentos
racionalizar sua produção. Ora, já vimos que uma das principais características
da fase de produção de documentos é contribuir para que sejam criados
apenas os documentos essenciais à administração, evitando duplicações
desnecessárias.

Ainda nessa fase, cabe ao arquivista propor a consolidação de atos normativos
alterados ou atualizados com certa frequência, sugerir a criação ou extinção de
modelos de formulários, apresentar estudos sobre adequação e
aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos, contribuir para a
difusão de normas e informações, opinar sobre a escolha de equipamentos.

Enfim, desempenhar atividades visando sempre à racionalização da criação
de documentos.

Já, o segundo erro é o mesmo que constatamos na questão anterior: o
objetivo da gestão de documentos não é eliminar os documentos de
valor secundário.


Aula 02

Pelo contrário, deve-se avaliar o valor de prova e de informação para
instituição (=avaliação) para determinar quais vão para o arquivo permanente
e quais serão eliminados (=destinação).


31. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 -
Adaptada) - A criação, o arquivamento e a eliminação de documentos são as
três fases básicas da gestão de documentos.

Resolução:

Outra questão sobre as fases da gestão de documentos.

Como vimos, as fases da gestão de documentos são três: produção,
utilização e destinação.

O arquivamento faz parte da fase de utilização. Falaremos, mais adiante,
sobre essa atividade, em especial, sobre os métodos de arquivamento (na
próxima aula).

Por enquanto, basta saber que arquivamento constitui os procedimentos
necessários para guardar (=arquivar) os documentos correntes, de forma a
permitir que as informações sejam eficientemente recuperadas de acordo com
as necessidades da administração.

Voltando à questão, arquivamento não é uma fase da gestão de documentos,
somente pertence à fase de utilização.


32. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - A fase da gestão de
documentos em que são feitas a análise e a avaliação de documentos
acumulados em arquivos é conhecida como preservação de documentos.

Resolução:

Essa questão, por sua vez, trata da fase de destinação de documentos.

Já falamos também sobre essa fase. Trata-se das atividades de análise
(=avaliação do valor dos documentos) e seleção (=decidir quais os



Aula 02

documentos serão preservados no arquivo permanente e quais serão
eliminados).

Olhando para o enunciado da questão, é possível constatar o erro: não existe
a fase “preservação” na gestão de documentos. Preservar documentos de
valor secundário no arquivo permanente é apenas uma das consequências das
atividades da fase de destinação.


33. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Na gestão de
documentos, as atividades de protocolo, a recuperação de informações e a
elaboração de normas de acesso à documentação são desenvolvidas na fase de
utilização de documentos.

Resolução:

Finalmente essa questão trata da fase de utilização de documentos.

Como vimos, refere-se ao fluxo de atividades que os documentos
percorrem para dar cumprimento de sua função administrativa.

Essa fase envolve métodos de protocolo, de classificação, de organização
e de arquivamento durante a idade corrente e intermediária.

Além disso, são também desenvolvidas as normas de acesso à
documentação e à recuperação de informações, indispensáveis ao
desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das
instituições.

Voltando à questão, podemos ver que todas as atividades descritas no
enunciado fazem parte da fase de utilização de documentos.

Portanto, o item está certo.

Enfim, podemos resumir os pontos mais importantes sobre o conceito e as
fases da gestão de documentos no quadrinho abaixo.



Aula 02

• elaboração dos documentos em decorrências
das atividades da instituição
Produção • criação de documentos essenciais à
administração, evitando duplicação e emissão
de vias desnecessárias
• protocolo, classificação, organização e
Gestão de
arquivamento durante a idade corrente e
Documentos
Utilização intermediária
• normas de acesso à documentação e à
recuperação de informações
• análise e avaliação dos documentos (valor)
Destinação • definição de quais serão objeto de arquivo
permanente e quais serão eliminados

Adaptada) - A gestão de documentos não está fundamentada no ciclo vital
dos documentos de arquivo.

Resolução:

A gestão de documentos está intimamente ligada ao ciclo vital e à teoria das 3
idades.

Ora, vimos que gestão de documentos começa com produção (“nascimento”) e
termina com a destinação (“morte”) dos documentos de um arquivo, ou seja,
logicamente essa ligação é muito clara.

Logo, o item está errado.

Com isso terminamos nossa aula de hoje, vemos você na próxima aula, até lá
e bons estudos...

Davi e Fernando.



Aula 02

Lista de Questões

Adaptada) - O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos
informações relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares,
contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judiciário. Outras
informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a
segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem
de outras pessoas.

Adaptada) - Os documentos de arquivo existem em vários exemplares, não
tendo limitação quanto ao número de cópias.

Adaptada) - Os documentos textuais, audiovisuais e cartográficos são
gêneros documentais encontrados nos arquivos.

Adaptada) - Os arquivos são reconhecidos, cada vez mais, como um capital
informacional importante para as organizações públicas e privadas. Eles estão
situados em um contexto administrativo e organizacional em que a informação
deve ser considerada, organizada e tratada como um recurso tão importante
quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros.

Jean-Yves Rousseau e Carol Couture. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Dom
Quixote, 1998 (com adaptações).

