Presentace ze semináře Information and Records Management Society konaného 30. 9. 2014

1. PŘÍPRAVA NA SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ
V DOBĚ DIGITÁLNÍCH DOKUMENTŮ
Fiala Stanislav
Seminář IRMS CRG
Praha, 30.9.2014

2. Obsah I bloku:
• Zahájení
• Vše začíná podáním
• Pokračuje vyhotovením dokumentů
• Ale nekončí vyřízení/uzavření dokumentu
• Co s dokumenty ve spisovně
2

3. Obsah II bloku:
• Autorizovaná konverze dokumentu, převedení a změna
datového formátu dokumentu
• Kontrolní mechanismy
• Budoucnost neřeší minulost
• Digitální archiv realita nebo jen vize?
3

4. Vše začíná podáním
• Nedostupné podatelně
– chybný formát
– nečitelnost
– škodlivý kód,
– nestandardní nosič, další omezení
• Původce
– zjistí
– ověří
– zaznamená
4

5. Vše začíná podáním
5
Příjem Vyřizování
e
e
e
Čitelnost
Škodlivý kód
Formát
Nosič
Příjem
Zjištění
Ověření
Zaznamenání
Opatření
Převedení ? e

6. Vše začíná podáním
• Formáty
– výstupní datové formáty V.D.F
– výstup z autorizované konverze
– uvedené na úřední desce původce
– technologické (zfo, eml,...)
6

7. Vše začíná podáním
• Autorizovaná konverze
– Uchování vstupu min 3 roky
– Výstup nemusí být ve V.D.F
• Převedení dokumentu
– Uchovává se společně
• Změna datového formátu
7

8. a e
a
Vše začíná podáním
8
Příjem Vyřizování
Roztřídění
Označení
Otisk
Převedení
a e

9. Vyhotovení dokumentu
• záznam
• dokument
– Vyhotovení dokumentu
– Posouzení/schválení
– Podpis a časové razítko
• ? forma dokumentu ?
• ? určené k uchování ?
9

10. Vyhotovení dokumentu
a
10
e
Vytvoření Schválení
a
Podpis
e
e
e
e e
Odeslání
e
a
Podpis

11. Vyřízení/uzavření
• kontrola formátů
• „vyšší bere“
• kontrola metadat dokumentu
– Nutných pro splnění zákona, vyhlášky
– Nutných pro tvorbu SIP
11

12. Vyřízení/uzavření
h h
A5,U
S3,U
S3,U
a
12
e
a Uzavření
Podpis
e
e
e
e
Uložení
e
S10,U
nejvyšší znak
nejdelší lhůta
(A10)
V3
S3
- datum doruč.
- odesilatel
- věc, značka
- forma
- skartační znak
- …..
e
A5,U
S3,U
a
a
Podpis
e
e
S3,U
e

13. Co s dokumenty ve spisovně
• kontrola při příjmu
• přístupová práva
• (dříve uložené) velký problém
• příprava skartačního řízení
• hromadně to vždy nejde
• SMUS
13

14. Co s dokumenty ve spisovně
h h
14
Správa
Zápis
Zákaz
e
A5,U
S3,U
a
a
Podpis
e
e
S3,U
e
Čtení
e
e
e
a
a
Podpis
e
e
e
e
strategie
práva
opravy
…….
e
metadata
2025
XML
Digitální archiv
XML
a
a
Podpis
A
V
S
A
S

15. PAUZA
15

16. Konverze, převedení, změna
• Autorizovaná konverze
– omezení formátu vstupu, výstupu
– ověření shody vstupu/výstupu
16
Konverze z m.ú.
a
Podpis
e
a
Podpis
e
e

17. Konverze, převedení, změna
• Převedení
– vlastní omezení formátu vstupu/výstupu
– nutné ověření schody
– nižší míra autenticity
– nutný el.podpis a čas.razítko
17
Převedení
a
Podpis
e
a
Podpis
e
e

18. Konverze, převedení, změna
• Změna datového formátu
– jediná legislativní možnost
– vlastní omezení vstupních formátů
– nutné licence migračních nástrojů
– nutný el.podpis a čas.razítko
18
Z.D.F
e e e

19. Konverze, převedení, změna
• Konverze
– omezení formátu vstupu, výstupu
– ověření shody vstupu/výstupu
• Převedení
– vlastní omezení formátu vstupu/výstupu
– nižší míra autenticity (obzvláště pak po novele)
• Změna
– jediná legislativní možnost D-D
– vlastní omezení vstupních formátů
19

20. Konverze, převedení, změna
20
Konverze z m.ú.
e a
a
Podpis
Podpis
a
Podpis
e
e
Převedení
e
a
Podpis
e
e
Z.D.F
e e e

21. Kontrolní mechanismy
• Kontrola metadat a formátů
– při vyřízení
– při uzavření
– při příjmu do spisovny
– při přípravě skartačního návrhu
– při realizaci skartačního řízení
• Hromadné opravy nelze vždy realizovat!
21

22. Budoucnost neřeší minulost
• kdo nic nedělá nic nezkazí?
– Spisový řád
– Investujte do vzdělávání
– Neodkládejte řešení do budoucna
– Plánujte rozvoj, kapacity, cíle
• „to jsou ty naše klacky“
– Povinnosti bez rozdílu A, V, S
– Odstranění nedostatku v budoucnu bude výrazně dražší
– Odsouvání problému problém neřeší, ale přesouvá do SPI
– Legislativa, NSESS, NDA ?????
22

23. e
h
Vyřízení/uzavření
23
e
a
Metadata
2025
Příprava
skartačního
řízení
Podpis
e
XML
Digitální archiv
XML
h
e
e
a
Podpis
Metadata
2014
Vyřízení
Uzavření
Uloženo
ve spisovně
(vlastní/KDS)
A
V
S
A
S XML

24. Digitální archiv - realita nebo jen vize?
• Metodika
• Validátor PDF
• Validátor SIP
• Eskartace
24

25. DISKUSE
25

26. Děkuji Vám za pozornost
Fiala Stanislav
Seminář IRMS CRG
Praha, 30.9.2014