Tendo o texto acima como referência inicial, julgue o item a seguir, relativo
aos arquivos.

A significação do acervo documental arquivístico independe da relação que os
documentos estabelecem entre si.

Adaptada) - Os documentos de arquivo são provas de transações realizadas
nas organizações.

Adaptada) - Um documento de arquivo, mesmo destacado do todo ao qual
pertence, tem o mesmo significado do conjunto no qual está inserido.

07. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - Documentos de arquivo devem ser
primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores,
depois devem ser armazenados por um período adicional de uso não-freqüente


Aula 02

e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser
recolhidos como documentos de valor ou destruídos como documentos sem
valor.

08. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O documento de arquivo é fonte de
prova e esse potencial probatório advém das seguintes características desse
tipo de documento: autenticidade, naturalidade, imparcialidade,
interrelacionamento e unicidade.

Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos são meios naturais,
imparciais, interdependentes, únicos resíduos e prova das atividades do seu
criador/acumulador.

10. (CESPE – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Uma base de dados
desenvolvida em uma instituição pública com vistas a atender, racionalizar e
implementar uma de suas funções deve ser considerada como parte dos
arquivos dessa instituição.

11. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O meio, o suporte e a função
limitam o conceito de documento de arquivo.

Adaptada) - O método de classificação dos arquivos exige conhecimento a
respeito da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos
órgãos.

Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de arquivo são aqueles
produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa
no transcurso das funções que justificam sua existência como tal. Os
documentos são, em geral, manuscritos, impressos ou audiovisuais,
reproduções ou referências virtuais.

Urbanos/Arquivista - 2008) - O documento orgânico pode ser produzido ou
recebido pela organização da mesma forma que o documento não orgânico,
pois o que os diferencia é o gênero documental.

A instituição — como sujeito produtor de documentos —, o documento de
arquivo — como produto da atividade da instituição — e o arquivo são
elementos que possibilitam o enunciado teórico do princípio da proveniência.

Os arquivos de uma instituição são formados a partir da informação registrada
orgânica, interna ou externa, dessa instituição.


Aula 02

É possível distinguir dois níveis dos postulados fundamentais do princípio da
proveniência: um primeiro nível, que consiste em não se misturar a
documentação de diferentes fundos, e um segundo nível, que se baseia em
não se misturar a documentação das diferentes unidades que compõem o
fundo, mantendo sua estrutura orgânica original.

18. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O princípio da santidade defende
que se deve respeitar o órgão de origem, não deixando que seus documentos
se misturem com os de outro órgão.

19. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - A ordem original dos documentos
de um arquivo é o fluxo natural com que eles foram produzidos e não os
detalhes de ordenação do arquivamento nos setores de trabalho.

Adaptada) - Arquivos correntes são formados, basicamente, por documentos
com valor informativo.

Adaptada) – Arquivos correntes devem ser mantidos próximos dos usuários
diretos em razão da frequência com que são consultados ou da grande
possibilidade de uso que os documentos dessa idade têm.

A adoção do sistema descentralizado de arquivos correntes é mais adequada
para pequenas organizações, ao passo que o sistema centralizado é compatível
com as organizações mais complexas e fisicamente grandes.

Adaptada) – A economia na gestão dos arquivos justifica a descentralização
do arquivo intermediário.

24. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O diagnóstico da situação
arquivística pelo alto custo deve ser adotado apenas quando o órgão público
tem uma massa documental acumulada de grandes proporções.

25. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O principal dado a ser coletado em
um diagnóstico da situação arquivística de um órgão público é a quantificação
de seu acervo documental.

26. (CESPE – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Uma das funções do
diagnóstico da situação arquivística é reunir informações suficientes para a
elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade de
documentos de arquivo.



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Adaptada) - Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que
abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de
documentos, estabelecendo sua destinação, isto é, determinando a eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.

Adaptada) - A política arquivística brasileira não reconhece a gestão de
documentos como parte dos esforços necessários para a organização dos
arquivos.

29. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 –
Adaptada) - Com a gestão eficaz de documentos, impede-se que os
documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente.

Adaptada) - Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a produção
dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundário.

31. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 -
Adaptada) - A criação, o arquivamento e a eliminação de documentos são as
três fases básicas da gestão de documentos.

32. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - A fase da gestão de
documentos em que são feitas a análise e a avaliação de documentos
acumulados em arquivos é conhecida como preservação de documentos.

33. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Na gestão de
documentos, as atividades de protocolo, a recuperação de informações e a
elaboração de normas de acesso à documentação são desenvolvidas na fase de
utilização de documentos.

Adaptada) - A gestão de documentos não está fundamentada no ciclo vital
dos documentos de arquivo.



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GABARITO:

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
E E C E C E C C C C
11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
E C C E C C C E C E
21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
C E E E E C C E E E
31 32 33 34
E E C E



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Bibliografia

BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionário Brasileiro de
Terminologia Arquivística.

BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio
de Janeiro: Ed. FGV, 2004.

Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002.

Decreto nº 1.171/1994 (e suas atualizações).

Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002.

SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princípios e técnicas. Rio de Janeiro,
Ed. FGV, 2005.


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